Manajemen Pembayaran: Definisi, Manfaat, Indikator, Cara Kelola

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin sering terjebak dalam rutinitas memantau pengeluaran kas dan merencanakan arus kas. Bahkan, 82% usaha kecil mengalami masalah arus kas yang mengancam kelangsungan bisnis. 

Untuk bisa bertahan di tengah tantangan ini, bisnis perlu mengetahui cara mengelola manajemen pembayaran yang lebih efektif. Bagaimana caranya? Simak selengkapnya. 

Apa itu manajemen pembayaran? 

Manajemen pembayaran adalah proses menangani, memantau, dan mengoptimalkan pembayaran dalam sebuah bisnis. 

Ini mencakup pengelolaan transaksi antara perusahaan dan pelanggan, pemasok, atau karyawan, memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan akurat dan tepat waktu, serta mengawasi tugas-tugas terkait pembayaran seperti pemrosesan faktur, rekonsiliasi, dan pelaporan.

Dengan manajemen pembayaran yang efektif, bisnis dapat mempertahankan arus kas yang sehat dan mendukung stabilitas keuangan.

Mengapa perusahaan perlu manajemen pembayaran?

Manajemen pembayaran yang efektif membawa banyak keuntungan yang berkontribusi pada kelancaran operasional bisnis dan stabilitas keuangan. 

1. Pembayaran tepat waktu  

Manajemen pembayaran memastikan bahwa bisnis dapat melakukan dan menerima pembayaran sesuai jadwal. Ini mengurangi risiko denda keterlambatan, penalti, dan potensi gangguan dalam hubungan bisnis.

Baca Juga: Kelola Tagihan Bisnismu dengan Fitur Bills Mekari Expense

2. Arus kas lebih optimal

Dengan mengelola pembayaran secara efisien, bisnis dapat lebih baik mengendalikan arus kas mereka. Ini membantu menjaga likuiditas dan mendukung perencanaan keuangan secara keseluruhan.

3. Akurasi lebih terjamin

Sistem pembayaran otomatis membantu meminimalkan kesalahan manusia, yang mengarah pada lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki masalah. Ini meningkatkan efisiensi operasional dan kepercayaan dalam proses pembayaran.

4. Hubungan baik antara pelanggan dan pemasok

Praktik pembayaran yang konsisten dapat membangun kepercayaan dengan pelanggan dan pemasok. Pembayaran yang tepat waktu dan akurat menciptakan trust untuk meningkatkan kemitraan jangka panjang.

5. Kepatuhan regulasi

Manajemen pembayaran yang baik membantu bisnis mematuhi peraturan keuangan dan standar industri. Dengan demikian, risiko penalti karena ketidakpatuhan dapat diminimalkan dan reputasi perusahaan terlindungi.

Indikator kinerja dalam manajemen pembayaran

Key Performance Indicator (KPI) dalam manajemen pembayaran membantu bisnis untuk memantau seberapa efektif proses pembayaran dan menemukan area yang perlu diperbaiki.

1. Payment accuracy rate

KPI ini mengukur persentase pembayaran yang diproses tanpa kesalahan. Semakin tinggi tingkat akurasi, semakin dapat diandalkan sistem pembayaran suatu bisnis, dan ini mengurangi kebutuhan untuk melakukan koreksi atau menyelesaikan perselisihan.

Rumus: Payment accuracy rate = (Jumlah pembayaran akurat / total jumlah pembayaran) × 100

2. Days sales outstanding (DSO)

DSO menghitung rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk mengumpulkan pembayaran dari pelanggan setelah penjualan. 

Angka DSO yang lebih rendah menunjukkan bahwa bisnis mampu mengumpulkan pembayaran dengan efisien, yang mendukung arus kas yang lebih baik.

Rumus: DSO = (Piutang / total penjualan kredit) × jumlah hari dalam periode

3. On-time payment rate

Metrik ini menunjukkan persentase pembayaran yang dilakukan atau diterima tepat waktu atau sebelum jatuh tempo. 

Angka pembayaran tepat waktu yang tinggi mencerminkan praktik manajemen pembayaran yang baik dan membantu menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan pemasok.

Rumus: On-time payment rate = (Jumlah pembayaran tepat waktu / total jumlah pembayaran) × 100

4. Payment rejection rate

Tingkat penolakan pembayaran menunjukkan persentase pembayaran yang ditolak karena kesalahan atau saldo yang tidak mencukupi. 

Menjaga tingkat ini tetap rendah membantu mencegah keterlambatan dalam pemrosesan dan mengurangi beban administrasi.

Rumus: Payment rejection rate = (Jumlah pembayaran yang ditolak / total jumlah pembayaran) × 100

Cara efektif mengelola pembayaran

Dengan menerapkan strategi yang tepat, proses pengelolaan pembayaran yang sebelumnya terasa rumit bisa berubah menjadi sistem yang lebih efisien.

1. Otomatisasi alur kerja pembayaran

Gunakan software untuk menangani tugas-tugas berulang, seperti memproses faktur, menyetujui pembayaran, dan rekonsiliasi. Dengan otomatisasi, pekerjaan ini dapat diselesaikan secara konsisten dan lebih minim kesalahan. 

Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga memungkinkan staf fokus pada aktivitas keuangan yang lebih strategis. Selain itu, otomatisasi mengurangi risiko pembayaran terlambat yang bisa memicu denda atau merusak hubungan dengan pemasok dan pelanggan.

2. Integrasi sistem pembayaran

Integrasi sistem pembayaran dengan software akuntansi menciptakan aliran data otomatis yang mengurangi kesalahan input manual dan menjaga konsistensi data. Status pembayaran dapat diperbarui secara real-time, mempermudah pelacakan pembayaran tertunda dan memastikan catatan keuangan akurat.

Dengan integrasi ini, arus kas terlihat langsung tanpa menunggu rekonsiliasi manual, sehingga laporan keuangan lebih cepat tersedia dan mendukung pengambilan keputusan strategis. Selain meningkatkan efisiensi, integrasi juga mempermudah proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi.

3. Pantau ketentuan pembayaran

Memantau ketentuan pembayaran membantu bisnis Anda mengelola tanggal jatuh tempo, menghindari biaya keterlambatan, dan mempertahankan hubungan baik dengan vendor. 

Anda juga bisa menemukan peluang untuk negosiasi untuk deal yang lebih menguntungkan, seperti memperpanjang tenggat waktu atau mendapatkan diskon pembayaran awal.

4. Validasi data pembayaran

Pastikan detail pembayaran diperiksa keakuratannya sebelum transaksi diproses. Validasi data ini membantu mengurangi risiko pembayaran ditolak atau muncul sengketa yang dapat menunda proses. 

Sistem otomatis dengan fitur validasi dapat mendeteksi potensi masalah lebih awal, memastikan transaksi berjalan lancar.

Kelola pembayaran lebih efektif dengan Mekari Expense 

Manajemen pembayaran yang efektif adalah kunci untuk menjaga kelancaran operasional bisnis sekaligus memperkuat hubungan dengan mitra dan vendor. Teknologi yang tepat tidak hanya membantu mengelola pembayaran secara lebih baik tetapi juga memberikan visibilitas penuh terhadap aliran keuangan perusahaan.

Jika Anda ingin mengoptimalkan manajemen pembayaran bisnis, gunakan software manajemen pembayaran yang menghadirkan solusi lengkap. Mekari Expense adalah software yang tepat. 

Mekari Expense memberikan solusi manajemen pengeluaran yang terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal. Hal ini memberikan efisiensi, akurasi, dan visibilitas real-time terhadap aliran keuangan. 

Tidak hanya integrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal, Bills dari Mekari Expense bantu kelola pembayaran bisnis Anda secara lebih efektif, dengan fitur-fitur ini: 

• Fitur OCR berbasis teknologi AI, ngunggah dokumen invoice atau mendeteksi invoice otomatis dari email, sehingga data langsung terekam dengan akurat. 
• Transfer pembayaran dalam negeri ke 50+ bank Indonesia seperti BCA, Mandiri, dan BNI, serta pembayaran ke luar negeri dengan kurs valas yang kompetitif.

Selain itu, Mekari Expense juga mengoptimalkan pencatatan dan persetujuan: 

• Setujui atau tolak beberapa pengajuan sekaligus, sesuai kebijakan perusahaan Anda. 
• Manajemen vendor lebih praktis dengan database yang terintegrasi untuk vendor domestik maupun internasional. 

Dengan semua fitur ini, Anda dapat fokus pada strategi bisnis tanpa terbebani oleh proses administratif yang rumit. Coba Mekari Expense sekarang.

Referensi

Oboloo. ”What is Payment Management?”