Cara Kerja Data Entry dan Contohnya

Pernahkah Anda membayangkan bagaimana data-data yang kita gunakan sehari-hari, mulai dari catatan keuangan hingga rekam medis, dapat tersimpan rapi dan mudah diakses dalam komputer? Jawabannya terletak pada proses yang disebut data entry, atau dalam bahasa Indonesia sering disebut entri data.

Proses ini, meskipun terdengar sederhana, memiliki peran yang sangat krusial dalam dunia bisnis. Penasaran bagaimana cara kerja data entry? Mari kita simak pembahasannya di bawah ini!

Mengenal data entry

Data entry adalah proses digitalisasi data. Sederhananya, data yang awalnya berbentuk fisik atau dalam format yang tidak terstruktur, diubah menjadi data digital yang dapat diproses oleh komputer. Data ini kemudian disimpan dalam database atau sistem informasi yang relevan.

Baca Juga: Pengertian Data Entry, Tugas, dan Tanggung Jawabnya

Mengapa data entry penting?

Data entry adalah fondasi dari pengelolaan data yang efektif. Data yang akurat dan terorganisir dengan baik memungkinkan perusahaan untuk:

Membuat keputusan bisnis yang lebih baik: Dengan data yang lengkap dan terpercaya, perusahaan dapat menganalisis kinerja, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan yang lebih strategis.
Meningkatkan efisiensi: Otomatisasi proses data entry dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual.
Memenuhi persyaratan peraturan: Banyak industri memiliki peraturan yang ketat terkait penyimpanan dan pengelolaan data. Data entry yang akurat membantu perusahaan memenuhi persyaratan tersebut.

Proses data entry

Secara umum, proses data entry dapat dibagi menjadi beberapa tahap:

Pengumpulan Data: Data dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti formulir, dokumen fisik, atau database eksternal.
Pembersihan Data: Data yang dikumpulkan seringkali mengandung kesalahan atau ketidak konsistenan. Oleh karena itu, data perlu dibersihkan sebelum dimasukkan ke sistem.
Entri Data: Data yang sudah bersih kemudian dimasukkan ke dalam sistem komputer atau database.
Verifikasi Data: Data yang telah dimasukkan perlu diverifikasi untuk memastikan keakuratannya.
Analisis Data: Data yang sudah bersih dan akurat dapat dianalisis untuk menghasilkan informasi yang berguna.

Cara kerja data entry

Cara kerja data entry melibatkan proses memasukkan data dari berbagai sumber ke dalam sistem komputer. Secara umum, ada dua metode yang sering digunakan, antara lain:

1. Data entry manual

Data dimasukkan ke dalam sistem komputer secara manual menggunakan keyboard. Metode ini masih sering digunakan untuk data yang jumlahnya sedikit atau data yang membutuhkan verifikasi manual.

2. Data entry otomatis

Data dimasukkan ke dalam sistem komputer secara otomatis menggunakan perangkat lunak khusus, seperti OCR (Optical Character Recognition). OCR mampu mengubah gambar teks menjadi data teks yang dapat diedit.

Misalnya, Anda memiliki tumpukan invoice. Dengan OCR, Anda cukup memindai invoice tersebut, dan komputer akan secara otomatis mengenali nomor invoice, tanggal, jumlah, dan informasi lainnya, lalu memasukkannya ke dalam spreadsheet.

Baca Juga: Apa Itu OCR dan Cara Kerjanya

Contoh data entry

Berikut beberapa contoh konkret dari kegiatan data entry dalam berbagai industri:

1. Akuntansi

Dalam dunia akuntansi, data entry berperan penting dalam menjaga keakuratan catatan keuangan. Setiap transaksi, mulai dari penjualan hingga pembayaran, harus dicatat secara detail.

Misalnya, saat mencatat data penjualan, seorang data entry akan memasukkan informasi seperti:

Tanggal transaksi: Kapan transaksi terjadi.
Detail produk: Barang atau jasa yang dijual.
Jumlah penjualan: Berapa banyak produk yang terjual.
Harga jual: Harga per unit dan total harga.
Metode pembayaran: Tunai, kartu kredit, atau transfer bank.

Data yang akurat ini sangat penting untuk menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan dan membuat keputusan bisnis yang tepat.

2. Kesehatan

Di bidang kesehatan, data entry digunakan untuk mengelola rekam medis pasien. Informasi pribadi pasien, seperti nama, alamat, tanggal lahir, riwayat penyakit, dan hasil pemeriksaan, dimasukkan ke dalam sistem komputer.

Data tersebut kemudian dapat diakses oleh tenaga medis untuk memberikan perawatan yang tepat dan menyeluruh. Selain itu, data entry juga digunakan untuk menjadwalkan janji temu dan memantau proses pengobatan pasien.

3. Ritel

Data entry digunakan dalam industri ritel untuk mengelola stok barang dan melacak penjualan. Setiap kali barang masuk atau keluar dari gudang, data tersebut harus dicatat.

Informasi yang biasanya dimasukkan meliputi:

Nama produk: Jenis produk yang ada di gudang.
Jumlah stok: Berapa banyak produk yang tersedia.
Harga beli: Harga yang dibayarkan untuk membeli produk.
Harga jual: Harga yang dijual kepada pelanggan.
Tanggal kedaluwarsa: Untuk produk makanan atau obat-obatan.

Data ini membantu toko dalam mengelola stok secara efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

Kesimpulan

Data entry adalah proses yang sangat penting dalam pengelolaan data. Meskipun terkesan sederhana, pekerjaan ini membutuhkan ketelitian, kesabaran, dan keterampilan yang spesifik.

Dengan bantuan teknologi seperti OCR, proses data entry bisa menjadi lebih efisien dan akurat, sehingga meningkatkan produktivitas serta meminimalkan kesalahan.

Mekari Stream menyediakan software OCR dengan fitur canggih yang dapat mendukung efektivitas entri data bisnis Anda. Dengan pengalaman melayani lebih dari 35.000 bisnis, Mekari siap membantu Anda. Hubungi kami sekarang untuk demo gratis dan konsultasi lebih lanjut.