Image

Syarat Pengajuan Sertifikat Elektronik dan Cara Memperbaruinya

Tahukah Anda apa itu sertifikat elektronik? Mulai 2022 ini, EFIN (Electronic Filing Identification Number) akan diganti dengan sertifikat elektronik yang berfungsi di berbagai aktivitas perpajakan online.

Itu artinya, akan ada perubahan syarat pengajuan sertifikat elektronik dalam pembuatannya.
Awalnya, sertifikat elektronik hanya dokumentasi eksklusif yang dikenakan bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) saja. Namun dalam aturan terbaru, surat elektronik bersifat umum bagi seluruh Wajib Pajak Non-PKP.

seorang pegawai sedang mengajukan sertifikat elektronik

Apa Itu Sertifikat Elektronik Pajak (Digital Certificate) atau Sertel?

Melihat kepentingannya tersebut, Anda wajib mengetahui apa itu surat elektronik dan bagaimana syarat pengajuannya. Berikut telah dirangkum informasi mengenai apa saja darat yang diperlukan dalam mengajukan surat elektronik.

Mengacu pada Pasal 1 Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-04/PJ/2017, Sertifikat elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik dan memuat tanda tangan dan identitas suatu objek hukum pihak yang terlibat dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh DJP atau penyelenggara sertifikasi.

Sementara itu, tanda tangan elektronik adalah bukti diri yang terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat autentikasi dan verifikasi. Dengan demikian, sertifikasi elektronik adalah autentikasi identitas pengguna aktivitas perpajakan online yang berisi identitas Wajib Pajak dan tanda tangan elektronik.

Apa Tujuan Sertifikat Elektronik bagi Para Wajib Pajak?

DJP (Direktorat Jenderal Pajak) menekankan, penggunaan sertifikat elektronik pajak tidak lagi eksklusif diperuntukkan hanya bagi PKP, akan tetapi juga berlaku pada semua objek Wajib Pajak. Kebijakan ini bertujuan untuk meningkatkan keamanan pelayanan perpajakan berbasis digital.

Apa Fungsi Sertifikat Elektronik?

Bersandar pada Pas 40 PER-04/PJ/2020, sertifikat elektronik digunakan untuk mendorong kemudahan layanan perpajakan secara online atau elektronik. Adapun layanan perpajakan online yang dimaksud diantaranya:

  • Permohonan NSP (Nomor Seri Faktur Pajak).
  • Pembuatan e-Faktur (Faktur Pajak Elektronik).
  • Pengajuan bukti pemungutan atau pemotongan berbasis digital (Bukti Potong Pajak Elektronik), permohonan pelaporan SPT Masa Pajak Penghasilan (e-Bupot).
  • Pembuatan surat keberatan digital.
  • Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran dalam mengisi SPT Tahunan oleh Wajib Pajak.
  • Mendukung layanan perpajakan online lainnya yang telah disediakan oleh DJP.

Syarat Pengajuan Sertifikat Elektronik

Untuk mengajukan permohonan sertifikasi elektronik, ada beberapa ketentuan dan persyaratan yang berlaku untuk para Wajib Pajak. Seperti tertulis dalam Pasal 42 Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor Per-04/PJ/2020, berikut syarat pengajuan sertifikat elektronik yang perlu diperhatikan.

  1. Wajib Pajak harus mengisi formulir permintaan sertifikat elektronik serta mempersiapkan passphrase kemudian melakukan verifikasi dan autentikasi identitas.
  2. Pengakuan permohonan surat elektronik bagi Wajib Pajak orang pribadi dapat dilakukan oleh orang yang bersangkutan langsung. Kecuali dalam kondisi tertentu bisa diwakilkan oleh orang lain dengan sejumlah syarat dan ketentuan tambahan.
  3. Permintaan pengajuan sertifikat elektronik dapat ditujukan ke pihak KKP atau KP2KP, tempat Wajib Pajak terdaftar, untuk Wajib Pajak orang pribadi, atau KPP/KP2KP, tempat Wajib Pajak orang pribadi terdaftar yang sudah meninggal, dan bagi Wajib Pajak Warisan Belum Terbagi.
  4. Wajib mengisi, menandatangani, dan menyerahkan Formulir Permintaan sertifikat.
  5. Wajib menyerahkan sejumlah fotokopi dokumen identitas meliputi:
  6. KTP bagi Warga Negara Indonesia (WNI).
  7. Paspor atau Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP) bagi Warga Negara Asing (WNA) bila sudah terdaftar sebagai Wajib Pajak.
  8. Kartu NPWP/SKT
  9. Menyerahkan surat asli penunjukan milik Wajib Pajak orang pribadi berdasarkan kondisi tertentu.

Untuk Pengusaha Kena Pajak (PKP) sendiri, ada beberapa syarat pengajuan sertifikat elektronik yang harus dipenuhi agar bisa mendapatkan sertifikat elektronik sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor Per – 28/PJ/2015.

Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Sertifikat Elektronik harus ditandatangani dan disampaikan langsung oleh pengurus PKP yang bersangkutan ke KPP dimana tempat PKP dikukuhkan serta tidak diizinkan untuk dialihkuasakan ke pihak lain.

Adapun Pengurus yang sebagaimana dimaksud pada poin nomor 1 adalah:

  • Orang yang secara nyata memiliki wewenang dalam menentukan kebijakan atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan.
  • Dimana sebelumnya telah melalui beberapa kali perubahan terakhir disesuaikan dari Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2009; dan,
  • Namanya sudah tertulis dalam Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan Pajak Penghasilan (PPh) Badan dengan jangka penyampaian telah jatuh tempo saat mengajukan permohonan sertifikat elektronik, kecuali untuk PKP cabang dan Join Operation (KSO).

SPT Tahunan PPh Badan harus sudah disampaikan pada KKP dengan menyertakan bukti asli SPT Tahunan PPh Badan beserta tanda terima/bukti penerimaan atas laporan SPT.

Dalam hal jika nama Pengurus tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan, maka Pengurus tersebut harus menunjukan dokumen asli dan menyerahkan fotokopi identitas diri berupa:

  • Surat pengangkatan pihak Pengurus yang bersangkutan; dan
  • Akta pendirian perusahaan atau asli penunjukan yang merupakan Bentuk Usaha Tetap (BUT)/permanent establishment dari induk perusahaan yang ada di luar negeri.

Pengurus harus menunjukkan dokumen asli dan menyerahkan fotokopi identitas data diri meliputi Kartu Tanda Penduduk Elektronik (E-KTP) dan Kartu Keluarga (KK).

Jika Pengurus adalah Warga Negara Asing (WNA), maka harus menunjukkan dokumen asli dan menyerahkan fotokopi Paspor, KITAS, atau KITAP.

Pengurus harus menyerahkan softcopy pas foto terbaru yang disimpan dalam compact disc (CD) atau media penyimpanan lain sebagai bukti kelengkapan pengajuan atas permintaan sertifikat elektronik.

Adapun file foto harus diberi nama: Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) PKP-nama pengurus-nomor kartu Identitas pengurus.

Setelah semua syarat pengajuan sertifikat elektronik lengkap terpenuhi, staf pegawai di KKP akan meminta foto pengurus. Kemudian pengurus diminta untuk memasukkan passphrase yang akan digunakan sebagai kode keamanan di samping password.

Dalam surat elektronik perpajakan, passphrase bersifat sangat penting karena berguna sebagai instalasi kode sertifikat dari KKP dan registrasi faktur Elektronik.

Masa Berlaku Sertifikat Elektronik

Masa berlaku sertifikat elektronik (Sertel) yang dimiliki oleh Wajib Pajak hanya berlaku dua tahun dan harus diperpanjang oleh pengguna. Masa berlaku itu dihitung per tanggal Sertel dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Jika Sertel pajak tidak diperbarui sesuai masa berlaku yang ditentukan, maka autentikasi Sertifikat Elektronik yang tercantum di aplikasi eFaktur tidak akan berjalan dan pengguna atau PKP tidak akan bisa mengunggah Faktur Pajak Digital.

Sementara itu, Wajib Pajak dapat membuat permohonan sertifikat elektronik baru ke DJP jika memiliki alasan seperti berikut ini.

  • Masa berlaku surat elektronik akan atau sudah berakhir.
  • Terjadi penyalahgunaan Sertel, baik di dalam maupun di luar kendali Wajib Pajak.
  • Terdeteksi adanya potensi penyalahgunaan sertifikat elektronik.
  • Lupa atau tidak diketahui passphrase Sertel.
  • Disebabkan oleh alasan lain yang membuat pengguna harus meminta Sertel yang baru

Jika NPWP Wajib Pajak dilakukan penghapusan baik sesuai permohonan atau secara jabatan, maka secara otomatis masa berlaku status sertifikasi juga akan berakhir seiring penghapusan NPWP tersebut.

Baca Juga: Mengenal Fungsi, Syarat, dan Cara Membuat NPWP Karyawan

Cara Memperbarui Sertifikat Elektronik yang Kadaluarsa

Cara memperbarui sertifikat elektronik pajak ini tidak jauh berbeda dengan cara ketika pertama kali mengajukan permohonan pembuatannya. Caranya, Wajib Pajak harus mengajukan surat permohonan dengan beberapa syarat seperti berikut:

  • Surat permintaan perpanjangan surat elektronik yang sudah dibubuhi tanda tangan.
  • Surat pernyataan berisi persetujuan menggunakan sertifikat elektronik DJP dengan dilengkapi materai.
  • Dokumen asli dan fotokopi SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir.
  • Bukti tanda terima asli dan fotokopi pelaporan SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir.
  • Berkas asli dan fotokopi Kartu Keluarga (KK).
  • Lampiran softcopy pas foto terbaru milik Pengurus.
  • Siapkan password untuk nomor seri faktur pajak.

Kapan Harus Memperpanjang Sertifikat Elektronik?

Sudah disinggung sebelumnya, bahwa masa ideal berlakunya surat elektronik adalah dua tahun. Bagaimana cara mengetahui tanggal pastinya itu? Sebenarnya tidak sulit. Pasalnya, sertifikat elektronik akan otomatis terinstal pada browser yang dipakai Wajib Pajak ketika memperoleh sertifikat tersebut.

Jadi, pengguna bisa tahu kapan dikeluarkannya sertifikasi Elektronik oleh Ditjen Pajak. Lantas bagaimana cara mengetahui masa berlakunya? Cobalah buka menu Control Panel pada browser yang biasa digunakan. Kemudian, arahkan kursor ke bagian Internet Options dan pilih opsi Tab Content.

Dalam menu ini biasanya telah tersimpan tautan sertifikat digital yang berisi informasi terkait tanggal masa berlaku. Sehingga untuk mengetahui masa berlaku suatu sertifikat digital pajak tidak perlu mendatangi kantor KKP terdekat.

Hal Penting yang Harus Diperhatikan Terkait Syarat Pengajuan Sertifikat Digital

Ada beberapa hal penting lain yang tidak boleh Anda abaikan dalam syarat pengajuan sertifikat elektronik pajak ini. Salah satunya adalah terkait passphrase baru atau yang berbeda dari passphrase lama.

Anda pun nantinya akan diminta untuk melakukan registrasi ulang melalui aplikasi e-Faktur setelah berhasil memperpanjang sertifikat digital ini. Lalu bagaimana dengan data-data yang sudah tercantum pada keterangan sertifikasi sebelumnya?

Tak perlu khawatir, semua data tersebut tidak akan hilang ketika sertifikat Elektronik diperbarui. Sekarang, Anda bisa coba cek sendiri masa berlaku sertifikat Elektronik yang dimiliki. Jika memang sudah mendekati masa akhir berlakunya, segera ajukan permohonan perpanjangan sebelum kadaluarsa.

Pastikan Anda sudah memenuhi dan mempersiapkan syarat pengajuan sertifikat digital dan memperhatikan sejumlah hal penting agar proses pengajuan berjalan lancar. Dengan begitu, Anda tetap bisa memanfaatkan berbagai fungsi e-Faktur yang bisa diakses melalui website efaktur.pajak.go.id.

Selain itu bisa juga dengan mengaksesnya melalui platform pajak online yang disediakan PJAP resmi dan beroperasi di bawah pengawasan Ditjen Pajak.

Ketentuan Pencabutan Sertifikat Elektronik

Pencabutan sertifikat digital pajak dapat dilakukan oleh 2 pihak, yaitu oleh DJP selalu pihak penyelenggara Sertel, berikutnya oleh pihak Pengurus PKP yang sudah tidak membutuhkan Surat sertifikat tersebut.

Biasanya, pencabutan Sertel oleh pihak DJP dilakukan secara paksa karena ada beberapa hal yang memicunya. Salah satu penyebab itu terkait dokumen yang dicantumkan dalam pengajuan sertifikat dianggap tidak valid.

Ketika sertifikat dibuat menggunakan dokumen yang tidak valid lalu diketahui oleh pihak DJP, maka sertifikat yang sebelumnya diberikan akan dicabut secara sepihak oleh DJP.

Selain itu, meskipun Sertel memasuki masa expired atau belum kadaluarsa, jika Wajib Pajak tidak melakukan pembayaran pajak SPT selama 3 periode berturut-turut, maka DJP akan mencabut sertifikat yang ada.

Adapun penyebab terakhir yang memungkinkan pencabutan ini terjadi adalah adanya pengukuhan PKP, sehingga secara otomatis pihak perpajakan yang berwenang akan mencabut Sertel PKP tersebut.

Siapa Saja yang Bisa Melakukan Perpanjangan Sertifikat Elektronik?

Semua proses pengajuan perpanjangan sertifikat online pajak harus dilakukan langsung oleh pihak Wajib Pajak yang bersangkutan atau Pengurus PKP yang memiliki wewenang dalam penentuan kebijakan di perusahaan.

Adapun Pengurus atau staf PKP yang dimaksud adalah pihak yang namanya sudah tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan tahun terakhir dari perusahaan. Dalam mengajukan perpanjangan sertifikat, Wajib Pajak pribadi maupun PKP boleh memasukkan passphrase yang baru dan tidak mengikuti dengan passphrase lama.

Setelah melakukan perpanjangan Sertifikat Elektronik, pihak WP pribadi maupun Pengurus PKP tidak perlu lagi melakukan registrasi ulang pada aplikasi Faktur Digital (e-Faktur). Pasalnya, data-data yang dimiliki Wajib Pajak akan tersimpan aman dan tidak akan hilang setelah sertifikat diperbarui.

Dengan demikian, WP atau perusahaan wajib pajak (PKP) hanya perlu menghubungkan patch sertifikat digital yang sudah diperpanjang pada aplikasi e-Faktur.

Instansi Penyedia Sertifikat Elektronik

Penyedia atau penyelenggara sertifikat elektronik sebagaimana telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik, disebutkan bahwa badan hukum yang menjadi penyelenggara sertifikat online pajak adalah pihak yang layak dipercaya.

Badan tersebut juga harus mampu mengeluarkan dan mengaudit sertifikat online pajak tersebut. Adapun instansi atau badan lembaga yang berhak menyediakan sertifikat elektronik ini terdiri dari:

Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia. Penyelenggaran ini beroperasi di bawah payung hukum Indonesia dan memiliki kantor operasional resmi di Indonesia. Berdasarkan Pasal 53 ayat 3 dan 4 PP 71 Tahun 2019 yang berisi tentang penyelenggara sistem dan transaksi elektronik.

Penyelenggara sertifikasi harus sudah diakui Menteri Komunikasi dan Informatika, tunduk pada aturan induk yang diberlakukan Kementerian, dan mendapat penilaian dari lembaga penyelenggara yang terakreditasi.

Untuk penyedia sertifikat elektronik asing, badan penyelenggaranya harus beroperasi pusat di Indonesia dan terdaftar dalam regulasi yang berlaku di Indonesia.

Terkait hal ini, Direktorat Jenderal Pajak berwenang memberikan sertifikat digital pada Wajib Pajak. Termasuk juga Instansi Pemerintah yang mengemban fungsi jabatan sebagai autentifikasi pengguna layanan perpajakan berbasis digital yang disediakan oleh Ditjen Pajak.

Perbedaan Sertifikat Digital e-Bupot dan e-Faktur

Seperti telah disebutkan sebelumnya, sertifikat digital pajak merupakan suatu sertifikasi digital yang bersifat elektronik dan memuat identitas serta tanda tangan online sebagai objek hukum pihak terkait dalam transaksi elektronik yang diselenggarakan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

a.  Sertifikat Digital e-Bupot

Sertifikat ini harus dimiliki oleh pemungut atau pemotong PPh agar dapat menggunakan layanan aplikasi e-Bupot unifikasi. Sertifikat ini harus dimiliki oleh pemungut atau pemotong PPh agar dapat memanfaatkan layanan aplikasi Bupot Elektronik (e-Bupot) unifikasi.

Pemotong PPh dapat mengajukan permohonan sertifikat tersebut ke KKP yang terdaftar. Sertifikat Elektronik bermanfaat bagi pengguna yang ingin menyerahkan SPT Masa PPh unifikasi saat menggunakan e-Bupot unifikasi.

Sementara itu, SPT Masa PPh unifikasi adalah SPT Masa yang digunakan pengguna untuk melaporkan wajib pemotongan dan pemungutan PPh, penyetoran atas PPh, dan penyetoran pribadi atas beberapa jenis PPh satu masa pajak berdasarkan ketentuan perundang-undangan pajak.

b. Sertifikat Digital e-Faktur

Adapun sertifikat online e-Faktur memiliki pengertian yang sama seperti sertifikasi digital pada umumnya, yakni merupakan sertifikat digital yang berisi identitas dan tanda tangan elektronik dari Wajib Pajak terkait.

Dokumen ini bersifat penting dalam urusan perpajakan karena akan digunakan sebagai bukti otentikasi pengguna layanan pajak online yang dilakukan pihak Wajib Pajak pribadi maupun perusahaan. Adapun berikut adalah beberapa kegunaan sertifikat elektronik Faktur:

Sertifikat digital dapat digunakan untuk mendapatkan Nomor Seri Faktur Pajak (NSP) dengan mengakses laman website yang sudah disediakan Ditjen Pajak.

Sertifikat online e-Faktur juga dapat disesuaikan untuk penggunaan aplikasi atau sistem Elektronik milik DJP untuk memproses pembuatan faktur pajak digital.

Sertifikasi digital e-Faktur hanya ditujukan bagi perusahaan wajib pajak sebagai bukti pengguna layanan perpajakan digital yang terautentikasi. Sertel e-Faktur tersebut dapat digunakan untuk membuat e-Faktur, mendapatkan nomor seri faktur pajak, elektronik bupot, e-objection, dan kegiatan perpajakan online lainnya.

Bagaimana Jika Sertifikat Elektronik Hilang?

Jika Anda kehilangan file sertifikat Elektronik, maka Anda bisa melakukan unduh ulang melalui akun PKP. Akan tetapi, jika Anda kehilangan passphrase lama, maka harus mengajukan pencabutan sertifikasi lebih dulu ke kantor KKP dimana tempat perpajakan dikukuhkan.

Kemudian mereka akan mencabut sertifikat yang lama dan menggantinya dengan yang baru. Namun pastikan Anda sudah mengajukan permintaan pembuatan sertifikat elektronik baru dengan prosedur dan tata cara yang sama.

Singkatnya, syarat pengajuan sertifikat elektronik perpajakan ini terdiri dari dua kategori, yaitu kategori wajib pajak pribadi dan wajib pajak perusahaan. Anda hanya perlu mempersiapkan data dokumen yang diperlukan lalu mengikuti arahan dari KKP offline maupun prosedur perpanjangan online.

Sekarang Anda sudah tidak usah bingung lagi mengurusi perpajakan usaha Anda. Berbagai produk dan solusi teknologi yang ditawarkan oleh Mekari kini telah menjadi pilihan bagi puluhan ribu perusahaan yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM dan finansial berbasis komputasi awan, dengan mayoritas penggunaannya berasal dari sektor UMKM.

Karir
Karir

Kembangkan karir bersama Mekari

Mari berkembang dan menjadi bagian dari perubahan bersama talenta-talenta terbaik dari manca negara di Mekari.

Hubungi kami
Hubungi kami

Selalu siap membantu Anda

Bagi Anda yang membutuhkan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami melalui kontak yang disediakan.

WhatsApp WhatsApp kami