Sektor retail di Indonesia termasuk yang paling cepat pertumbuhannya di Asia, dengan kontribusinya yang mencapai lebih dari 10% ke PDB negara. Namun, kemajuan ini juga diiringi dengan persaingan sengit dari e-commerce.
Dalam menghadapi tekanan ini, pelaku bisnis retail harus menerapkan strategi baru dalam manajemen operasional untuk tetap relevan dan kompetitif.
Salah satu solusi efektif adalah mengadopsi software retail yang mampu menyederhanakan tugas karyawan dan meningkatkan efisiensi manajemen, sehingga hubungan dengan pelanggan tetap terjaga dan penjualan pun terus meningkat.
Apa itu software retail?
Software retail adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu operasional toko atau bisnis retail. Fungsinya mencakup berbagai aspek manajemen, seperti inventaris, penjualan, laporan keuangan, hingga analisis perilaku pelanggan.
Tujuan penggunaan software retail adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas karyawan. Dengan otomatisasi berbagai pekerjaan rutin, karyawan dapat menghemat waktu dan energi, sehingga mereka bisa lebih fokus pada kegiatan yang lebih strategis, seperti merencanakan promosi atau menyusun strategi penjualan.
Selain itu, waktu yang dihemat juga memungkinkan karyawan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan, meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan, yang pada akhirnya berdampak positif pada penjualan dan pertumbuhan bisnis.
Manfaat dan pentingnya penggunaan software retail
Berikut adalah manfaat utama bila Anda menggunakan software retail:
1. Inventory management yang lebih mudah dan efisien
Untuk satu toko saja, manajemen inventaris seringkali menyulitkan. Apalagi jika Anda memiliki banyak toko dengan beragam produk. Di titik ini, pengelolaan inventaris secara manual sudah tidak praktis lagi, dan Anda memerlukan sistem yang bisa membantu Anda mengaturnya dengan lebih teratur.
Dengan manajemen inventaris yang baik, Anda dapat dengan mudah mengetahui produk mana yang laris dan mana yang tidak. Jadi, Anda bisa menawarkan diskon untuk produk yang lambat terjual atau memesan kembali barang-barang populer secara otomatis untuk memenuhi permintaan konsumen.
2. Integrasi dashboard keuangan dan inventaris
Laporan yang akurat sangat penting untuk membuat keputusan bisnis. Software manajemen ritel dilengkapi dengan dashboard yang menampilkan informasi penting seperti tren penjualan, stok, dan data pelanggan loyal.
Ini membantu Anda mengelola bisnis dengan lebih baik, baik online maupun offline. Selain itu, software retail juga terintegrasi dengan dashboard keuangan perusahaan — memastikan bahwa pencatatan transaksi selaras dengan stok yang tersedia.
3. Integrasi POS dan data transaksi
Banyak bisnis mengalami kerugian karena barang hilang atau salah tempat, baik saat pengiriman maupun di toko. Oleh karena itu, sangat penting untuk melacak setiap produk sejak pembelian hingga penjualan dan pengembaliannya.
Dengan software retail yang diintegrasikan dengan POS — dilengkapi barcode dan pelacak, Anda bisa dengan mudah memantau barang yang dikembalikan dan bahkan menjualnya kembali. Hal ini membantu bisnis mengembalikan sebagian pendapatan yang mungkin hilang.
4. Proses decision making yang lebih cepat
Dunia bisnis ritel yang terus berubah membutuhkan keputusan yang tepat dan cepat — menentukan kesuksesan atau kegagalan bisnis. Software ritel memberikan data dan analisis real-time yang membantu pebisnis membuat keputusan yang lebih baik.
Dengan mengumpulkan dan menganalisis data seperti tren penjualan, perilaku pelanggan, dan perubahan pasar, software ini membantu mengidentifikasi peluang baru dan mengurangi risiko.
Dengan data ini, retailer dapat membuat strategi yang lebih efektif, mengoptimalkan sumber daya, dan menjaga pertumbuhan bisnis dalam persaingan yang ketat.
5. Meningkatkan customer experience
Kepuasan pelanggan tentunya adalah hal yang paling utama. Software ritel membantu menciptakan pengalaman belanja yang nyaman dan sesuai dengan preferensi pelanggan. Dengan memanfaatkan data dan analisis pelanggan, retailer bisa memberikan rekomendasi produk yang lebih personal dan promosi yang tepat sasaran, sehingga memperkuat loyalitas pelanggan.
Jenis jenis software retail dan manfaatnya
Dengan beragam fitur dan fungsi yang ditawarkan, software retail dapat membantu bisnis Anda menjadi lebih efisien dan menguntungkan.
Untuk memahami lebih lanjut, mari kita bahas jenis-jenis software retail yang populer dan manfaatnya bagi bisnis Anda.
1. Manajemen inventaris
Banyak pengusaha ritel mengalami kesulitan dalam menjaga level inventaris yang tepat. Hal ini dapat menyebabkan kelebihan stok (overstocking) atau kehabisan stok (stockout).
Overstocking dapat mengakibatkan produk menumpuk dan biaya penyimpanan meningkat, sementara stockout dapat membuat pelanggan kecewa karena produk yang mereka cari tidak tersedia, yang pada akhirnya bisa mengurangi penjualan dan loyalitas pelanggan.
Dengan menggunakan software manajemen inventaris, pengusaha ritel dapat:
- Memantau stok secara real-time di berbagai lokasi dan saluran penjualan. Sistem ini secara otomatis memberikan peringatan ketika stok hampir habis, sehingga pengisian ulang dapat dilakukan tepat waktu.
- Memberikan perkiraan permintaan berdasarkan data penjualan sebelumnya, sehingga membantu dalam merencanakan inventaris dengan lebih efisien dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok.
2. Multi warehouse management
Mengelola beberapa gudang seringkali menjadi tantangan bagi pengusaha ritel. Ada kesenjangan antara data stok yang ada di sistem dan stok fisik di gudang, yang menyebabkan sulitnya melacak persediaan secara akurat.
Koordinasi antara gudang untuk mengisi ulang stok juga menjadi rumit, yang dapat memicu kehabisan stok di beberapa lokasi. Selain itu, pengusaha ritel sering kali kesulitan mengukur kinerja masing-masing gudang secara efektif.
Software multi warehouse management hadir sebagai solusi, memungkinkan pengusaha ritel untuk:
- Mengelola stok dari berbagai gudang secara terpusat dan real-time. Dengan visibilitas yang lebih jelas, pengusaha ritel dapat memindahkan stok antar-gudang dengan lebih mudah untuk menyeimbangkan ketersediaan produk di berbagai lokasi.
- Melacak dan menganalisis kinerja setiap gudang, sehingga pengusaha ritel dapat meningkatkan efisiensi operasional di seluruh rantai pasokannya.
3. Laporan keuangan
Banyak pengusaha ritel menghadapi kesulitan dalam mendapatkan gambaran keuangan yang akurat dan real-time, yang dapat menghambat pengambilan keputusan dan perencanaan bisnis.
Pengelolaan berbagai akun dan transaksi dari banyak cabang juga menjadi tantangan, karena pelaporan keuangan sering kali menjadi proses yang rumit dan memakan waktu, terutama jika dilakukan secara manual.
Dengan software laporan keuangan, pengusaha ritel dapat menghasilkan laporan secara otomatis dengan tingkat akurasi yang tinggi, sehingga mengurangi kesalahan manusia. Laporan-laporan ini mencakup arus kas, keuntungan, pengeluaran, dan laba rugi dari berbagai toko yang terintegrasi dalam satu sistem.
Ini mempercepat proses pelaporan dan analisis keuangan, memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan data yang tepat.
4. POS integration (integrasi sistem POS)
Banyak retailer menggunakan sistem POS (Point of Sale) yang tidak terhubung dengan sistem lain seperti back-office atau platform e-commerce. Akibatnya, data penjualan dan inventaris dari toko fisik dan online tidak terintegrasi dengan baik, sehingga menyulitkan pengusaha ritel untuk memantau secara keseluruhan.
Dengan software yang memiliki integrasi POS yang baik, pengusaha ritel dapat:
- Memantau penjualan dan inventaris di semua cabang atau saluran penjualan secara real-time. Artinya, setiap transaksi yang terjadi akan langsung tercatat dalam sistem pusat, sehingga kondisi stok dan penjualan secara keseluruhan dapat terlihat tanpa harus menunggu laporan manual.
- Menggabungkan data penjualan dari toko fisik dan online dalam satu sistem, sehingga proses checkout menjadi lebih lancar.
- Inventaris juga akan otomatis terupdate setiap kali ada penjualan, baik di toko fisik maupun online. Hal ini tidak hanya mengurangi kesalahan manusia tetapi juga mempermudah pengelolaan stok dan transaksi.
5. Chatbot automation (otomatisasi chatbot)
Pelanggan menginginkan jawaban yang cepat ketika menghubungi layanan pelanggan, namun banyak pengusaha ritel kesulitan memenuhi permintaan tersebut karena terbatasnya sumber daya manusia. Hal ini sering mengakibatkan waktu respons yang lambat, yang dapat membuat pelanggan merasa frustrasi.
Karena itu, software yang menyediakan fitur chatbot dapat menjadi solusi:
- Mmberikan jawaban otomatis untuk pertanyaan umum seperti status pengiriman, kebijakan pengembalian, atau ketersediaan produk.
- Mengurangi beban pada tim customer service dan meningkatkan kepuasan pelanggan karena mereka mendapatkan jawaban dengan cepat, karena chatbot bekerja selama 24/7 tanpa memerlukan operator manusia.
Chatbot dengan kecerdasan buatan (AI) dapat lebih dari sekadar menjawab pertanyaan sederhana. Mereka dapat:
- Membantu pelanggan menyelesaikan masalah lebih cepat, memberikan saran produk yang relevan, dan meningkatkan pengalaman belanja secara keseluruhan.
- Dengan kemampuan AI yang terus berkembang, chatbot bisa menjadi asisten virtual yang lebih interaktif dan bermanfaat bagi pelanggan.
6. Omnichannel
Banyak pelanggan mengalami perbedaan pengalaman ketika berbelanja di channel yang berbeda, seperti online, offline, atau melalui perangkat mobile. Hal ini bisa mengurangi loyalitas pelanggan jika mereka merasa pengalaman belanja tidak konsisten atau tidak sebaik yang diharapkan di semua saluran.
Retailer saat ini harus menangani pelanggan yang berinteraksi melalui berbagai saluran. Mengelola dan merespons semua interaksi ini bisa menjadi tugas yang sangat sulit, terutama jika tidak ada sistem yang memadai untuk mengelola komunikasi dari berbagai saluran tersebut.
Hadir omnichannel sebagai solusi atas kendala ini. Dengan omnichannel, pengusaha ritel dapat:
- Memastikan bahwa pelanggan mendapatkan pengalaman yang sama baiknya di setiap saluran. Ini meningkatkan loyalitas pelanggan karena mereka merasa nyaman dan puas dengan pengalaman belanja yang konsisten.
- Menggabungkan semua komunikasi dari berbagai saluran dalam satu dashboard terpusat. Ini mempermudah tim customer service untuk merespon pertanyaan dan permintaan pelanggan dari berbagai platform.
- Mengirim promosi (blasting) ke pelanggan dari berbagai saluran secara bersamaan, membuat kampanye pemasaran lebih efektif dan terarah.
Cara memilih software retail yang tepat
Tentunya, Anda perlu mempertimbangkan berbagai faktor sebelum memutuskan untuk memakai satu software retail spesifik.
1. Kebutuhan bisnis dan skalabilitas
Sebelum memilih software, penting untuk mengevaluasi apakah fitur-fitur yang ditawarkan sesuai dengan tujuan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda mengelola beberapa lokasi toko atau ingin mengintegrasikan penjualan dari berbagai saluran (omnichannel), pastikan software tersebut dapat mendukung kebutuhan ini.
Pilihlah solusi yang fleksibel dan bisa berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Software yang baik akan menawarkan modul tambahan atau dukungan lebih lanjut jika dibutuhkan, sehingga Anda tidak perlu mencari solusi baru saat bisnis Anda semakin besar.
2. Kemampuan integrasi
Pastikan software retail yang Anda pilih dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada atau yang akan digunakan di masa depan, misalnya sistem e-commerce atau Customer Relationship Management (CRM).
Integrasi ini penting agar semua data bisnis Anda dapat dikelola dengan lebih efisien, tanpa harus menggunakan berbagai platform secara terpisah. Sebuah sistem yang terintegrasi dengan baik akan meningkatkan produktivitas dan memudahkan pengelolaan operasional bisnis.
3. Kemudahan penggunaan dan pelatihan
Pilih software yang memiliki user interface yang mudah dipahami, sehingga karyawan dapat menggunakannya dengan cepat tanpa pelatihan yang rumit. Hal ini penting untuk menghemat waktu dan tenaga dalam proses implementasi.
Selain itu, pastikan penyedia software juga menawarkan pelatihan yang komprehensif dan dukungan pelanggan yang memadai. Software yang mudah digunakan akan meningkatkan efektivitas kerja tim Anda.
4. Biaya dan Return on Investment (ROI)
Pertimbangkan biaya total kepemilikan (Total Cost of Ownership atau TCO) dari software tersebut. Ini termasuk biaya lisensi, implementasi, dan dukungan teknis. Jangan hanya melihat biaya di awal, tapi hitung juga potensi pengembalian investasi (ROI).
Apakah software tersebut akan membantu meningkatkan efisiensi kerja, mengurangi biaya tenaga kerja, atau meningkatkan penjualan? Perhitungan ROI ini akan membantu Anda menilai apakah investasi dalam software tersebut sepadan dengan manfaat yang akan diperoleh.
Baca Juga: Cara Menghitung Analisis Return on Investment Beserta Contoh5. Dukungan pelanggan dan reputasi vendor
Periksa ulasan, studi kasus, dan testimoni pengguna mengenai layanan dukungan yang disediakan oleh vendor. Pastikan mereka menawarkan dukungan pelanggan yang responsif, idealnya 24/7, serta pembaruan sistem secara berkala.
Vendor yang andal biasanya menyediakan berbagai opsi dukungan yang fleksibel dan berkomitmen untuk terus meningkatkan software mereka sesuai kebutuhan pengguna.
Baca Juga: Cara Memilih Perusahaan SaaS di IndonesiaKesimpulan
Berinvestasi pada software retail merupakan langkah penting bagi bisnis yang ingin mendukung skalabilitas dan meningkatkan produktivitas karyawan. Penggunaan software retail yang tepat juga membantu perusahaan beradaptasi dengan cepat terhadap kebutuhan pasar dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dengan sistem yang terintegrasi dan otomatis, perusahaan dapat lebih mudah mengelola operasional, memantau performa, serta mengambil keputusan berbasis data secara efisien.
Mekari hadir sebagai penyedia solusi SaaS yang telah dipercaya berbagai bisnis retail di Indonesia. Beberapa klien terpercaya kami telah memberikan testimoni:
- BARDI: Memanfaatkan fitur multi warehouse dari Mekari Jurnal untuk melihat pergerakan barang dengan jelas, serta fitur dasbor performa yang mudah diakses dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan.
- Oppo: Berhasil mengelola lebih dari 400+ chat harian dari WhatsApp, mengirim pesan broadcast 90% lebih cepat, dan meningkatkan kecepatan ticketing hingga 50% dengan bantuan AI Mekari Qontak.
Mekari menawarkan solusi komprehensif untuk mendukung bisnis retail agar tetap kompetitif dan berkembang pesat. Hubungi kami sekarang juga untuk info lebih lanjut.
Referensi
Ari RMS. ‘’Why Retailers Should Implement Retail Management Software?’’
Cleverence. ‘’What is Retail Software? Types, Benefits & Features’’
