Ketika Anda melakukan transaksi pembelian barang di online shop pasti terdapat invoice atau bukti pembelian. Bukti ini sangat penting sebagai informasi secara detail terkait transaksi pembelian dan jenis barang atau produk yang dibeli. Namun, terkadang juga Anda melakukan pembelian barang dengan memesan terlebih dahulu atau istilah sekarang disebut dengan Purchase Order (PO). Lalu, apakah PO juga memiliki bukti transaksi pembelian produk? Apa saja perbedaan invoice pembelian dengan purchase order?
Pengertian Invoice Pembelian
Apa itu invoice pembelian? Kata ini mungkin sudah tidak asing lagi di telinga orang yang sudah sering melakukan transaksi jual-beli antar pedagang dengan pembeli. Invoice pembelian atau yang disebut juga faktur pembelian adalah sebuah dokumen resmi yang isinya berkaitan perjanjian antara pembeli dengan pemasok. Dengan invoice pembelian, ini dapat menghitung keseluruhan keluar masuknya barang selama terjadinya transaksi antara kedua pihak yang nantinya akan dimasukan ke pembukuan di akhir periode.
Barang atau jasa yang transaksinya akan diterbitkan faktur atau invoice biasanya merupakan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak. Invoice pembelian ini akan dikeluarkan oleh pembeli saat purchase order terbit dan sudah terjadi konfirmasi terkait pesanan oleh penjual.
Baca Juga: Contoh Invoice Pembayaran, Penjualan, dan Tagihan, Paling Lengkap!
Manfaat Invoice Pembelian
1. Bukti Pembelian Barang
Dalam pembahasan di atas mengenai apa itu invoice pembelian, tentu faktur atau invoice pembelian memiliki banyak kegunaan atau contoh manfaat sehingga sebaiknya Anda jangan langsung membuangnya begitu saja setelah berbelanja.
Invoice pembelian merupakan bukti fisik bahwa barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen sesuai dengan PO yang sudah diterbitkan konsumen. Di dalam invoice ini biasanya tertulis detail barang atau jasa dan juga harga sehingga jika ada kesalahan dalam barang atau jasa yang diterima, pembeli dapat meminta pengembalian barang atau penukaran barang.
2. Dokumen yang Sah
Sesuai dengan pembahasan apa itu invoice pembelian, invoice ini dapat berfungsi sebagai bukti tertulis terkait nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh konsumen atau pembeli. Invoice ini juga berfungsi sebagai dokumen yang sah dalam hukum untuk dicatat ke dalam pembukuan akuntansi dari pemasok. Ini juga menyatakan bahwa memiliki manfaat sebagai dokumen yang mampu menunjukan banyaknya persediaan barang setelah dilakukan pembelian, dan lain sebagainya.
3. Data Barang Keluar
Dalam ulasan apa itu invoice pembelian, faktur pembelian adalah salah satu contoh dokumen penting dalam perusahaan, seperti yang sudah dijelaskan pada pembahasan apa itu invoice pembelian, selain sebagai bukti transaksi, adanya dokumen ini juga sebagai tanda berapa banyak barang yang telah terjual. Maka dari itu, perusahaan dapat dengan mudah tahu kapan harus memperbarui stok barang di gudang pada dokumen stok, atau mereka menggunakan aplikasi stok gudang untuk mengupdate stok secara otomatis.
4. Tagihan Pembayaran atas Barang atau Jasa
Dalam ulasan apa itu invoice pembelian, dapat dilihat bahwa invoice pembelian juga berfungsi sebagai tagihan pembayaran yang dapat ditagih oleh penjual kepada pembeli berdasarkan pesanan yang sudah dilakukan oleh pembeli. Dengan adanya tagihan ini, jumlah pembayaran yang terutang sangat jelas jumlahnya sehingga ini dapat menghindari terjadinya keributan yang disebabkan oleh kesalahpahaman atau data yang tidak sesuai antara penjual atau pemasok dengan konsumen.
Komponen dalam Invoice Pembelian
Terdapat beberapa hal tentang komponen invoice pembelian. Komponen di dalamnya tentu berbeda dengan faktur atau invoice yang lainnya. Komponennya meliputi hal-hal berikut ini :
- Nama perusahaan atau identitas penjual atau pemasok. Pada bagian ini, terdapat nama, logo dan alamat perusahaan. Apabila memungkinkan, dapat dimasukan nomor telepon perusahaan.
- Nama perusahaan atau pembeli yang melakukan transaksi beserta dengan dengan alamatnya.
- Nomor seri atau nomor transaksi.
- Tanggal invoice tercetak.
- Detail transaksi yang dilakukan.
- Nominal yang perlu dibayar, nominal ini mencakup total dan PPN yang harus dibayar oleh konsumen.
- Nama dan tanda tangan kasir atau penerima uang serta nama dan tanda tangan konsumen. Invoice ini merupakan bukti bahwa transaksi sudah dilakukan atas persetujuan dua belah pihak.
Data-data tersebut dapat memudahkan pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan sehingga perusahaan memiliki data yang lengkap dalam pembukuan di akhir periodenya.
Apabila terdapat penagihan atau hal lainnya, tentunya ini menjadi lebih mudah untuk diperiksa karena data yang diberikan lengkap. Biasanya invoice asli diserahkan kepada pihak pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian sedangkan salinanya dipegang oleh penjual atau pemasok.
Cara Mudah Membuat Invoice Pembelian secara Otomatis
Pada artikel apa itu invoice pembelian ini, kami menyediakan kepada Anda bagaimana cara membuat invoice pembelian sendiri. Anda dapat menggunakan Ms. Excel untuk membuat invoice penjualan sendiri.
Pertama-tama, Anda tekan aplikasi Ms. Excel pada perangkat Anda. Kemudian, tekan menu File, lalu tekan New From Other Template, kemudian template invoice. Setelah itu, sesuaikan dengan komponen yang diperlukan oleh invoice pembelian, yakni nama perusahaan penjual atau pemasok, alamat, nomor telepon, nomor transaksi, tanggal cetak invoice, dan tanda tangan kasir dan konsumen.
Selanjutnya isi tabel dengan barang yang terjual, kuantitas, harga per-unit barang, dan totalnya. Terakhir, Anda dapat menyimpan dokumen di dalam file perangkat Anda, lalu mencetaknya dan diberikan kepada konsumen sebagai tagihan dan bukti resmi.
Seiring dengan berkembangnya zaman, sudah terdapat berbagai macam aplikasi yang fungsinya mempermudah pembuatan faktur atau invoice untuk kepentingan transaksi penjual dengan pembeli. Anda dapat berlangganan aplikasi invoice online untuk kemudahan pembuatan invoice secara efisien dan terintegrasi dengan keuangan perusahaan.
Invoice Pembelian Pada Perpajakan
Invoice pembelian bukanlah faktur pajak. Maka dari itu, invoice pembelian ini tidak dapat dimasukkan dalam e-Faktur. Akan tetapi, ini bukan berarti invoice pembelian merupakan suati hal yang tidak penting dan dapat diremehkan oleh penjual maupun pembeli.
Hal ini karena faktur pajak masukan perusahaan dibuat berdasarkan dengan invoice pembelian yang telah diterbitkan. Maka dari itu, invoice pembelian adalah dokumen pendukung untuk para Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai data pendukung guna membuat faktur pajak masukan.
Lalu apa hubungannya faktur pembelian dengan e-faktur pajak? Kedua hal ini memiliki hubungan itu yang tidak langsung, yakni sebagai dokumen pendukung yang berperan sangat penting dalam sistem dokumentasi Pengusaha Kena Pajak. Direktorat Jenderal Pajak (DJP) akan melakukan pemeriksaan terhadap faktur pajak masukan, maka Pengusaha Kena Pajak dapat mengeluarkan dokumen-dokumen pendukung salah satunya, yakni invoice pembelian.
Apa Itu Purchase Order (PO)
Setelah kita mengetahui tentang apa itu invoice pembelian, pada artikel ini kami akan membandingkannya dengan purchase order. Purchase order atau pesanan pembelian merupakan dokumen resmi yang berisi informasi dari suatu pesanan yang dikirim oleh pembeli dan ditujukan kepada pemasok atau penjual guna memberikan kekuasaan pembelian barang.
Kedua dokumen, baik invoice pembelian dengan purchase order sama pentingnya. Jika dipikirkan, memang invoice pembelian ini lebih penting jika dibandingkan dengan purchase order. Akan tetapi purchase order dibuat agar penjual mengetahui secara jelas pesanan yang dilakukan oleh pembeli. Purchase order ini juga berguna sebagai pencegahan kesalahan dari pihak penjual atau pemasok dalam memberikan barang atau jasa yang dipesan oleh pembeli atau konsumen.
Fungsi Purchase Order (PO)
1. Data Pesanan yang Diberikan Konsumen
Tidak lengkap jika kami tidak memberikan fungsi dari PO ini sendiri seperti yang sudah kami lakukan terkait dengan apa itu invoice pembelian. Pesanan pembelian atau purchase order ini memiliki fungsi sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli, serta komitmen penjual sebagai penerima pesanan dari konsumen. Berbeda dengan fungsi dari ulasan mengenai apa itu invoice pembelian di atas, PO memiliki peran sebagai suatu alat untuk menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang dan spesifikasi produk yang dipesan konsumen.
2. Bukti Kesepakatan Harga
Sedikit berbeda dengan ulasan apa itu invoice pembelian di atas, pesanan pembelian ini juga bertujuan untuk menghindari kesalahan harga pembelian dari barang yang dijual sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan harga yang tertera, serta diharapkan tidak adanya kesalahpahaman terkait dengan data yang dimiliki konsumen dengan penjual. Purchase order ini juga memiliki fungsi sebagai pengingat penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai pesanan, serta waktu yang ditentukan oleh pembeli.
3. Bukti Penjualan
Selain itu, pesanan pembelian ini juga membantu penjual untuk mengetahui pesanan yang masuk sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman suatu produk. Ini juga merupakan dokumen yang sah sehingga kecil kemungkinannya akan terjadi perselisihan di antara penjual dan pembeli. Mirip ulasan apa itu invoice pembelian di atas, PO ini juga sebagai bukti kepada auditor, bank atau kreditur dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan penjual telah melakukan proses transaksi bisnis dengan cara yang benar.
Komponen dalam Purchase Order
Komponen purchase order tentu berbeda dengan invoice pembelian atau invoice yang lainnya. Komponennya meliputi hal-hal berikut ini :
- Nama produk atau barang yang dipesan oleh konsumen.
- Kuantitas setiap barang yang dipesan.
- Harga setiap unit barang yang dipesan
- Total harga sesuai dengan harga per-unit dan kuantitas yang dipesan oleh konsumen.
- Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang ditanggung konsumen
- Nomor pemesanan
- Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran yang perlu dibayarkan.
- Kolom otorisasi.
Data-data tersebut dapat memudahkan pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan konsumen sehingga perusahaan memiliki data yang lengkap dalam pembukuan pada akhir periodenya. Apabila terdapat kesalahan pengiriman barang pesanan atau hal lainnya, tentunya ini menjadi lebih mudah untuk diperiksa karena data yang diberikan lengkap.
Kesimpulan yang dapat kami berikan kepada Anda adalah invoice ini diberikan kepada pembeli setelah menerbitkan PO atau purchase order kepada penjual. Invoice ini diberikan kepada pembeli yang melakukan pembayaran dengan cara kredit sehingga fungsi utama dari invoice ini adalah untuk menagih jumlah uang yang perlu dibayarkan oleh pembeli beserta PPN terutang.
