Daftar isi
Mode

Rekomendasi dan Cara Memilih Software Manajemen Pengeluaran

Software Manajemen Pengeluaran

Mekari Insight

  • Pengelolaan pengeluaran secara manual sering kali menghadapi masalah seperti kurangnya transparansi, kesalahan data, dan proses yang memakan waktu.
  • Software expense management hadir sebagai solusi untuk mengotomasi proses, mempercepat approval, dan meminimalkan risiko kesalahan.
  • Saat memilih software expense management, pertimbangkan aspek seperti kemudahan penggunaan, integrasi dengan sistem lain, fleksibilitas fitur, dan skalabilitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Manajemen pengeluaran yang efisien menjadi kunci utama bagi perusahaan untuk mengoptimalkan alokasi dana dan meminimalkan pemborosan. 

Bagi tim finance, penggunaan software manajemen pengeluaran bukan hanya soal mencatat pengeluaran, tetapi juga memberi kemudahan dalam mengontrol dan melacak arus kas secara real-time.

Artikel ini akan membahas fitur, komponen, dan faktor penting yang perlu diperhatikan saat memilih software manajemen pengeluaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Apa itu manajemen pengeluaran

Manajemen pengeluaran adalah upaya sistematis untuk mengatur keuangan perusahaan melalui proses perencanaan, pemantauan, dan pengendalian pengeluaran. 

Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa dana yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, menemukan area pengeluaran yang kurang efisien, dan memberikan transparansi terhadap penggunaan dana.

Dengan menerapkan manajemen pengeluaran yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko pemborosan, mengelola arus kas dengan lebih baik, dan menjaga stabilitas kondisi keuangan. Hal ini juga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan keuangan yang lebih terukur dan strategis.

Baca Juga: Expense Management: Strategi Kelola Pengeluaran Lebih Efisien

Tantangan manajemen pengeluaran manual

Meskipun sebagian perusahaan masih mengandalkan metode manual dalam mengelola pengeluaran, tapi hal ini justru memicu sejumlah tantangan. Beberapa tantangan utama dalam manajemen pengeluaran manual yakni sebagai berikut.

1. Kemungkinan terjadinya kesalahan manusia

Pencatatan manual rentan terhadap berbagai kesalahan, seperti salah mencatat jumlah, tanggal, atau kategori transaksi, terutama pada transaksi besar.

Kesalahan dalam menghitung total pengeluaran atau sisa anggaran juga sering mengganggu perencanaan keuangan. Selain itu, risiko kehilangan kwitansi atau catatan memperumit proses pelacakan dan analisis data pengeluaran.

2. Efisiensi yang rendah

Proses manual membutuhkan waktu lama, mulai dari pengumpulan kwitansi, pencatatan, hingga penghitungan manual.

Ketiadaan sistem otomatis untuk mengkategorikan atau menganalisis data membuat pengelolaan keuangan menjadi lambat dan kompleks.

3. Sulitnya analisis data

Data pengeluaran yang dicatat secara manual sering kali tidak terstruktur dengan baik, sehingga sulit untuk dianalisis dan disajikan dalam laporan informatif.

Tanpa visualisasi data, sulit mengidentifikasi tren pengeluaran, seperti kategori yang boros atau pola pengeluaran musiman.

4. Kurangnya transparansi

Keterbatasan akses terhadap laporan keuangan bagi anggota atau tim lain dapat menyebabkan kurangnya transparansi.

5. Kesulitan dalam audit

Proses audit menjadi lebih rumit dan memakan waktu jika data pengeluaran tidak terorganisir dengan baik.

Dengan menggunakan software manajemen pengeluaran, perusahaan dapat mengatasi berbagai tantangan ini dan mengoptimalkan pengelolaan keuangan mereka.

Pentingnya manajemen pengeluaran untuk perusahaan

Manajemen pengeluaran yang efektif merupakan hal krusial dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Tanpa kontrol yang tepat, pengeluaran dapat keluar dari jalur anggaran dan mengganggu stabilitas keuangan. Beberapa alasan mengapa manajemen pengeluaran penting yakni sebagai berikut.

1. Meningkatkan profitabilitas

Dengan memantau dan mengendalikan pengeluaran secara efektif, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang boros dan melakukan efisiensi biaya. Hal ini membantu meminimalkan pengeluaran yang tidak perlu, sehingga meningkatkan margin keuntungan.

2. Meningkatkan akurasi laporan keuangan

Manajemen pengeluaran yang terstruktur memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan keuangan yang lebih tepat dan tepat waktu. 

Keakuratan laporan ini sangat penting untuk mendukung perencanaan keuangan yang baik dan pengambilan keputusan strategis yang lebih efektif.

3. Meminimalkan risiko keuangan

Pengeluaran yang tidak terkontrol dapat mengancam stabilitas keuangan perusahaan, seperti mengganggu arus kas atau memperburuk likuiditas. Dengan sistem manajemen yang baik, perusahaan dapat mengurangi risiko ini dan menjaga keuangan tetap sehat.

4. Meningkatkan transparansi

Manajemen pengeluaran yang terorganisir memudahkan tim keuangan untuk memantau dan melaporkan pengeluaran secara real-time. Transparansi ini penting untuk memastikan akuntabilitas dan mempermudah audit, baik internal maupun eksternal.

Fitur dan komponen software manajemen pengeluaran

Saat memilih software manajemen pengeluaran, ada beberapa fitur penting yang perlu dipertimbangkan untuk memastikan solusi tersebut memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

1. Pelacakan bukti pengeluaran

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan bukti pengeluaran seperti kuitansi dalam format digital, menghindari kebutuhan untuk menyimpan dokumen fisik. 

Pengguna dapat mengunggah atau memotret kuitansi menggunakan aplikasi mobile, membuat pengelolaan pengeluaran lebih efisien dan aman.

2. Pencatatan, kategorisasi, dan pelaporan pengeluaran

Pengguna dapat mencatat pengeluaran baik secara manual maupun dengan mengimpor data dari laporan bank atau kartu kredit. Setiap pengeluaran dikelompokkan ke dalam kategori tertentu seperti perjalanan, perlengkapan kantor, atau pertemuan bisnis. 

Pelaporan mendetail memungkinkan perusahaan untuk melihat pengeluaran dalam berbagai kategori, departemen, atau individu, yang mendukung pengelolaan anggaran dan analisis penghematan biaya.

3. Proses persetujuan dan penegakan kebijakan

Fitur ini mempercepat alur persetujuan pengeluaran dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. 

Setelah pengajuan pengeluaran, sistem secara otomatis mengarahkan ke pihak yang berwenang untuk disetujui, dan memverifikasi pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan. Pengeluaran yang melanggar aturan akan diberi notifikasi atau ditolak oleh sistem.

4. Kemampuan integrasi dan akses mobile

Software ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, terutama software akuntansi agar pencatatan keuangan lebih akurat dan cepat. 

Selain itu, aplikasi mobile memungkinkan pengguna untuk melaporkan pengeluaran kapan saja dan di mana saja, mengunggah foto kuitansi atau mengajukan pengeluaran langsung melalui perangkat mobile.

Baca Juga: Integrasi SaaS ke Berbagai Software Beserta Rekomendasi

5. Keamanan dan perlindungan data

Sistem ini dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, kontrol akses, dan audit keamanan rutin, untuk melindungi informasi perusahaan dari ancaman atau kebocoran data yang tidak sah.

6. Kustomisasi, skalabilitas, dan dukungan pengguna

Software ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan dan dapat berkembang seiring pertumbuhannya. Dapat menangani lebih banyak data dan pengguna tanpa mengurangi kinerjanya. 

Selain itu, perangkat lunak ini menyediakan dukungan dan pelatihan melalui tutorial online, layanan pelanggan, dan manual pengguna untuk memaksimalkan efisiensi pengguna.

7. Automasi proses reimbursement

Automasi dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan menyetujui pengeluaran. 

Software ini mengotomatiskan seluruh proses, mulai dari pengambilan kuitansi hingga persetujuan, serta memungkinkan pembayaran yang cepat dan efisien dalam berbagai mata uang.

Faktor pertimbangan sebelum memilih software manajemen pengeluaran

Ketika memilih perangkat lunak manajemen pengeluaran, sangat penting untuk memastikan sejauh mana perangkat tersebut sesuai dengan tujuan bisnis dan alur operasional Anda. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan.

1. Ukuran, anggaran, dan kebutuhan bisnis

Kebutuhan manajemen pengeluaran berbeda untuk setiap ukuran bisnis. Periksa fitur yang ditawarkan dan pastikan fitur tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Bisnis kecil biasanya mengutamakan kemudahan penggunaan dan efisiensi biaya, sedangkan perusahaan besar sering memerlukan fitur seperti pelaporan khusus, integrasi, dan compliance yang lebih kompleks.

2. Keamanan dan perlindungan data

Karena melibatkan informasi keuangan yang sensitif, software ini harus memiliki keamanan data yang kuat. 

Pilih solusi dengan enkripsi data, penyimpanan cloud aman, autentikasi multi-faktor, kebijakan pencadangan data, dan kontrol akses berbasis peran untuk melindungi data perusahaan Anda.

3. Opsi kustomisasi

Setiap bisnis memiliki kebutuhan unik dalam kebijakan pengeluaran dan alur kerja. Pilih software yang memungkinkan Anda menyesuaikan alur persetujuan, kategori pengeluaran, dan format pelaporan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi.

4. Biaya dan ROI (return on investment)

Harga software penting untuk dipertimbangkan, tetapi menghitung pengembalian investasi (ROI) juga tak kalah penting. 

Pertimbangkan penghematan waktu dan biaya yang dihasilkan melalui proses yang lebih efisien, pengurangan kesalahan, dan peningkatan kepatuhan.

5. Integrasi ke software akuntansi

Pastikan software dapat terhubung dengan platform lain, terutama software akuntansi, untuk mempermudah pencatatan dan penutupan buku keuangan. 

Jika diperlukan, pastikan software tersebut juga dapat terintegrasi dengan sistem manajemen gaji. 

Cara memilih software manajemen pengeluaran 

Berikut adalah cara memilih software manajemen pengeluaran yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dengan lebih efisien.

1. Identifikasi kebutuhan bisnis

Tentukan fitur dan fungsionalitas yang dibutuhkan sesuai ukuran dan kompleksitas bisnis Anda. Pertimbangkan apakah Anda memerlukan fitur seperti pelaporan real-time, otomatisasi persetujuan, atau integrasi dengan sistem lain.

2. Periksa kemampuan integrasi

Pastikan software dapat terhubung dengan sistem yang sudah digunakan perusahaan, terutama software akuntansi. Hal ini akan mempermudah alur kerja dan mempercepat proses keuangan.

3. Evaluasi keamanan data

Pilih software dengan standar keamanan tinggi, seperti enkripsi data dan otentikasi berlapis, untuk menjaga informasi keuangan tetap aman.

4. Cek fitur utama

Periksa fitur-fitur penting yang tersedia, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. 

5. Pertimbangkan skalabilitas

Pilih software yang dapat berkembang sesuai pertumbuhan perusahaan. Software yang fleksibel dengan perubahan struktur organisasi atau kebijakan pengeluaran memberikan keuntungan jangka panjang.

6. Analisis biaya dan ROI

Bandingkan harga software dengan fitur yang ditawarkan, dan estimasi potensi penghematan biaya serta peningkatan efisiensi yang akan diperoleh. Pastikan software memberikan nilai lebih dibandingkan biayanya.

7. Uji coba dan evaluasi pengalaman pengguna

Jika memungkinkan, lakukan uji coba atau demo untuk memastikan software mudah digunakan dan sesuai dengan alur kerja tim. Pengalaman pengguna yang baik akan mempercepat adopsi teknologi baru.

Rekomendasi software manajemen pengeluaran

Beberapa software manajemen pengeluaran yang dapat Anda pertimbangkan adalah sebagai berikut.

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah software manajemen pengeluaran yang memungkinkan perusahaan mengelola biaya operasional secara efisien dengan fitur sebagai berikut: 

  • Perjalanan bisnis: Mudahkan pengelolaan pengeluaran perjalanan bisnis karyawan dengan sistem yang efisien.  
  • Virtual credit card: Berdayakan karyawan untuk berbelanja online dengan kartu kredit virtual yang aman.  
  • Budget allocation: Atur alokasi anggaran perusahaan secara tepat.
  • Integrasi Mekari Jurnal: Sinkronkan semua pengeluaran bisnis dengan software akuntansi untuk manajemen keuangan yang lebih efisien.  
  • Bills: Kelola semua tagihan bisnis Anda dengan lebih mudah dan terorganisir.
  • Reimbursement: Otomatisasi proses reimbursement untuk menghemat waktu dan mempercepat pengembalian biaya.  
  • International remittance: Lakukan pembayaran internasional ke berbagai negara dengan cepat dan real-time.  

2. Coupa

Platform berbasis cloud yang berfokus pada manajemen pengeluaran bisnis (BSM), memberikan kontrol dan visibilitas terhadap pengeluaran perusahaan secara efektif.

3. Navan

Navan adalah aplikasi terintegrasi yang menyederhanakan prosedur perjalanan, mengelola jadwal penerbangan, kwitansi transaksi, serta memungkinkan pelacakan real-time dan pengurangan biaya, sehingga memudahkan berbagai bagian perusahaan untuk fokus pada prioritas mereka.

4. Rydoo

Platform manajemen pengeluaran yang mengotomatiskan laporan pengeluaran dan mempercepat siklus reimbursement. 

Rydoo memungkinkan tim keuangan multinasional memantau pengeluaran karyawan, meningkatkan kepatuhan, dan efisiensi pemrosesan pengeluaran melalui aplikasi mobile dan web yang terintegrasi dengan lebih dari 35 alat.

Software manajemen pengeluaran terlengkap dan terintegrasi

Manajemen pengeluaran yang efisien penting untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Pengelolaan yang baik membantu mengidentifikasi pemborosan, mengontrol arus kas, dan menghasilkan laporan keuangan akurat, sehingga mendukung keputusan yang tepat dan meningkatkan profitabilitas.

Pengelolaan manual seringkali menghadirkan tantangan seperti kesalahan, efisiensi rendah, dan sulitnya analisis data. Masalah ini mengurangi transparansi, mempersulit audit, dan menghambat perencanaan anggaran. Karena itu, penggunaan software manajemen pengeluaran menjadi solusi yang relevan.

Mekari Expense adalah pilihan software manajemen pengeluaran yang tepat, dengan fitur-fitur: 

  • Manajemen perjalanan bisnis
  • Kartu kredit virtual dan debit fisik
  • Pengelolaan anggaran
  • Pengelolaan invoice dan pembayaran vendor
  • Proses reimbursement
  • Pengiriman uang internasional

Integrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal juga memberikan kemudahan dalam pengelolaan keuangan dan administrasi perusahaan secara lebih efisien dan terintegrasi.

Coba Mekari Expense sekarang.

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami