Home / Blog / Business & Economy

Mengenal Buku Stok Barang, Komponen, dan Cara Menyusun

pengusaha mengerjakan pembukuan stok barang
Daftar isi
Mode

Bagi setiap perusahaan, terutama perusahaan yang berhubungan dengan barang, penyusunan buku stok barang merupakan salah satu hal yang sangat penting. Tanpa buku stok barang yang baik, maka kegiatan operasional perusahaan akan terganggu.

Hal ini terjadi karena komponen kegiatan perusahaan lainnya bergantung pada data stok barang yang ada secara real-time. Oleh sebab itu untuk dapat mengenal lebih jauh mengenai buku stok barang, yuk kita simak bersama penjelasan lebih lengkapnya di bawah ini!

Penjelasan Mengenai Buku Stok Barang

Buku stok barang, atau yang juga dikenal sebagai catatan inventaris merupakan catatan yang berisi informasi tentang jenis dan jumlah stok yang dimiliki oleh perusahaan. Jumlah stok dalam buku stok barang termasuk persediaan yang ada, persediaan yang sedang dipesan, dan persediaan yang ditahan untuk barang dalam proses. Buku stok barang bentuk umum dapat ditemukan dalam file manual atau komputer.

Kompleksitas dari buku stok barang sebenarnya tergantung pada ukuran perusahaan, variasi produk yang diproses, dan volume produksi. Biasanya buku catatan stok barang akan memiliki deskripsi masing-masing bagian dan informasi tentang jenis barang, jumlah stok, dan nomor identifikasinya.

Catatan inventaris keseluruhan berisi data tentang semua item dalam stok yang tidak termasuk kondisi lain. Ini biasanya merupakan dasar dari mana jenis akun persediaan lainnya dapat dibuat. Buku stok barang juga dapat menjelaskan item dalam persediaan yang akan segera dimasukkan ke dalam produksi. Hal ini dapat memudahkan perusahaan dalam melacak aliran material secara terorganisir.

Selain itu, adanya buku stok barang juga membantu organisasi untuk menentukan berapa persentase stok yang digunakan pada waktu tertentu dan apakah ada terlalu banyak persediaan yang menganggur.
Selain itu, pencatatan stok barang yang baik juga dapat memberikan gambaran mengenai berapa banyak stok yang harus disimpan sehingga pada akhirnya bisa mengurangi risiko biaya pemeliharaan kelebihan persediaan.

Bagian umum lainnya dari buku stok barang adalah daftar item mana yang sedang dipesan. Catatan ini juga dapat membantu perusahaan mempertahankan persediaan yang cukup dengan mengungkapkan apakah persediaan cukup atau kurang secara teratur untuk menjaga agar produksi tetap berjalan dengan lancar.

Dengan ini, maka perusahaan dapat menentukan apakah stok yang dipesan cukup atau tidak, sekaligus dapat menyusun batas waktu pengiriman yang terbaik. Akun inventaris juga akan melacak perubahan inventaris termasuk stok yang ada di gudang, barang masuk, serta barang keluar. Masing-masing item dapat dilacak dan diatur menurut jenisnya. Ada beberapa kegunaan dari buku stok barang, mulai dari memberikan informasi keuangan harian hingga menyiapkan pajak tahunan.

Selain itu, perusahaan juga dapat memanfaatkan catatan stok barang untuk menyusun strategi, meningkatkan efektivitas biaya operasi, sampai melacak volume produksi dalam periode tertentu. Dengan memahami di mana setiap bagian disimpan, adalah mungkin untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan mengatur ulang dan memelihara stok di lokasi yang paling menguntungkan untuk produksi. Akun inventaris pada buku stok barang juga dapat membantu perusahaan untuk memastikan bahwa inventaris tidak terbuang sia-sia, hilang, rusak, atau merugi.

Baca Juga: Ketahui Pentingnya Kartu Stok Barang dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda

Komponen Buku Stok Barang

buku stok barang dan cara menyusun secara lengkap

Meskipun tidak ada format pasti untuk buku stok barang, namun ada format komponen yang dianggap sebagai komponen daftar inventaris secara umum:

1. Akun Inventaris

Biasanya, akun inventaris berfungsi sebagai pengenal inventaris dalam kontrol inventaris untuk melacak status item tertentu dalam daftar.

2. Nama

Ini mewakili nama item pada daftar untuk mewakili masing-masing stok item.

3. Deskripsi

Deskripsi pada buku stok barang mewakili detail masing-masing item. Komponen deskripsi mungkin menceritakan tentang beberapa spesifikasi item yang dapat membantu mengidentifikasi item inventaris tertentu di antara begitu banyak dari mereka, atau mungkin beberapa deskripsi umum.

4. Harga Satuan

Ini adalah harga pembelian barang per unit. Terkadang, jika item dibeli di slot yang berbeda dengan harga yang berbeda, itu mungkin mewakili harga satuan rata-rata dari item juga.

5. Kuantitas

Kuantitas dalam buku stok barang berisi jumlah total unit item tertentu dalam daftar.
Ini memberikan gambaran apakah pesanan untuk mengisi kembali persediaan harus ditempatkan pada vendor atau tidak. Setiap entitas bisnis memiliki beberapa ambang batas yang berbeda-beda.

6. Value

Value merupakan kolom yang sangat penting karena mewakili nilai item inventaris untuk semua stok unit yang tersimpan. Ini juga merupakan jenis penganggaran untuk melihat sekilas berapa banyak uang yang terikat dalam persediaan.

7. Reorder Level

Reorder Level menggambarkan tingkat ambang batas untuk setiap item baris dalam daftar.
Ketika jumlah persediaan turun di bawah tingkat pemesanan ulang, pesanan secara otomatis ditempatkan dengan vendor jika sistem manajemen persediaan ada di entitas bisnis.

8. Reorder Time (dalam hari)

Sesuai dengan namanya, reorder time adalah waktu yang diharapkan antara menempatkan pesanan item inventaris tertentu dengan vendor dan menerima item yang dipesan.

9. Reorder Quantity

Reorder Quantity mengacu pada jumlah pesanan pengisian yang harus dilakukan dengan vendor.
Jumlah ini mengembalikan jumlah total ke tingkat pemenuhan, di atas titik pemesanan ulang

10. Discontinued

Kolom discontinued ini menyebutkan apakah item tertentu tidak lagi dipertahankan sebagai inventaris.

Mengapa Penting untuk Selalu Memperbarui Buku Stok Barang?

Menyimpan catatan stok barang yang tepat memberikan kontrol inventaris yang lebih baik dan visibilitas ke dalam inventaris saat terjadi perubahan.

Karena inventaris dicatat sebagai aset dalam neraca bisnis, Anda diharapkan memberikan informasi inventaris yang akurat pada akhir tahun fiskal atau periode akuntansi. Inilah sebabnya mengapa setiap pemilik bisnis harus menyimpan catatan inventaris yang tepat.

1. Memastikan Pelacakan Inventaris Akurat

Secara konsisten melacak apa yang keluar dan masuk ke gudang dalam buku stok barang memastikan akurasi inventaris dan rekonsiliasi inventaris.

Penghitungan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan penyusutan persediaan, atau ketika persediaan kurang dari saldo yang tercatat dalam catatan akuntansi, dan dapat menyebabkan perbedaan besar yang dapat membuang margin keuntungan dan keuangan lainnya.

2. Membuat Akuntansi Persediaan Lebih Mudah

Apabila perusahaan membuat catatan persediaan yang akurat, maka proses akuntansi persediaan dijamin akan dapat berjalan dengan lebih teratur. Melacak nilai dan penghitungan inventaris secara hukum diwajibkan oleh semua pengecer dan produsen, sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

Dengan mempertahankan proses penyusunan buku catatan stok barang dengan benar, maka perusahaan juga dapat melacak perubahan nilai serta nilai akhir inventaris pada akhir periode akuntansi. Penyusunan akuntansi stok barang juga dapat dilakukan dengan mudah melalui laporan pembukuan stok barang. 

3. Membantu Mencegah Barang dari Kehabisan Stok

Menyusun buku catatan persediaan stok yang baik dapat membantu perusahaan dalam mencegah kehabisan stok serta menentukan waktu untuk memesan ulang lebih banyak stok inventaris.
Ingatlah bahwa tidak memiliki persediaan yang cukup dapat menyebabkan masalah kehabisan stok, tetapi menyimpan terlalu banyak persediaan dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan membuat Anda berpotensi menumpuk terlalu banyak stok mati.

Karena inventaris terus bergerak di seluruh rantai pasokan secara elektronik, penggunaan teknologi manajemen inventaris secara real-time memudahkan untuk memeriksa apakah semua inventaris diperhitungkan saat membandingkan inventaris fisik dan catatan elektronik.

Apabila pelacakan inventaris dilakukan secara digital, maka perusahaan dapat meminimalisir risiko kesalahan serta menurunkan biaya operasional.

4. Mencegah Kesalahan Dibuat berdasarkan Data yang Tidak Sesuai

Jika catatan stok barang Anda tidak mutakhir, Anda dan tim Anda berisiko membuat keputusan bisnis penting berdasarkan data yang salah. Dengan menggunakan teknologi untuk melacak inventaris secara langsung, maka perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan yang dapat terjadi akibat perhitungan secara manual (human error).

Melacak barang secara real-time dapat dilakukan dengan menggunakan solusi manajemen stok barang dengan bantuan teknologi seperti aplikasi stok barang.

Sistem ini memungkinkan Anda untuk menggabungkan data dengan menghubungkan aktivitas manufaktur hulu Anda dengan penjualan hilir Anda. Dengan data real-time yang terkait dengan inventaris, Anda juga diberikan informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi tren dan memperkirakan permintaan, sehingga Anda dapat membuat prediksi yang lebih baik tentang jumlah dan tingkat pemesanan ulang inventaris.

Manfaat Buku Stok Barang

1. Lacak Apa yang Perusahaan Miliki untuk Dijual

Dengan melacak semua inventaris Anda pada daftar terperinci, Anda tahu persis apa yang perusahaan Anda miliki dan siap untuk dijual atau digunakan. Proses memenuhi pesanan klien atau mengambil apa yang Anda butuhkan akan berjalan dengan mulus.

Tetapi jika Anda tidak tahu barang mana yang merupakan barang jadi dan siap untuk dicantumkan di situs web, Anda akan kehilangan potensi keuntungan. Jadi mengetahui apa yang Anda miliki untuk dijual adalah hal yang sangat baik karena itu berarti memanfaatkan inventaris Anda.

2. Pelajari Perputaran Inventaris Anda

Perputaran inventaris memberitahu Anda berapa kali inventaris Anda terjual dan diganti di stok selama periode waktu tertentu. Hal ini dikenal juga sebagai rasio perputaran persediaan yang mengungkapkan seberapa efisien bisnis Anda saat ini dan apakah itu menyimpan kelebihan persediaan.

Tanpa daftar inventaris yang menguraikan semua produk Anda, biaya inventaris dapat benar-benar tidak terkendali.

3. Cari Tahu Barang Mana yang Tidak Jual

Sering kali, bisnis mungkin memiliki inventaris yang tidak sepopuler yang diharapkan pelanggan.
Terlalu banyak yang dipesan dan sisa persediaan yang tidak terjual dibiarkan tersimpan di gudang dan menimbulkan biaya penyimpanan.

Skenario under-selling ini, juga dikenal sebagai deadstock, adalah skenario yang harus Anda hindari.
Daftar inventaris dengan perangkat lunak manajemen inventaris memungkinkan Anda mengetahui item mana yang tidak terjual sehingga Anda dapat menyesuaikan pemesanan sesuai kebutuhan.

4. Menghabiskan Lebih Sedikit untuk Biaya Membawa

Daftar inventaris dengan perangkat lunak manajemen inventaris memudahkan Anda menghabiskan lebih sedikit uang untuk penyimpanan stok Anda. Ini terutama benar jika Anda menghabiskan banyak uang untuk biaya gudang.

Misalnya, jika Anda mengetahui dari daftar inventaris Anda apa yang tidak bergerak, Anda dapat membuat pilihan yang tepat untuk mengurangi jumlah pesanan. Dengan begitu, ada lebih sedikit ruang yang diperlukan untuk menampung inventaris Anda. Anda kemudian dapat mengambil uang ekstra yang seharusnya Anda gunakan untuk menampung semua stok itu dan berinvestasi dalam kebutuhan kantor yang lebih mendesak.

5. Memiliki Pelaporan Pajak Penghasilan yang Akurat

Aspek penting lain dari inventaris dalam buku stok barang adalah penyusunan pajak akhir tahun yang akurat. Untuk mengajukan pajak ini dengan baik, bisnis Anda harus mencatat inventaris akhir tahun dengan benar.

Anda dapat mengelola pajak bisnis melalui aplikasi pajak online dari Mekari Klikpajak. Software ini dapat membantu pajak Anda secara keseluruhan mulai dari perhitungan yang terintegrasi dengan software akuntansi hingga pelaporan pajak secara online

Cara Membuat Catatan Stok Barang secara Digital

1. Buka Lembar Baru di Aplikasi Pendukung Akuntansi

Anda sebenarnya dapat memanfaatkan aplikasi mana pun yang dinilai cocok. Fitur dan kemampuan mungkin sedikit berbeda untuk masing-masing aplikasi, tetapi prosesnya pada dasarnya sama, apa pun perangkat lunak yang Anda gunakan.

Pastikan Anda menggunakan program terpercaya yang memiliki fitur untuk mengedit serta menyimpan lembar inventaris secara keseluruhan.

2. Beri Nama judul

Informasi pertama yang perlu Anda masukkan ke dalam lembar spreadsheet adalah judul untuk setiap kolom stok.

Judul kolom ini dapat disesuaikan berdasarkan jenis bisnis tertentu serta prioritas dalam manajemen inventaris. Judul kolom spreadsheet yang umum meliputi:

  • Nama barang
  • Nomor seri
  • Biaya Per Unit
  • Jumlah Unit dalam Stok
  • Harga penjualan
  • Pesanan minimal
  • Waktu Pemesanan
  • Supplier

3. Masukkan Item dan Informasi Terkaitnya

Saat Anda menyiapkan lembar persediaan stok barang untuk pertama kalinya, itu akan memakan waktu lebih lama karena Anda harus memasukkan informasi setiap item di setiap kolom secara satu per satu.

4. Simpan Lembar dan Perbarui Selama Inventaris

Setelah catatan stok barang sudah disusun dengan seksama, maka simpanlah dokumen tersebut di lokasi yang mudah diakses di komputer.

Ketika melakukan pemeriksaan inventaris jangka waktu tertentu, maka lembar inventaris dapat digunakan untuk memperbarui catatan dan melacak perubahan yang terjadi.

Tips untuk Menyusun Buku Stok Barang yang Akurat

Bergantung pada jumlah SKU yang Anda jual, volume pesanan Anda, dan ukuran perusahaan Anda, kerumitan pencatatan inventaris bervariasi.

Tidak peduli seberapa rumit bisnis Anda, berikut adalah beberapa strategi manajemen inventaris teratas yang dapat Anda terapkan.

1. Simpan Cadangan Fisik

Untuk membuat audit inventaris lebih efisien, akan sangat membantu bagi pengecer untuk menyimpan catatan fisik semua inventaris bersama dengan cadangan online atau sebaliknya. Menyimpan salinan fisik asli dapat menjadi persyaratan hukum terutama dalam penyusunan pajak.

Hal itu juga dapat mengamankan informasi Anda jika terjadi situasi di mana integritas server cloud Anda terganggu. Dalam hal ini Anda bisa mendapatkan masukan dari akuntan Anda tentang apa yang harus dicatat dan bagaimana, atau menemukan akuntan yang dapat Anda percayai serta mendapatkan wawasan mereka tentang cara menyimpan catatan inventaris untuk bisnis Anda.

Dalam kebanyakan kasus, informasi yang Anda butuhkan selama periode akuntansi mencakup HPP, inventaris produksi (jika berlaku), inventaris awal, dan nilai inventaris akhir (sisa pada akhir periode akuntansi). Anda juga dapat meminta saran melalui akuntan Anda tentang cara memilih metode penilaian inventaris terbaik berdasarkan jenis produk yang Anda jual dan volume penjualan tipikal Anda.

2. Tetap Konsisten dalam Metode Akuntansi Anda

Ada banyak cara untuk melacak dan mencatat inventaris. Adapun metode yang Anda pilih, yang terpenting adalah tetap konsisten untuk memastikan akurasi. Pada akhir periode akuntansi atau tahun keuangan, Anda perlu menghitung berapa nilai inventaris Anda.

Metode penilaian yang paling umum dalam e-niaga meliputi:

  • FIFO (masuk pertama, keluar pertama)
  • LIFO (masuk terakhir, keluar pertama)
  • Rata-rata tertimbang inventaris (WAC)

3. Gunakan Pemindai Inventaris

Secara tradisional, penghitungan persediaan fisik dilakukan dengan pena dan kertas. Staf akan menggunakan lembar penghitungan inventaris fisik untuk menghitung produk dan merekonsiliasi data dalam sistem mereka.

Meskipun metode ini dapat menyelesaikan pekerjaan, metode ini sangat tidak efisien dan memerlukan entri ganda. Belum lagi, karena menghitung inventaris secara fisik sudah merupakan tugas manual, hal terakhir yang Anda butuhkan adalah menghitung dan merekam data secara manual.

Jika Anda menggunakan POS (Point of Sales) atau perangkat lunak manajemen inventaris barang, periksa apakah ia menawarkan fitur penghitungan inventaris yang dapat Anda gunakan. Umumnya, fitur perhitungan inventaris ini meliputi scanner app atau RFID.

4. Menggunakan Aplikasi Pendukung

Strategi selanjutnya yang dapat Anda coba untuk menyusun buku stok barang yang baik adalah dengan menggunakan aplikasi pendukung, seperti software stok barang dari Mekari Jurnal. Jika melihat penjelasan mengenai cara menyusun buku catatan stok barang secara digital ataupun secara manual, sejumlah orang mungkin berpendapat bahwa cara menyusun buku stok barang cukup rumit dan menantang.

Dengan mengotomatiskan pelacakan semua inventaris dan perubahan waktu nyata, Anda dapat mengoptimalkan inventaris untuk memenuhi permintaan dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan, sehingga Anda dapat mengakses semua informasi yang dibutuhkan secara real-time.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa buku catatan stok barang atau inventaris adalah salah satu komponen paling penting bagi setiap perusahaan, sehingga proses penyusunannya tidak dapat dilakukan secara sembarangan.

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami