Manajemen Pengeluaran: Apa Saja yang Wajib Anda Ketahui

Manajemen pengeluaran sering kali menjadi tantangan tersendiri bagi banyak bisnis, dari usaha kecil hingga perusahaan besar. Dengan berbagai kebutuhan operasional yang harus dipenuhi, tidak jarang anggaran membengkak tanpa disadari. 

Tapi, apa jadinya jika Anda bisa mengendalikan pengeluaran dengan cara yang lebih cerdas dan strategis? 

Artikel ini akan membawa Anda memahami dasar-dasar manajemen pengeluaran yang wajib diketahui, lengkap dengan tips praktis agar setiap rupiah yang keluar membawa dampak maksimal bagi pertumbuhan bisnis Anda. 

Pengertian manajemen pengeluaran

Manajemen pengeluaran adalah proses perencanaan, pengendalian, dan pengawasan alokasi dana dalam sebuah organisasi atau bisnis untuk memastikan penggunaan sumber daya keuangan dilakukan secara efisien dan efektif. 

Proses ini mencakup pencatatan yang akurat, pemantauan terhadap pengeluaran, serta evaluasi untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran sesuai dengan anggaran dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 

Dengan manajemen pengeluaran yang baik, bisnis dapat mengoptimalkan operasional, mengurangi pemborosan, dan menjaga stabilitas keuangan dalam jangka panjang.

Manfaat manajemen pengeluaran

Manajemen pengeluaran yang efektif bukan sekadar mencatat angka, melainkan langkah penting untuk membangun pondasi keuangan yang kokoh bagi keberlanjutan perusahaan.

1. Penggunaan dana yang lebih efisien

Dengan manajemen pengeluaran yang tepat, perusahaan dapat memastikan setiap dana dialokasikan ke kebutuhan prioritas, menghindari pemborosan yang tidak perlu.

Baca Juga: Manajemen Pembayaran: Definisi, Manfaat, Indikator, Cara Kelola

2. Pengendalian anggaran yang lebih ketat

Manajemen pengeluaran memungkinkan perusahaan memonitor realisasi anggaran secara berkala, memastikan pengeluaran tetap dalam batas yang telah direncanakan.

Baca Juga: Contoh Budgeting Perusahaan dengan Template dan Software

3. Mengurangi risiko finansial

Kontrol pengeluaran yang efektif membantu perusahaan mengidentifikasi potensi masalah keuangan lebih awal dan mengambil tindakan pencegahan sebelum terjadi kerugian.

4. Mendorong pertumbuhan bisnis berkelanjutan

Dengan alokasi dana yang terarah, perusahaan dapat fokus pada investasi strategis untuk inovasi dan ekspansi, mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.

Komponen biaya dalam manajemen pengeluaran

Setiap perusahaan, besar atau kecil, memiliki berbagai jenis pengeluaran yang mendukung operasional dan pertumbuhannya. 

• Pengeluaran operasional: Biaya sehari-hari yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis, seperti sewa kantor, listrik, air, internet, dan gaji karyawan.
• Pengeluaran investasi: Biaya yang dikeluarkan untuk investasi jangka panjang, seperti membeli peralatan baru atau pengembangan teknologi. 
• Marketing & sales expenses: Semua biaya yang digunakan untuk menarik pelanggan masuk ke kategori ini, seperti iklan, acara promosi, atau komisi untuk tim penjualan.
• Travel & entertainment expenses: Ini mencakup biaya perjalanan dinas, seperti tiket pesawat, hotel, makan, dan transportasi. Termasuk juga biaya untuk kegiatan membangun hubungan, seperti makan malam dengan klien atau mitra bisnis.
• Subscriptions & technology expenses: Saat ini, berlangganan software, layanan cloud, atau aplikasi pendukung kerja sudah menjadi kebutuhan pokok bisnis. 
• Pengeluaran pelatihan dan pengembangan: Investasi dalam pengembangan sumber daya manusia, seperti pelatihan karyawan, seminar, atau workshop.
• Pengeluaran keuangan dan pajak: Termasuk bunga pinjaman, biaya administrasi bank, hingga pembayaran pajak. 
• Pengeluaran tak terduga: Biaya ini mencakup hal-hal yang tidak direncanakan, seperti perbaikan mendadak, kerusakan alat, atau pengeluaran darurat lainnya.

Dengan mengenali jenis-jenis pengeluaran ini, perusahaan bisa lebih mudah mengelola keuangannya dan memastikan setiap biaya sesuai dengan prioritas.

Indikator kerja manajemen pengeluaran

Indikator-indikator ini memberikan wawasan berharga bagi perusahaan untuk mengelola pengeluaran dengan lebih bijaksana, meningkatkan efisiensi, dan mendukung keputusan strategis keuangan.

1. Burn rate

Burn rate mengukur seberapa cepat perusahaan menghabiskan cadangan kas untuk membiayai operasional. Indikator ini membantu perusahaan mengetahui berapa lama bisnis bisa bertahan tanpa pendanaan tambahan. 

Selain itu, burn rate memberikan informasi penting untuk merencanakan kebutuhan kas di masa depan, memantau arus kas, dan menentukan strategi seperti ekspansi atau efisiensi biaya. 

Rumus: Total Cadangan Kas ÷ Pengeluaran Operasional Bulanan

Misalnya, jika sebuah startup memiliki cadangan kas Rp1 miliar dan pengeluaran operasional Rp200 juta per bulan, burn rate-nya adalah 5 bulan (Rp1 miliar ÷ Rp200 juta). 

Ini berarti startup tersebut hanya mampu bertahan selama 5 bulan jika tidak ada pemasukan baru. Jika burn rate ini dinilai terlalu tinggi, perusahaan dapat mengurangi beban biaya atau mencari investor untuk menambah modal.

2. Budget variance

Budget Variance adalah perbedaan antara anggaran yang telah direncanakan dengan realisasi pengeluaran. Jika nilai variansinya negatif, pengeluaran berada di bawah anggaran yang bisa berarti efisiensi atau ketidakoptimalan pengeluaran. 

Sebaliknya, jika positif, realisasi pengeluaran melebihi anggaran, yang menunjukkan adanya pemborosan. 

Rumus: Realisasi Pengeluaran – Anggaran Belanja.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan menganggarkan Rp500 juta untuk biaya pemasaran, tetapi realisasi pengeluarannya mencapai Rp600 juta. Budget Variance-nya adalah Rp100 juta (+20%). 

Perusahaan perlu meninjau apakah pembengkakan ini karena strategi pemasaran yang lebih agresif dan menguntungkan, atau hanya pemborosan tanpa hasil yang signifikan.

3. Spend by category

Indikator ini mengelompokkan pengeluaran ke dalam kategori tertentu untuk memahami bagian mana yang mendominasi total pengeluaran perusahaan. Contoh kategorinya meliputi pemasaran, perjalanan, atau gaji. 

Dengan mengetahui proporsi masing-masing kategori, perusahaan dapat mengoptimalkan strategi pengeluaran. 

Rumus: (Total Pengeluaran Kategori ÷ Total Pengeluaran) × 100%.

Sebagai ilustrasi, perusahaan dengan total pengeluaran Rp2 miliar mencatat Rp600 juta untuk pemasaran (30%), Rp500 juta untuk gaji (25%), dan sisanya untuk operasional lain. 

Jika pemasaran mendominasi, perusahaan perlu mengevaluasi apakah investasi di pemasaran telah memberikan hasil yang sesuai atau perlu disesuaikan agar lebih efisien.

4. Garis tren pengeluaran bulanan

Garis tren pengeluaran digunakan untuk melacak pola pengeluaran selama periode tertentu. Ini membantu mengidentifikasi fluktuasi biaya dan potensi efisiensi di periode dengan lonjakan pengeluaran. 

Misalnya, perusahaan mencatat pengeluaran tinggi setiap Desember karena bonus karyawan dan biaya promosi akhir tahun. Tren ini dapat diantisipasi dengan perencanaan kas yang lebih baik atau strategi untuk meratakan pengeluaran di bulan-bulan sebelumnya.

5. Return on ad spend (ROAS)

ROAS digunakan untuk mengukur efektivitas pengeluaran iklan. Indikator ini menunjukkan pendapatan yang dihasilkan dari setiap rupiah yang dihabiskan untuk iklan. 

Rumus: Pendapatan dari Iklan ÷ Biaya Iklan.

Sebagai contoh, perusahaan mengeluarkan Rp200 juta untuk kampanye iklan digital dan menghasilkan pendapatan Rp800 juta dari iklan tersebut. ROAS-nya adalah 4 (Rp800 juta ÷ Rp200 juta), artinya setiap Rp1 yang dikeluarkan menghasilkan Rp4. 

Jika hasil ROAS ini dianggap memuaskan, perusahaan dapat meningkatkan anggaran iklan di saluran yang memberikan ROAS tinggi untuk memaksimalkan jangkauan pasar.

Tips membuat manajemen pengeluaran yang efisien

Mengimplementasikan strategi-strategi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memastikan perusahaan tetap fokus pada tujuan keuangan jangka panjang.

1. Otomatisasi alur kerja pengeluaran

Otomatisasi adalah cara efektif untuk menyederhanakan pengelolaan pengeluaran. Proses manual sering memakan waktu dan rawan kesalahan, seperti pada input data atau validasi klaim. 

Dengan otomatisasi, tugas seperti pengajuan klaim, persetujuan, dan pencatatan dapat dilakukan lebih cepat dan akurat.

2. Kembangkan kebijakan pengeluaran yang jelas

Kebijakan yang terstruktur membantu karyawan memahami batasan dan prosedur yang harus diikuti. Ini mengurangi pengeluaran yang tidak sesuai tujuan perusahaan.

Tetapkan batas pengeluaran, alur persetujuan, tenggat waktu pengajuan, dan transparansi proses reimburse.

3. Utamakan transparansi

Kepatuhan terhadap kebijakan internal dan regulasi perpajakan sangat penting untuk kesehatan finansial perusahaan.

Gunakan alat untuk memantau pengeluaran secara real-time, adakan pelatihan kebijakan pengeluaran, dan pastikan catatan terperinci selalu tersedia.

3. Tinjau dan analisis pengeluaran secara berkala

Menganalisis pola pengeluaran membantu mengidentifikasi tren, inefisiensi, atau anomali yang dapat memengaruhi keuangan perusahaan.

Anda dapat mengkategorikan pengeluaran, pantau tren historis, dan temukan anomali untuk mencegah potensi kerugian.

4. Gunakan software manajemen pengeluaran

Menggunakan software manajemen pengeluaran bisa jadi solusi praktis untuk memantau pengeluaran secara real-time. Dengan begitu, perusahaan bisa langsung mengontrol pengeluaran saat terjadi, tanpa harus menunggu laporan akhir bulan. 

Selain itu, pencatatan manual atau rekonsiliasi data juga bisa otomatis dikerjakan. Supaya lebih maksimal, pilih software yang bisa terhubung langsung dengan software akuntansi. 

Integrasi ini membuat data keuangan lebih sinkron, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat proses pelaporan. Hasilnya? Pengelolaan keuangan jadi lebih transparan, efisien, dan membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih cerdas dan tepat waktu.

Kesimpulan

Manajemen pengeluaran yang efektif menjadi kunci untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan. Dengan sistem yang terstruktur, perusahaan dapat menghindari pemborosan, meningkatkan transparansi, dan memastikan alokasi anggaran berjalan sesuai rencana. 

Implementasi software manajemen pengeluaran adalah langkah penting untuk mencapai tujuan ini. Salah satu rekomendasi terbaik adalah Mekari Expense, yang terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal. 

Ini membantu perusahaan mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap pengeluaran, mempermudah analisis data keuangan, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat. Ini adalah investasi penting untuk memastikan keuangan perusahaan tetap sehat dan terkontrol.

Selain itu, berikut adalah manfaat lain yang ditawarkan Mekari Expense: 

• Kendali keuangan yang terpusat: Pantau anggaran dan kontrol pengeluaran tim secara efektif dalam satu dashboard. 
• Data pengeluaran tercatat otomatis: Transaksi pengeluaran bisnis tercatat secara otomatis dan terintegrasi dengan laporan keuangan di software akuntansi, mendukung akurasi data.
• Efisiensi waktu: Mempercepat proses reimbursement dari awal hingga akhir, bahkan untuk bisnis dengan ribuan karyawan.

Coba Mekari Expense sekarang untuk pengelolaan pengeluaran yang lebih efektif.