Daftar isi
Mode

8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

efisiensi biaya operasional

Mekari Insight

  • Mengelola efisiensi biaya operasional adalah kunci kelangsungan bisnis, dengan fokus pada pengurangan pemborosan dan peningkatan produktivitas tanpa mengorbankan kualitas.
  • Investasi dalam software terintegrasi membantu perusahaan mengelola berbagai aspek operasional secara efisien, meningkatkan transparansi, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

Dalam dunia bisnis, mengelola biaya operasional secara efisien adalah kunci untuk tetap bertahan dan berkembang.

Biaya operasional yang berlebihan dapat menggerogoti margin keuntungan dan menghambat kemampuan perusahaan untuk berinvestasi pada inovasi atau ekspansi.

Anda dapat menemukan strategi efisiensi biaya operasional tanpa mengurangi karyawan dengan 8 cara dan tips aplikatif di artikel ini.

Efisiensi vs produktivitas biaya operasional 

Efisiensi biaya operasional adalah kunci utama untuk menjaga keberlanjutan perusahaan. Penting bagi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas sekaligus memangkas biaya yang tidak diperlukan.

Efisiensi biaya berfokus pada pengelolaan anggaran, pengurangan biaya tetap, dan penghapusan pemborosan yang memberikan nilai tambah. Sementara itu, produktivitas biaya mengukur sejauh mana biaya menghasilkan output, seperti peningkatan produksi atau penjualan dengan biaya minimal.

Keduanya harus seimbang: pengurangan biaya perlu dilakukan tanpa mengorbankan hasil. Dengan mengoptimalkan anggaran dan memastikan setiap pengeluaran menghasilkan nilai maksimal, perusahaan dapat terus berkembang.

Cara mengukur efisiensi biaya operasional

Mengukur efisiensi biaya operasional dimulai dengan memahami berapa banyak sumber daya yang dikeluarkan untuk setiap hasil yang dicapai. Salah satu cara untuk mengukurnya adalah dengan menggunakan rasio biaya terhadap pendapatan atau cost-to-revenue ratio.

Rumus untuk menghitung cost to revenue ratio (rasio biaya terhadap pendapatan) adalah sebagai berikut:

Cost to revenue ratio = (Total biaya operasional : total pendapatan) × 100

Total pendapatan: Jumlah pendapatan yang diperoleh perusahaan dari seluruh sumber.

Total biaya operasional: Semua biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk operasional, termasuk biaya tetap (seperti sewa dan gaji) serta biaya variabel (seperti bahan baku dan pemasaran).

Contoh perhitungan:

  • Total biaya operasional: Rp500 juta
  • Total pendapatan: Rp1 miliar

Cost to revenue ratio = (500,000,000 : 1,000,000,000) × 100 = 50%

Artinya, 50% dari pendapatan digunakan untuk menutupi biaya operasional.

Semakin rendah rasio ini, semakin efisien operasi bisnis Anda. Selain itu, analisis terhadap waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan penggunaan sumber daya manusia juga penting untuk menentukan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Untuk mengetahui lebih lanjut cara efisiensi biaya operasional perusahaan, simak penjelasan berikut ini.

1. Mengevaluasi dan mengoptimalkan seluruh resource yang ada

Sumber daya, baik itu tenaga kerja, peralatan, atau bahan baku, perlu dievaluasi untuk memastikan penggunaannya optimal. Perusahaan perlu secara rutin mengevaluasi kembali penggunaan sumber dayanya untuk memastikan bahwa mereka tetap efisien dan efektif.

Misalnya, dengan menempatkan orang yang tepat secara kapasitas pada proyek yang tepat, tidak hanya memaksimalkan kinerja individu. Tapi juga memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif.

  • Underutilization: Ini adalah pemanfaatan sumber daya yang kurang optimal. Contohnya menugaskan tenaga ahli pada tugas sederhana, sehingga menimbulkan pemborosan. 
  • Overutilization: Pemanfaatan sumber daya berlebihan sehingga mengakibatkan kelelahan karyawan dan penurunan produktivitas — berpotensi menghambat penyelesaian proyek.

Pengelolaan yang tepat antara pemanfaatan sumber daya dan beban kerja ini sangat penting untuk meningkatkan produktivitas, menjaga kualitas proyek, dan mengurangi biaya operasional, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan dengan lebih efisien dan terkontrol.

2. Meringkas proses dan workflow yang panjang

Proses yang panjang dan berbelit-belit sering kali mengakibatkan pemborosan waktu dan biaya. Oleh karena itu, penting untuk menyederhanakan atau meringkas workflow yang ada agar lebih cepat dan efisien.

Berikut langkah-langkahnya. 

  • Mengidentifikasi ketidakefisienan: Langkah pertama adalah mengenali bagian-bagian pekerjaan yang memakan waktu atau bersifat berulang. Hal ini membantu menemukan peluang untuk meningkatkan efisiensi.
  • Menerapkan prinsip lean: Prinsip lean berfokus pada menghilangkan langkah-langkah yang tidak memberikan manfaat langsung bagi pelanggan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
  • Memanfaatkan teknologi: Teknologi memainkan peran penting dalam meningkatkan efisiensi. Dengan otomatisasi tugas yang repetitif, proses menjadi lebih cepat dan risiko kesalahan dapat diminimalkan.

3. Automasi proses kerja yang repetitif dan manual

Otomatisasi proses kerja seperti pencatatan transaksi dan pengelolaan inventaris dapat memangkas biaya, waktu, dan kesalahan. 

Menurut McKinsey 2022 Technology Trend Panel, perusahaan tradisional fokus pada digitalisasi, sedangkan yang lebih maju beralih ke otomatisasi untuk efisiensi. Langkah ini juga membebaskan karyawan dari tugas repetitif, memungkinkan mereka fokus pada inovasi.

Selain teknologi, kesiapan organisasi menjadi kunci keberhasilan. Budaya kerja yang adaptif dan pengembangan keterampilan karyawan memastikan otomatisasi terintegrasi dengan baik. Dengan strategi ini, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas sekaligus memperkuat daya saing.

4. Integrasi tools dan database agar lebih aksesibel dan transparan

Mengintegrasikan tools yang digunakan dalam operasional bisnis dengan database pusat dapat meningkatkan transparansi dan aksesibilitas informasi. Dengan integrasi ini, keputusan bisnis dapat diambil dengan lebih cepat dan tepat karena data yang dibutuhkan sudah tersedia secara real-time.

Selain itu, pemanfaatan alat analitik yang canggih memungkinkan bisnis untuk menggali data secara mendalam, mengidentifikasi tren, dan menemukan peluang baru. 

Hal ini memungkinkan perusahaan merespons perubahan pasar dengan lebih gesit dan membuat keputusan yang lebih tepat. Secara ringkas, integrasi teknologi dalam bisnis menawarkan beberapa manfaat utama.

  • Mengotomatisasi tugas rutin: Teknologi dapat menangani tugas repetitif, mempercepat proses bisnis, dan mengurangi kebutuhan tenaga kerja, yang pada akhirnya menurunkan biaya operasional.
  • Meningkatkan pengalaman pelanggan: Teknologi yang tepat meningkatkan interaksi dengan pelanggan, mulai dari situs web yang mudah digunakan hingga dukungan pelanggan yang efisien, memperkuat loyalitas mereka.
  • Pengambilan keputusan berdasarkan data: Dengan teknologi untuk analisis data, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi biaya jangka panjang.

Integrasi teknologi dalam operasional bisnis tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga meningkatkan pengalaman pelanggan dan membantu pengambilan keputusan yang lebih baik.

Baca Juga: 10 Manfaat Penggunaan SaaS untuk Perusahaan

5. Dorong kolaborasi antar tim

Seiring pertumbuhan organisasi, kompleksitas antar tim meningkat terutama dengan spesialisasi tugas dan penggunaan sistem yang berbeda. Ini dapat menghambatan dalam proses kerja, inkonsistensi data, dan kesulitan dalam pengambilan keputusan strategis.

Kolaborasi yang baik antar tim penting dalam efisiensi operasional. Dengan mendorong kerja sama yang lebih erat antar departemen maka dapat mengurangi redundansi, meningkatkan komunikasi, dan memastikan bahwa proyek atau tugas dapat diselesaikan lebih cepat dengan koordinasi yang lebih baik.

6. Manfaatkan time management atau project management tools

Mengelola waktu dengan baik penting untuk efisiensi biaya operasional. Alat manajemen proyek atau time management yang tepat membantu tim untuk memprioritaskan tugas lebih efektif, memantau kemajuan, dan menghindari keterlambatan.

Pelacakan waktu juga mengoptimalkan sumber daya, seperti mengalihkan tugas administratif atau menggunakan otomatisasi, agar pekerja dapat fokus pada pekerjaan utama. 

Misalnya, di agensi desain grafis, dengan mengalihkan tugas administratif atau menggunakan otomatisasi, desainer bisa lebih fokus pada pekerjaan desain utama mereka.

7. Mengevaluasi budget marketing dan ROI yang didapat

Dalam banyak perusahaan, marketing sering kali menjadi salah satu pos pengeluaran terbesar. Oleh karena itu, penting untuk secara berkala mengevaluasi anggaran pemasaran dan membandingkannya dengan Return on Investment (ROI) yang dihasilkan

Evaluasi yang cermat terhadap ROI juga membantu perusahaan untuk menghindari pemborosan anggaran. Tanpa pengukuran yang jelas, pengeluaran marketing dapat membengkak tanpa memberikan kontribusi nyata terhadap pertumbuhan bisnis.

Dengan menganalisis hasil yang diperoleh dari setiap kampanye atau strategi marketing, perusahaan dapat memprioritaskan investasi pada saluran yang memberikan hasil terbaik. Hal ini tidak hanya menjaga keberlanjutan finansial, tetapi juga meningkatkan daya saing perusahaan di pasar.

8. Atur dan kontrol pengeluaran dengan bantuan software

Untuk mengontrol pengeluaran secara lebih efisien, Anda dapat memanfaatkan software manajemen pengeluaran yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengalokasikan anggaran secara lebih transparan dan terkendali. 

Dengan software ini, Anda dapat memonitor setiap pengeluaran bisnis, menetapkan batasan, serta melacak penggunaan anggaran secara real-time.

Salah satu contoh software manajemen pengeluaran yang dapat Anda gunakan adalah Mekari Expense. Mekari Expense memungkinkan perusahaan untuk memantau pengeluaran dan alokasi anggaran dengan lebih jelas, serta meminimalisir kemungkinan pemborosan.

Investasi software terintegrasi untuk raih efisiensi biaya operasional

Mengelola biaya operasional yang efisien adalah hal yang sangat krusial bagi kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan. 

Untuk mengimplementasikan tips efisiensi biaya operasional yang aplikatif, perusahaan dapat memanfaatkan ekosistem software manajemen pengeluaran terintegrasi seperti yang ditawarkan oleh Mekari Expense

Investasi dalam software terintegrasi tidak hanya akan meningkatkan efisiensi biaya operasional, tetapi juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data yang akurat, yang pada akhirnya akan memperkuat posisi perusahaan dalam pasar yang kompetitif.

Referensi

Runn. ‘’How to Improve Operational Efficiency’’
The CFO Club. ‘’How To Improve Operational Efficiency: 9 Steps For Simpler Ops’’

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami