Pandemi COVID-19 lalu benar-benar memberikan peluang teknologi Artificial Intelligence (AI) untuk berkembangan dalam pengelolaan pekerjaan dan operasional perusahaan. Salah satu yang memberikan dampak cukup besar dengan adanya peran AI di dalamnya adalah bidang HR.
Hasil ini dapat terlihat melalui studi dalam Oracle and Future Workplace AI at Work Global Study. Dalam studi tersebut terlihat 50% karyawan perusahaan menggunakan AI dalam pekerjaannya, di mana 65% di antaranya optimis dan bersyukur bahwa AI akan menjadi sebuah rekan kerjanya.
Hasil studi tersebut cukup bisa dipercaya melihat selarasnya dengan semakin berkembangnya software HRIS saat ini dengan dukungan AI di dalamnya, penggunaan ATS dalam merekrut karyawan baru, hingga penyimpanan data-data HR dalam sistem AI Cloud Computing.
Namun, di balik potensinya yang cukup besar, terdapat ancaman yang tidak kalah besar dari keberadaan peran AI dalam HR. Ancaman tersebut berupa pemutusan dan kehilangan kerja sebagai dampak pekerjaannya yang diambil alih oleh AI. Biasanya dampak ini terasa pada pekerjaan yang tidak terlalu membutuhkan soft skills dan kreatifitas.
Bagaimanapun juga, peran AI dalam HR masih terus dibutuhkan agar dapat membantu pengelolaan tugas-tugas HR dapat berjalan dengan optimal. Lalu, apa yang perlu Anda ketahui agar peranan AI dapat memudahkan berbagai tugas-tugas pengelolaan HR?
Simak selengkapnya dalam ulasan dari Mekari berikut ini.
Perkembangan Artificial Intelligence Saat Ini
Peran AI (Artificial Intelligence) dalam pengelolaan HR saat ini mengalami perkembangan yang cukup pesat. Artificial Intelligence atau kecerdasan buatan adalah sebuah keilmuan yang bergerak pada bidang komputer dan mempunyai misi untuk membantu memudahkan pekerjaan manusia.
Keunikan sistem AI yang membuatnya canggih adalah cara kerjanya yang dapat belajar berdasarkan pengalaman yang sudah terkumpul dalam sebuah database. Data-data pengalaman inilah yang membantu sistem AI untuk dapat berkembang menjadi lebih efektif dalam menyelesaikan tugasnya.
Kelebihan inilah yang menjadi sebuah potensi bagi dunia HR jika dapat menerapkan AI dengan benar dan tepat dalam pengelolaannya. Peran AI dalam HR dalam merampingkan berbagai pekerjaan yang biasanya membutuhkan waktu dan proses yang panjang, seperti proses rekrutmen karyawan, pelatihan, hingga berbagai administrasi HR.
Namun, jika pemanfaatannya terlalu eksploitasi atau berlebihan maka hal ini berpotensi dapat menjadi sebuah ancaman. Kenapa? Karena pengelolaan sistem HR yang diatur secara penuh oleh AI tidak lagi memerlukan campur tangan manusia sehingga dapat bergerak secara mandiri, pergerakan tugas dan analisisnya yang terlalu kaku, dan decision making yang tidak berasaskan rasa kemanusiaan.
Dampak selanjutnya adalah indikator kepuasan kerja karyawan yang menurun, pemutusan kerja secara massal, komunikasi yang berjalan tidak efektif, dan meningkatkan tingkat turnover karyawan dalam perusahaan.
Manfaat Penerapan AI dalam HR
Dapat menerapkan peran AI dalam HR secara efektif dapat memberikan Anda berbagai manfaat yang dapat memudahkan pekerjaan HR.
Terlebih pada pekerjaan-pekerjaan yang dirasa terlalu monoton untuk dikerjakan, seperti administrasi dan pengelolaan dokumen-dokumen lainnya.
Adapun manfaat peran AI dalam HR adalah sebagai berikut:
Efisiensi Proses Merekrut Karyawan Baru
Menurut Society for Human Resource Management (SHRM), rata-rata biaya merekrut karyawan baru adalah sekitar $ 4.700 atau tujuh juta Rupiah.
Dengan mengimplementasi teknologi AI, AI dapat memangkas prosedur agar lebih cepat dituntaskan, namun dengan waktu, tenaga, dan biaya yang lebih rendah.
Efisiensi Tenaga Staff HR
Selain proses perekrutan, dukungan AI dalam software HRIS sangat berkontribusi untuk membantu mengelola tugas-tugas HR lainnya secara automasi. Mulai dari pengelolaan dokumen, absensi, perhitungan PPh, bonus dan tunjangan, serta kepengurusan payroll.
Ini dapat memberikan keringanan kerja pada tenaga kerja HR dan waktunya dapat dimanifestasikan untuk kebutuhan HR lainnya.
Meningkatkan Pengalaman Kerja
Peran AI dalam HR juga secara tidak langsung dapat meningkatkan pengalaman kerja pada karyawan di perusahaan tersebut. Peran tersebut cukup penting karena berkaitan dengan Human Experience Management (HXM) yang juga membantu dalam mengembangkan kualitas HR.
Kemudahan yang karyawan rasakan dengan adanya teknologi AI dapat meningkatkan pengalaman mereka, seperti transparansi informasi dan data-data HR, bantuan melalui chatbot, hingga pengembangan diri.
Sistem yang automasi dan 24/7
Salah satu kelebihan lainnya dari adanya AI dalam industri HR adalah sistemnya yang canggih. Keberadaan sistem AI yang dapat berjalan secara otomatis serta tanpa perlu istirahat sangat mendukung pekerjaan HR yang tidak mengenal waktu.
Adapun yang perlu menjadi perhatian adalah perlunya pemeliharaan atau maintenance rutin agar performa tetap berjalan dengan optimal. Poin ini yang memperlihatkan bahwa teknologi AI berperan cukup strategis dan vital dalam pengelolaan HR.
Contoh Penerapan AI dalam Dunia HR
Peran AI dalam HR dapat memberikan kontribusi dengan mengotomatisasi berbagai pekerjaan dalam jumlah besar. Pada beberapa tugas, peran AI masih memerlukan campur tangan manusia dan beberapa lainnya mampu bekerja secara mandiri. Berikut adalah beberapa contoh penggunaan AI di industri HR.
Administrasi dan Dokumentasi
Pengelolaan dokumen-dokumen karyawan biasanya memiliki sifat yang berulang-ulang dan monoton, walaupun begitu volume tugas ini tentunya sangat tinggi di setiap perusahaan.
Mulai dari menganalisis CV yang telah dikirim calon kandidat, perusahaan biasanya mengadopsi teknologi Applicant Tracking System (ATS) yang dapat membantu dengan melakukan scanning seluruh dokumen-dokumen yang masuk dengan cepat. Mengeluarkan status pada kandidat yang memenuhi kualifikasi dan menyusun agenda wawancara.
Selain itu perusahaan juga mengimplementasi software HRIS untuk dapat membantu pengelolaan administrasi dan dokumentasi data HR lainnya seperti rekapitulasi absensi kehadiran, lembur kerja, informasi gaji dan tunjangan, serta perhitungan pajak penghasilan.
Sistem Rekrutmen Berbasis AI
Peran AI dalam HR dapat terlihat pada saat prosedur rekrutmen karyawan baru berlangsung di perusahaan. Di sini, AI bekerja untuk mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan dalam proses seleksi karyawan agar lebih efektif.
Mengadopsi teknologi Applicant Tracking System (ATS) berbasis AI, melakukan screening dokumen seperti CV dan resume dapat berlangsung dengan cepat sebab penilaian kapabilitas dapat dinilai oleh AI berdasarkan kriteria yang sudah terdata di dalam database.
Penerapan Chatbot untuk Penyebaran Informasi HR
AI dapat membentuk sebuah sistem yang dapat menyebarkan berbagai informasi yang berkaitan dengan HR dan personalia lainnya. Program chatbot HR dapat membantu karyawan dalam menyampaikan dan memberikan informasi seputar kebijakan pemerintah, gaji dan tunjangan, informasi dari pihak manajemen, dan informasi lainnya seputar HR.
Karyawan juga dapat menggunakan AI pada chatbot untuk membantu mencarikan solusi atas permasalahan yang sedang ia rasakan saat itu juga, tanpa perlu lagi menunggu staff HR hadir. Tentu saja jika masalah atau kendala tersebut berkaitan dengan HR.
Pelatihan dan Pengembangan (L&D)
Peran AI selanjutnya dalam industri HR adalah dapat mengelola berbagai kebutuhan yang berkaitan dengan pelatihan dan pengembangan SDM. AI mengumpulkan dan mengidentifikasi data-data pengalaman karyawan kemudian menganalisisnya.
Dengan membaca pola dan cara kerja suatu karyawan serta kebiasaan karyawan di tempat kerja, AI dapat merekomendasikan kebutuhan pengetahuan yang sesuai dengan keahlian dan pekerjaan karyawan tersebut. Konsep yang sedikit sama ketika Anda sedang berselancar di dunia maya dan internet merekomendasikan produk atau tontonan sesuai apa yang Anda cari atau sukai.
Sistem Penggajian
Sistem penggajian perusahaan dapat terkelola dengan lebih efektif dan efisien jika peran AI berkontribusi pada urusan HR ini. Menggunakan analisa data dan pengolahan rumus perhitungan, AI dapat menghitung gaji dan tunjangan lainnya tanpa adanya kesalahan perhitungan.
Selain meminimalisir kesalahan manusia (human error), peran AI dalam HR tersebut juga dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Hal ini karena AI dapat menjalankan sistemnya secara otomatis dan sedikit campur tangan manusia.
AI juga mampu untuk mengintegrasikan sistem penggajian dengan berbagai data yang dibutuhkan dalam perhitungan gaji karyawan. Dalam hal ini seperti rekapitulasi kehadiran karyawan, jam lembur, timesheet management, dan jumlah cuti.
Sistem HRIS yang didukung oleh teknologi AI juga dapat membantu proses penggajian dengan lengkap mulai dari jadwal pembayaran karyawan, slip gaji, dan pembuatan laporan gaji karyawan.
Salah satu software HRIS yang dapat Anda gunakan untuk membantu pengelolaan karyawan di perusahaan adalah Mekari Talenta. Walaupun belum sepenuhnya menggunakan sistem AI dalam penerapannya, berbagai fitur di dalamnya sangat memberikan dukungan untuk pengelolaan karyawan yang lebih baik.
Mekari Talenta juga dapat mengotomasi berbagai pengelolaan kebutuhan karyawan secara online dan real-time, sehingga Anda dapat mengaksesnya di manapun dan kapanpun, baik oleh karyawan itu sendiri maupun tim HR Anda. Tunggu apalagi? Coba Mekari Talenta sekarang juga!
Itulah ulasan lengkap mengenai peran AI dalam HR yang memberikan kontribusi cukup besar dan berdampak positif. Adapun ancaman dan sisi negatif dari keberadaan AI dapat menghilang jika kita dapat menggunakan teknologinya secara bijak dan tidak eksploitatif. Untuk dapat membantu memudahkan pengelolaan operasional perusahaan Anda, lihat berbagai macam produk dari Mekari lainnya!
