Home / Blog / Business & Economy

Program Chatbot: Pengertian, Fungsi, Cara Kerja dan Manfaat

media sosial dapat digunakan untuk komunikasi pelayanan customer
Daftar isi
Mode

Chatbot adalah salah satu fitur yang saat ini sedang banyak digunakan oleh para pengusaha yang menjalankan bisnis. Bukan hal yang mengherankan jika saat ini chatbot adalah fitur yang dianggap populer di jalannya suatu bisnis, hal ini karena chatbot bisa membantu proses pengerjaan bisnis.

Dengan menggunakan fitur satu ini, maka proses dari kinerja bisnis tersebut akan sangat terbantu dan fitur chatbot ini juga sangat mendukung kinerja bisnis untuk menciptakan sebuah koneksi antara perusahaan dengan kebutuhan para pelanggan. Oleh karena itu, meskipun chatbot adalah fitur yang baru dirancang dan dikembangkan, tetapi karena kinerja dan kegunaannya yang sangat baik untuk melakukan proses penyederhanaan interaksi antara manusia dengan sistem komputer yang dipersonalisasi.

Chatbot adalah suatu fitur yang dikembangkan dengan bentuk yang biasanya berupa sebuah layanan. Layanan yang diberikan oleh sistem chatbot ini akan selalu siap untuk membantu keluhan keluhan atau pertanyaan yang diberikan oleh seorang pengguna.

Mungkin sistem dari chatbot ini belum begitu familiar untuk sebagian besar orang, tetapi karena fungsinya yang sangat bermanfaat maka tidak ada salahnya untuk mempelajari sistem satu ini untuk bisa digunakan pada jalannya bisnis milik Anda. Berikut adalah pengertian secara lebih mendalam mengenai apa itu sistem chatbot dan kegunaannya bagi suatu bisnis.

Mengenal Apa Itu Sistem Chatbot

Secara umum, sistem chatbot adalah salah satu program yang dirancang oleh pengembang untuk melakukan proses dan melakukan simulasi percakapan manusia. Jika disimpulkan secara sederhana, program chatbot adalah suatu program yang dikembangkan untuk membuat suatu perangkat digital menjadi seolah olah terlihat seperti manusia yang nyata. Maksud dari nyata disini adalah fitur tersebut memungkinkan manusia untuk melakukan komunikasi dengan menggunakan program tersebut.

Tidak hanya berupa program yang sederhana saja karena nyatanya program chatbot sendiri juga bisa dirancang dan dikembangkan sebagai suatu fitur berupa asisten digital. Ketika program chatbot ini dibuat dalam bentuk program asisten digital, personalisasi dari program ini biasanya ada pada tingkat yang tinggi. Selain itu, tingkat kecerdasan yang dikembangkan dalam program chatbot adalah suatu sistem digital yang tinggi dan akan terus ditingkatkan seiring dengan berbagai informasi yang didapatkan oleh program tersebut.

Untuk proses dari pengaplikasiannya sendiri, program chatbot ini sendiri sangat sering digunakan sebagai fitur pendamping virtual maupun suatu layanan dari sebuah situs web hingga aplikasi pada bidang lainnya yang dapat membantu jalannya suatu bisnis agar proses bisnis tersebut bisa terasa lebih dekat dengan para pelanggannya.

Program chatbot ini dikembangkan tentu karena sebuah alasan salah satunya program chatbot dirancang untuk menyingkirkan tugas tugas rutin serta pengerjaan proses simultan dari beberapa permintaan yang diminta oleh seorang pengguna. Tidak hanya, karena proses dari program chatbot ini memiliki kecepatan yang luar biasa ketika melakukan suatu proses permintaan pengguna, hal ini pun akan memberi sebuah kepuasan kepada para pelanggan.

Baca Juga: Omnichannel Marketing: Pengertian, Fungsi, Cara Kerja, dan Tips

Fungsi Utama dari Kinerja Chatbot Pada Perusahaan

Fitur chatbot ini memiliki kinerja yang sangat penting bagi jalannya bisnis suatu perusahaan, karena dengan pemanfaatan dari aplikasi chatbot ini dapat membantu kinerja dari perusahaan itu sendiri. Fungsi utama dari program chatbot adalah sistem layanan customer service atau program ini akan memberi pelayanan kepada pelanggan atau konsumen.

Akan tetapi, chatbot adalah fitur yang tidak hanya memiliki fungsi sebagai layanan customer service pelanggan atau konsumen, masih banyak fungsi fungsi dari chatbot yang sangat membantu kinerja perusahaan. Lalu, apa saja fungsi dari program chatbot yang mungkin belum banyak diketahui oleh orang lain?

Berikut adalah beberapa fungsi dari program chatbot yang bisa membantu proses kinerja bisnis pada suatu perusahaan, yaitu:

1. Notifikasi bagi customer

Program dari chatbot adalah suatu fitur yang bisa berfungsi sebagai salah satu notifikasi bagi para konsumen atau pelanggan. Hal ini karena program dari chatbot akan secara otomatis memberi pengingat dan notifikasi sehingga hal ini tentu akan sangat membantu baik bagi perusahaan karena notifikasi dan pengingat bisa dilakukan secara otomatis.

2. Respon customer dengan cepat

Chatbot adalah suatu program yang dapat melakukan respon keluhan yang diberikan oleh konsumen ataupun pelanggan dengan cepat. Tidak hanya merespon keluhan dengan cepat, ketika seorang pelanggan atau konsumen memiliki sebuah pertanyaan maka program ini bisa memberi sebuah respon yang sangat cepat. Tentunya, hal hal seperti akan sangat disukai oleh pelanggan, karena mereka tidak perlu lagi menunggu dalam waktu yang lama untuk mendapatkan sebuah respon.

3. Pengenalan katalog produk perusahaan

Program chatbot bisa membantu perusahaan untuk mengenalkan katalog produk yang diproduksi oleh perusahaan kepada pelanggan. Hal ini pun tentu akan sangat membantu kinerja perusahaan, pengenalan katalog produk bisa dilakukan dengan cepat dan mencakup pelanggan yang lebih luas. Ini akan membuat perusahaan tidak perlu repot lagi untuk mengenalkan produk produk secara satu persatu kepada pelanggan yang jumlahnya sangat banyak.

4. Chatbot merupakan program otomatis

Selain itu, program chatbot adalah suatu program yang secara otomatis akan mengirimkan status tiket sekaligus proses penyelesaiannya kepada para konsumen atau pelanggan perusahaan.

5. Bisa mengumpulkan feedback customer

Salah satu fungsi program chatbot yang sangat membantu kinerja perusahaan dalam menjalankan bisnis mereka, program chatbot adalah program yang secara otomatis bisa mengumpulkan feedback yang diberikan oleh pelanggan kepada perusahaan terkait.

Dengan adanya pengumpulan feedback ini tentu akan sangat membantu perusahaan untuk terus melakukan kinerja yang lebih baik dan memberikan yang terbaik kepada para pelanggan mereka.

Alasan Perusahaan Memutuskan Menggunakan Sistem Chatbot untuk Bisnis Mereka

Mungkin program chatbot adalah suatu program atau sistem bagi sebagian orang, tetapi dalam jalannya suatu bisnis sebuah perusahaan program chatbot adalah program yang sangat penting dan berguna dan membantu kinerja perusahaan yang menjalankan suatu bisnis atau usaha. Hal ini karena program chatbot adalah program yang bisa menggantikan peran atau fungsi dari layanan customer service dengan melakukan penyelesaian permintaan sederhana.

Dengan cara kerjanya yang bersifat otomatis, tentu akan membuat segala proses jalannya usaha bisa lebih cepat. Oleh karena itu, saat ini sudah banyak perusahaan yang pada akhirnya memutuskan untuk menggunakan aplikasi satu untuk membantu proses jalannya bisnis yang mereka jalankan.

Namun tidak hanya itu saja karena program chatbot ini nyatanya masih memiliki banyak manfaat penting lainnya yang sangat berguna untuk sebuah perusahaan. Lalu, apa saja kah manfaat utama lainnya dari program chatbot ini yang membuat banyak perusahaan akhirnya menggunakan sistem chatbot ini? Berikut adalah alasan yang membuat program chatbot banyak dipilih dan digunakan oleh perusahaan, antara lain:

1. Program Chatbot Tersedia Selama 24/7

Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa program chatbot adalah program yang dijalankan secara otomatis atau menggunakan robot yang disimulasikan seperti manusia. Hal ini pun membuat sistem dari chatbot bisa tersedia selama 24/7 yang mana hal ini sangat berbeda atau tidak sama dengan manusia.

Tentunya, manusia memiliki sebuah jam kerja dan tidak bisa bekerja secara terus menerus atau bekerja sepanjang waktu. Hal ini lah yang membuat program chatbot lebih unggul dan menjadi suatu alasan bagi sebuah perusahaan untuk menggunakan program satu ini karena sistem layanan yang diberikan oleh program chatbot bisa digunakan selama 24/7.

Oleh karena itu, ketika seorang pelanggan atau konsumen perusahaan ingin bertanya atau menghubungi perusahaan melalui layanan customer service, sistem chatbot bisa memberikan respon selama 24/7. Sehingga tidak ada batasan waktu bagi para pelanggan yang ingin memberikan pertanyaan.

2. Program Chatbot Akan Lebih Menghemat Waktu Pelanggan

Program chatbot merupakan sebuah program yang secara otomatis secara sistem akan tersedia setiap saat dan bisa pelanggan atau konsumen gunakan tanpa adanya batasan waktu. Hal ini pun yang membuat pelanggan atau konsumen pada akhirnya tidak memerlukan banyak waktu untuk menunggu respon karena program chatbot akan langsung memberikan respon atau tanggapan kepada para pelanggan. Respon yang begitu cepat diberikan tentu akan memberikan kepuasan bagi para pelanggan karena mereka tidak perlu lagi menunggu dalam waktu yang lama.

3. Bisa Meningkatkan Kualitas dari Pengalaman Pelanggan Perusahaan (Customer Experience)

Bisa dikatakan memberikan respon memang sistem chatbot ini akan memberikan respon yang lebih cepat jika dibandingkan pelayanan customer service yang dilakukan oleh manusia biasa. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi customer service yang terintegrasi dengan chatbot agar pelayanan customer dapat dilakukan dengan cepat dari berbagai channel.

Dengan memberikan respon yang tepat dan cepat, tentu hal tersebut akan memberikan sebuah pengalaman yang baik dan menyenangkan bagi para pelanggan atau konsumen. Pengalaman baik yang dirasakan oleh seorang pelanggan ini akan meningkatkan kepuasaan yang dirasakan oleh pelanggan. Secara tidak langsung, kepuasaan tersebut akan membuat pelanggan menjadi loyal kepada perusahaan.

4. Meningkatkan Jumlah Penjualan

Dengan penggunaaan sistem dari chatbot ini tentu akan memberikan sebuah pengaruh di mana perusahaan dapat melakukan efisiensi ketika sedang melayani pelanggan atau konsumen mereka. Ketika hal ini terjadi maka bukan hal yang tidak mungkin akan memberi dampak pada perusahaan memperoleh jumlah maupun laporan penjualan yang meningkat.

Saat seorang pelanggan atau konsumen merasa nyaman ketika berbelanja di toko atau perusahaan Anda, hal ini akan membuat pelanggan semakin merasa loyal dengan jalannya bisnis yang perusahaan Anda lakukan.

5. Dapat Menghemat Biaya

Pada dasarnya, tidak hanya pelanggan atau konsumen perusahaan saja yang bisa memperoleh manfaat dari program chatbot ini, bahkan pebisnis pun juga bisa merasakan manfaat yang nyata dari penggunaan sistem chatbot ini. Salah satu keunggulan manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan ketika sudah menggunakan program chatbot adalah perusahaan sudah tidak perlu lagi melakukan rekrut untuk pelayanan customer service untuk melayani para pelanggan perusahaan.

6. Program Chatbot Adalah Program yang Mendukung Lead Generation

Anda sebagai pemilik perusahaan bisa memperoleh konversi yang didapatkan dari setiap pengunjung yang mengunjungi website perusahaan Anda. Pada dasarnya, program chatbot adalah suatu sistem yang bisa digunakan oleh suatu perusahaan untuk mengumpulkan data data yang sifatnya penting terkait dengan setiap pengunjung website misalnya seperti email, nomor telepon, produk yang sedang dicari, hingga produk yang disukai, dan lain sebagainya. Dengan pemanfaatan dari data tersebut akan membuat perusahaan bisa mencari tahu dan merancang sebuah strategi dari proses pemasaran berikutnya.

Cara Kerja Program Chatbot

Pada dasarnya, cara kerja dari sistem chatbot ini sendiri bisa disesuaikan dengan bagaimana kebutuhan dari bisnis yang Anda atau perusahaan Anda jalankan. Sebagai contoh, Anda bisa mengatur program chatbot untuk memberi suatu jawaban mengenai pertanyaan pertanyaan yang diberikan oleh pelanggan atau konsumen melalui sebuah pesan dalam bentuk teks biasa maupun pesan suara. Tidak hanya itu, program dari chatbot ini pada dasarnya memiliki tiga sistem operasional ketika akan membalas pesan pesan yang diberikan oleh pelanggan, antara lain:

1. Penyesuaian Pola (Pattern Matching)

Program chatbot pada dasarnya merupakan suatu jenis sistem yang bekerja dengan cara melakukan pemindaian kata kunci yang akan dimasukkan oleh seorang pengguna. Lalu, program chatbot ini akan memberikan sebuah tanggapan dengan suatu jawaban yang paling sesuai dengan kata kunci yang telah dimasukkan dan dipilih oleh pelanggan.

Kata kunci ini bisa berupa pola kata yang mirip. Akan tetapi, ketika pelanggan memasukan suatu kata kunci atau pola yang diluar pertanyaan, maka program satu ini tidak bisa memberi sebuah jawaban yang sesuai.

2. Decision Tree Based

Bisa dikatakan jika decision tree based ini merupakan salah satu dari sistem chatbot yang paling sering Anda jumpai pada bot yang memberikan sebuah opsi pertanyaan pada awal percakapan. Untuk program chatbot yang satu ini, maka pelanggan hanya bisa memilih pertanyaan pertanyaan yang memang telah disediakan oleh sistem saja. Ketika tidak ada kata kunci atau pola yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan, maka sebaiknya Anda langsung menghubungi call center perusahaan.

Pada dasarnya, sistem satu ini memiliki suatu kerumitan yang sangat rendah dan lebih cepat, tetapi cara kerja dari chatbot ini dirasa kurang ramah bagi para penggunanya. Hal ini karena para pengguna harus mengikuti apa saja urutan jawaban yang memang sudah disediakan oleh sistem yang telah terprogram secara otomatis.

3. Contextual

Metode ini akan menggunakan suatu sistem kecerdasan buatan yang sifatnya otomatis yaitu machine learning bot sehingga akan membuat program bot bisa memberikan respon bahasa yang alami. Dalam hal ini pengembang memerlukan suatu perencanaan yang strategi dan juga terarah yaitu dengan melakukan rancangan database yang lebih luas lagi sehingga dapat mencakup banyak pertanyaan serta permintaan pengguna.

Dalam hal ini perusahaan bisa mengumpulkan data data pelanggan melalui transkrip obrolan pada fitur live chat ataupun melalui aplikasi WhatsApp business API. Ketika data semakin banyak terkumpul, maka kapasitas dari program bot tersebut akan semakin berkembang untuk memberikan respon kepada para pelanggan.

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami