Karyawan tidak hadir di tempat kerja? Berdasarkan hukum di Indonesia, perusahaan berhak untuk tidak membayar gajinya.
Namun, hal ini tidak bisa dilakukan sembarangan, karena ada acuan peraturan yang mendasari pemotongan gaji karyawan.
Karena itu, penting bagi HR untuk memahami seperti apa aturannya dan cara menghitungnya. Yuk, simak penjelasannya berikut ini!
Aturan pemotongan gaji berdasarkan absensi
Pada dasarnya, perusahaan wajib membayar gaji karyawan sesuai aturan Upah Minimum Regional (UMR) atau yang telah disepakati sebelumnya. Namun, jika karyawan tidak hadir tanpa alasan, perusahaan dapat memotong gaji berdasarkan absensi.
Pemotongan ini sesuai dengan asas No Work No Pay yang diterapkan di Indonesia. Pemotongan gaji harus mengikuti aturan UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2013, pasal 93 ayat 1, yang memberikan hak kepada perusahaan untuk tidak membayar gaji jika pekerjaan tidak dilakukan.
Namun, ada kondisi yang tidak memperbolehkan pemotongan gaji, seperti:
- Karyawan sedang dalam kondisi sakit yang tidak memungkinkannya untuk memenuhi kehadiran dan bekerja sebagaimana mestinya.
- Sedang mengalami nyeri haid pada hari pertama menstruasi bagi karyawan perempuan.
- Karyawan tersebut mempunyai kepentingan untuk menikah, menikahkan, membaptiskan, mengkhitankan, melahirkan, atau bahkan gugur kandungan.
- Ada anggota keluarga atau kerabat yang meninggal dunia.
- Sedang memenuhi kewajiban menjalankan ibadah sehingga tidak memungkinkan untuk hadir di tempat kerja, misalnya ibadah haji atau umrah.
- Ada kewajiban negara yang harus dijalankan.
- Karyawan yang menggunakan hak cuti.
- Perusahaan belum mempekerjakan karyawan tersebut, entah karena ada kendala atau kesalahan dari pihak perusahaan.
- Sedang memenuhi tugasnya di luar kantor disertai persetujuan dari manajer perusahaan.
Memiliki kepentingan untuk menempuh pendidikan lebih lanjut atas permintaan perusahaan, baik itu pendidikan formal maupun non formal.
Baca Juga: Apa Itu Take Home Pay? Bagaimana Cara Menghitungnya?
Cara menghitung pemotongan gaji
Sistem prorata sering digunakan dalam menghitung pemotongan gaji berdasarkan absensi karyawan di Indonesia. Ini mirip dengan konsep pemberian Tunjangan Hari Raya (THR) bagi karyawan baru.
Misalnya, jika seorang karyawan bekerja selama 7 bulan, THR-nya akan disesuaikan dengan masa kerjanya, contohnya 7/12 dari gaji pokok.
Rumus untuk menghitung pemotongan gaji berdasarkan absensi adalah:
Gaji = (Total hari kerja karyawan ÷ Total hari kerja selama sebulan) х gaji pokok karyawan dalam sebulan
Sebagai contoh, Risa Amira, seorang staf administrasi, menerima gaji Rp3.000.000 dari perusahaan. Jika dia absen 3 hari pada bulan Maret (total hari kerja perusahaan 23 hari), pemotongan gajinya dapat dihitung sebagai berikut:
Berdasarkan ilustrasi tersebut, maka cara menghitung pemotongan gaji berdasarkan absensi dari Risa adalah sebagai berikut:
Total hari kerja Risa = Total hari masuk kerja perusahaan − Jumlah absen
= 23 hari − 3 hari
= 20 hari
Gaji Risa = (20÷23) х Rp3.000.000
= Rp2.608.695 (atau dibulatkan menjadi Rp2.609.000)
Dari penghitungan tersebut, maka pada bulan Maret 2019 Risa menerima gaji sebesar Rp. 2.609.000 dari perusahaan tempatnya bekerja akibat dari absennya selama 3 hari.
Berdasarkan penghitungan tadi, Anda juga menyimpulkan bahwa nominal pemotongan gaji akibat ketidakhadiran karyawan selama 3 hari ternyata cukup besar.
Penting untuk diingat bahwa perusahaan tidak dapat memotong gaji pokok karyawan lebih dari 50%, sesuai dengan regulasi PP Nomor 78 Tahun 2015.
Perusahaan disarankan untuk secara eksplisit mengatur kebijakan pemotongan gaji berdasarkan absensi dalam kebijakan perusahaan atau kontrak kerja untuk menghindari perselisihan.
Manajer perusahaan juga disarankan berkomunikasi dengan karyawan yang absen tanpa keterangan untuk memahami situasinya.
Penggunaan aplikasi penggajian, seperti Mekari Talenta, dapat memudahkan penghitungan gaji dan distribusinya, serta mengurangi risiko perselisihan. Dengan pemahaman aturan pemotongan gaji, baik karyawan maupun manajer dapat meminimalisir potensi konflik terkait sistem penggajian.
