Image

Apa Pengertian, Tujuan dan Manfaat dari Stock Opname?

Bagi Anda yang memiliki usaha retail, pastikan untuk melakukan stock opname secara berkala dan mencatatnya dengan rapi.

Dengan begitu, Anda bisa memastikan stok gudang sudah sesuai dan juga dalam kondisi layak jual.

Untuk mengetahui secara detail apa saja manfaat yang bisa Anda dapat dari aktivitas tersebut, silahkan Anda simak ulasan berikut.

aktivitas stock opname di gudang

Arti dari Stock Opname

Stock opname dapat diartikan sebagai aktivitas menghitung stok barang di gudang sebelum dipasarkan atau dijual.

Aktivitas ini harus dilakukan dengan teliti dan juga cermat. Agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan juga penghitungan akibat adanya barang yang terlewat.

Aktivitas ini memang cukup menguras waktu juga tenaga jika dilakukan secara manual. Terlebih jika persediaan produk dalam gudang banyak dan beragam.

Namun seiring dengan perkembangan teknologi, para pengusaha retail mulai memberlakukan barcode pada setiap produknya dan menggunakan aplikasi stok barang untuk mengelolanya.

Dengan begitu kesalahan penghitungan maupun pencatatan bisa diminimalkan. Proses stock opname juga bisa berjalan lebih cepat dan efektif.

Apa Pentingnya Stock Opname untuk Dilakukan?

Kegiatan ini penting dilakukan, untuk memastikan kesesuaian jumlah stok pada software gudang yang digunakan untuk pembukuan dengan stok barang di gudang.

Apabila ditemukan adanya stok lebih di gudang, biasanya akan dilakukan pengecekan ulang.

Hal itu bisa saja terjadi akibat adanya kesalahan dalam metode pencatatan persediaan di gudang atau ada transaksi yang belum dicatat dan terlewatkan.

Sementara ketika ditemukan kekurangan barang pada stok gudang, maka biasanya dilakukan penyusunan jurnal penyesuaian atas kekurangan barang.

Namun ada juga perusahaan yang memberlakukan kebijakan, dengan membebankan kekurangan tersebut pada pihak yang menjalankan stock opname.

Tujuan Dilaksanakannya Stock Opname

Stock opname dilaksanakan dengan berbagai tujuan. Adapun beberapa tujuan stock opname tersebut adalah:

  1. Memastikan bahwa pencatatan dalam pembukuan perusahaan sudah benar. Dengan begitu dapat difungsikan sebagai SPI (Sistem Pengendalian Intern).
  2. Meminimalkan adanya selisih antara data pada pembukuan dengan stok barang sesungguhnya di gudang.
  3. Mengetahui jumlah aktiva, utang, piutang dan juga kas perusahaan.

Tidak semua perusahaan melakukan aktivitas ini untuk mengecek stok persediaan barang di gudang dan juga kas perusahaan.

Seperti perusahaan manufaktur misalnya, mereka melakukannya untuk memeriksa persediaan bahan baku produksi, bahan penolong, barang setengah jadi dan jadi.

Siapa yang melakukan stock opname? Biasanya, petugas audit yang bukan termasuk tim pencatat persediaan yang melaksanakan kegiatan ini.

Hal ini dilakukan untuk memastikan keakuratan data yang dihasilkan.

Baca juga: Mengenal Pengertian dan Contoh Biaya Produksi: Bahan Baku, Tenaga Kerja, dan Overhead

Periode Pelaksanaan Stock Opname

Umumnya, waktu pelaksanaan stock opname adalah akhir tahun, per tiga bulan, per enam bulan, atau bisa juga akhir bulan tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

Penyesuaian periode pelaksanaan bisa didasarkan pada kebutuhan atau tujuannya dan juga kemampuan perusahaan itu sendiri untuk melaksanakannya.

Ada beberapa perusahaan yang secara rutin melaksanakan kegiatan ini pada awal bulan. Hal ini dilakukan agar risiko terjadinya selisih dapat dihindarkan.

Sekalipun terjadi selisih, dengan adanya stock opname maka selisih bisa segera ditemukan dan dicari apa yang menyebabkan.

Bahkan ada juga yang melakukannya dalam periode harian. Biasanya dilakukan di toko-toko yang menjual barang fast moving dengan life cycle yang pendek.

Umumnya produk yang dimaksud yaitu makanan dan juga minuman.

Tak jarang juga perusahaan menjalankan inventory checking ini dengan alasan adanya event tertentu maupun peristiwa yang tidak terduga.

Seperti ketika traffic penjualan melonjak tajam karena promo lebaran, promo tahun baru ataupun HARBOLNAS.

Bisa juga ketika terjadi force majeur, sehingga harus diadakan verifikasi stok dalam hal ini.

Meski harus melalui proses yang cukup panjang dan rumit, akan tetapi para pelaku usaha penting melakukan hal ini.

Agar usaha memiliki catatan juga laporan keuangan yang rapi, terperinci juga valid. Sebab hal itu berpengaruh pada pengembangan usaha kedepannya.

Berbagai Manfaat Diadakannya Stock Opname

Jangan malas melakukan stock opname pada usaha Anda. Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapat dari kegiatan ini, beberapa diantaranya seperti:

  1. Menghindari adanya penyimpangan ataupun penyalahgunaan barang yang mengakibatkan stok lebih maupun kurang.
  2. Dapat dengan cepat mengidentifikasi hilang atau kurangnya stok barang, sehingga dapat segera dicarikan solusi agar tidak terjadi kekosongan persediaan.
  3. Dapat dijadikan bahan evaluasi serta tolok ukur perkembangan usaha dari tahun-tahun sebelumnya hingga saat ini, berikut rencana kedepannya.
  4. Memudahkan proses monitoring dan pengelolaan arus barang yang masuk dan keluar dengan data yang bisa dipertanggungjawabkan.
  5. Mempermudah mengawasi kondisi barang persediaan dalam gudang agar senantiasa dalam keadaan layak jual dan tidak sampai terjadi kekosongan.

Langkah-langkah Pelaksanaan Stock Opname

Dalam prosesnya, ada beberapa tahapan yang harus Anda lakukan agar proses inventory checking atau rekam stok ini berjalan dengan sebagaimana mestinya.

Apa saja langkah-langkah atau tahapannya? Berikut ini penjelasan lengkapnya.

1. Tahap/Langkah Awal

Anda harus melakukan tahap ini setidaknya satu minggu sebelum pelaksanaan. Komunikasi dengan tim persediaan gudang juga harus ditingkatkan.

Beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan pada tahap ini, antara lain:

  • Memberikan label atau tanda pada barang yang sudah dihitung dan dilakukan oleh tim gudang
    Penataan stok barang sesuai kode atau barcode yang tertera.
  • Memastikan seluruh stok sudah dilengkapi kode, tanda ataupun barcode untuk memudahkan penghitungannya.
  • Memberikan label tidak dihitung pada barang yang tidak perlu dihitung dan dilakukan oleh pihak gudang.

2. Tahap/Langkah Persiapan

Tahap ini umumnya dilakukan ketika proses stock opname kurang satu hari saja. Adapun persiapan yang harus dilakukan diantaranya:

  • Mengadakan briefing yang diikuti oleh semua pihak yang terlibat dalam proses rekam stok ini. Pastikan mereka memahami apa tugas dan tanggung jawabnya.
  • Melengkapi input data mutasi barang hingga jam tutup operasional oleh tim gudang.
  • Memastikan tidak ada lagi proses input mutasi barang di atas jam tutup H-1 jelang inventory checking.

3. Tahap/Langkah Pelaksanaan

Dalam pelaksanaannya, berikut ini hal-hal penting yang harus Anda lakukan.

  • Memastikan bahwa keseluruhan transaksi sudah diinput ke dalam masing-masing program
  • Buat print out dari hasil input tersebut, lalu berikan pada pihak accounting juga audit sebagai acuan rekam stok. Pihak atau tim gudang tidak boleh mendapat print out dari program ini
  • Proses rekam stok bisa dilakukan, jangan lupa tandai barang yang sudah melalui proses pengecekan dan penghitungan.
  • Semua lembar print out yang sudah terisi penuh hasil rekam stok segera di input ke dalam untuk diketahui perbedaannya dengan versi program.
  • Melakukan pengecekan ulang untuk mengidentifikasi adanya kesalahan hitung maupun selisih
  • Usai semua proses dijalankan, hasil rekam stok diberikan kepada pihak accounting untuk kemudian dilakukan penyesuaian persediaan ke dalam program.

Itulah rincian penjelasan mengenai stock opname yang perlu Anda pahami terlebih jika seorang pelaku usaha.

Pastikan untuk tidak melewatkan proses ini dalam usaha Anda, agar arus keuangan juga barang persediaan dapat dikelola dengan baik dan tertata.

Dengan begitu, akan lebih mudah dalam memajukan serta mengembangkan usaha Anda. Pastikan juga untuk menggunakan aplikasi inventory online dari Jurnal by Mekari untuk segala keperluan inventory barang usaha anda, mulai dari pencatatan barang hingga membuat laporan inventory barang.

Karir
Karir

Kembangkan karir bersama Mekari

Mari berkembang dan menjadi bagian dari perubahan bersama talenta-talenta terbaik dari manca negara di Mekari.

Hubungi kami
Hubungi kami

Selalu siap membantu Anda

Bagi Anda yang membutuhkan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami melalui kontak yang disediakan.

WhatsApp Hubungi sales