Setiap instansi atau perusahaan tentu memiliki SOP masing-masing. SOP adalah aspek penting yang memastikan segalanya berjalan sebagaimana mestinya.
Dengan adanya SOP, diharapkan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan. Di samping itu juga meningkatkan produktivitas, karena operasional perusahaannya terkoordinasi.
Lantas, apa yang dimaksud dengan SOP?
Untuk lebih jelasnya, Anda bisa perhatikan rangkuman terkait pengertian SOP dan contohnya, sekaligus tujuan juga fungsinya berikut ini.
Kepanjangan dan Definisi SOP
Apa itu SOP? SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. Jika dialihbahasakan ke dalam Bahasa Indonesia, yaitu prosedur operasional standar.
SOP dapat didefinisikan sebagai rangkaian prosedur yang dimiliki oleh instansi atau perusahaan.
Dimana hal tersebut digunakan sebagai panduan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Berikut ini beberapa pendapat dari para ahli sehubungan dengan definisi atau arti SOP ini.
1. Moekijat
Menurut Moekijat, SOP adalah urutan tata cara atau langkah dalam melaksanakan sebuah kegiatan. Termasuk tempat juga waktu pelaksanaan dan siapa yang menjalankan.
2. Sailendra
Sedikit berbeda, Sailendra mengartikan SOP sebagai panduan kegiatan operasional perusahaan, yang bertujuan untuk memastikan semuanya dapat berjalan lancar.
3. Insani
Sementara Insani berpendapat jika SOP merupakan dokumen yang sifatnya baku juga resmi, serta berisikan berbagai macam instruksi.
Instruksi tersebut berhubungan dengan rangkaian pelaksanaan administrasi organisasi maupun perusahaan.
Secara spesifik, isinya menerangkan cara pelaksanaan, tempat dan waktu pelaksanaan, berikut dengan subyek yang melaksanakan.
Dari berbagai pengertian di atas, bisa kita simpulkan bahwa SOP dibuat atau disusun untuk mengatur tata cara berkegiatan, khususnya terkait operasional perusahaan.
Dengan begitu diharapkan semua berjalan sesuai ketentuan, minim kesalahan dan bisa berjalan lancar sesuai harapan juga tujuan.
Adapun contohnya adalah tata cara atau aturan penggunaan seragam kantor, tata cara penggunaan jaringan internet berikut perangkat komputer di Sekolah dan masih banyak lagi lainnya.
Intinya, SOP adalah panduan pelaksanaan bagi seluruh SDM yang terlibat dalam operasional sebuah organisasi, instansi maupun perusahaan.
Tujuan Dibuatnya SOP dalam Perusahaan
Pembuatan SOP dalam setiap organisasi maupun perusahaan menjadi hal penting yang tidak boleh dilewatkan.
Hal itu dikarenakan, ada banyak tujuan yang bisa dicapai dengan adanya SOP tersebut. Adapun tujuan SOP sebagai berikut:
1. Membantu Karyawan Memahami Peraturan dan Tugasnya di Kantor
Dengan adanya SOP, para karyawan atau tenaga kerja dapat lebih memahami secara menyeluruh mengenai aturan, serta tugasnya berikut tata cara pelaksanaannya.
Hal ini akan memberikan dampak positif berupa performa kerja yang maksimal, serta operasional yang berjalan lancar.
2. Mempermudah Proses Adaptasi Karyawan Baru
SOP yang menjadi panduan atas segala kegiatan perusahaan, membantu karyawan baru lebih mudah untuk berkontribusi sebagaimana mestinya di sana.
Bukan hanya memahami peraturan yang berlaku, tetapi juga apa saja yang menjadi hak, kewajiban serta wewenang atas posisi mereka.
Dengan begitu, meski berada di lingkungan kerja baru, mereka akan lebih mudah beradaptasi dan mengikuti sistem yang diberlakukan oleh perusahaan.
3. Memudahkan Pencapaian Target Perusahaan
Setiap perusahaan tentu memiliki target yang harus dicapai atau diwujudkan. Proses untuk mencapai target tentu melibatkan seluruh SDM di setiap divisi yang ada.
Semua yang terlibat akan dapat memberikan kontribusinya secara maksimal, ketika melaksanakan kewajibannya sesuai panduan yang terdapat pada SOP perusahaan.
Proses pencapaian target perusahaan pun akan lebih mudah untuk diwujudkan.
4. Meminimalkan Kesalahan
Selanjutnya, tujuan dari adanya SOP adalah untuk meminimalkan kesalahan dalam setiap aktivitas atau kegiatan karyawan.
Baik dalam menjalankan tugasnya, memanfaatkan fasilitas yang ada, maupun dalam bersikap ketika berada di lingkungan kerja.
Ketika setiap karyawan memahami SOP yang ada, tentu semakin kecil kemungkinan mereka melakukan kesalahan karena tidak ingin melanggar aturan.
Contohnya ketika perusahaan sedang melakukan stock opname di gudang dengan menggunakan aplikasi inventory barang. Jika tidak ada SOP bagaimana cara melakukan stock opname dan mencatatnya di aplikasi inventory, maka akan terjadi kesalahan yang akan membuat perusahaan harus melakukannya lebih dari satu kali.
Baca Juga: SOP Perusahaan: 3 Contoh SOP Perusahaan dan Cara MembuatnyaFungsi SOP dalam Organisasi ataupun Perusahaan
Setelah membahas kepanjangan, definisi atau pengertian, serta tujuan dari SOP, Anda juga perlu untuk memahami apa fungsinya.
Ada beberapa fungsi dari SOP yang bermanfaat bagi usaha Anda. Beberapa fungsi tersebut diantaranya:
1. Menjadi Dasar Hukum
Fungsi yang pertama yaitu menjadi dasar aturan atau hukum yang diberlakukan.
Dimana isinya mengatur hak juga kewajiban semua pihak yang berada di bawah naungannya.
Dengan adanya dasar hukum ini, akan lebih mudah dalam mengidentifikasi setiap permasalahan ataupun kesalahan yang terjadi.
Bagi pihak yang melakukan pelanggaran, akan memperoleh hukuman sebagaimana ketentuan yang sudah dijelaskan pada SOP perusahaan.
Baca Juga: Perencanaan SDM: Pengertian, Faktor, Tujuan, dan Manfaat2. Menjadi Acuan Kinerja Karyawan
Fungsi kedua dari SOP adalah untuk menjaga performa karyawan.
Dengan adanya SOP, diharapkan para karyawan dapat menjaga kedisiplinan kerja serta memberikan performa terbaiknya.
3. Memberikan Informasi Detail Mengenai Pekerjaan
Dalam pelaksanaannya, SOP selain menjadi dasar hukum juga berfungsi untuk memberikan informasi terkait seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Anda tidak hanya diberikan pemahaman mengenai prosedur pelaksanaannya, tetapi juga berbagai faktor yang dapat mempengaruhi pada prosesnya.
Sebut saja seperti kecelakaan kerja, bencana alam, cuti melahirkan, cuti menikah juga ketika Anda sedang mengalami musibah karena ada keluarga yang meninggal dunia.
SOP menjelaskan semuanya secara terperinci, sehingga semua pihak yang dilibatkan dapat memahami.
4. Sebagai Pedoman Pelaksanaan Kerja
Terakhir, fungsi SOP yaitu sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan atau kewajiban.
Di dalam perusahaan terutama yang berskala besar, tentu terdiri dari beberapa divisi.
Dalam melaksanakan tugas serta kewajibannya yang berbeda-beda, mereka memerlukan pedoman agar tidak terjadi kesalahan.
Di sinilah SOP menjalankan fungsinya. Setiap orang akan diberikan pedoman pelaksanaan, mulai dari tata cara, cara menggunakan aplikasi-aplikasi ERP yang ada, hingga waktu dan tempat pelaksanaannya.
Dengan begitu karyawan akan lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaan. Hasil kerja mereka juga akan lebih minim resiko kesalahan.
Dampak positifnya, apa yang menjadi target atau tujuan perusahaan akan lebih mudah juga untuk diwujudkan.
Sebab karyawannya menjalankan tugas dengan benar dan juga sesuai ketentuan.
Prinsip Pembuatan SOP
Sebagaimana penjelasan di atas, bisa kita lihat betapa penting keberadaan SOP dalam sebuah organisasi maupun perusahaan.
Oleh sebab itu, dalam membuat SOP Anda tidak bisa sembarangan. Harus memperhatikan beberapa prinsip SOP seperti:
- Mudah dipahami oleh semua pihak yang berkaitan dengan SOP tersebut
- Bersifat efektif dan juga efisien
- Memberikan kepastian hukum atas setiap pelanggaran
- Jelas dan selaras. Memberikan informasi terperinci serta selaras dengan visi, misi, SDM yang dipekerjakan, serta tujuan perusahaan
- Terukur dengan jelas, sehingga bisa dijadikan bahan evaluasi serta bisa dilakukan revisi ketika dianggap tidak relevan lagi
- Bersifat dinamis, karena seiring perkembangan perusahaan maka akan memerlukan banyak penyesuaian termasuk masalah prosedur juga aturan
Prinsip SOP adalah acuan dalam pembuatan SOP yang tepat sasaran. Oleh karena itu jangan sampai ada satu poin pun yang terlewatkan.
Dari penjelasan di atas, bisa kita pahami bahwasanya SOP adalah pedoman pelaksanaan operasional kerja, yang memastikan semua berjalan lancar.
Jadi, SOP menjadi salah satu hal penting yang wajib dimiliki organisasi maupun perusahaan. Agar operasionalnya berjalan lancar dan mencapai target yang diinginkan.
Temukan cara terbaik untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda dengan mengikuti kursus SOP di MeKari University.
