Setiap perusahaan atau instansi, tentu memiliki SOP untuk ditaati. Kali ini kita akan membahas contoh SOP perusahaan yang banyak digunakan dan cara membuatnya.
Namun sebelum mengulas mengenai contoh dan juga cara membuat SOP perusahaan, kita akan mengingat kembali apa maksud dari SOP itu sendiri.
Apa Itu SOP?
SOP merupakan akronim atau singkatan dari Standard Operating Procedure, yang jika dialihbahasakan ke dalam Bahasa Indonesia yakni Standar Operasional Prosedur.
Menurut salah satu ahli, yaitu Rudi M. Tambunan, arti dari SOP adalah sebuah pedoman yang isinya mengenai standar operasional di dalam suatu organisasi.
Kemudian, menurut Moekijat (2008), SOP merupakan urutan langkah pelaksanaan kerja mulai dari bagaimana, di mana, dan siapa yang melakukannya.
Standar yang dimaksud di sini yakni tata cara yang menjadi dasar atau acuan bagi pelaksanaan setiap kegiatan.
Sementara organisasi yang dimaksud bukanlah sekedar perkumpulan saja, tetapi juga badan usaha maupun organisasi yang berada dalam struktur birokrasi.
Dengan adanya SOP ini, ada banyak manfaat yang bisa kita dapatkan dalam menjalankan operasional usaha maupun organisasi.
Bagi bidang usaha seperti perusahaan misalnya, SOP diartikan sebagai pedoman tertulis bagi karyawan secara keseluruhan dalam menjalankan aktivitasnya.
Pedoman tersebut berisi tata cara yang terperinci dan wajib dipatuhi, agar dapat mewujudkan visi juga misi dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. SOP perusahaan itu sendiri adalah segala panduan atau aturan yang harus dipatuhi oleh karyawan dalam menjalankan kegiatannya di dalam perusahaan.
Apa saja manfaatnya? Berikut ini beberapa diantaranya.
Manfaat Adanya SOP dalam Perusahaan
Dengan adanya SOP dalam suatu badan usaha atau perusahaan, maka akan ada banyak manfaat yang bisa didapatkan. Manfaat tersebut antara lain seperti:
- Adanya standarisasi performa kerja yang harus bisa dicapai oleh karyawan di semua divisi
- Meminimalisir adanya kesalahan kerja, sehingga karyawan juga bisa lebih percaya diri
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan, baik secara individu ataupun sebagai tim dalam sebuah divisi
- Menjadi alat kontrol pihak perusahaan atas kinerja karyawan, sekaligus meningkatkan performa perusahaan di tengah persaingan usaha
- Sebagai dasar hukum atas kesalahan atau pelanggaran yang dibuat oleh seluruh karyawan dalam suatu perusahaan.
- Menjadi tolak ukur dan dasar mencari solusi dalam setiap permasalahan
- Dengan adanya contoh SOP perusahaan, maka setiap karyawan akan lebih mudah memahami kewajiban, kewenangan dan alur kerjanya masing-masing
Tentunya standarisasi layaknya aturan tidak akan bisa berjalan sesuai fungsinya jika tidak dilaksanakan.
Perusahaan umumnya menggunakan aplikasi HR untuk membantu mereka mengevaluasi kinerja karyawannya berdasarkan SOP yang sudah ditentukan sebelumnya.
Contoh SOP Perusahaan yang Banyak Digunakan
Agar Anda dapat lebih mudah memahami Standard Operating Procedure kerja perusahaan, berikut ini kami hadirkan beberapa contoh SOP perusahaan yang kerap digunakan.
1. SOP Produksi
Berikut ini adalah contoh SOP produksi bakery.
- Tujuannya untuk menghasilkan bakery dengan kualitas terbaik di segi rasa, tampilan juga kuantitas produksi tiap harinya
- SOP produksi melingkupi semua yang terlibat pada proses produksi bakery
- Setiap karyawan yang terlibat pada proses produksi harus memahami istilah mixing, rounding, resting, filling, final proofing, finishing dan packaging
- Pada proses produksi, setiap karyawan harus memperhatikan kebersihan, keamanan dan keselamatan kerja, serta kerapian packaging
- Segala keputusan mengenai produksi, di bawah wewenang juga kontrol kepala produksi. Agar alurnya tepat dan kualitas hasil produksi terjaga.
2. SOP Divisi Quality Control
SOP yang satu ini, biasa digunakan sebagai bagian dari contoh SOP perusahaan dagang.
- Tujuan dari adanya SOP ini adalah untuk memastikan kualitas produk sudah sesuai standar efisiensi yang ditentukan
- Ruang lingkupnya meliputi seluruh personil divisi QC (Quality Control)
- Tanggung jawab ada di bawah kepala divisi QC
- Tata cara kerja meliputi:
- Pemeriksaan produk minimal sekali dalam sebulan
- Menelusuri kesalahan dalam proses produksi untuk mengidentifikasi penyebab kesalahan
- Manajer Produksi menerima serta meneruskan umpan balik dari kepala bagian QC
- Kepala divisi QC memberikan laporan kualitas produk pada kepala produksi sebulan sekali
- SOP dibuat oleh kepala bagian divisi QC, diketahui Manajer Produksi dan disahkan oleh Direktur.
3. SOP Divisi Internal Audit
Kemudian selanjutnya terdapat SOP untuk divisi Internal Audit yang isinya adalah sebagai berikut:
- Bertujuan untuk mengevaluasi sistem operasi perusahaan dalam aspek mutu produk dan distribusi.
- Tujuan utamanya bukan untuk mencari kelemahan namun mencari cara pencegahan dan masalah secara efektif.
- Aspek-aspek yang dicakup internal audit antara lain:
- Manajemen mutu
- Personalia
- Bangunan dan Peralatan
- Dokumentasi
- Keluhan dan Penarikan Kembali (Recall)
Cara Membuat SOP Perusahaan yang Benar
Setelah melihat contoh SOP perusahaan di atas, kini saatnya untuk belajar bagaimana cara membuatnya.
Oleh karena pentingnya SOP ini, maka tidak bisa sembarangan dalam merumuskan atau menyusunnya.
SOP harus dibuat oleh orang yang memang berkompeten dalam bidang yang akan dibuatkan panduannya.
Jika Anda ingin membuat SOP perusahaan, berikut ini beberapa langkah yang perlu diterapkan.
- Menyiapkan tim penyusunan yang sifatnya independen dan berperan sebagai tim evaluasi saat penerapannya nanti
- Memenuhi prinsip SOP keseluruhan, seperti mudah dipahami, selaras, dinamis, dapat dijadikan parameter, efektif, berorientasi pada visi dan misi perusahaan
- Penyusunan SOP dilakukan setelah pihak penyusun melakukan analisa secara menyeluruh pada semua divisi yang ada
- Melakukan uji coba penerapan SOP untuk mengetahui kesesuaiannya, sebelum disahkan oleh pimpinan perusahaan.
- Setelah SOP ditetapkan atau disahkan, maka dilakukan sosialisasi pada seluruh karyawan. Tidak lupa juga melakukan evaluasi secara berkala untuk melihat efektifitasnya
- Tampilan SOP harus memenuhi unsur seperti nama perusahaan, tujuan, ruang lingkup, penanggung jawab, prosedur pelaksanaan, pemberlakuan dan pengesahan
SOP perusahaan menjadi salah satu komponen penting yang perlu diperhatikan oleh para pelaku usaha dalam menjalankan usahanya.
Sebab dengan adanya SOP ini, setiap usaha akan lebih mudah menentukan alur operasional agar dapat mencapai tujuan.
Baik tujuan dalam menghasilkan keuntungan, mencapai minimal produksi, menghasilkan produk dengan kualitas sesuai standar dan juga memenuhi permintaan pasar.
Adanya standarisasi seperti dengan menjadikan sebuah software ERP yang terintegrasi sebagai sebuah software standar di masing-masing divisi yang akan, tentu hal ini akan konsisten meningkatkan produktivitas.
Berikut ini adalah fungsi dasar dari SOP dalam suatu perusahaan atau organisasi yang penting untuk Anda pahami.
Fungsi SOP
Sebenarnya ada banyak fungsi dari SOP yang bisa menyesuaikan ruang lingkup atau bidang yang menerapkannya.
Sebab SOP yang benar memiliki sifat dinamis, selaras dan juga berorientasi pada visi dan misi perusahaan.
Maka bisa dipastikan antara satu perusahaan dengan lainnya akan memiliki tujuan juga fungsi SOP yang berbeda.
Misalnya sebagai contoh SOP perusahaan startup dengan perusahaan makanan. Dari tujuan hingga prosedurnya sudah jelas berbeda.
Namun secara umum atau mendasar, fungsi dari SOP adalah:
- Sebagai acuan pelaksanaan operasional yang paling sesuai atau update, mengikuti perkembangan usaha, kebutuhan pasar atau faktor lain yang memerlukan perubahan
- Sebagai media dokumentasi atas segala kegiatan operasional perusahaan. Dimana hal ini akan sangat dibutuhkan ketika proses evaluasi ataupun audit.
Nah, sampai di sini bisa kita lihat bahwa betapa pentingnya SOP dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Bukan hanya untuk menjaga keteraturan serta kelancaran operasional, bahkan juga sebagai bahan evaluasi dengan indikator kinerja yang ada serta pertimbangan dalam beberapa kondisi.
Dengan adanya SOP, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap departemen atau divisi yang ada memiliki bukti konkrit atas setiap kegiatannya.
Dari situ, segala kebijakan terkait operasional perusahaan bagi masing-masing divisi ataupun secara keseluruhan berdasarkan pada data yang ada.
Dengan adanya data real dari lapangan dan bukan sekedar perkiraan, segala kebijakan ataupun keputusan akan lebih tepat sasaran.
Demikian ulasan singkat mengenai SOP khususnya SOP perusahaan yang dapat kami sampaikan.
Semoga penjelasan mengenai arti, fungsi, cara membuat dan juga contoh SOP perusahaan bisa membantu Anda untuk bisa lebih memahaminya.
Dengan begitu, Anda bisa mengimplementasikannya serta memperoleh manfaatnya bagi usaha Anda.
