Dalam transaksi jual-beli, tidak jarang kita temui istilah PO atau Purchase Order, yaitu salah satu dokumen penting bagi pelaku usaha.
Sebab dari dokumen ini, para pelaku usaha dapat lebih baik dan mudah dalam mengelola inventaris maupun aktivitas pengadaan barang.
Melalui PO perusahaan memesan berbagai barang yang dibutuhkan kepada supplier atau penjual. Selain itu, juga masih banyak lagi fungsi dari PO ini.
Definisi Purchase Order adalah
Istilah PO atau yang memiliki kepanjangan Purchase Order adalah salah satu bentuk dokumen penting dan resmi, yang dibuat oleh pihak pembeli dalam sebuah transaksi.
Dimana isi dari dokumen tersebut adalah daftar barang yang dibutuhkan atau akan dibeli oleh pembeli.
Sementara bagi pihak penjual, dokumen ini menjadi bukti kontrak atas transaksi jual-beli yang mereka lakukan.
Sebab barang akan dikirim kepada pembeli begitu PO telah diterima penjual. Pembeli menerima barang atau jasa pesanan sebelum menerima tagihan.
Itulah mengapa Purchase Order adalah salah satu dokumen penting bagi penjual juga. Sebab bisa menjadi bukti otentik transaksi untuk penagihan dan menghindari kerugian.
Fungsi dari Purchase Order (PO)
Penggunaan PO atau Purchase Order memang lebih banyak ditemui pada usaha berskala besar.
Hal ini karena kebanyakan usaha menengah terlebih yang kecil, menganggap bahwa penggunaan PO membuat transaksi keuangan perusahaan menjadi lebih lambat dan rumit.
Padahal, baik bagi pihak penjual ataupun pembeli, PO memberikan banyak manfaat terutama dalam menghindari rugi.
Terlebih jika transaksi dilakukan secara rutin dan dalam jangka panjang. Sedangkan setiap usaha pasti ingin bisa berkembang.
Semakin berkembang sebuah usaha, tentu diperlukan catatan detail terkait transaksi, inventaris dan lain sebagainya.
Diperlukan juga alat-alat untuk menunjang kapasitas catatan yang semakin banyak itu, contohnya seperti menggunakan software akuntansi.
Purchase Order menjadi salah satu hal penting yang harus ada di dalamnya dengan berbagai fungsinya.
Baca juga: Transaksi Keuangan Perusahaan: Arti, Jenis dan Cara Pembuatan Catatannya
Adapun fungsi Purchase Order diantaranya yaitu:
1. Mencegah Double Order
Fungsi pertama dari Purchase Order adalah untuk mencegah terjadinya double order atau pemesanan ganda.
Umumnya PO digunakan pada usaha ritel yang terdiri dari banyak produk. Isi PO yang detail, memudahkan Anda dalam mengecek pesanan.
Dengan begitu, akan kecil kemungkinan satu barang dipesan ulang atau double order seperti yang sudah kami kemukakan.
Double order bisa terjadi pada satu PO ataupun pada PO dari supplier yang berbeda. Namun dengan pencatatan yang teratur dan benar, tentu hal ini bisa dihindarkan.
2. Meminimalkan Kesalahan Order dan Pengiriman
Fungsi kedua yaitu meminimalisir risiko salah pesan ataupun salah kirim. Hal ini tentu bisa saja terjadi akibat kelalaian penjual maupun pembeli.
Namun dengan adanya PO, maka penjual bisa mengecek ulang barang pesanan sebelum dikirimkan.
Begitu pun dengan pihak pembeli. Sebelum mengirim PO pada penjual, mereka bisa melakukan cek ulang item pesanannnya.
Tanpa adanya PO, bisa Anda bayangkan bagaimana rumitnya proses klaim ketika terjadi salah pengiriman atau pesanan.
Sebab tidak ada bukti otentik atas transaksi tersebut. Nah, penting sekali ‘kan keberadaan Purchase Order ini.
3. Sebagai Bukti Transaksi dan Informasi Data
Fungsi ketiga atau terakhir dari PO yakni sebagai bukti transaksi dan sumber informasi.
Dengan adanya PO, pihak penjual dapat mengirimkan tagihan (invoice) kepada pembeli sesuai waktu yang disepakati di awal. Jika menggunakan online invoice, maka bisa dikirim secara online melalui e-mail.
Dalam PO akan tertera waktu pemesanan, waktu barang datang, jumlah, jenis dan nilai barang yang dipesan pembeli untuk kemudian dijadikan tagihan dalam bentuk invoice.
Bagi pihak pembeli, PO dapat menjadi sumber informasi data untuk pencatatan inventaris, stok barang, juga biaya pengeluaran maupun data terkait jenis barang, hal-hal ini krusial untuk stok opname.
Melalui informasi ini, pihak pembeli akan lebih mudah membuat pembukuan yang berkaitan dengan arus keuangan bahkan strategi agar usaha dapat berkembang.
Dari sini, bisa kita simpulkan juga bahwa Purchase Order adalah dokumen penting yang bisa menghindarkan adanya perselisihan antara pihak pembeli dengan penjual.
Sebab PO atau Purchase Order merupakan dokumen penting yang sifatnya resmi, bahkan dapat dijadikan bukti kontrak antara penjual dan pembeli.
Hal Penting untuk Diperhatikan dalam Pembuatan Purchase Order
Pada beberapa usaha skala kecil maupun menengah yang memahaminya pentingnya PO, mengakalinya dengan membuat PO manual.
Sebenarnya tidak masalah selama PO manual tersebut dapat disimpan dengan baik untuk dijadikan arsip usaha agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Namun seringnya, PO yang dibuat manual berisiko lebih besar untuk rusak ataupun hilang.
Bahkan PO manual juga dinilai kurang efektif karena dalam satu transaksi bisa memerlukan banyak kertas untuk catatan yang terperinci.
Oleh sebab itu kini lebih banyak pelaku usaha yang menggunakan Purchase Order (PO) digital, seperti yang sudah terintegrasi kedalam aplikasi laporan keuangan.
Dimana Purchase Order atau PO tersebut menggunakan sistem cloud yang terintegrasi.
Selain lebih efektif dan praktis penggunaannya, juga lebih aman untuk dijadikan arsip atau dokumentasi transaksi.
Kini juga bisa Anda dapatkan dengan mudah contoh surat PO barang berupa template di internet.
Semua bisa mempermudah aktivitas jual-beli Anda maupun kegiatan pembukuan keuangan, stok barang persediaan serta inventaris usaha.
Namun apabila Anda ingin membuat format Purchase Order sendiri, maka ada beberapa poin penting yang harus diperhatikan dan tidak terlewatkan.
Adapun poin-poin penting yang harus ada dalam Purchase Order diantaranya seperti:
- Mencantumkan dengan jelas nama perusahaan selaku pihak pembeli maupun penjual atau suppliernya
- Informasi detail pembeli dan penjual, seperti alamat kantor, nomor telepon dan email
- Mencantumkan nomor PO dan tanggal dibuatnya Purchase Order (PO) tersebut
- Alamat pengiriman barang pesanan dan juga alamat penagihan atas barang pesanan tersebut
- Pengajuan permohonan metode pembayaran (waktu tempo pembayaran yang disanggupi pembeli)
- Mencantumkan secara jelas nama barang yang dipesan, jenisnya, jumlah dan juga harga satuan maupun totalnya
- Kesepakatan terkait ketentuan transaksi yang disanggupi oleh kedua belah pihak yaitu penjual dan pembeli (jika diperlukan)
Senantiasa lakukan pengecekan ulang pada isi PO terkait nama, jenis barang pesanan, juga jumlah dan metode pembayaran sebelum PO dikirimkan pada supplier/ penjual.
Buat pesanan sesuai kebutuhan berdasarkan analisa pasar dan juga permintaan konsumen. Dengan begitu tidak akan ada kendala ketika saatnya membayar tagihan.
Setiap pelaku usaha hendaknya memahami pentingnya Purchase Order dalam transaksi jual beli. Selain menghindarkan perselisihan, juga memudahkan pengelolaan.
Untuk bisa mengembangkan usaha, diperlukan catatan juga pembukuan yang detail dan lengkap.
Purchase Order adalah salah satu dokumen penting yang membantu penyusunan pembukuan juga catatan usaha Anda.
Jadi, jika Anda belum memanfaatkan Purchase Order atau PO dalam bertransaksi jual-beli dengan supplier, maka saatnya untuk mulai menggunakannya.
Selain meminimalkan kesalahan, juga memberi Anda bukti atas transaksi yang dilakukan.
Dari Purchase Order, juga memudahkan Anda untuk mengelola inventory, stok barang juga arus keuangan perusahaan dengan lebih tepat.
Pelajari lebih lanjut mengenai akuntansi di Mekari University.
