Sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari urusan perencanaan SDM karena hal tersebut bermanfaat untuk memberdayakan pegawai/karyawan secara efektif.
Selain itu, tanpa adanya perencanaan sumber daya manusia yang baik, sebuah perusahaan atau organisasi tidak akan bisa bertahan, berkembang, dan maju di masa depan.
Lantas apa yang dimaksud dengan sumber daya manusia dan perencanaan sumber daya manusia?
Nah, untuk penjelasan lebih lengkapnya, mari simak ulasan seputar perencanaan sumber daya manusia berikut ini.
Apa itu Sumber Daya Manusia?
Sebelum Anda tahu apa itu perencanaan SDM, maka sebaiknya ketahui terlebih dahulu apa itu sumber daya manusia.
SDM didefinisikan sebagai setiap individu yang bekerja secara produktif untuk menggerakkan organisasi, perusahaan, dan berfungsi sebagai aset organisasi atau perusahaan tersebut.
Karena fungsinya yang sangat krusial, SDM harus mendapatkan pelatihan dan bimbingan agar terus berkembang.
Selanjutnya, SDM juga dikelompokkan menjadi dua jenis, yakni SDM Makro dan SDM Mikro.
Sumber daya manusia makro adalah total keseluruhan penduduk usia produktif yang berada di suatu wilayah.
Sedangkan, sumber daya manusia mikro merupakan orang yang bekerja di suatu institusi atau perusahaan.
Dari penjelasan di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa SDM adalah orang atau individu yang bekerja di suatu perusahaan yang memiliki kemampuan tertentu.
Berbagai kemampuan ini biasa dikenal dengan sebutan modal manusia atau human capital.
Oleh karena itu, SDM adalah salah satu faktor yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan, selain modal dan teknologi.
Nah, inilah pentingnya keberadaaan perencanaan sumber daya manusia.
Pengertian Perencanaan SDM
Nah, setelah Anda tahu apa itu sumber daya manusia, maka selanjutnya ketahui juga pengertian perencanaan SDM yang berperan penting dalam kemajuan perusahaan.
Perencanaan SDM atau Human Resource Planning (HRP) merupakan proses peramalan yang bersifat sistematis dengan cara menghubungkan kebutuhan SDM suatu perusahaan dengan strategi dan tujuan perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa SDM yang dimiliki sudah memadai, berkualitas, dan kompeten, dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut.
1. Menurut KBBI
Selain pengertian perencanaan sumber daya manusia di atas, KBBI juga memiliki definisi tentang perencanaan sumber daya manusia yakni sebuah potensi individu yang bisa dikembangkan dan dilatih untuk kepentingan proses produksi.
2. Menurut Mathis dan Jackson (2001)
Sejumlah ahli juga turut mendefinisikan apa itu perencanaan sumber daya manusia, salah satunya Mathis dan Jackson (2001).
Menurut Mathis dan Jacson (2001), perencanaan SDM adalah sebuah proses identifikasi dan analisis untuk memiliki SDM yang bisa mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
3. Menurut Andrew E. Sikula
Andrew E. Sikula juga mendefinisikan tentang perencanaan sumber daya manusia, yakni sebagai sebuah proses dalam menentukan kebutuhan pegawai/karyawan dan agar pekerjaan SDM tersebut sesuai dengan rencana organisasi.
4. Menurut Mondy & Noe (1995)
Selanjutnya, menurut Mondy & Noe (1995), perencanaan sumber daya manusia merupakan proses sistematis yang menganalisis keadaan SDM yang bertujuan agar jumlah dan kualitas SDM dengan keterampilan yang sesuai terpenuhi ketika perusahaan atau organisasi membutuhkannya.
5. Menurut Werther dan Davis
Pendapat ahli menurut Werther dan Davis tentang perencanaan sumber daya manusia merupakan sebuah rencana sistematis dalam memprediksi kebutuhan karyawan dengan ketersediaan untuk waktu yang akan datang.
Dengan demikian, pihak HRD (Human Resource Department) bisa segera melakukan tugas tim HRD dalam perencanaan untuk melaksanakan rekrutmen pekerja, seleksi, pelatihan, dan rangkaian lainnya.
6. Jackson & Schuler (1990)
Schuler & Walker (1990) juga mendefinisikan tentang perencanaan SDM, yakni sebagai suatu proses manajemen yang menentukan mobilitas SDM organisasi atau perusahaan saat ini menuju posisi di masa depan yang diinginkan.
Baca Juga: Apa Itu HRD dan Perbedaannya dengan HRM?Fungsi dan Tujuan Perencanaan SDM
Setelah Anda paham apa itu perencanaan sumber daya manusia, lantas apa fungsi dan tujuannya?
Secara umum, tujuan utama dari perencanaan SDM yaitu agar ada kepastian antara kesesuaian tenaga kerja dan jumlah pekerjaan yang tersedia, baik itu jumlah atau kualitas SDM yang perusahaan butuhkan.
Untuk mengetahui kesesuaian tersebut, maka proses tersebut harus didasari oleh demand dan supply dan demand SDM perusahaan.
Lalu, apa saja fungsi dan tujuan lainnya dalam menerapkan perencanaan SDM bagi perusahaan?
1. Monitoring Demand dan Supply SDM
Melakukan monitoring terhadap demand dan supply SDM perusahaan merupakan salah satu tujuan dan fungsi terbesar perencanaan SDM.
Ini dapat membantu departemen SDM dalam mengantisipasi kebutuhan jumlah dan kualitas tenaga kerja pada kemudian hari.
Akan sangat terbantu untuk tenaga kerja yang sifatnya berubah-ubah seperti dalam struktur organisasi proyek.
2. Membantu HR Menemukan Kandidat yang Tepat
Perencanaan SDM memberikan banyak bantuan terhadap departemen HR untuk bisa bekerja lebih proaktif.
Dengan adanya data kebutuhan karyawan dari perencanaan SDM, HR dapat menemukan kandidat pekerja dengan karakteristik dan kompetensi yang sesuai dengan posisi pekerjaan.
Tugas HR juga lebih ringkas karena dapat memprediksi pertumbuhan kerja dan lowongan kerja yang dapat menarik kandidat untuk melamar posisi tersebut.
3. Menempatkan Karyawan Pada Posisi Terbaiknya
Tidak ada yang lebih baik dibandingkan karyawan yang memberikan performa dan prestasi terbaiknya dalam bekerja.
Tujuan itu yang ingin dicapai dalam perencanaan SDM dimana menemukan posisi yang dapat mengeluarkan potensi terbesar karyawannya.
Kondisi tersebut dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap performa dan produktivitasnya, karena karyawan merasa nyaman dan dapat mengeksplor keahlian dan kemampuannya.
4. Efisiensi Organisasi
Agar perusahaan dapat memberikan hasil yang optimal dalam operasionalnya, perusahaan harus efisien agar tidak perlu mengeluarkan dana berlebih pada hal-hal yang tidak penting.
Pendataan yang rutin dalam perencanaan SDM diperlukan agar dapat mengetahui banyak atau sedikitnya pekerja yang perusahaan butuhkan.
Organisasi yang terlalu gemuk namun saling tumpah tindih bukanlah menggambarkan suatu perusahaan yang efisien.
Sebaliknya, ini dapat mengganggu manajemen dan operasional perusahaan dalam jangka panjang.
Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perlu Anda ketahui bahwa membuat perencanaan sumber daya manusia tidak sembarangan dan harus mengikuti tahapan—tahapannya sebagaimana berikut ini.
1. Menganalisis kebutuhan SDM
Tahap pertama dalam perencanaan SDM adalah menganalisis kebutuhan sumber daya manusia di organisasi. Ini melibatkan mengevaluasi tujuan organisasi, mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab yang diperlukan, dan memahami kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Menganalisis kebutuhan pengembangan
Setelah menentukan kebutuhan SDM saat ini, langkah selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan pengembangan di masa depan. Ini melibatkan mengidentifikasi keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk mendukung pertumbuhan dan perubahan organisasi.
3. Menganalisis laporan dan data SDM
Pada tahap ini, perencanaan SDM melibatkan menganalisis laporan dan data SDM yang ada, seperti tingkat turnover karyawan, evaluasi kinerja, kehadiran, dan informasi lainnya. Analisis ini membantu dalam mengidentifikasi tren, masalah, atau peluang yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM.
4. Merumuskan strategi perencanaan SDM
Berdasarkan analisis kebutuhan SDM dan data yang ada, langkah berikutnya adalah merumuskan strategi perencanaan SDM. Strategi ini mencakup pengembangan rencana untuk merekrut, melatih, mempertahankan, dan mengembangkan karyawan yang diperlukan oleh organisasi.
5. Menetapkan rencana tindakan
Setelah strategi perencanaan SDM dirumuskan, langkah selanjutnya adalah menetapkan rencana tindakan yang spesifik untuk mengimplementasikan strategi tersebut.
Rencana tindakan ini mencakup kegiatan seperti merekrut karyawan baru, menyediakan pelatihan dan pengembangan, serta mengidentifikasi langkah-langkah untuk mempertahankan karyawan yang berkinerja tinggi.
6. Pelaksanaan dan pengawasan
Setelah rencana tindakan ditetapkan, tahap berikutnya adalah melaksanakan rencana tersebut. Ini melibatkan pelaksanaan kegiatan perencanaan SDM, seperti perekrutan, pelatihan, dan pengembangan.
Selama pelaksanaan, penting untuk memantau dan mengevaluasi hasilnya, serta melakukan penyesuaian jika diperlukan.
7. Evaluasi dan penyesuaian
Tahap terakhir dalam proses perencanaan SDM adalah evaluasi dan penyesuaian. Evaluasi dilakukan untuk mengukur keberhasilan perencanaan SDM dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Hasil evaluasi ini kemudian dapat digunakan untuk memperbaiki proses perencanaan SDM di masa depan.
Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM
Berikut ini sejumlah faktor perencanaan SDM yang harus diperhatikan oleh perusahaan.
1. Pertumbuhan (Growth)
Memperhatikan faktor pertumbuhan finansial serta kebutuhan perusahaan adalah faktor yang penting dalam perencanaan SDM.
2. Perubahan (Change)
Faktor yang selanjutnya yaitu perubahan karena perubahan bisa saja terjadi kapanpun, sehingga HR harus bisa berpikir kreatif dan fleksibel agar kebutuhan perusahaan tetap terpenuhi dengan baik.
3. Teknologi (Technology)
Seorang HR harus bisa memahami pentingnya teknologi untuk kelancaran operasional perusahaan.
Banyak software ERP terbaik yang dapat digunakan oleh tim HR dalam mengelola operasional perusahaan, salah satu contohnya adalah software absensi, software payroll dan juga aplikasi slip gaji online yang akan sangat membantu dalam pekerjaan HR.
Maka dari itu, Jika diperlukan HR perlu merencanakan adanya pelatihan mempelajari fitur atau perangkat perusahaan untuk karyawan.
Jadi, demikian ulasan lengkap seputar perencanaan SDM dan semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk Anda. Jika anda ingin belajar lebih lanjut, Anda dapat mengakses kursus Talent Management dari Mekari University.
