Daftar isi
Mode

Expense Management: Strategi Kelola Pengeluaran Lebih Efisien

expense management

Mekari Insight

  • Expense management membantu perusahaan mengelola biaya operasional secara efisien, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan transparansi pengeluaran. 
  • Proses ini krusial untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan, terutama dalam proses yang sering memakan waktu, seperti approval dan reimbursement.
  • Ada beberapa cara untuk mengelola expense, mulai dari metode manual seperti formulir kertas, Google Form, hingga spreadsheet.
  • Dibandingkan metode manual, software expense management menawarkan pengelolaan pengeluaran yang lebih terorganisir, otomatis, dan hemat waktu.

Dalam sebuah survei terbaru oleh Brex dan Forrester, 58% pengambil keputusan mengungkapkan bahwa tantangan dalam pengelolaan pengeluaran perusahaan mereka telah menyebabkan peningkatan biaya operasional. 

Hal ini menunjukkan bahwa expense management, yang pada dasarnya bertujuan untuk mengontrol dan mengoptimalkan pengeluaran perusahaan, seringkali menghadapi berbagai hambatan dalam praktiknya. 

Mulai dari proses yang kompleks hingga kurangnya transparansi, semua ini dapat menghambat efisiensi. 

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan bagaimana cara mengelola pengeluaran perusahaan secara efisien untuk mengurangi biaya — tanpa mengorbankan produktivitas.

Apa itu expense management? 

Expense management adalah cara mengelola keuangan bisnis agar lebih terarah. Proses ini mencakup membuat aturan pengeluaran, mencatat semua biaya, dan menganalisis data untuk menemukan pola atau peluang penghematan. Jenis pengeluaran yang dikelola bisa bervariasi, mulai dari perjalanan dinas hingga langganan aplikasi.

Lebih dari sekadar mencatat pengeluaran, expense management yang efektif membantu menyelaraskan biaya dengan strategi bisnis. Proses ini memastikan semua pengeluaran sesuai aturan, sekaligus memberi insight kapan perlu berinvestasi atau menekan biaya demi pertumbuhan yang berkelanjutan.

Untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan proses ini, banyak perusahaan mulai mempertimbangkan penggunaan platform expense management yang menawarkan solusi otomatis dan terintegrasi.

Mengapa perusahaan butuh expense management? 

Berikut adalah beberapa alasan mengapa expense management yang efektif berdampak positif pada perusahaan. 

1. Efisiensi dalam pengelolaan biaya

Proses pengelolaan pengeluaran yang buruk bisa menjadi pengeluaran tambahan yang tidak perlu. Kesalahan dalam pelaporan memerlukan waktu dan biaya tambahan untuk diperbaiki, yang jika diakumulasi dapat membebani keuangan perusahaan, terutama bagi bisnis kecil. 

Karena itu, diperlukan sistem pengelolaan yang efektif untuk menghilangkan pemborosan ini dan meningkatkan efisiensi.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

2. Kepatuhan yang lebih baik

Pelaporan pengeluaran sering kali digunakan dalam perhitungan pajak dan akuntansi, sehingga kesalahan dalam laporan ini dapat menyebabkan konsekuensi hukum. 

Dengan menggunakan sistem expense management yang tepat, perusahaan dapat memastikan seluruh pengeluaran terpantau dengan baik dan memenuhi standar hukum yang berlaku, tanpa menghabiskan terlalu banyak sumber daya.

3. Meningkatkan kepuasan karyawan

Banyak karyawan yang harus mengeluarkan uang pribadi untuk keperluan bisnis, seperti perjalanan dinas, sebelum diganti oleh perusahaan. Ketika proses reimbursement ini lambat, karyawan bisa merasa dirugikan. 

Namun, dengan sistem expense management yang lebih modern, penggantian bisa dilakukan lebih cepat, meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan.

4. Proses keuangan yang lebih transparan

Mengandalkan proses manual membuat perusahaan sulit mendapatkan gambaran real-time tentang arus kas dan pengeluaran. Penundaan dalam pelaporan pengeluaran karyawan juga dapat mengganggu pemantauan margin keuntungan perusahaan. 

Dengan expense management automation, data keuangan dapat diperbarui secara langsung, memberikan insight yang akurat untuk pengambilan keputusan strategis.

Apa saja yang termasuk expense dalam perusahaan?

Dengan memahami empat jenis pengeluaran ini, bisnis dapat lebih baik dalam mengelola keuangan, membuat keputusan strategis, dan merencanakan masa depan keuangan. 

1. Pengeluaran tetap

Pengeluaran tetap adalah biaya yang konsisten dan tidak terpengaruh oleh volume penjualan atau produksi. 

Meskipun disebut tetap, biaya ini bisa meningkat seiring waktu, misalnya kenaikan sewa atau gaji. Biaya ini penting untuk menunjukkan stabilitas keuangan bisnis.

Contoh pengeluaran tetap: sewa tempat, gaji karyawan tetap, premi asuransi, depresiasi aset, utilitas (air, listrik, internet), sewa peralatan.

2. Pengeluaran variabel 

Pengeluaran ini berubah sesuai dengan tingkat produksi atau penjualan. Semakin tinggi aktivitas bisnis, semakin besar pengeluarannya. 

Misalnya, biaya bahan baku akan naik jika produksi meningkat. Pengeluaran variabel sering digunakan untuk menghitung margin kontribusi produk.

Contoh pengeluaran variabel: bahan baku, upah tenaga kerja produksi, komisi penjualan, biaya distribusi, kemasan produk, biaya pemasaran.

3. Pengeluaran operasional

Pengeluaran operasional adalah biaya harian untuk menjaga bisnis tetap berjalan. Biaya ini mencakup semua kebutuhan rutin yang tidak berhubungan dengan investasi besar atau ekspansi. Biasanya, pengeluaran ini dapat dikurangkan dari pajak.

Contoh pengeluaran operasional: gaji dan upah, sewa, utilitas, perlengkapan kantor, biaya iklan dan pemasaran, perawatan, dan biaya perjalanan. 

4. Pengeluaran non-operasional

Pengeluaran ini tidak terkait langsung dengan aktivitas utama bisnis, seperti biaya restrukturisasi atau kerugian akibat fluktuasi mata uang. Pemisahan pengeluaran ini membantu bisnis memahami kinerja operasionalnya secara akurat.

Contoh pengeluaran non-operasional: write-off (penghapusan nilai aset), biaya restrukturisasi, penyelesaian hukum, beban bunga, kerugian nilai tukar mata uang asing, dan keuntungan/kerugian dari penjualan aset. 

Prosedur expense management

Berikut adalah proses expense management yang umum dilakukan di banyak perusahaan.

  • Karyawan mencatat pengeluaran, melampirkan bukti (seperti kuitansi), lalu mengirimkan laporan ke tim terkait.
  • Manajer atau tim terkait memeriksa apakah laporan tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan.
  • Laporan disetujui atau ditolak berdasarkan kelengkapan data dan kesesuaiannya dengan aturan perusahaan.
  • Tim keuangan melakukan audit untuk memastikan laporan benar-benar valid sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
  • Setelah laporan lolos semua tahapan, reimbursement untuk karyawan dijadwalkan.
  • Semua dokumen dan laporan disimpan sebagai arsip untuk audit eksternal atau keperluan lain.

Apa yang membuat proses ini lama? 

  • Kurangnya transparansi atau data yang kurang lengkap sering menyebabkan klaim bolak-balik untuk revisi.
  • Tanpa sistem yang efisien, reimbursement bisa memakan waktu berminggu-minggu, bahkan lebih lama.

Mengelola pengeluaran dengan cara manual biasanya menciptakan lebih banyak tantangan daripada solusi. Untuk mengatasi ini, perusahaan dapat beralih ke software expense management.

Dengan teknologi ini, perusahaan dapat mengintegrasikan semua proses pengeluaran dalam satu sistem yang terpusat, mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. 

Cara membuat sistem expense management

Sistem expense management dapat dibuat dengan berbagai cara, mulai dari metode tradisional hingga solusi software. 

1. Formulir kertas

Beberapa perusahaan kecil masih menggunakan formulir kertas untuk mencatat dan melaporkan pengeluaran, di mana karyawan harus mengisi manual, melampirkan kuitansi, dan menyerahkannya ke tim keuangan. 

Meskipun sederhana, metode ini lambat, rentan terhadap kesalahan, dan sulit dilacak.

2. Google Form

Alternatif lainnya adalah menggunakan Google Form, di mana karyawan dapat mencatat pengeluaran secara online dan mengunggah bukti langsung. 

Metode ini lebih cepat dibandingkan formulir kertas, namun data yang terkumpul sering tersebar dan membutuhkan waktu untuk pengolahan lebih lanjut. 

3. Spreadsheet

Spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets menjadi pilihan yang lebih terstruktur. Dengan template yang disesuaikan, perusahaan dapat melacak pengeluaran secara lebih sistematis, meski tetap ada risiko kesalahan manual karena kurangnya otomatisasi.

4. Software expense management 

Namun, bagi perusahaan yang ingin proses lebih efisien dan terintegrasi, software expense management adalah solusi terbaik. Dengan platform ini, semua proses, mulai dari pengajuan hingga pelaporan, bisa berjalan otomatis. 

Tidak hanya itu, Anda juga bisa memantau pengeluaran secara real-time, menganalisis data dengan mudah, dan memastikan transparansi. 

Baca Juga: Rekomendasi dan Cara Memilih Software Manajemen Pengeluaran

Kemudahan yang didapat expense management software untuk perusahaan

Mengelola pengeluaran perusahaan bisa jadi tugas yang rumit, tapi dengan platform expense management, semua itu bisa jadi lebih mudah dan efisien. Berikut manfaat utamanya:

1. Pengendalian pengeluaran yang lebih efektif

Platform ini memungkinkan perusahaan mengatur batas pengeluaran yang spesifik, seperti limit kartu pengeluaran untuk setiap karyawan berdasarkan peran dan kebutuhan pekerjaan. 

Jadi, Anda tetap bisa memberikan akses dana yang karyawan butuhkan tanpa khawatir ada pengeluaran berlebihan.

2. Akses data secara real-time

Sering merasa ketinggalan informasi keuangan terbaru? Expense management platform memberikan visibilitas real-time terhadap pengeluaran perusahaan. 

Dengan data yang selalu up-to-date, Anda bisa mengambil keputusan penting dengan percaya diri dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

3. Laporan keuangan yang lebih akurat

Salah satu keunggulan utama platform expense management adalah kemampuan untuk mengumpulkan semua data pengeluaran di satu tempat. 

Hal ini mengurangi risiko kesalahan seperti duplikasi atau pengeluaran yang terlewat, sehingga laporan keuangan menjadi lebih terorganisir dan sesuai regulasi.

4. Proses yang lebih cepat dan praktis

Proses yang biasanya memakan waktu, seperti reimbursement manual untuk karyawan, dapat dihilangkan. 

Transaksi langsung tercatat dalam akun perusahaan, mengurangi beban administratif dan mempercepat alur kerja. Karyawan pun lebih puas karena tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan penggantian.

5. Mengurangi biaya operasional

Dengan otomatisasi yang ditawarkan, software expense management memangkas waktu dan tenaga yang diperlukan untuk memantau, mencatat, dan melaporkan pengeluaran. 

Analisis data yang terpusat juga mempermudah perusahaan menemukan area penghematan, yang pada akhirnya meningkatkan profitabilitas.

6. Integrasi dengan software akuntansi 

Salah satu manfaat utama adalah kemampuan untuk terintegrasi dengan software akuntansi. Integrasi ini memungkinkan data pengeluaran secara otomatis masuk ke dalam sistem keuangan, mengurangi kesalahan manual dan mempercepat proses rekonsiliasi. 

Dengan data yang sudah terstruktur, tim finance dapat menghasilkan laporan keuangan dengan lebih cepat dan akurat, sekaligus memenuhi kebutuhan audit atau kepatuhan regulasi.

Kesimpulan

Expense management yang efektif menjadi kunci untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan. Dengan sistem yang terstruktur, perusahaan dapat menghindari pemborosan, meningkatkan transparansi, dan memastikan alokasi anggaran berjalan sesuai rencana. 

Implementasi software expense management adalah langkah penting untuk mencapai tujuan ini. Salah satu rekomendasi terbaik adalah Mekari Expense, yang menawarkan keunggulan berupa: 

  • Kendali keuangan yang terpusat: Pantau anggaran dan kontrol pengeluaran tim secara efektif dalam satu dashboard, terintegrasi dengan software akuntansi.
  • Data pengeluaran tercatat otomatis: Transaksi pengeluaran bisnis tercatat secara otomatis dan terintegrasi dengan laporan keuangan di software akuntansi, mendukung akurasi data.
  • Efisiensi waktu: Mempercepat proses reimbursement dari awal hingga akhir, bahkan untuk bisnis dengan ribuan karyawan.
  • Terintegrasi dengan software akuntansi: Pencatatan pengeluaran menjadi lebih akurat karena terhubung langsung dengan laporan keuangan.

Coba Mekari Expense sekarang untuk pengelolaan pengeluaran yang lebih efektif.

Referensi

Zoho. ”Apa Itu Software Expense Management dan Pencatat Keuangan?

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami