Apa Pengertian, Tujuan dan Manfaat dari Stock Opname?

Bagi pemilik bisnis retail, tidak jarang ditemukan kesalahan dalam mencatat transaksi atau pergerakan barang, yang dapat menyebabkan ketidakakuratan stok. Misalnya, barang yang seharusnya tercatat masuk ke dalam gudang tidak tercatat, atau sebaliknya.

Stock opname menjadi solusi untuk mengidentifikasi banyak masalah dalam bisnis retail dan memastikan bahwa stok yang tercatat dalam sistem adalah refleksi yang akurat dari stok yang sebenarnya ada. Dengan melakukan stock opname secara berkala, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, pencurian, atau ketidakakuratan stok yang dapat berdampak pada operasi bisnis dan keuntungan.

Untuk mengetahui secara detail apa saja manfaat yang bisa Anda dapat dari aktivitas tersebut, silahkan Anda simak ulasan berikut.

Arti itu Stock Opname?

Stock opname adalah dapat diartikan sebagai aktivitas menghitung stok barang di gudang sebelum dipasarkan atau dijual. Aktivitas ini harus dilakukan dengan teliti dan juga cermat. Agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan juga penghitungan akibat adanya barang yang terlewat.

Aktivitas ini memang cukup menguras waktu juga tenaga jika dilakukan secara manual. Terlebih jika persediaan produk dalam gudang banyak dan beragam. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, para pengusaha retail mulai memberlakukan barcode pada setiap produknya dan menggunakan aplikasi stok barang untuk mengelolanya.

Dengan begitu kesalahan penghitungan maupun pencatatan bisa diminimalkan. Proses stock opname juga bisa berjalan lebih cepat dan efektif.

Baca Juga: Mengenal Pengertian dan Contoh Biaya Produksi: Bahan Baku, Tenaga Kerja, dan Overhead

Apa Pentingnya Stock Opname untuk Dilakukan?

Kegiatan ini penting dilakukan, untuk memastikan kesesuaian jumlah stok pada software gudang yang digunakan untuk pembukuan dengan stok barang di gudang.

Apabila ada perbedaan dan ditemukan kelebihan stok di gudang, langkah yang umumnya diambil adalah melakukan pemeriksaan ulang. Hal ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kesalahan dalam metode pencatatan persediaan di gudang atau terdapat transaksi yang tidak tercatat dan terlewatkan dalam sistem.

Sementara jika ditemukan kekurangan barang dalam stok gudang, biasanya tindakan yang diambil adalah menyusun jurnal penyesuaian untuk mengatasi kekurangan tersebut. Namun, beberapa perusahaan juga mungkin memiliki kebijakan yang mengenakan tanggung jawab atas kekurangan tersebut pada pihak yang bertanggung jawab atas stock opname.

Tujuan Dilaksanakannya Stock Opname

Stock opname dilaksanakan dengan berbagai tujuan. Adapun beberapa tujuan stock opname tersebut adalah:

1. Memastikan bahwa pencatatan dalam pembukuan perusahaan sudah benar. Dengan begitu dapat difungsikan sebagai SPI (Sistem Pengendalian Internal).
2. Meminimalkan adanya selisih antara data pada pembukuan dalam buku stok barang sesungguhnya di gudang.
3. Mengetahui jumlah aktiva, utang, piutang dan juga kas perusahaan.

Tidak semua perusahaan melakukan aktivitas ini untuk mengecek stok persediaan barang di gudang dan juga kas perusahaan.

Seperti perusahaan manufaktur misalnya, mereka melakukannya untuk memeriksa persediaan bahan baku produksi, bahan penolong, barang setengah jadi dan jadi.

Siapa yang melakukan stock opname? Biasanya, petugas audit yang bukan termasuk tim pencatat persediaan yang melaksanakan kegiatan ini.

Hal ini dilakukan untuk memastikan keakuratan data yang dihasilkan.

Baca Juga: Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar untuk Pelaku Usaha

Periode Pelaksanaan Stock Opname

Stock opname biasanya dilakukan pada akhir tahun, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau akhir bulan, bergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing. Penentuan periode pelaksanaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, tujuan, dan kemampuan perusahaan.

Sebagian perusahaan melaksanakan stock opname secara rutin pada awal bulan untuk menghindari risiko selisih persediaan. Dengan demikian, jika terdapat selisih, penyebabnya dapat segera diidentifikasi.

Di beberapa kasus, stock opname dilakukan secara harian, terutama di toko-toko yang menjual barang dengan siklus hidup pendek, seperti makanan dan minuman. Perusahaan juga dapat menjalankan inventory checking dalam situasi khusus, seperti saat ada peningkatan tajam dalam penjualan akibat promo atau peristiwa tak terduga seperti force majeure.

Meskipun memerlukan waktu dan proses yang rumit, stock opname penting dilakukan oleh pelaku usaha untuk memastikan akurasi dan konsistensi data persediaan mereka, serta agar usaha memiliki catatan juga laporan keuangan yang rapi, terperinci juga valid. Sebab hal itu berpengaruh pada pengembangan usaha kedepannya.

Berbagai Manfaat Stock Opname

Jangan malas melakukan stock opname pada usaha Anda. Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapat dari kegiatan ini, beberapa diantaranya seperti:

1. Menghindari adanya penyimpangan ataupun penyalahgunaan barang yang mengakibatkan stok lebih maupun kurang.
2. Dapat dengan cepat mengidentifikasi hilang atau kurangnya stok barang, sehingga dapat segera dicarikan solusi agar tidak terjadi kekosongan persediaan.
3. Dapat dijadikan bahan evaluasi serta tolak ukur perkembangan usaha dari tahun-tahun sebelumnya hingga saat ini, berikut rencana kedepannya.
4. Memudahkan proses monitoring dan pengelolaan arus barang yang masuk dan keluar dengan data yang bisa dipertanggungjawabkan.
5. Mempermudah mengawasi kondisi barang persediaan dalam gudang agar senantiasa dalam keadaan layak jual dan tidak sampai terjadi kekosongan.

Langkah-langkah Pelaksanaan Stock Opname

Dalam prosesnya, ada beberapa tahapan yang harus Anda lakukan agar proses inventory checking atau rekam stok ini berjalan dengan sebagaimana mestinya.

Apa saja langkah-langkah atau tahapannya? Berikut ini penjelasan lengkapnya.

1. Tahap/Langkah Awal

Anda harus melakukan tahap ini setidaknya satu minggu sebelum pelaksanaan. Komunikasi dengan tim persediaan gudang juga harus ditingkatkan.

Beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan pada tahap ini, antara lain:

• Memberikan label atau tanda pada barang yang sudah dihitung dan dilakukan oleh tim gudang
  Penataan stok barang sesuai kode atau barcode yang tertera.
• Memastikan seluruh stok sudah dilengkapi kode, tanda ataupun barcode untuk memudahkan penghitungannya.
• Memberikan label tidak dihitung pada barang yang tidak perlu dihitung dan dilakukan oleh pihak gudang.

2. Tahap/Langkah Persiapan

Tahap ini umumnya dilakukan ketika proses stock opname kurang satu hari saja. Adapun persiapan yang harus dilakukan diantaranya:

• Mengadakan briefing yang diikuti oleh semua pihak yang terlibat dalam proses rekam stok ini. Pastikan mereka memahami apa tugas dan tanggung jawabnya.
• Melengkapi input data mutasi barang hingga jam tutup operasional oleh tim gudang.
• Memastikan tidak ada lagi proses input mutasi barang di atas jam tutup H-1 jelang inventory checking.

Baca Juga: Pentingnya Kartu Stok Barang dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda

3. Tahap/Langkah Pelaksanaan

Dalam pelaksanaannya, berikut ini hal-hal penting yang harus Anda lakukan.

• Memastikan bahwa keseluruhan transaksi sudah diinput ke dalam masing-masing program
• Buat print out dari hasil input tersebut, lalu berikan pada pihak accounting juga audit sebagai acuan rekam stok. Pihak atau tim gudang tidak boleh mendapat print out dari program ini
• Proses rekam stok bisa dilakukan, jangan lupa tandai barang yang sudah melalui proses pengecekan dan penghitungan.
• Semua lembar print out yang sudah terisi penuh hasil rekam stok segera di input ke dalam untuk diketahui perbedaannya dengan versi program.
• Melakukan pengecekan ulang untuk mengidentifikasi adanya kesalahan hitung maupun selisih
• Usai semua proses dijalankan, hasil rekam stok diberikan kepada pihak accounting untuk kemudian dilakukan penyesuaian persediaan ke dalam program.

Itulah rincian penjelasan mengenai stock opname yang perlu Anda pahami terlebih jika seorang pelaku usaha.

Pastikan untuk tidak melewatkan proses ini dalam usaha Anda, agar arus keuangan juga barang persediaan dapat dikelola dengan baik dan tertata.

Dengan begitu, akan lebih mudah dalam memajukan serta mengembangkan usaha Anda. Pastikan juga untuk menggunakan aplikasi inventory online dari Mekari Jurnal untuk segala keperluan inventory barang usaha anda, mulai dari pencatatan barang hingga membuat laporan stok barang.