Home / Blog / Career & Profession

Apa itu Purchasing? Begini Tanggung Jawab dan Tugasnya

mengenal tugas divisi purchaising pada perusahaan
Daftar isi
Mode

Belakangan mungkin Anda mendengar mengenai Purchasing dalam perusahaan. Divisi bagian ini memang tengah menjadi salah satu pilihan prioritas para pencari kerja. Beberapa Fresh Graduated sengaja melirik divisi Purchasing untuk menjadi pekerjaan pertamanya. Purchasing menjadi bagian penting perusahaan yang bertanggungjawab dalam hal pembelian barang dan jasa.

Posisi ini masih berkaitan dengan divisi pengadaan atau divisi akuntasi dalam pengelolaan barang insentif perusahaan. Purchasing menjadi posisi penting perusahaan dalam mengatur segala perlengkapannya. Berkaitan dengan itu, kami akan membahas beberapa hal mengenai Purchasing yang meluputi pengertian, tugas, tanggung jawab, dan persyaratan menjadi staff Purchasing.

Jadi, bagi Anda yang memiliki ketertarikan untuk bergabung dalam posisi Purchasing perusahaan penting untuk membaca artikel ini hingga selesai.

Definisi Purchasing

Purchasing diartikan sebagai proses pembelian barang dan jasa yang akan dipergunakan oleh suatu perusahaan dalam mendukung kelancaran kegiatan operasional bisnisnya. Purchasing dipahami sebagai bentuk pengadaan barang perusahaan. Tugasnya yang menjadi pengadaan beragam peralatan ini membuatnya terlibat aktif dalam semua kegiatan perusahaan.

Mulai dari kegiatan produksi, Purchasing bertanggungjawab dalam hal pengadaan semua alat yang diperlukan dalam proses produksi. Kelancaran produksi secara tidak langsung juga menjadi tanggung jawab Purchasing. Terlebih mengenai pengadaan beberapa bahan baku dalam produksi harus benar-benar diperhatikan Purchasing. Hal ini yang menjadi poin utama dalam pembagian tugas posisi Purchasing dalam perusahaan.

Tidak hanya menjadi penanggungjawab segala pengadaan semua alat pendukung proses produksi, Purchasing juga harus melakukan pembelian barang sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan perusahaan. Jadi tugas terpenting dari Purchasing adalah memastikan dan mengoptimalkan jumlah barang dan alat perusahaan tetap efisien, stabil, dan bisa dipergunakan sesuai kebutuhan perusahaan.

Rata-rata dalam setiap perusahaan dapat menghabiskan hingga 70% pendapatannya untuk pembelian kebutuhan. Terlebih untuk perusahaan-perusahaan manufaktur yang berkitan dengan memproduksian barang, pastinya banyak biaya dalam pengadaan produksinya. Dalam hal ini Purchasing bertugas memastikan stok barang untuk produksi perusahaan, kelayakan barang, hingga pembelian barang ini sesuai dengan permintaan divisi lain.

Oleh karena itu staff Purchasing perlu melakukan pemahaman mengenai kebutuhan perusahaan secara rinci sekaligus mencatat kebutuhan sesuai dengan tingkat prioritasnya. Karena proses pengadaan barang atau pembelian barang akan membutuhkan beberapa pertimbangan, baik pada alokasi, pendanaan, maupun sumber daya manusia.

Baca Juga: Peran Quality Control Sebagai Penentu Keberhasilan Usaha

Alur Pekerjaan Purchasing

Semua perusahaan penting memiliki dan memahami posisi Purchasing ini. Pengadaan barang perusahaan harus terus dikendalikan supaya tidak menganggu proses produksinya.

Posisi Purchasing sangat penting dalam mengatasi kondisi ini. Berikut beberapa alur pekerjaan prosisi Purchasing dalam menjalankan tugasnya.

1. Melakukan Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian barang atau alat pendukung perusahaan, pastinya Purchasing melakukan banyak perencanaan telebih dahulu. Purchasing akan mengadakan banyak koordinasi terkait untuk melakukan perencanaan ini.

Terlebih dengan tim buyer maupun tim produksi untuk merinci beragam permintaan dan kebutuhan divisinya selama melakukan kerja. Tim Purchasing tidak elak langsung melakukan pembelian barang, pasti terdapat banyak pertimbang terlebih dahulu, salah satunya melihat kondisi stok barang pada aplikasi stok barang.

Purchasing dalam melakukan perencanaan pastiya memperhatikan ketiga poin pertimbangan, yaitu alokasi barang, pendanaan, dan sumber daya manusia. Jika masih memungkinkan untuk melakukan peminjaman atau penyewaan, Purchasing akan mengalihkan pendanaan untuk beberapa kebutuhan yang paling penting.

Alasan budget atau pendanaan menjadi fokus posisi Purchasing ini. Bersamaan dengan divisi pengadaan akuntasi atau pendanaan kebendaharaan, tim Purchasing harus banyak melakukan koordinasi untuk menentukan tingkat prioritas dari kebutuhan-kebutuhan yang diminta oleh seluruh divisi. Kondisi ini dikenal dengan nama Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan beberapa opsi sesuai dengan rincian biaya yang telah dikeluarkan.

2. Memilih Supplier yang tepat

Setelah mendapatkan perencanaan dalam kebutuhan perusahaan, Purchasing pastinya memilah kebutuhan yang akan dibeli atau disewa. Tahapan selanjutnya adalah pemilihan supplier yang tepat. Penentuan supplier ini juga penting dalam melakukan perencanaan beberapa kondisi terlebih dahulu. Hal ini beralasan, tidak semua supplier dapat bertanggungjawab dengan kerjasamanya.

Pemilihan supplier dapat ditentukan dari track record atau alur karirnya. Supplier yang memiliki reputasi baik akan cenderung melakukan pekerjaan dengan baik, berbeda dengan supplier bermasalah yang hanya akan menghambat perusahaan. Dalam konteks ini penting untuk mencari banyak koneksi supplier sesuai dengan keadaan perusahaan. Perencanaan ini juga harus memperhatikan aspek pendanaan, efisiensi, dan teknis pengiriman.

Supplier sangat beragam dan banyak diluar sana, namun hanya sedikit yang aan sesuai dengan proses pendanaan dan teknis pembayaran perusahaan. Jadi pilihlah supplier yang tidak memiliki permasalahan dengan keuangan atau yang fleksibel dalam menyediakan produknya. Hal yang tidak kalah penting dari pemilihan supplier ini adalah memastikan supplier mudah dalam berkomunikasi.

Untuk menjaga oeprasional kebutuhan terpenuhi membutuhkan supplier yang siap melayani kapanpun. Sehingga koordinasi antara perusahaan dan supplier dapat terbentuk dengan baik.

Keuntungan dari kerjasama supplier dan perusahaan yang baik akan lebih hemat waktu dalam mengadaan barangnya, terlebih jika supplier berada tidak jauh dari lokasi perusahaan. Perusahaan tidak perlu menunggu waktu pengadaan barang sebagaimana jika supplier berada diluar kota, kemudian kondisi barang akan lebih tejamin karena hanya menempuh jarak yang tidak terlalu jauh.

3. Melakukan Penawaran dan Negoisasi

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan Purchasing dalam mendapatkan barang kebutuhan perusahaan adalah dengan melakukan bidding atau penawaran untuk harga-harga barang ini. Penawaran ini tidak hanya dilakukan untuk mengurangi harga beli barang yang akan dikeluarkan perusahaan, namun juga memastikan harga sesuai dengan kontrak jangka panjang.

Pengadaan benda perusahaan terutama untuk bahan baku produksi pastinya dilakukan secara rutin. Purchasing akan melakukan pengoptimalan bahan baku tersedia dalam jangka waktu yang panjang, sehingga kontrak antara perusahaan dan supplier harus dalam jangka waktu lama. Biasanya untuk jangka waktu kontrak ini dilakukan secara tahunan dengan penandatanganan ulang dan koordinasian rutin.

Pembuatan kontrak penawaran ini dilakukan berdasar pada Request for Information (RFI). Dokumen RFI adalah dokumen kontrak yang meliputi kemamuan supplier dalam menyediakan barang dibandingkan dengan biaya yang akan dikeluarkan perusahaan untuk membeli barang tersebut. Rincian barang harus juga terlampirkan dalam dokumen tersebut, berikut juga jumlah dan estimasi lama waktu pengiriman dari suppier ke perusahaan.

Penawaran akan berakhir ketika kedua pihak menyetujui harga dalam dokumen sebeumnya. Sebelum menentukan harga ini boleh dilakukan negosiasi antar kedua pihak. Proses ini sangat penting untuk perusahaan dapat melakukan penawaran barang yang sesuai dengan kualitas dan pendanaan yang dimiliki perusahaan. Begitu juga dengan supplier yang harus memiliki patokan harga yang tidak akan merugikan mereka.

Saat bernegosiasi, kedua pihak dapat saling mengoreksi dokumen RFI sebeumnya untuk benar-benar mendapatkan benang merah diantara kedua pihak. Saat proses negosiasi berakhir, kedua pihak dapat melanjutkan tahapan penandatanganan MoU atau dokumen perjanjian kerjasama.

Mengenal Tugas Purchasing

Setelah pemaparan diatas, dapat ditarik jawaban bahwa Purchasing memang tugas Purchasing beragam dan sangat penting untuk kelancaran perusahaan. Tanggung jawab Purchasing dapat dikatakan sebagai evaluator vendor, negosiator kontrak, dan penyiapan laporan penanggung jawaban nantinya.

Ketiga peran ini akan sangat membutuhkan banyak pengetahuan dalam menjalankannya. Berikut beberapa tugas yang dilakukan Tim Purchasing:

  • Melakukan riset terkait vendor potensial.
  • Melakukan pembandingan vendor-vender dengan mengevaluasi penawaran dari supplier.
  • Sebagai negosiator sebelum melakukan perjanjian kontrak kerja dengan semua pihak.
  • Melacak dan memastikan semua pengiriman barang sesuai dengan waktu perkiraan.
  • Meninjau kualitas produk yang dibeli, terutama barang baku produksi.
  • Melakukan pengecekan dan memasukkan detail barang kedalam database perusahaan.
  • Melakukan pemantauan tingkat stok dan pemeliharaan kualitas dari barang yang dibeli. Update status stok barang dapat dilakukan dengan mudah melalui aplikasi inventory dengan smart reporting. 
  • Mengkoordinasikan dengan staff gudang untuk memastikan semua barang tersimpan dengan aman.
  • Membuat beberapa laporan akhir menganai jumlah pembelian, pemakaian, dan kerusakan barang sebagai bagian data insentif perusahaan.

Tugas-tugas Purchasing diatas hanya sebagian kecil dari serangkaian kinerjaya. Banyak hal yang harus dipersiapkan Purchasing dalam menjaga barang-barang kebutuhan perusahaan tersedia.

Purchasing sekaligus menjadi penanggung jawab, jika nantinya produk mengalami kerusakan atau tidak datang sesuai jadwal. Rumit? Tidak, karena dalam menjadi Purchasing perlu banyak ketelitian dan kepekaan dalam menentukan perencanaan

Kemampuan yang Dibutuhkan untuk Staff Purchasing

Purchasing memang memiliki banyak pekerjaan dalam perusahaan, namun dibalik itu banyak persyaratan untuk bisa tergabung dalam Purchasing ini. Tidak hanya kemampuan penalaran, pengidentifikasian masalah, kritis, ataupun negosiasi saja. Masih banyak kemampuan-kemampuan harus dimiliki oleh staff Purchasing.

Untuk Anda yang memiliki keterikatan dengan pekerjaan di tim Purchasing perlu memperhatikan beberapa kemampuan ini untuk menjadi bahan persiapan Anda menjadi bagian dari tim Purchasing. Untuk lulusan staff Purchasing biasanya berasal dari Administrasi Bisnis, Manajemen, dan beberapa bidang yang relevan.

Anda tidak perlu khawatir dengan bidang pendidikan ini, karena masih adanya pembelajaran yang sesuai untuk Anda memulai belajar mengenai skill-skill dibawah ini.

1. Pemahaman Proses Pembelian

Pertama, pemahaman yang kuat mengenai proses kebijakan pembelian. Artinya, Anda tidak hanya membeli namun juga mengerti mekanisme dan persyaratan yang harus Anda lakukan dalam melakukan pembelian barang.

Sebagai staff purchasing, jangan lupakan untuk selalu mendapatkan invoice ketika melakukan proses pembelian. Aplikasi invoice dapat membantu Anda untuk membuat invoice secara cepat dan terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan.

2. Negosiasi

Kedua, Skill negosiasi, sama halnya sengan banyak paparan sebelumnya untuk negosiasi pasti menjadi poin penting seseorang hendak memulai suatu kerjasama. Jadi seorang staff Purchasing penting memiliki kemampuan ini.

Selanjutnya kemampuan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Terutama untuk peran Purchasing yang juga membutuhkan banyak pekerjaan, kemampuan ini penting dimiliki.

3. Kemampuan Operasional Komputer

Selanjutnya adalah kemampuan pengoperasionalan komputer sekaligus mampu membuat laporan analisis biaya. Purchasing yang pandai menggunakan perangkat keras akan lebih mudah dalamm memahami beberapa penggunaan perangkat lunak sebagai pembantu proses manajemen pembalian dan pencatatan jumlah peralatan dan barang terakhir.

4. Pemahaman Kontrak

Selain itu tim Purchasing sangat penting untuk memiliki kepandaian dan kepekaan dalam meninjau kontrak secara akurat. Setiap elemen dalam kontrak harus dapat diketahui dan dipahami oleh kedua pihak, dalam hal ini Purchasing perlu pandai menentukan suppier yang sungguh-sungguh dalam bekerja nantinya.

Seorang Purchasing juga harus melakukan perekaman jejak yang terbuktikan sebagai petugas pembelian, agen pembelian, atau beberapa pekerjaan pilihan. Kemudian hal yang tidak kalah penting adalah kemampuan manajeman tau pengaturan waktu secara efektif dan harus sekali berorientasi pada detail dan aktualitas produk.

5. Kemampuan Problem Solving

Hal terakhir yang perlu dimiliki tidak hanya staff Purchasing namun juga pihak supplier ini adalah kemampuan dalam memecahkan permasalahan diantara keduanya dengan sangat baik. Terlebih dalam keterampilan organisasi, pastinya Purchasing menjadi pihak yang sering melakukan beragam alternatif solusi.

Tips Menjadi Staff Purchasing

1. Berhati-hatilah jika sudah menjadi staff Purchasing

Mendapatkan pekerjaan dalam posisi Purchasing memang menyenangkan, apalagi gaji dalam posisi ini juga cukup menawan. Namun tahukah Anda bahwa dalam setiap pekerjaan posisi Purchasing juga dapat mendatangkan kesalahan yang bisa berakibat fatal? Yap, posisinya sebagai penyediaan beragam kebutuhan selalu menjadi peranan utamanya.

Sebagaimana posisi pekerjaan lainnya, tugas seorang Purchasing memiliki resikonya tersendiri dan sebagai staff tidak boleh menyepelekan. Terlebih jika tidak menjalankan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang benar, maka perusahaan bisa mengalami kerugian. Oleh karena itu, potensi kesalahan bagian dari resiko yang sering terjadi di lapangan. Berikut beberapa hal yang harus benar-benar diperhatikan staff Purchasing agar terhindar dari resikonya.

Pertama, staff Purchasing tidak boleh terlalu cepat memproses pembayaran. ada kalanya barang yang dipesan mengalami pending dan tidak bisa datang sesuai waktu perkiraanya. Jika barangnya sudah melalui proses pembataran, hal ini tidaklah banyak berdampak. Terlebih jika diantara kedua pihak telah ada kesepakatan dalam bentuk perjanjian yang tidak bisa dilanggar karena adanya sanksi, maka ini msih aman.

Namun jika dari pihak manajemen perusahaan dengan pemasok tidak memiliki perjanjian atau kesepakatan kerja dan adanya potensi kerugian dari salah satu pihak, maka proses Purchasing perlu lebih diperhatikan. Karena akan ad kemungkinan dari pihak pemasok melakukan kesalahan dan berakibat pada ketertinggalan barang.

2. Tidak Terlambat Pembayaran Vendor

Jika sebelumnya adalah permasalahan pembayaran yang terlalu cepat, untuk masalah kedua ini justru sebaliknya. Jika pembayaran pada vendor ini mengalami ketertinggalan, maka juga berpotensi mendatangkan masalah diantara kedua pihak. Ketertinggalan ini tentunya membuat para vendor atau supplier penyedia barang sedikit terganggu. Terlebih untuk barang-barang yang memang mengharuskan mereka mengantarkan ke gudang perusahanan, pastinya banyak pertimbangan jika pembayaran telat.

Sehingga pihak manajemen perusahaan secara internal saja bisa jadi kurang stabil dalam mengelola pekerjaan Purchasing sesuai dengan tepat waktu. Permasalahan kedua ini memang berasal dari dalam manajemen perusahaan. Jadi penyelesaiannya juga dari dalam perusahaan.

Supaya segala prosedur berjalan lancar, harus ada kesepakatan untuk pembayaran di muka atau tepat waktu sesuai jadwalnya. Hal ini tidak hanya membuat barang sampai lebih cepat, namun juga hubungan kerja diantara manajemen perusahaan dan penyedia barang atau supplier vendor ini terpelihara dengan baik. Hubungan kerjasama perusahaan akan menjadi poin pendukung mudahnya perusahaan Berjaya.

3. Melakukan pembayaran berulang kali

Permasalahan kali ini sedikit berbeda dengan kedua masalah diatas. Namun akan sangat mungkin permasalahan ini terjadi. Penyebab utamanya karena keteledoran dari manajemen perusahaan dalam melakukan reporting atau penulisan pelaporannya. Faktor ketidaktelitian staff Purchasing akan menghambat jalannya Purchasing.

Pembayaran berulang ini umumnya terjadi ketika Purchasingn lupa melakukan pencatatan pembayaran vendor. Sehiangg pembayaran ini dilakukan lebih dari sekali. Mungkin vendor tidak terasa, namun pencatatannya yang tidak lengkap membuat pengeluaran perusahaan ikut membengkak. Terlebih ketika perusahaan mengalami sedikit modal, pastinya sedikit pengeluaran akan sangat terasa.

Dari permasalahan ini, staff Purchasing harus terus melakukan pengecekan berulang dalam setiap pebayaran. Penulisan laporan harian juga tidak kalah penting dalam meminimalisir adanya kesalahan seperti ini. Ketika staff teliti dalam melakukan pekerjaan, maka akan kecil kemungkinan adanya kerugian perusahaan.

4. Melakukan pembelian sebelum persetujuan atasan

Meskipun Purchasing dilakukan pada jadwal yang harus tepat waktu dan tidak boleh terlambat, harus tetap meminta persetujuan atasan. Hal ini menjadi suatu poin penting dalam melaksanakan tuigas.

Pembayaran suatu order barang yang belum meminta persetujuan atasa dianggap sebagai suatu kesalahan yang melanggar aturan kinerja perusahaan. Bahkan beberapa perusahaan memberikan sanksi untuk tindakan ini.

Dalam beberapa situasi kondisi ini sangat mungkin muncul untuk karyawan-karyawan yang tidak berlaku jujur. Biasanya menggunakan situasi ini untuk kepentingan pribadinya. Tentu tindakan ini tidak boleh dibiarkan begitu saja, terlebih untuk para staff Purchasing yang memang bertanggung jawab dengan ketersediaan barang perusahaan.

Itulah mengapa perlu diberlakukan tindakan tegas dalam seriap pembelian yanpa bukti. Hal ini dikarenakan tindakan yang semena-mena dan tidak bertanggungjawab ini mengarah pada penggelapan uang milik perusahaan. Sehingga pentig untuk selalu mengkonfirmasi pada pihak-pihak yang berkepentingan terlebih dahulu, seperti manajer atau atasan.

5. Melakukan pembayaran barang tanpa pengecekan

Permasalahan terakhir yang sangat sering terjadi dalam Purchasing tapi banyak disepelekan adalah tidak melakukan pengecekan sebelum pembayaran barang. Purchasing terkadang perlu dilakukan pembayaran sebelum barang dikirim atau pembayaran dapat dilakukan ketika barang itu sampai di gudang perusahaan. Namun akan lebih baiknya dalam setiap pembayaran melakukan pengecekan kondisi barangnya terlebih dahulu.

Pemeriksaan ini sangat penting dilakukan, untuk menghindari kesalahan order atau kondisi barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan perusahaan dan supplier sebelumnya. Jika barang telah memenuhi standar maka pembayaran boleh dilakukan. Setelah itu dari kedua pihak saling melakukan konfirmasi penjualan masing-masing.

Segala pekerjaan dalam posisi Purchasing akan lebih mudah jika menempatkan pengecekan, identifikasi, dan pelaporan secara rutin dan berulang. Tidak menutup kemungkinan permasalahan akan muncul berulang.

Jadi dengan penyiapan ini staff Purchasing hanya perlu konfirmasi dengan laporan pencatatan yang dimilikinya. Melalui aplikasi pembukuan, laporan catatan keuangan dapat dilakukan secara rapi, akurat dan otomatis.

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami