Dalam dunia usaha, segala transaksi keuangan perusahaan harus disertai bukti agar bisa dijadikan bahan laporan juga pelacakan. Nota kredit adalah salah satu bukti penting untuk disimpan.
Dengan adanya bukti-bukti transaksi, akan lebih mudah mengelola operasional usaha Anda.
Kesalahan dalam operasional terutama yang berhubungan dengan transaksi jual-beli juga lebih bisa diminimalkan.
Dalam artikel kali ini, kita akan membahas secara menyeluruh tentang nota kredit. Baik dari arti, tujuan hingga fungsinya.
Pengertian dari Nota Kredit
Jika diartikan per kata, nota adalah bukti transaksi penjualan ataupun pembelian secara tunai yang biasanya terdiri dari dua rangkap.
Satu untuk pembeli, sementara lembar nota kedua disimpan pihak penjual sebagai arsip yang nantinya digunakan dalam menyusun pembukuan atau laporan keuangan.
Sedangkan kredit artinya secara umum yaitu kesanggupan memberikan pinjaman dengan adanya kesepakatan waktu yang ditentukan untuk pembayaran.
Untuk arti dari memo kredit atau nota kredit adalah sebuah dokumen atau berkas pembuktian bahwa telah terjadi pengurangan piutang usaha.
Dimana pengurangan tersebut karena adanya aktivitas pengembalian barang (retur) yang disebabkan penurunan nilai atau harga dari barang tersebut.
Penurunan harga bisa karena adanya cacat atau kerusakan barang, ketika dikirim.
Namun nota kredit juga bisa dibuat karena pengembalian barang dagangan akibat tidak laku atau pembeli tidak sanggup membayar tagihan di waktu yang ditentukan.
Nota kredit diterbitkan serta ditandatangani oleh pihak penjual, untuk mengurangi piutang yang akan ditagih pada pembeli.
Tidak berbeda dengan nota debit atau nota tunai, nota kredit juga terdiri dari dua rangkap. Satu untuk pembeli dan lembar kedua untuk arsip penjual.
Perbedaan nota debet dengan nota kredit ada pada sistem pembayaran pada transaksi itu sendiri. Satu tunai, sementara lainnya berjangka.
Dari penjelasan di atas, bisa dibuat kesimpulan bahwa nota kredit adalah bukti transaksi untuk mengkreditkan barang yang dikembalikan pembeli pada penjual.
Dimana bukti tersebut dibuat oleh pihak penjual sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dan piutang pembeli berkurang.
Beberapa kondisi yang bisa menjadi alasan terbitnya nota kredit dari pihak penjual antara lain seperti:
- Pengembalian barang oleh pembeli karena tidak menghendaki layanan dari penjual ataupun alasan lainnya
- Jumlah ataupun jenis barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan dalam PO (Purchasing Order)
- Adanya kesalahan harga yang tertera pada faktur aslinya
- Terdapat kelebihan pembayaran atas faktur asli
- Terjadi kerusakan pada barang ketika transit
Baca Juga: Jenis-jenis Laporan Keuangan yang Penting untuk Dipahami
Tujuan Dibuatnya Nota Kredit adalah
Secara umum tujuan penjual membuat nota kredit bagi pembeli untuk alasan sebagai berikut:
- Dijadikan dokumen yang bisa dilacak serta dijadikan bukti sah. Jadi ketika suatu saat terjadi masalah utang piutang, dokumen ini yang akan membuktikan.
- Nota kredit adalah bukti transaksi spesifik yang menerangkan perihal retur barang, koreksi harga ataupun jumlah barang yang harus disepakati penjual juga pembeli sebelum akhirnya diterbitkan.
- Dijadikan sebagai bukti tanggung jawab pihak penjual kepada pembeli, sebagaimana kesepakatan pada saat awal transaksi
- Nota ini juga dijadikan dokumen penunjang yang dilampirkan ketika diperlukan revisi pembukuan. Selain meminimalisir kesalahan, laporan juga bersih dari coretan.
Fungsi atau Manfaat Diterbitkannya Nota Kredit adalah
Ada cukup banyak fungsi nota kredit. Baik untuk pihak penjual maupun pihak pembeli. Adapun fungsi atau manfaat tersebut diantaranya, yaitu:
1. Meminimalisir Kesalahan di Lapangan
Manfaat atau fungsi dari nota kredit yang pertama yaitu meminimalkan terjadinya kesalahan teknis di lapangan.
Hal itu karena pada umumnya nota kredit tidak hanya satu lembar. Jadi pihak ekspedisi akan membawa copynya untuk memastikan semua sudah benar.
Sebagaimana sudah dijelaskan pada tujuannya, nota kredit juga bisa berguna untuk melakukan koreksi.
Dengan begitu kesalahan dapat diminimalkan, operasional usaha juga akan berjalan lancar, apalagi ketika dibantu oleh aplikasi pembukuan online untuk pencatatan transaksinya.
2. Menjaga Hubungan Baik antara Penjual dan Pembeli
Manfaat selanjutnya dari nota kredit adalah memastikan adanya kesepakatan antara pihak penjual dengan pembeli.
Pada saat kesepakatan sudah dicapai oleh kedua belah pihak, maka kemungkinan timbulnya konflik bisa diminimalkan.
Andaipun di tengah kesepakatan tersebut terjadi kesalahan dan juga tindakan koreksi, dapat diselesaikan dengan cara profesional.
Dengan begitu hubungan baik antara kedua belah pihak bisa tetap terjaga.
3. Pelacakan Kesalahan dalam Penjualan Lebih Mudah Dilakukan
Salah satu alasan mengapa nota kredit begitu penting untuk dibuat oleh para pelaku usaha ialah agar memudahkan pelacakan kesalahan.
Dalam sebuah transaksi penjualan, tidak jarang terjadi kesalahan. Meskipun begitu, bukan berarti kesalahan tersebut bisa Anda abaikan.
Sebagai pelaku usaha, Anda tentu tidak ingin mengalami kerugian akibat kesalahan dan terjadi berulang.
Maka ketika teridentifikasi adanya kesalahan pada transaksi penjualan, sebisa mungkin lacak dan temukan penyebabnya.
Bukan hanya untuk segera melakukan perbaikan, tetapi juga mengarsipkannya untuk dijadikan bahan evaluasi serta pembelajaran di masa yang akan datang.
4. Meningkatkan Kinerja untuk Pengembangan Usaha
Dengan adanya nota kredit, Anda juga bisa melakukan evaluasi. Baik di sektor keuangan maupun layanan kepada pelanggan.
Melalui evaluasi tersebut, Anda akan lebih mudah melakukan perbaikan di segala sektor. Dari situ kinerja tiap bagian akan lebih dioptimalkan.
Otomatis, produktivitas perusahaan juga meningkat dan pengembangan akan lebih mudah untuk dilakukan.
Bentuk Nota Kredit
Sebenarnya tidak ada format baku untuk pembuatan nota kredit. Namun ada beberapa poin penting yang wajib tercantum di dalam nota tersebut.
Poin-poin penting yang wajib ada dalam nota kredit adalah:
- Nama PKP dari pihak penjual
- Nama PKP dari pihak pembeli atau yang dituju
- Tanggal dibuatnya nota kredit
- Nomor dari nota kredit
- Keterangan jenis barang yang dikreditkan
- Jumlah barang yang dikreditkan
- Harga satuan barang atau harga per item
- Total harga seluruh barang yang dikreditkan
- Nama terang dan tanda tangan pihak penjual
Poin lain yang juga dicantumkan dalam nota kredit yaitu pihak-pihak yang bertanggung jawab atas diterbitkannya nota kredit tersebut.
Kapan nota kredit tersebut diterbitkan juga harus tertera dengan jelas.
Hal ini penting untuk dilakukan, untuk memudahkan aktivitas pengecekan oleh pemilik usaha ataupun staff administrasi yang berkepentingan.
Dari penjelasan di atas dapat kita simpulkan, bahwasanya nota kredit adalah salah satu bukti transaksi penting yang harus dimiliki oleh penjual/pelaku usaha.
Tidak hanya menjadi bukti yang kuat secara hukum ketika terjadi perselisihan terkait transaksi jual-beli yang Anda lakukan, tetapi juga bisa jadi bahan perbaikan.
Dengan adanya nota kredit, Anda dapat melakukan koreksi terhadap setiap kesalahan yang ada pada faktur asli, catatan transaksi maupun kesalahan lainnya.
Semoga sebagai pelaku usaha, Anda bisa memahami fungsi penting dari nota kredit ini dan memperoleh manfaatnya bagi kelangsungan usaha.
Software akuntansi online terbaik dari Mekari Jurnal juga dapat membantu Anda dalam mengelola pencatatan nota kredit agar tidak terlewat. Selain itu dalam pembuatan faktur penjualan atau invoice yang lebih cepat dan akurat, aplikasi invoice online dari Mekari Jurnal dapat membantu Anda karena memiliki fitur lengkap yang mudah digunakan oleh perusahaan.
Pelajari lebih lanjut mengenai akuntansi dan perpajakan di Mekari University.
