Data entry adalah jenis pekerjaan administrasi yang melibatkan berbagai proses seperti mengetik dan merekam suara untuk memasukkan data ke software komputer.
Bila Anda tertarik dengan profesi data entry, maka Anda berkesempatan untuk bisa bekerja di berbagai industri.
Misalnya saja industri perawatan dan kesehatan, keuangan, ritel, dan transportasi.
Jika Anda memiliki keterampilan mengetik yang mumpuni, akurasi, dan kemampuan untuk bekerja di bawah deadline, maka pekerjaan ini mungkin cocok untuk Anda.
Profesi data entry merupakan karir yang patut untuk Anda pertimbangkan.
Ingin tahu apa saja seluk beluk tentang pekerjaan sebagai data entry? Mari baca ulasannya dalam artikel berikut ini!
Pertama, perlu dicatat bahwa posisi ini biasanya tersedia dalam struktur konsultan independen, tetapi mereka juga tersedia sebagai posisi penuh waktu, paruh waktu, atau lepas.
Apa itu Data Entry
Data entry adalah sebuah profesi di mana karyawan memiliki tugas untuk menambah, memverifikasi, dan mengedit data menggunakan media elektronik.
Kinerja karyawan data entry dinilai dari kemampuannya untuk menuliskan catatan dari rapat, menambahkan data mentah ke dalam database maupun memasukkan data-data penjualan.
Pekerjaan di industri ini memiliki beberapa metode pembayaran yang berbeda.
Biasanya, tingkat pembayaran entri data didasarkan pada kecepatan mengetik. Semakin cepat Anda mengetik, maka Anda berkesempatan untuk menghasilkan lebih banyak uang.
Seorang data entry yang profesional biasanya menggunakan software pemrosesan data untuk memasukkan informasi ke dalam database atau platform dokumentasi. Contohnya, untuk perusahaan manufaktur mungkin akan memerlukan data entry untuk mencatat persediaan dengan aplikasi inventaris barang.
Atau umumnya, memperbarui akun pelanggan, memindai dokumen untuk disimpan di file, menemukan informasi yang ditentukan sebelumnya, mengedit dokumen, dan lain-lain.
Menariknya lagi, pekerjaan data entry adalah salah satu pekerjaan online terpopuler saat ini sehingga Anda dapat melakukannya dari remote dari rumah.
Jika Anda mulai bekerja di industri ini, Anda dapat dibayar berdasarkan proyek, pengetikan per menit, per kata, atau per jam tergantung manajemen operasional sebuah perusahaan.
Baca Juga: Mari Mengenal Jenis-Jenis Tunjangan Karyawan yang Terbaru
Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry
Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawa data entry yang perlu Anda ketahui:
- Masukkan informasi pelanggan pribadi ke dalam database yang dikumpulkan pada formulir atau spreadsheet.
- Meninjau semua data untuk dilaporkan kepada manajemen.
- Mengumpulkan dan memastikan kelengkapan semua informasi sebelum memasukkan data ke dalam program software perusahaan.
- Memindai dan mencetak dokumen yang diperlukan untuk mengumpulkan informasi terkait keperluan entri data.
- Bekerja dengan mengikuti pedoman privasi sebagaimana ditentukan oleh undang-undang dan kebijakan perusahaan.
- Membuat laporan mingguan dan bulanan mengenai informasi penjualan atau area yang akan ditingkatkan.
- Memastikan pembaruan yang tepat dari software yang diperlukan dan membimbing karyawan baru sesuai kebutuhan pada proses perusahaan.
- Mengarsipkan dan mengatur dokumen yang digunakan serta menyimpan catatan dokumen asli.
Skill Data Entry
Untuk bisa melakukan tugas dan tanggung jawab data entry dengan baik, Anda memerlukan beberapa skill. Berikut adalah skill data entry yang perlu Anda miliki:
1. Kemampuan Mengetik Cepat
Sebagai seorang data entry, Anda harus mampu memasukkan data dalam jumlah besar dalam waktu singkat.
Terlebih lagi, sebagian besar perusahaan membutuhkan karyawan data entry yang punya skill kecepatan mengetik minimum sekitar 40 hingga 50 kata per menit.
Untuk mencapai kecepatan ini, Anda harus benar-benar nyaman dalam menggunakan semua jenis perangkat input seperti keyboard, mouse, dan lain-lain.
2. Pengetahuan Software Dasar
Menggunakan berbagai program software komputer adalah bagian dari tugas dan tanggung jawab data entry.
Maka dari itu, Anda memerlukan pengetahuan dan pengalaman menggunakan software atau aplikasi pengolah kata dan spreadsheet, seperti Ms. Word dan Ms. Excel. Selain itu juga tidak tertinggal dengan alat-alat seperti aplikasi sap yang dapat menunjang operasional perusahaan.
Bukan cuma itu, skill data entry juga melibatkan penggunaan software database.
Tergantung pada industri bisnis perusahaan, Anda mungkin diminta untuk mempelajari dan menggunakan banyak jenis perangkat lunak lain, misalnya seperti aplikasi CRM.
Jadi, keterampilan software dasar dan kemampuan untuk mempelajari program baru dengan cepat sangat penting untuk menunjang kinerja Anda sebagai data entry.
3. Keterampilan Komunikasi Verbal dan Tertulis
Skill data entry berikutnya adalah kemampuan berkomunikasi, baik secara tulisan maupun verbal.
Kualitas keterampilan menulis Anda, termasuk ejaan dan tata bahasa, haruslah mumpuni.
Sebagai karyawan entri data yang bekerja dengan teks dan informasi, Anda tidak boleh membiarkan adanya kesalahan ejaan dan tata bahasa yang tidak rapi.
Selain itu, keterampilan komunikasi dan kemampuan Anda untuk berinteraksi serta berkolaborasi juga harus tinggi.
Pasalnya, Anda akan berkomunikasi dengan anggota tim, manajer, atau pelanggan lainnya dalam melakukan tugas dan tanggung jawab Anda.
Untuk beberapa spesialis, seperti data entry operator, keterampilan komunikasi verbal juga penting.
Biasanya, spesialis data entry ini juga bertanggung jawab untuk merespon panggilan masuk dari pelanggan dan memberikan beberapa informasi.
Dalam hal ini, kemampuan komunikasi verbal Anda sangat dibutuhkan.
4. Perhatian Terhadap Detail
Skill data entry lainnya perhatian yang tinggi terhadap detail. Untuk mengasah skill ini, berarti Anda harus terbiasa fokus pada sesuatu, baik itu tindakan maupun hal lain.
Anda harus bisa berkonsentrasi penuh pada tugas Anda sehingga mampu melakukan input atau pengeditan data yang lebih cepat dan akurat.
Skill ini memungkinkan Anda untuk bekerja lebih baik dan meminimalisir terjadinya resiko kesalahan.
Ditambah lagi, perusahaan dari berbagai industri membutuhkan karyawan dengan kemampuan berorientasi pada detail, terutama di bidang data.
5. Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu
Sebagai seorang data entry, Anda juga dituntut untuk bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat.
Di sinilah keterampilan organisasi dan manajemen waktu sangat Anda butuhkan.
Skill organisasi yang baik akan memungkinkan Anda untuk bisa merencanakan, memprioritaskan, dan mencapai tujuan kerja harian Anda dengan lebih cepat dan lebih baik.
Cara Anda melakukan tugas mengetik cepat, menyortir, mengelompokkan, dan mengarsipkan file, menunjukkan bahwa Anda memiliki skill organisasi yang baik.
Contoh skil organisasi misalnya kemampuan untuk memenuhi deadline, menyusun jadwal perencanaan, menetapkan tujuan, menjaga meja dan ruangan tetap rapi, dan banyak lagi.
6. Kemampuan Akurasi yang Tinggi
Sebuah database harus benar-benar akurat karena berpengaruh dalam pengambilan keputusan. Dan membuat database dimulai dengan proses entri data.
Oleh sebab itulah, data yang Anda masukkan harus sangat akurat.
Jika ingin berkarir sebagai data entry, Anda akan dituntut untuk melakukan tugas Anda dengan tingkat ketelitian yang tinggi.
Jadi, Anda harus sangat berkonsentrasi pada pekerjaan Anda, dan bila perlu periksa ulang tugas Anda setelah menyelesaikannya.
Akurasi yang dimaksud di sini mencakup ketepatan ejaan, tata bahasa, angka, simbol, dan sebagainya.
7. Keterampilan Kerjasama Tim
Entah itu Anda bekerja di kantor atau Anda berada di posisi bekerja online dengan sistem remote dari rumah, Anda adalah bagian dari sebuah tim.
Jadi, semakin Anda berorientasi pada kerja tim, maka semakin efektif pula pekerjaan Anda sebagai seorang data entry.
Contoh dari keterampilan ini meliputi keterampilan mendengarkan, komunikasi efektif, menghormati orang lain, sharing, menghargai perbedaan sudut pandang dan lain-lain.
Nah, demikianlah informasi terkait profesi data entry yang patut Anda pertimbangkan sebagai jalur karir Anda.
Mengingat data entry adalah pekerjaan yang saat ini banyak dibutuhkan, tidak ada salahnya untuk mempelajari dan mengasah skill Anda di bidang ini lewat Mekari University.
