Entah disadari atau tidak, kebanyakan melakukan meeting justru akan membuat Anda membuang-buang waktu yang sebenarnya layak digunakan untuk melakukan pekerjaan praktis yang menghasilkan. Meeting memang sejatinya tetap diperlukan, namun hanya saat Anda dan tim tahu bagaimana cara memanfaatkan meeting dengan baik.
Lalu, bagaimana sebaiknya memanfaatkan meeting agar waktu Anda dan tim terpakai secara efektif? Begini cara Anda menghindari meeting yang tidak jelas arahnya.
1. Pastikan meeting memiliki agenda
Jika Anda mendapatkan undangan untuk ikutan meeting dan Anda tidak melihat agenda, tanyakan secara spesifik agenda meeting agar meeting tetap terarah. Jika Anda melihat agenda meeting yang tidak jelas dan tidak ada hubungannya dengan Anda, Anda dapat menghindari terbuangnya waktu Anda dengan mengatakan tidak. Jika agenda sesuai, Anda dapat datang ke meeting dengan persiapan matang dan mempersingkat meeting-nya.
2. Tinggal tolak saja
Meski terkesan sulit dilakukan dan mungkin bisa menjadi sikap yang dianggap tidak profesional, namun hal ini dibutuhkan. Seringkali rekan kerja Anda mengundang Anda ke dalam meeting karena mereka pun kurang yakin siapa saja yang akan dibutuhkan dalam meeting tersebut. Jika Anda tahu Anda tidak akan menambahkan value apa-apa ke dalam meeting, tolaklah secara sopan dengan penjelasan yang masuk akal.
3. Dengan edukasi
Solusi yang satu ini mungkin terdengar kurang tepat, di mana Anda justru perlu mengadakan meeting dengan tujuan mengedukasi. Lakukan one-on-one meeting di mana Anda dan orang yang perlu Anda ajak berdiskusi tersebut membicarakan mengenai peran Anda, kontribusi Anda serta apa saja otoritas Anda dalam pengambilan keputusan. Dengan berbagi hal semacam ini, orang lain akan menjadi lebih jelas mengenai apa peran Anda dan dapat membedakan meeting manakah yang relevan untuk mengajak Anda ikut serta dan mana yang tidak.
4. Kirimkan email
Sebagian besar meeting harusnya dapat dirangkum tanpa meeting, dan itulah kenyataannya. Saat Anda mendapatkan undangan meeting berikut dengan agendanya, cobalah melihat susunan agendanya dan selesaikan apa yang bisa diselesaikan via email. Anda akan terkesan sendiri dengan betapa efektifnya cara ini.
5. Tandai kalender Anda
Kebanyakan karyawan dan manajer sama-sama memiliki email dengan domain perusahaan lengkap dengan kalendernya.
Blok kalender Anda agar Anda tidak diundang mengikuti meeting jika memang Anda memiliki waktu yang terbatas.
Blok waktu tersebut sebagai “waktu kerja” Anda dan saatnya Anda fokus. Bekerja tanpa gangguan selama 90 menit dapat membantu otak Anda untuk fokus dan memecahkan masalah secara lebih efektif.
6. Selalu tekankan kelima hal di atas
Dengan membatasi diri Anda terlibat dalam meeting yang tidak Anda perlukan dan tidak efektif membantu pekerjaan Anda dan tim, orang-orang di sekitar Anda akan terbiasa dengan sikap Anda ini dan mereka pun akan mempertimbangkan kepentingan Anda dalam meeting sebelum mengikutsertakan Anda.
Adakah meeting yang perlu Anda hindari karena tidak adanya kepentingan? Jangan lupa menerapkan keenam tips di atas!
