Salah satu alasan di balik pemotongan gaji karyawan adalah karena absen atau tidak hadir di tempat kerja atau tidak melakukan pekerjaan pada hari tertentu.
Maka dari itu, penting bagi Anda sebagai HR perusahaan untuk mengetahui bagaimana cara menghitung pemotongan gaji berdasarkan absensi karyawan serta aturannya.
Jadi, Anda tidak akan semena-mena memotong gaji karyawan Anda karena ada beberapa alasan ketidakhadiran yang tidak memperbolehkan Anda untuk melakukan hal tersebut.
Absensi atau kehadiran menjadi hal yang cukup penting bagi karyawan karena dapat mempengaruhi jumlah gaji yang akan diterima, apakah gaji pokok secara penuh atau tidak. Maka dari itu, penggunaan teknologi seperti aplikasi absensi di android dapat membantu karyawan melakukan absensi lebih fleksibel dan mudah.
Sebagai seorang karyawan hendaknya juga harus mengetahui aturan pemotongan gaji ini agar tidak sembarangan absen saat bekerja. Nah, seperti apa aturan pemotongan gaji berdasarkan absensi karyawan dan bagaimana car menghitungnya? Mari simak informasinya di bawah ini!
Aturan Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi
Pada dasarnya, perusahaan wajib membayar gaji karyawan sesuai aturan Upah Minimum Regional (UMR) atau yang telah disepakati sebelumnya.
Akan tetapi, saat karyawan ternyata tidak hadir tanpa alasan (absen) dan tidak mengerjakan tugasnya pada hari kerja, maka perusahaan pun punya hak untuk memotong gaji mereka.
Pemotongan gaji pokok karyawan ini dihitung berdasarkan jumlah hari kerja karyawan selama satu bulan dan dikurangi jumlah hari karyawan tersebut absen.
Jadi, bila karyawan tidak bekerja pada hari kerja tanpa disertai keterangan, maka ia pun tidak dibayar. Kondisi ini sesuai dengan asas di Indonesia yakni No Work No Pay.
Meskipun sebagai manajer perusahaan Anda mempunyai wewenang tersebut, Anda tidak boleh sembarangan dalam melakukan pemotongan gaji karyawan Anda.
Pemotongan gaji haruslah mengacu pada peraturan UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2013, lebih tepatnya pasal 93 ayat 1.
Undang-Undang tersebut menegaskan bahwa perusahaan punya hak untuk tidak membayar gaji karyawan jika mereka tidak melakukan pekerjaan yang telah dibebankan kepadanya.
Apalagi jika karyawan tersebut tidak bekerja tanpa menyertakan alasan atau keterangan yang jelas atas ketidakhadirannya.
Akan tetapi, terdapat beberapa kondisi atau alasan yang tidak memperbolehkan perusahaan memotong gaji karyawan karena tidak memenuhi kehadiran atau tidak bekerja.
Alasan-alasan tersebut termuat dalam UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, yakni dalam pasal 93 ayat 2 yang menjelaskan beberapa ketentuan dari kondisi tersebut.
Beberapa di antaranya yaitu:
- Karyawan sedang dalam kondisi sakit yang tidak memungkinkannya untuk memenuhi kehadiran dan bekerja sebagaimana mestinya.
- Sedang mengalami nyeri haid pada hari pertama menstruasi bagi karyawan perempuan.
- Karyawan tersebut mempunyai kepentingan untuk menikah, menikahkan, membaptiskan, mengkhitankan, melahirkan, atau bahkan gugur kandungan.
- Ada anggota keluarga atau kerabat yang meninggal dunia.
- Sedang memenuhi kewajiban menjalankan ibadah sehingga tidak memungkinkan untuk hadir di tempat kerja, misalnya ibadah haji atau umrah.
- Ada kewajiban negara yang harus dijalankan.
- Karyawan yang menggunakan hak cuti.
- Perusahaan belum mempekerjakan karyawan tersebut, entah karena ada kendala atau kesalahan dari pihak perusahaan.
- Sedang memenuhi tugasnya di luar kantor disertai persetujuan dari manajer perusahaan.
- Memiliki kepentingan untuk menempuh pendidikan lebih lanjut atas permintaan perusahaan, baik itu pendidikan formal maupun non formal.
Jangan sampai perusahaan melakukan pemotongan gaji pokok karyawan jika ketidakhadiran karyawan tersebut disertai alasan atau kondisi di atas.
Sebagai karyawan pun juga harus teliti dalam memeriksa jumlah gaji yang ia terima apakah sesuai dengan absensi atau kehadirannya.
Maka dari itu, penting bagi perusahaan maupun karyawan untuk memahami aturan ini.
Lalu, bagaimana cara menghitung pemotongan gaji berdasarkan absensi yang benar? Simak penjelasan selanjutnya, ya!
Baca juga: Apa Itu Take Home Pay? Bagaimana Cara Menghitungnya?
Cara Menghitung Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi Karyawan
Pernahkah Anda mendengar atau menggunakan sistem prorata dalam menghitung pemotongan gaji berdasarkan absensi atau presensi karyawan?
Sistem inilah yang paling sering digunakan di Indonesia, yakni dengan menyesuaikan jumlah hari kerja karyawan dalam hal penggajian.
Konsep ini hampir sama dengan pemberian Tunjangan Hari Raya (THR) bagi karyawan baru.
Contohnya, ada karyawan baru di perusahaan A bernama Haikal yang baru bekerja di perusahaan tersebut selama 7 bulan.
Artinya, belum ada 1 tahun masa kerja yang ditempuh Haikal di perusahaan A. Akan tetapi, Haikal tetap saja berhak mendapatkan THR dari perusahaan.
Namun dalam kasus Haikal, jumlah THR tentu tidak sama dengan karyawan lain yang sudah lebih lama bekerja di perusahaan tersebut.
Jadi, Haikal pun hanya mendapatkan nominal THR sesuai dengan masa atau hari kerjanya, yakni 7/12 dari gaji pokoknya.
Nah, untuk rumus menghitung pemotongan gaji berdasarkan absensi adalah sebagai berikut:
Gaji = (Total hari kerja karyawan ÷ Total hari kerja selama sebulan) х gaji pokok karyawan dalam sebulan
Untuk contohnya, perhatikan ilustrasi di bawah ini:
Risa Amira adalah salah satu staff administrasi di sebuah perusahaan manufaktur. Dalam sat bulan ia menerima gaji sebesar Rp. 3.000.000 dari perusahaan.
Pada bulan Maret 2019, ia absen kerja atau tidak hadir tanpa menyertakan keterangan sebanyak 3 hari.
Dan pada bulan tersebut, hari kerja perusahaan dalam sebulan adalah 23 hari.
Berdasarkan ilustrasi tersebut, maka cara menghitung pemotongan gaji berdasarkan absensi dari Risa adalah sebagai berikut:
Total hari kerja Risa = Total hari masuk kerja perusahaan − Jumlah absen
= 23 hari − 3 hari
= 20 hari
Gaji Risa = (20÷23) х Rp. 3.000.000
= Rp. 2.608.695 (atau dibulatkan menjadi Rp. 2.609.000)
Dari penghitungan tersebut, maka pada bulan Maret 2019 Risa menerima gaji sebesar Rp. 2.609.000 dari perusahaan tempatnya bekerja akibat dari absennya selama 3 hari.
Berdasarkan penghitungan tadi, Anda juga menyimpulkan bahwa nominal pemotongan gaji akibat ketidakhadiran karyawan selama 3 hari ternyata cukup besar.
Namun, perlu Anda ketahui bahwasannya perusahaan tidak bisa memotong gaji pokok karyawan lebih dari 50% dengan alasan atau kondisi apapun.
Hal ini juga sudah diatur dalam PP Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan Karyawan.
Dengan menerapkan batasan tersebut, diharapkan perusahaan di Indonesia tetap memperlakukan karyawannya secara lebih manusiawi.
Untuk mengurangi risiko perselisihan antara karyawan dan perusahaan terkait sistem penggajian, maka perusahaan pun harus secara eksplisit mengatur kebijakannya.
Terutama terkait metode perhitungan gaji berdasarkan absensi para karyawan.
Perusahaan bisa memasukan aturan tersebut dalam kebijakan perusahaan atau cukup mencantumkannya dalam kontrak kerja.
Jika Anda selaku manajer perusahaan mengetahui ada karyawan yang absen kerja tanpa keterangan, maka hendaknya Anda harus segera berkomunikasi dengan karyawan tersebut.
Dengan begitu, Anda bisa memastikan kondisi karyawan serta meminimalisir terjadinya kesalahpahaman tentang pemotongan gaji yang akan diterima oleh karyawan.
Tim HR juga dapat menggunakan aplikasi penggajian dari Talenta by Mekari yang dapat menghitung gaji secara otomatis dan mendistribusikannya dengan lebih cepat.
Nah, begitulah informasi terkait aturan pemotongan gaji berdasarkan absensi karyawan beserta cara menghitungnya yang perlu Anda pahami.
Entah itu sebagai karyawan maupun manajer perusahaan, hendaknya mengetahui seluk beluk pemotongan gaji untuk meminimalisir perselisihan.
