Apa Itu Invoice Data Capture dan Pentingnya untuk Bisnis

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, efisiensi dan akurasi dalam pemrosesan data menjadi sangat penting. Salah satu tahapan yang seringkali menjadi tantangan adalah pemrosesan faktur atau invoice. Invoice data capture hadir sebagai solusi untuk mengotomatiskan proses ini, sehingga bisnis dapat meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu.

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang invoice data capture, mulai dari pengertian, manfaat, cara kerja, hingga contoh penerapannya di berbagai industri.

Apa itu invoice data capture?

Invoice data capture adalah proses pengambilan data penting dari faktur, baik faktur kertas maupun faktur digital, dan mengubahnya menjadi data digital terstruktur yang dapat diproses oleh sistem komputer. Data yang diekstrak dari faktur ini kemudian dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pembayaran faktur, pencatatan akuntansi, dan analisis data.

Secara tradisional, invoice capture dilakukan secara manual, di mana seseorang harus mengetik ulang data dari faktur ke dalam sistem komputer. Proses ini sangat rentan terhadap kesalahan dan memakan banyak waktu. Namun, dengan perkembangan teknologi, kini tersedia solusi invoice data capture yang lebih efisien dan akurat.

Baca Juga: Cara Efektif Melakukan Rekap Invoice dan Contohnya

Manfaat invoice data capture

Menerapkan invoice data capture dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis Anda, di antaranya:

• Meningkatkan efisiensi: Otomatisasi proses entri data faktur dapat menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya terbuang untuk pekerjaan manual.
• Meningkatkan akurasi: Meminimalkan kesalahan input data yang sering terjadi pada proses manual.
• Menghemat biaya: Dengan meningkatkan efisiensi dan akurasi, Anda dapat menghemat biaya operasional yang berhubungan dengan pemrosesan faktur.
• Meningkatkan produktivitas: Tim akuntansi Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis, seperti analisis data dan perencanaan keuangan, bukan lagi terbebani dengan entri data manual.
• Mempercepat siklus pembayaran: Invoice data capture dapat mempercepat proses pembayaran faktur, sehingga Anda dapat memanfaatkan diskon dari supplier atau menghindari denda keterlambatan pembayaran.
• Meningkatkan visibilitas data: Dengan data faktur yang tersimpan secara digital dan terstruktur, Anda dapat dengan mudah melacak dan memantau status faktur, serta mendapatkan insight yang berharga dari data tersebut.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan dan supplier: Proses yang lebih cepat dan akurat dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan supplier Anda.

Bagaimana cara kerja invoice data capture?

Invoice data capture menggunakan teknologi seperti Optical Character Recognition (OCR) dan Machine Learning (ML) untuk mengotomatiskan proses ekstraksi data dari faktur.

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses invoice data capture:

1. Pengumpulan faktur: Faktur dapat dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti email, scanner, atau platform online.
2. Pemrosesan gambar: Faktur dalam bentuk gambar akan diproses untuk meningkatkan kualitas gambar, seperti menghilangkan noise dan menyesuaikan kontras.
3. Ekstraksi data: Software OCR akan mengenali dan mengekstrak data penting dari faktur, seperti nomor faktur, tanggal, nama supplier, item barang atau jasa, dan total tagihan.
4. Validasi data: Data yang diekstrak akan divalidasi untuk memastikan akurasi dan konsistensinya. Beberapa sistem menggunakan ML untuk meningkatkan akurasi validasi data.
5. Integrasi data: Data yang sudah divalidasi akan diintegrasikan ke dalam sistem lain, seperti sistem akuntansi atau ERP.

Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

Jenis-jenis solusi invoice data capture

Ada tiga jenis solusi invoice capture yang umum digunakan:

1. Entri data manual

Ini adalah metode paling tradisional, di mana seorang operator (manusia) akan melihat faktur, baik yang berbentuk kertas maupun digital, lalu mengetikkan ulang semua informasi penting dari faktur tersebut ke dalam sistem komputer atau aplikasi yang digunakan.

2. OCR berbasis template

OCR (Optical Character Recognition) adalah teknologi yang memungkinkan komputer untuk membaca teks dari gambar. Pada solusi OCR berbasis template, sistem akan diprogram untuk mengenali dan mengekstrak data dari faktur dengan format yang sudah diketahui dan konsisten.

3. OCR berbasis AI

Solusi ini menggunakan teknologi AI (Artificial Intelligence) dan ML (Machine Learning) untuk mengenali dan mengekstrak data dari faktur secara cerdas. Sistem dapat belajar dari data yang diproses dan meningkatkan akurasinya seiring waktu.

Baca Juga: 5 Manfaat OCR Dalam Akuntansi dan Contohnya

Kesimpulan

Invoice data capture adalah solusi yang efektif untuk mengotomatiskan pemrosesan faktur dan meningkatkan efisiensi bisnis. Dengan memanfaatkan teknologi OCR dan ML, Anda dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas tim akuntansi Anda.

Mekari Stream adalah software entri dan pengolahan data dokumen yang cerdas dan dapat membantu Anda dalam invoice data capture.

Dengan Mekari Stream, Anda dapat mengekstrak data dari berbagai jenis dokumen, termasuk faktur, secara otomatis dan akurat. Data yang diekstrak kemudian diubah menjadi format terstruktur yang siap digunakan di sistem akuntansi Anda.

Kunjungi website Mekari untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang software OCR Mekari Stream.

Referensi

Nanonets. “Invoice Data Capture: A Guide to Automation Solutions”