Sebagai karyawan, Anda mungkin sering kali bertanggung jawab untuk mengelola transaksi online, misalnya untuk pembelian peralatan kantor atau membayar subscription layanan tertentu.
Kartu kredit virtual dapat menjadi pilihan utama transaksi bisnis Anda, sebagai solusi pembayaran yang lebih aman dan efisien.
Dibandingkan dengan kartu fisik, kartu kredit virtual menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Selain itu, penggunaannya juga dapat membantu Anda dalam melacak pengeluaran bisnis secara lebih detail, memudahkan manajemen keuangan Anda.
Artikel ini akan membahas bagaimana cara membuat VCC dan panduan menggunakannya secara efektif dalam peran profesional Anda.
Baca Juga: Corporate Card: Jenis, Cara Kerja, dan Syarat MendapatkannyaKeuntungan menggunakan kartu kredit virtual
Sebelum mengetahui cara buat VCC, Anda perlu tahu lima manfaat utama menggunakan kartu kredit virtual untuk bisnis.
1. Manajemen vendor yang mudah
Bisnis dapat mengeluarkan sebanyak mungkin kartu virtual yang diperlukan untuk berbagai vendor atau tujuan pembayaran.
Ini menyederhanakan proses pembayaran kepada vendor, memastikan pelacakan yang jelas, dan mengurangi risiko penyalahgunaan dalam transaksi.
Baca Juga: Vendor Management System: Apa Itu dan Cara Memilihnya2. Penggunaan dan pembatasan yang terkontrol
Kartu virtual berfungsi seperti kartu prabayar perusahaan, sehingga Anda dapat menetapkan jumlah uang tertentu, tanggal kedaluwarsa, atau pembatasan yang terkait dengan vendor atau transaksi tertentu.
Ini memastikan pengeluaran tetap dalam anggaran dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
3. Keamanan yang terjamin
Kartu virtual tidak dapat dicuri, dikloning, atau hilang secara fisik. Setiap kartu dihasilkan secara unik untuk tujuan tertentu, yang meminimalkan risiko penipuan dan melindungi informasi keuangan yang sensitif.
4. Optimisasi accounts payable
Kartu virtual memperlancar proses pembayaran dengan memungkinkan penyelesaian yang lebih cepat dibandingkan metode tradisional seperti cek atau transfer bank.
Ini meningkatkan manajemen arus kas dan memungkinkan pemantauan pengeluaran secara real-time.
5. Pelacakan pengeluaran secara real-time
Dengan kartu virtual, Anda mendapatkan visibilitas instan terhadap transaksi, membantu Anda memantau pengeluaran secara langsung. Transparansi ini meningkatkan akuntabilitas dan menyederhanakan pelaporan keuangan.
Cara membuat virtual credit card
Berikut adalah langkah-langkah sederhana yang perlu Anda lakukan untuk membuat kartu kredit virtual.
1. Akses platform penerbit virtual credit card
Pertama-tama, Anda perlu mengakses platform yang menyediakan layanan VCC. Bisa berupa website atau aplikasi resmi yang disediakan oleh bank maupun lembaga keuangan lainnya.
Pastikan untuk memilih penyedia VCC yang terpercaya, agar keamanan informasi keuangan Anda terjamin.
Virtual credit card dari Mekari Expense mengelola pengeluaran bisnis Anda dengan lebih efisien dan pastinya aman, dengan nomor kartu virtual yang unik dan dashboard untuk memantau setiap transaksi secara real-time.
2. Registrasi akun
Pada platform tersebut, Anda akan diarahkan untuk mendaftarkan akun. Biasanya, Anda perlu menyiapkan beberapa informasi pribadi, nama pengguna, serta kata sandi.
Pastikan untuk memilih kata sandi yang kuat untuk meningkatkan keamanan akun Anda dari upaya peretasan.
3. Verifikasi identitas
Untuk menjamin keamanan, penyedia layanan umumnya akan meminta Anda untuk memverifikasi identitas Anda.
Biasanya, ini dilakukan dengan memberikan salinan identitas, menjawab pertanyaan keamanan, atau, mengonfirmasi kode OTP yang dikirimkan melalui e-mail atau nomor telepon.
4. Pilih jenis virtual credit card
Ada penyedia layanan yang menyediakan beberapa pilihan kartu kredit virtual. Mungkin ada yang menawarkan kartu single-use yang hanya dapat digunakan sekali.
Ada juga pilihan kartu yang dapat digunakan seterusnya. Pertimbangkan setiap pilihan sesuai dengan kebutuhan Anda.
5. Isi saldo awal
Setelah Anda memilih jenis kartu, Anda perlu mengisi saldo awal. Ini adalah jumlah uang yang akan tersedia di kartu, sehingga Anda dapat bertransaksi. Metode pengisian tergantung pada masing-masing penyedia, bisa menggunakan transfer bank, kartu debit, atau metode lainnya.
6. Atur limit pengeluaran
Dengan menetapkan batas pengeluaran, Anda bisa mengontrol penggunaan dana lebih baik. Sesuaikan jumlah maksimum yang dapat dihabiskan dengan kartu Anda dalam rentang waktu tertentu, tim, vendor, atau proyek tertentu.
Responden paling antusias terhadap fitur pengendalian pengeluaran yang diberikan oleh kartu kredit virtual, dengan 37% mengatakan bahwa mereka sangat menyukai fungsi tersebut.
– Dilansir dari Survei Versapay, 2023
Hal ini membantu Anda untuk tetap berada dalam batas anggaran yang telah Anda tetapkan, mencegah pengeluaran yang tidak terkendali, dan menghindari masalah keuangan di masa depan.
7. Unduh aplikasi pendukung
Beberapa penyedia kartu kredit virtual mungkin menawarkan aplikasi pendukung yang dapat membantu Anda memantau penggunaan dan mengelola kartu Anda.
Dalam satu aplikasi, biasanya tersedia dashboard khusus yang memberikan update setiap ada transaksi, memberi tahu Anda tentang aktivitas mencurigakan, dan memungkinkan Anda membekukan atau membuka kembali kartu Anda.
Aplikasi kartu kredit virtual dari Mekari Expense menyediakan dashboard untuk pemantauan real-time, memberikan informasi terkini tentang pengeluaran Anda secara langsung. Monitor penggunaan dan analisis pengeluaran jadi lebih mudah.
8. Gunakan virtual credit card
Setelah selesai mengatur kartu kredit virtual Anda, kini Anda sudah siap untuk menggunakannya.
Anda hanya perlu memasukkan detail kartu, seperti nomor kartu, tanggal kadaluarsa, dan kode keamanan CVV, mirip dengan yang dilakukan saat menggunakan kartu kredit fisik.
Namun, penting untuk diingat bahwa karena ini adalah kartu virtual, penggunaannya dibatasi hanya untuk transaksi online.
Tips menjaga keamanan kartu kredit virtual
Tidak perlu khawatir tentang masalah keamanan VCC Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk menjaga keamanan kartu kredit virtual dan informasi pribadi Anda:
1. Gunakan perangkat yang aman
Pastikan perangkat elektronik yang Anda gunakan untuk mengakses akun kartu kredit virtual Anda aman. Ini bisa dilakukan dengan memasang password yang kuat, rutin memperbarui sistem operasi dan aplikasi, serta menginstal software keamanan yang terpercaya.
2. Buat kata sandi yang kuat
Gunakan kata sandi yang kuat dan unik untuk akun kartu kredit virtual Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan manajer kata sandi untuk membuat dan menyimpan kata sandi kompleks. Jangan pernah membagikan kata sandi Anda kepada siapa pun.
Aktifkan autentikasi dua faktor (2FA) jika tersedia. 2FA menambahkan lapisan keamanan tambahan, karena Anda akan diminta untuk memberikan dua jenis identifikasi sebelum mengakses akun Anda.
3. Jaga informasi pribadi
Jangan pernah membagikan informasi pribadi Anda, kecuali jika diperlukan dan Anda yakin permintaannya berasal dari sumber yang terpercaya. Selain itu, penting untuk selalu waspada terhadap phishing.
Abaikan email, SMS, atau situs web mencurigakan yang meminta informasi pribadi Anda. Selalu periksa sumbernya sebelum memberikan informasi Anda. Perlu diingat bahwa bisnis resmi tidak pernah meminta informasi sensitif melalui email atau SMS.
4. Pantau akun Anda secara teratur
Selalu cek akun kartu kredit virtual Anda secara rutin. Ini supaya Anda bisa segera menemukan apabila ada transaksi yang tidak resmi. Jika menemukan sesuatu yang mencurigakan, laporkan segera kepada penerbit kartu Anda.
Buat kartu kredit virtual mudah dengan Mekari Expense
Untuk membuat kartu kredit virtual di Mekari Expense, caranya sangat mudah. Pertama-tama, Anda bisa berlangganan Mekari Expense terlebih dahulu untuk mendapatkan akses fitur virtual credit card.
Bila sudah berlangganan, Anda bisa masuk ke menu ‘Card’ dan klik opsi ‘tambah kartu baru’. Anda akan diminta untuk mengisi detail kartu seperti nama, tujuan penggunaan, pemegang akses, tanggal mulai aktif, tanggal berakhir, limit kartu, dan batas pengeluaran biaya.
Untuk informasi lebih jelasnya, Anda dapat membaca Bagaimana Cara Membuat Virtual Corporate Card.
Kartu kredit virtual tidak hanya membuat transaksi online lebih aman, tetapi juga memberi Anda kendali penuh atas pengeluaran bisnis Anda.
Dengan pengaturan kartu yang dapat disesuaikan, Anda dan tim Anda dapat bertransaksi dengan tenang dan percaya diri, tanpa khawatir tentang potensi penipuan atau pencurian data kartu kredit. Coba kartu kredit virtual dari Mekari Expense sekarang juga!
Referensi
Versapay. ‘’The State of Virtual Credit Card Acceptance in B2B’’
