Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar untuk Pelaku Usaha

Pengelolaan persedian bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi merupakan salah satu faktor terpenting yang perlu pelaku usaha perhatikan. Sebab, ketersediaanya akan berdampak pada kelancaran proses pembuatan produk yang akan dihasilkan. Oleh karenanya, suatu usaha memerlukan contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar, agar dapat melakukannya dengan tepat.

Jangan sampai pelaku usaha mengabaikan proses ini, sebab akan berakibat fatal bagi kelancaran bisnis yang sedang dijalankan. Contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar akan memperkecil kemungkinan berlebihnya stock barang, dan kekurangan bahan baku.

Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar yang Perlu Dipelajari oleh PPIC

Usaha yang menitik beratkan pada proses produksi, pasti akan selalu memperhatikan ketersediaan bahan baku yang diperlukan. Terutama bagi industri yang berjalan non stop selama 24 jam sehari serta 7 hari seminggu. Bergantung pada skala industrinya.

Contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar akan membantu bagian Planning Product dan Inventory Control atau PPIC untuk melakukan proses pengendalian status bahan baku.

Sebenarnya aktivitas ini tidak hanya berlaku pada skala industri besar saja, melainkan juga dapat dilaksanakan pada semua jenis usaha, baik kecil maupun menengah. Karena, mereka juga tetap akan membutuhkan contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar sebagai bagian dari administrasinya.

Apa yang dimaksud dengan Pembukuan Stok Barang?

Contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar adalah Pencatatan atas jumlah produk yang tersedia pada bagian gudang yang dapat dilihat secara fisik dan dipergunakan sebagai bahan baku atau dijual. Seringnya proses pencatatan ini disebut juga stock opname.

Kegiatan stock opname biasanya dilakukan setiap bulannya untuk menempatkan jumlah produk yang ada pada gudang. Selain itu juga untuk mencocokkan apakah data pada catatan dan pada fisik sama jumlahnya.

Biasanya contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar ini ditulis pada apa yang disebut dengan jurnal buku stok barang. Kendati demikian walaupun Anda tetap menggunakan perangkat lunak penyebutannya tidak jauh berbeda, seperti aplikasi stok barang.

Benefitnya pun banyak. Contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar dapat juga difungsikan untuk menghitung aktiva kas piutang juga untuk menganalisis perkembangan usaha dari tahun ketahun.

Sebab pemilik usaha dapat membandingkan jumlah stok barang yang dipunyai pada tahun ini dengan tahun tahun yang telah berlalu.

Baca Juga: Laporan Stok Barang: Definisi Hingga Cara Membuatnya yang Benar

Pembukuan Stok Barang yang Di Input Datanya dengan Manual

Pelaku usaha yang merekapitulasi persediaan barang masuk dan keluar secara aman dengan memanfaatkan aplikasi Excel. Cara ini biasanya digunakan pada perusahaan yang masih berskala kecil dan menengah.

Aplikasi Excel juga termasuk suatu program komputer yang dapat dimanfaatkan untuk berbagai aktivitas yang melibatkan perhitungan matematika. Ada banyak rumus yang dapat dimanfaatkan dapat membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar dengan sesuai kebutuhan.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Bukalah aplikasi Excel yang ada pada perangkat PC atau laptop yang sebagai bagian dari PPIC.
2. Bukalah worksheet baru dan beri judul sesuai dengan bulan dimana pembukuan tersebut akan dibuat.
3. Buatlah lembar kerja baru dan berilah judul yang tepat.
4. Pada sheet tersebut, buatlah kolom-kolom yang diperlukan. Misalkan Anda membutuhkan 9 kolom untuk nomor, tanggal, kode produk, nama produk, persediaan awal, masuk, keluar, dan status persedian terakhir. Berilah judul agar tidak tertukar dengan yang lainya.
5. Selanjutnya Anda perlu membuat header dengan cara memblok semua kolom yang tadi sudah anda buat dan beri judul.
6. Lalu klik table pada menu insert yang ada pada kolom tersebut.
7. Berilah tanda centang pada opsi “my table has header” yang terlihat pada kolom yang Anda pilih
8. Langkah selanjutnya Isilah kolom tersebut dengan data sesuai dengan seluruh produk yang Anda inginkan agar masuk ke dalam pembukuan tersebut. Pastikan semuanya masuk ke dalam sistem itu.
9. Kemudian buatlah lembar kerja baru dan beri judul produk keluar.
10. Lengkapi lembar kerja baru tersebut dengan kolom yang sama dengan langkah yang ada pada nomor 4
11. Selanjutnya aktifkan lah sip pada kolom barang masuk dan berilah rumus Excel yang berawalan dengan “VlookUp”. Rumus ini fungsinya adalah untuk memunculkan nama produk yang telah Anda input jika mengetikkan kode barang yang telah dimasukkan pada worksheet sebelumnya
12. Lakukanlah langkah pada nomor 9 untuk lembar kerja pada barang keluar yang telah Anda buat sebelumnya tadi
13. Kemudian tambah Bukalapak kolom yang ada pada data barang dan masukkanlah rumus yang berlaku

Proses pembuatan contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar secara manual sudah selesai tampilannya adalah seperti dibawah ini:

Maka, pada saat proses penutupan transaksi akan terdapat tabel yang memperlihatkan status persediaan terakhir bagi bahan baku yang telah terinput pada sistem manual ini.Contoh tabelnya seperti berikut dibawah ini.

Membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar secara manual, maka pelaku usaha harus mengisi penginputan data nya dengan benar. Sebab jika tidak. maka akan terjadi kesalahan kalkulasi pada persediaan barang di akhir hari transaksi. Akibatnya bisa jadi pada tanggal berikutnya Anda akan kekurangan bahan baku.

Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar Menggunakan Perangkat Lunak

Kegiatan produksi tidak akan berhenti namun berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan penjadwalannya. Oleh karena itu, dalam satu hari akan ada banyak proses keluar masuk persediaan barang yang dapat membuat terjadinya perubahan pada data.

Maka pembuatan contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar akan memperbesar kemungkinan terjadinya kesalahan input. Oleh karenanya pelaku usaha dapat memilih untuk memanfaatkan aplikasi inventory yang dapat mengkalkulasi persediaan bahan baku dan terintegrasi pada departemen yang membutuhkan.

Terdapat banyak aplikasi serta perangkat lunak yang dapat membantu proses pembekuan persediaan stok barang. pelaku usaha dapat memilih sistem mana yang paling cocok dan sesuai dengan skala industri yang dijalankannya.

Tujuan Membuat Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar

Pada umumnya yang contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar adalah skala industri dan manufaktur. Namun, sebenarnya proses ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh skala industri baik kecil maupun menengah. Sebab pada prinsipnya pembuatan pembukuan persediaan stok barang orang masuk ini memiliki tahapan yang dari skala kecil menengah sampai besar.

Faktor utama seluruh usaha dapat memiliki contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar karena pentingnya mengetahui jumlah barang yang tersisa pada bagian gudang. Sebab tidak semua orang memiliki akses untuk melihat langsung jumlah bahan baku tersebut.

Terlebih lagi jika memiliki jumlah bahan baku yang sangat banyak. Sangat sulit untuk mengeceknya satu persatu, walaupun setiap bulan selalu melakukan stock opname. Contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar akan membuat kesalahannya semakin besar, terutama untuk industri yang kegiatannya berlangsung nonstop.

1. Dapat Mengetahui Jumlah Pasti Produk Tertentu

Manfaat pertama dari pembuatan contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar, adalah untuk mengetahui jumlah yang pasti produk yang dimaksud. Sebab, sebuah industri tidak boleh sampai kekurangan barang.

Akibatnya tentu akan fatal dan akan berimbas pada kesempatan untuk memperoleh pendapatan serta laba. Jika data inventory bahan baku tidak tepat, maka akan berdampak pada proses produksinya. Namun, jika data produk yang akan dijual yang tidak tepat, maka akan berimbas pada penundaaan proses pembelian yang akan dilakukan oleh konsumen.

Jika produk yang dibutuhkan oleh konsumen tidak tersedia, maka bisa jadi pelanggan tersebut akan mencari barang pengganti dari kompetitor. Hal ni tentu merupakan peristiwa yang tidak diinginkan oleh pelaku usaha, karena akan berpotensi kehilangan pelanggan di masa mendatang.

2. Sebagai Data Inventory Barang

Contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar memiliki fungsi sebagai rekapitulasi jumlah keseluruhan produk yang ada. Sehingga dengan melihat data tersebut, maka pelaku usaha akan dapat menentukan, kapan waktu yang tepat untuk mengorder kembali produk yang dibutuhkannya.

Oleh karenanya, data ini harus akurat. Sebab akan mempengaruhi juga arus kas bisnis yang sedang berjalan. Jika terlalu banyak menumpuk barang, maka modal akan tertahan. Jika kekurangan, maka laba akan tertunda.

Manfaat Membuat Pembukuan Persediaan Barang

Membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar tentu memiliki manfaat yang begitu besar tidak hanya untuk pelaku usaha tetapi bagi mereka yang memang bekerja dan memerlukan informasi tentang persediaan barang yang dimaksud.

Dengan membuat pembukuan barang keluar masuk maka setiap orang yang membutuhkan akan mengetahui Berapa banyak barang yang tersedia pada sistem produksi disahkan pada gudang bahan baku, gudang setengah jadi dan gudang produk

Dengan membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar maka dapat menghindari kesalahan penghitungan persediaan Aan akibat adanya kelalaian pencatatan. atau misalkan karena ada proses kehilangan kerusakan atau bahkan peristiwa korupsi yang dilakukan oleh pihak tak bertanggung jawab.

Manfaat lain contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar jika dilakukan dengan benar dan secara rutin dapat membantu bagian keuangan untuk melakukan perhitungan kas setiap bulannya. Termasuk di dalamnya pembukuan keuangan aktiva piutang serta hutang milik bisnis yang dijalankan tersebut.

Paling penting ketika departemen terkait membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar, maka dapat membantu proses pengambilan keputusan bagi pemilik usaha yang berhubungan dengan persediaan barang atau bahan baku pada saat ini. Sebab akan terjadi resiko yang besar jika kelebihan atau kekurangan produk yang dibutuhkan.

Tahapan Pengelolaan Persediaan Barang yang dibutuhkan pada Kegiatan Usaha

Untuk membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar tidak serta-merta hanya langsung menghitung lalu menuliskannya pada lembar kerja.Tetapi departemen terkait harus melakukan beberapa langkah yang penting agar data yang dimasukkan ke dalam sistem sahih dan dapat dipergunakan untuk membuat keputusan.

Tahapan yang perlu dilakukan untuk membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar adalah sebagai berikut :

1. Hitunglah secara manual stok awal yang ada pada gudang produksi, setengah jadi, dan produk dengan cara yang tepat dan bekerjasama dengan tim. Kegiatan ini dikenal sebagai stock opname. Pada hari itu tidak boleh ada permintaan keluar masuk barang agar hasil perhitungannya tepat dan tidak dipengaruhi perubahan jumlah yang cepat.
2. Pisahkanlah barang yang sudah tidak layak pakai atau rusak sehingga tidak perlu dimasukkan pada daftar yang wajib di inventaris kembali
3. Pisahkan juga barang yang memiliki masa kadaluarsa paling dekat sehingga dapat dimanfaatkan yang pertama kali. Dengan demikian tidak perlu membuang modal bahan baku
4. Proses pemisahan dilakukan hitung ulang kembali Berapa jumlah barang menurut jenis dan deskripsi yang baru.
5. Selanjutnya beri kode pada barang-barang yang sejenis sehingga dapat diidentifikasikan dengan jelas.
6. Setelah pemberian kode buatlah lembar kerja sebagai contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar
7. Tuliskanlah informasi yang Anda dapat pada lembar kerja tersebut sehingga pada keesokan harinya terupdate stok barang yang paling baru. Contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar terbaru inilah yang dapat dijadikan sebagai dasar pembuat keputusan bagi pemilik bisnis

Cara Mengelola Stock yang Ada pada Gudang

Untuk membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar tentu tidak sembarangan. Sebab, hanya barang baku dan produk saja yang dapat dihitung sebagai bagian dari stock. Karena, jika sudah rusak tidak dapat dihitung. Pasalnya, tidak dapat digunakan dalam proses produksi ataupun tidak bisa dijual lagi.

Oleh karena itu sangat penting memperhatikan penyimpanan persediaan. Baik berupa bahan baku maupun bahan jadi. Hal ini untuk mencegah lewat masa guna serta kerusakan yang dapat terjadi selama proses penyimpanan.

1. Fisik Gudang

Pengelolaan fisik gudang merupakan bagian yang terpenting dari penempatan persediaan bahan baku maupun produk. Pasalnya keadaan gudang lah yang akan menentukan apakah bahan baku dan produk tersebut dapat tetap tersimpan dalam keadaan yang baik.

Perhatikanlah pengaturan aliran udara yang ada pada gudang. Apakah terlalu lembab latau bahkan panas. Sebab tidak semua bahan baku dan produk dapat dijaga pada suhu yang sama. Akan jauh lebih baik jika pelaku usaha memiliki beberapa gudang dengan spesifikasi yang cocok untuk bahan baku atau produk tersebut.

Perhatikanlah bola kebersihannya. Tentu Anda tidak menginginkan ada binatang pengerat yang tinggal dalam gudang. Sebab dapat menurunkan kualitas bahan baku atau produknya. Kehadiran hewan-hewan tersebut dapat mengakibatkan mutu barang misalnya digigit atau dirusakan dengan kotoran hewan tersebut.

Terakhir adalah penataan gudang tersebut. Tatalah sesuai dengan fungsi dan dan kerentanan barang yang disimpan didalamnya. Jangan asal taruh saja sebab bisa jadi menghalangi keberadaan yang lainnya. Selain itu pula dapat mempermudah untuk mengambil barang-barang yang dibutuhkan.

2. Penyusunan SOP Penyusunan dan Pengambilan Barang

Agar contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar memiliki ketepatan yang tinggi Maka departemen terkait harus menyusun SOP penyimpanan dan pengambilan barang di gudang dengan tepat. Supaya prosesnya dapat terkontrol sehingga jumlah barang yang terdeteksi pada sistem akan akurat.

Jika semua orang taat pada SOP yang telah ditentukan maka proses pengambilan serta penyimpanan barang pada gudang akan berjalan dengan lancar. Pada akhirnya tidak akan ada hambatan pada kegiatan proses produksi.

Kendati demikian, SOP tersebut harus bersifat fleksibel. Jika ada penambahan faktor-faktor produksi lainnya yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan stock opname. Sebab seringkali faktor-faktor tersebutlah yang akan menentukan bagaimana birokrasi yang diperlukan untuk mengambil dan menyimpan barang pada gudang.

Baca Juga: SOP Perusahaan: 3 Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya

3. Penjadwalan Stock Opname

Untuk menentukan jumlah yang tepat pada persediaan barang harus dilakukan penjadwalan stok opname pada setiap bulannya atau waktu yang telah ditentukan. Karena prosesnya tergolong lama dan harus membutuhkan ketelitian, maka disarankan sehari sebelumnya departemen yang terkait membuat pengumuman kepada seluruh pengguna barang yang disimpan pada gudang agar tidak melakukan pengambilan atau penyimpanan barang pada hari dilakukannya stock opname.

Dengan demikian jumlah barang pada akhir perhitungan akan sama dengan keadaan fisiknya yang ada di gudang. Selanjutnya setelah proses penginputan pada software manajemen gudang, barulah departemen lain yang membutuhkan barang tersebut dapat mengambil sejumlah yang mereka,

Melihat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar, maka kini bagian yang berkepentingan dapat langsung bekerja untuk memperbaiki rekapitulasi yang basa dilakukan. Kegiatan ini sangat penting agar tidak ada overstock yang dapat mengakibatkan barang lewat masa pakainya.

Terlebih lagi untuk menghindari kekurangan persediaan barang. Sebab, akan menyebabkan terhentinya proses produksi yang berarti terhambatnya potensi untuk mendapatkan pemasukan. Karena, tidak ada akan ada produk yang terjual.

Untuk mengeintegrasikan bagian keuangan dan stok barang, pelaku bisnis dapat menggunakan software akuntansi online dari Mekari Jurnal yang telah memiliki pengalaman membantu lebih dari 35.000 bisnis skala kecil hingga industri besar untuk mengembangkan usahanya.

Anda akan memiliki keuntungan lebih jika bekerja sama dengan Mekari.  Pasalnya, perusahaan ini memiliki berbagai perangkat yang akan mempermudah pekerjaan rekapitulasi stok barang yang ada. Sehingga produktivitas usaha akan meningkat.