Dalam transaksi jual-beli, tidak jarang kita temui istilah PO atau Purchase Order, yaitu salah satu dokumen penting bagi pelaku usaha.
Sebab dari dokumen ini, para pelaku usaha dapat lebih baik dan mudah dalam mengelola inventaris maupun aktivitas pengadaan barang.
Melalui PO perusahaan memesan berbagai barang yang dibutuhkan kepada supplier atau penjual. Selain itu, juga masih banyak lagi fungsi dari PO ini.
Apa itu Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah dokumen penting yang dibuat oleh pembeli dalam sebuah transaksi. Isinya berisi daftar barang yang akan dibeli oleh pembeli.
Bagi penjual, PO menjadi bukti kontrak atas transaksi yang dilakukan — berfungsi untuk penagihan dan menghindari kerugian. Ini karena barang akan dikirim kepada pembeli setelah PO diterima penjual.
Perbedaan Purchase Order dengan Invoice
Jangan sampai salah mengartikan purchase order sebagai invoice. Karena, keduanya merupakan hal yang berbeda.
| Purchase Order | Invoice | |
|---|---|---|
| Dibuat oleh | Pembeli | Penjual |
| Dikirim untuk | Penjual | Pembeli |
| Fungsi | Mengawali transaksi | Mengakhiri transaksi |
| Waktu | Sebelum pengiriman | Setelah pengiriman |
| Informasi | Daftar barang, harga, jumlah | Detail tagihan, jatuh tempo |
Fungsi Purchase Order (PO)
Purchase Order (PO) lebih umum digunakan di perusahaan berskala besar. Ada anggapan di kalangan usaha menengah dan kecil bahwa penggunaan PO membuat transaksi keuangan lebih lambat dan rumit.
Padahal, baik bagi penjual maupun pembeli, PO memiliki banyak manfaat.
1. Mencegah Double Order
Fungsi pertama dari Purchase Order adalah untuk mencegah terjadinya double order atau pemesanan ganda. Ini sangat berguna terutama bagi usaha ritel dengan banyak produk.
Detail isi PO memudahkan pengecekan pesanan, sehingga risiko pemesanan ulang atau double order dapat diminimalkan.
2. Meminimalkan Kesalahan Order dan Pengiriman
Hal ini tentu bisa saja terjadi akibat kelalaian penjual maupun pembeli. Namun dengan adanya PO, maka penjual bisa mengecek ulang barang pesanan sebelum dikirimkan.
Begitu pun dengan pihak pembeli. Sebelum mengirim PO pada penjual, mereka bisa melakukan cek ulang item pesanannnya.
Tanpa PO, proses klaim atas kesalahan pesanan atau pengiriman menjadi rumit karena tidak ada bukti transaksi yang jelas.
3. Sebagai Bukti Transaksi dan Informasi Data
Dengan adanya PO, pihak penjual dapat mengirimkan tagihan (invoice) kepada pembeli sesuai waktu yang disepakati di awal. Jika menggunakan online invoice, maka bisa dikirim secara online melalui e-mail.
Dalam PO akan tertera waktu pemesanan, waktu barang datang, jumlah, jenis dan nilai barang yang dipesan pembeli untuk kemudian dijadikan tagihan dalam bentuk invoice.
Bagi pihak pembeli, PO dapat menjadi sumber informasi data untuk pencatatan inventaris, stok barang, juga biaya pengeluaran maupun data terkait jenis barang, hal-hal ini krusial untuk stok opname.
Melalui informasi ini, pihak pembeli akan lebih mudah membuat pembukuan yang berkaitan dengan arus keuangan bahkan strategi agar usaha dapat berkembang.
Format Pembuatan Purchase Order
Bila Anda ingin membuat format Purchase Order sendiri, maka ada beberapa poin penting yang harus dicantumkan:
- Nama perusahaan selaku pihak pembeli maupun penjual atau suppliernya
- Informasi detail pembeli dan penjual, seperti alamat kantor, nomor telepon dan email
- Nomor PO dan tanggal dibuatnya Purchase Order (PO) tersebut
- Alamat pengiriman barang pesanan dan juga alamat penagihan atas barang pesanan tersebut
- Pengajuan permohonan metode pembayaran (waktu tempo pembayaran yang disanggupi pembeli)
- Nama barang yang dipesan, jenisnya, jumlah dan juga harga satuan maupun totalnya
- Kesepakatan terkait ketentuan transaksi yang disanggupi oleh kedua belah pihak yaitu penjual dan pembeli (jika diperlukan)
Selalu lakukan pengecekan ulang sebelum mengirimkan PO kepada supplier/penjual, dan buatlah pesanan berdasarkan analisis pasar dan permintaan konsumen untuk menghindari kendala saat membayar tagihan.
Contoh Purchase Order
Berikut ini adalah contoh purchase order yang biasanya dibuat secara manual.
Kesimpulan
Beberapa usaha kecil hingga menengah yang menyadari pentingnya Purchase Order (PO) cenderung membuat PO secara manual. Namun, PO manual rentan rusak atau hilang, dan bisa menjadi kurang efisien karena membutuhkan banyak kertas untuk catatan detail.
Kini, banyak pelaku usaha beralih ke PO digital yang terintegrasi dalam aplikasi laporan keuangan. PO digital menggunakan sistem cloud yang aman dan efektif untuk disimpan sebagai dokumentasi transaksi.
Software akuntansi seperti Mekari Jurnal bisa menjadi pilihan yang tepat untuk menangani volume transaksi bisnis Anda yang kian bertumbuh.
