Setiap perusahaan perlu menerapkan sistem penggajian beserta prosedurnya.
Pasalnya, sistem ini memungkinkan karyawan Anda mendapatkan bayaran dalam jumlah yang tepat secara tepat waktu.
Namun, proses penggajian secara manual dan tradisional bisa jadi memakan waktu yang cukup lama sehingga tidak efisien.
Di sinilah peran sistem penggajian yang memungkinkan Anda menjalankan proses penggajian dengan cepat dan efisien melalui aplikasi penggajian.
Dengan menghabiskan lebih sedikit waktu dan tenaga untuk penggajian, Anda dapat fokus pada kebutuhan bisnis lain yang lebih mendesak.
Nah, tanpa berlama-lama lagi, mari simak apa itu sistem penggajian karyawan serta bagaimana prosedurnya dalam perusahaan.
Apa itu Sistem Penggajian?
Sistem penggajian adalah proses mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan proses pembayaran upah karyawan dan pengajuan pajak pekerjaan.
Bagi perusahaan, sistem ini juga berguna untuk melacak jam kerja, menghitung upah, pemotongan pajak, mencetak dan membayar pajak pekerjaan pemerintah.
Setiap periode pembayaran, Anda selaku pemberi kerja harus menghitung dan mendistribusikan upah karyawan.
Anda bertanggung jawab untuk menjumlahkan jam kerja seorang karyawan dan menghitung upah kotor para karyawan secara akurat.
Sistem ini umumnya berbentuk software yang digunakan untuk untuk memasukkan nominal upah dan jam kerja.
Kemudian perangkat lunak ini menggunakan informasi tersebut untuk secara otomatis melakukan perhitungan dan melakukan pemotongan pajak, asuransi, dan lain-lain.
Sebagian besar software sistem penggajian diperbarui secara otomatis ketika undang-undang pajak berubah.
Anda perlu melakukan perencanaan rinci dari seluruh proses penggajian.
Pasalnya, selalu ada pekerjaan lain terkait tugas-tugas berkelanjutan yang membutuhkan perhatian dan pemantauan konstan.
Misalnya, perubahan pemotongan pajak, kontribusi, dan hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam prosesnya.
Prosedur Sistem Penggajian
Dalam sistem penggajian karyawan, prosedurnya dapat dibagi menjadi tiga tahap, yakni pra-penggajian, penggajian aktual, dan pasca penggajian. Simak penjelasannya berikut ini:
1. Pra-penggajian
Kegiatan awal pada tahap pra-penggajian adalah menentukan kebijakan.
Pada tahap awal ini, penting untuk menetapkan kebijakan perusahaan seperti kebijakan gaji, kebijakan cuti dan tunjangan, serta kebijakan kehadiran.
Pastikan bahwa kebijakan ini didefinisikan dengan baik dan ditandatangani oleh manajemen perusahaan Anda sehingga proses penggajian standar dapat ditetapkan.
Selanjutnya, Anda perlu mengumpulkan data input.
Pada tahap ini, Anda harus berinteraksi dan berkolaborasi dengan banyak departemen dalam perusahaan Anda.
Dengan begitu, departemen lain pun dapat memberi Anda lebih banyak akses ke informasi penting seperti revisi gaji tengah tahun dan data kehadiran.
Proses pengumpulan data inilah yang bisa jadi sangat melelahkan.
Tetapi, software sistem penggajian memiliki fitur terintegrasi seperti manajemen cuti dan kehadiran serta portal layanan mandiri karyawan untuk mempermudah pekerjaan Anda.
Proses selanjutnya dalam tahap pra-penggajian adalah validasi input.
Pada proses ini, yang perlu Anda lakukan adalah memeriksa validitas data input apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau belum.
Inilah saatnya untuk memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan dan tidak ada karyawan non-aktif yang masuk dalam pembayaran gaji.
2. Proses Penghitungan Penggajian
Pada tahap ini, langkah awal yang perlu Anda lakukan adalah perhitungan penggajian.
Ini adalah tahap dalam proses penggajian dimana data input dimasukkan ke dalam sistem payroll untuk diproses.
Proses ini menghasilkan gaji bersih yang dihasilkan setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan.
Setelah proses ini selesai, selanjutnya adalah Anda merekonsiliasi nilai dan memverifikasi akurasi untuk menghindari kesalahan.
3. Pasca-penggajian
Pada saat pemrosesan, semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti EPF (Employee Provident Fund), pengurangan pajak penghasilan dan asuransi dipotong dari gaji.
Frekuensi proses ini dapat bervariasi tergantung pada iuran. Sebagian besar biaya ini dapat dilakukan melalui formulir khusus yang ditetapkan.
Setelah semua iuran dibayar, laporan pengembalian diajukan.
Berikutnya, penting bagi Anda untuk mencatat semua transaksi keuangannya untuk proses penggajian.
Gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional untuk dicatat dalam pembukuan akuntansi perusahaan.
Anda harus selalu memastikan bahwa semua data gaji dan penggantian dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan secara akurat.
Selanjutnya, masuk ke proses pembayaran gaji karyawan. Gaji dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek atau transfer bank.
Biasanya, perusahaan akan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan.
Setelah penggajian diproses, perusahaan perlu memastikan rekening bank karyawan memiliki cukup dana untuk melakukan pembayaran gaji.
Langkah selanjutnya adalah mendapatkan pernyataan bank terkait gaji karyawan ke cabang perusahaan.
Pernyataan ini mencakup rincian seperti id karyawan, nomor rekening bank, dan nominal upah.
Nah, apabila Anda menggunakan software payroll yang memiliki portal data karyawan, maka Anda akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji.
Selain itu, karyawan dapat mengakses akun dan slip gaji mereka.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji Karyawan Simpel dan Mudah4. Pelaporan
Langkah yang terakhir adalah pelaporan.
Setelah Anda menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta laporan tentang pengeluaran biaya untuk gaji karyawan.
Maka dari itu, Anda perlu mengumpulkan data dan mengekstrak informasi yang diperlukan untuk menyusun laporan ini.
Skala Sistem Penggajian di Indonesia
Di Indonesia sendiri, dikenal 3 jenis atau skala sistem penggajian yang memiliki perbedaan dalam penerapan pemberian dan indikator yang menjadi acuannya.
1. Sistem Penggajian Skala Tunggal
Indikator yang menjadi acuan dalam pemberian gaji pada skala ini yaitu pangkat atau jabatan yang sama. Selain itu, sistem ini tidak memperhatikan beban kerja maupun tanggungjawab dalam suatu pekerjaan.
2. Sistem Penggajian Skala Ganda
Sedikit berbeda dengan skala tunggal, sistem penggajian skala ganda menitikberatkan pada 3 indikator utama. Dalam hal ini yaitu performa kinerja, prestasi yang dicapai, dan beban kerja serta tanggungjawab yang terdapat dalam suatu pekerjaan.
3. Sistem Penggajian Skala Campuran
Pada sistem ini merupakan gabungan dari sistem penggajian skala tunggal dan ganda. Dalam skala campuran, status karyawan dengan pangkat atau jabatan yang setara mendapat gaji yang sama. Ditambah komponen tunjangan yang akan didapat sesuai dengan beban kerja yang dipikul.
Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan Sistem Penggajian?
Penggajian merupakan bagian integral dari operasional perusahaan.
Tidak hanya sebagai bentuk tanggung jawab atas kompensasi gaji karyawan, tetapi juga berperan penting dalam memastikan bahwa perusahaan taat terhadap UU perpajakan.
Berikut adalah alasan lain mengapa sistem penggajian sangat penting bagi perusahaan:
1. Efisiensi Waktu
Sistem penggajian dapat membantu Anda merampingkan proses penggajian.
Proses menambahkan angka secara manual, memasukkan data, dan menghitung pajak dalam tahap penggajian bisa sangat memakan waktu.
Maka dari itu, dengan adanya sistem penggajian, Anda dapat menghemat lebih banyak waktu untuk penggajian sehingga bisnis Anda dapat berjalan lebih optimal.
2. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Alasan lain kenapa perusahaan perlu menerapkan sistem penggajian adalah karena karyawan tentu ingin menerima upah yang seharusnya mereka terima tepat waktu.
Jika gaji terlambat masuk ke rekening bank karyawan, tentu hal ini dapat menghambat mereka dalam memenuhi kebutuhan hidup seperti membayar tagihan, dan lain-lain.
Hal tersebut tentu bisa merusak kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Pembayaran yang terlambat dan tidak akurat kemungkinan akan menyebabkan karyawan Anda mempertanyakan stabilitas keuangan perusahaan.
Beda hanya jika perusahaan menerapkan sistem penggajian, maka sistem tersebut akan membantu memastikan karyawan dibayar sesuai jumlahnya secara tepat waktu.
Dengan membayar perusahaan Anda tepat waktu secara konsisten pasti akan berdampak pada moral karyawan Anda.
Hal ini dapat mempengaruhi lingkungan dan budaya perusahaan Anda secara keseluruhan, sehingga menimbulkan sikap positif dan rasa kepuasan kerja dari karyawan.
Dengan begitu, kinerja karyawan sehari-hari pun jadi lebih maksimal.
3. Mempertahankan Reputasi Perusahaan
Selain gaji karyawan, perusahaan harus memastikan bahwa aktivitas penggajiannya sesuai dengan undang-undang pajak dan ketenagakerjaan negara tersebut.
Mengikuti undang-undang legislatif dan memenuhi kewajiban pajak secara efisien menjadikan perusahaan sebagai pemberi kerja yang stabil.
Peningkatan reputasi perusahaan ini pada akhirnya akan menarik dan mempertahankan kumpulan bakat yang solid.
4. Mempermudah Aktivitas Pelaporan
Sistem penggajian juga membantu perusahaan mematuhi undang-undang perpajakan dan ketenagakerjaan.
Perusahaan perlu melaporkan pemotongan pajak gaji, pembayaran, dan status karyawan mereka kepada pemerintah setiap tiga bulan atau setiap tahun.
Persyaratan perusahaan Anda sering kali bergantung pada ukuran gaji karyawan Anda dan jenis bisnis yang Anda jalankan.
Selain itu, tiap negara pun memiliki undang-undang perburuhan yang berbeda mengenai upah minimum, lembur, prosedur pemutusan hubungan kerja, dan banyak lagi.
Nah, adanya sistem penggajian membuat aturan tersebut lebih mudah diikuti dan dipahami.
Demikianlah artikel terkait sistem payroll beserta prosedurnya yang perlu Anda pahami.
Setiap perusahaan memiliki prosedur dan sistem penggajian yang berbeda, tergantung pada kebutuhan dan kepentingan masing-masing perusahaan.
