Image

Bekerja sebagai Staff Purchasing: Tugas dan Tanggung Jawab

Tertarikkah Anda bekerja menjadi staff purchasing di sebuah perusahaan? Jika iya, maka Anda wajib simak artikel ini yang akan membahas seputar pekerjaan ini.

Memiliki staff purchasing yang profesional di bidangnya menjadi salah satu kebutuhan penting di hampir setiap industri. Maka dari itu, prospek karir ini dinilai cukup menjanjikan.

Pasalnya, setiap perusahaan pasti perlu mengeluarkan modal untuk membeli kebutuhan operasional atau produksi sebelum bisa menjual produk mereka kepada masyarakat.

Umumnya, staff purchasing bertugas untuk membeli segala peralatan yang dibutuhkan untuk membantu menjalankan bisnis perusahaan.

Misalnya sebuah perusahaan transportasi perlu membeli berbagai macam perlengkapan seperti ban, spare part, onderdil, dan lainnya untuk keperluan merakit produk kendaraan.

Masing-masing jobdesc staff purchasing biasanya tergantung dari jenis perusahaan beserta kebutuhannya.

Nah, untuk tahu informasinya lebih lanjut, simak penjelasannya berikut ini!

wanita staff purchasing sedang menelfon dan mencatat persediaan

Apa Itu Staff Purchasing?

Terlepas dari deskripsi pekerjaannya, tugas staff purchasing dalam sebuah perusahaan bertujuan untuk menghemat dan menghasilkan laba untuk perusahaan.

Dengan adanya staff purchasing, perusahaan lebih mudah dalam proses pengadaan persediaan agar bisnis mereka berjalan dengan lancar sekaligus mendapatkan keuntungan.

Staff purchasing adalah departemen yang membantu menjaga suatu perusahaan agar tetap sehat secara finansial, mereka biasanya menggunakan pembukuan online untuk mencatat transaksi dalam pengadaan barang.

Tugasnya membeli barang dan jasa yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan operasional sambil memberikan nilai setinggi mungkin untuk bisnis.

Umumnya, staff purchasing menetapkan kebijakan dan prosedur pengadaan untuk memastikan perusahaan dapat beroperasi dengan integritas dan pasar.

Selain itu, tugas staff purchasing juga menjaga operasi tetap berjalan dengan lancar karena mereka memantau rantai pasokan dan menangani beberapa tugas.

Seperti menegosiasikan kontrak dengan vendor, menilai kualitas dan harga barang, mengkoordinir logistik, dan sebagainya.

Untuk peran staff purchasing dalam sebuah perusahaan bisa berbeda, tergantung pada jenis dan ukuran organisasi.

Macam-Macam Staff Purchasing

Dalam suatu perusahaan, umumnya, staff purchasing terdiri dari beberapa tingkatan. Masing-masing tentu memiliki tingkat peran dan tanggung jawab yang berbeda pula.

Berikut ini pembahasannya:

1. Purchasing Manager

Di tingkat atas departemen purchasing, ada manajer pembelian yang berperan mengawasi kinerja para karyawannya dan bekerja sama dengan eksekutif perusahaan.

Bersama-sama, mereka merencanakan dan mengawasi anggaran untuk memahami kebutuhan bisnis mereka secara menyeluruh.

Selain itu, seorang purchasing manager juga bertanggung jawab dalam memimpin departemen.

Berdasarkan ini, manajer purchasing harus mendistribusikan tanggung jawab departemen purchasing di antara petugas pembelian.

Seorang purchasing manager harus menjaga komunikasi yang erat dengan kepala departemen untuk lebih memahami kebutuhan dan peran pembelian di perusahaan.

Misalnya, purchasing manager yang bekerja pada bisnis online shop perlu memiliki pengetahuan tentang cara server jaringan memainkan alur kerja operasional perusahaan.

2. Purchasing Agent

Dalam menjalankan tugasnya, purchasing agent bekerja di bawah pengawasan manajer purchasing.

Tugas dan tanggung jawabnya dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan prioritas perusahaan.

Misalnya, purchasing agent pada perusahaan farmasi akan lebih berfokus pada pembelian bahan kimia yang digunakan dalam pembuatan obat-obatan tertentu. Maka dari itu, purchasing agent memerlukan bill of material dalam pekerjaan mereka.

3. Purchasing Officer

Di bawah pengawasan manajer purchasing, tim menjalankan aktivitas pembelian.

Tugas seorang purchasing officer yakni mengeksplorasi dan mengevaluasi kebutuhan berdasarkan ukuran pesanan dan prioritas bisnis yang ditetapkan oleh manajer.

Selain itu, purchasing officer juga harus membantu manajer pembelian dalam bekerja dengan agen pemasok dan mengambil keputusan pengadaan terbaik untuk organisasi.

Pentingnya Staff Purchasing dalam Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, adanya staff purchasing dinilai sangat penting bagi kesehatan finansial.

Pasalnya, ketika tanggung jawab staff purchasing dilakukan dengan baik, maka dapat membantu perusahaan untuk memperoleh beberapa keuntungan.

Misalnya, keuntungan dari pembelian yang efisien di seluruh operasi bisnis dan produksinya.

Bukan cuma itu, berikut ini beberapa alasan mengapa perusahaan memerlukan staff purchasing:

1. Pengoptimalan Biaya

Manfaat terbesar dari adanya staff purchasing adalah perusahaan dapat lebih menghemat biaya pengadaan.

Dengan diterapkannya kebijakan pembelian yang efisien, pembelanjaan jadi lebih bijak dan menghemat lebih banyak uang untuk diinvestasikan kembali dalam operasi bisnis lainnya.

Selain itu, departemen purchasing berperan dalam pembelian barang dari berbagai pemasok untuk mendapatkan manfaat dari garansi, diskon, dan konsesi.

2. Pengendalian Risiko dan Keamanan Pasokan

Selain dapat mengoptimalisasi biaya, beberapa risiko manajemen rantai pasokan dapat dikendalikan melalui peran departemen purchasing.

Sebuah perusahaan dapat mengelola risiko dengan pemasok dengan diversifikasi rantai pasokan.

Selain itu, manajer purchasing dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mengamankan rantai pasokan dan menghindari risiko yang lebih tinggi.

Seperti pemilihan vendor yang buruk, perangkap pasar, potensi penipuan, kurangnya kualitas barang, dan pengiriman yang tidak tepat.

Baca juga: Pengertian Inventory Control Fungsi, Metode, dan Manfaatnya

3. Manajemen Hubungan Vendor yang Kuat

Manfaat lainnya dari staff purchasing adalah hubungan antara perusahaan dan pemasok menjadi lebih kuat. Departemen purchasing bekerja sama dengan vendor dan agen.

Dengan kontrak pembelian jangka panjang, departemen purchasing juga dapat membantu vendor mewujudkan keuntungan dari memasok barang ke perusahaan.

Ini pun akan membantu vendor tetap setia dan dapat menjadi langganan perusahaan.

4. Peningkatan Kualitas Bisnis

Bermitra dengan vendor terbaik membuat departemen purchasing secara tidak langsung dapat meningkatkan kualitas produksi bisnis.

Mereka dapat membantu departemen lain mencapai target mereka dan bekerja pada tingkat kinerja tinggi.

Tak hanya itu, staff purchasing juga dapat melacak kualitas dan berkontribusi secara signifikan terhadap pengiriman produk akhir yang tepat waktu.

5. Pemanfaatan Inovasi dan Teknologi

Aset yang dimiliki oleh perusahaan jadi bisa dimanfaatkan secara lebih maksimal dengan adanya staff purchasing.

Dengan mengganti barang mentah tradisional dengan pengganti inovatif, departemen purchasing dapat meningkatkan keunggulan kompetitif bagi suatu bisnis.

Departemen purchasing juga dapat mengadopsi layanan konten, aplikasi accounting, aplikasi ERP, sistem kontrol inventaris, dan solusi teknologi outsourcing untuk memperbaiki tantangan rantai pasokan.

Tugas dan Tanggung Jawab Staff Purchasing

Tugas dan tanggung jawab staff purchasing dalam bisnis meliputi:

  • Bekerja dengan lembaga pemerintah untuk mendapatkan subsidi dan benefit pembelian lainnya.
  • Mendapatkan barang dengan harga yang lebih bersaing.
  • Mempertahankan kemitraan eksklusif jangka panjang dengan vendor.
  • Mengirim proposal yang menguntungkan untuk mengakuisisi vendor terlebih dahulu
  • Meneliti barang dan produk dengan cermat berdasarkan kualitas, harga, dan persyaratan pengiriman
  • Mengevaluasi vendor berdasarkan riwayat bisnis dan kemampuan memasok.
  • Menilai kualitas barang di setiap tingkat proses pengadaan.
  • Menciptakan transparansi dalam proses pengiriman dan pemesanan.
  • Membuat laporan keuangan yang konklusif untuk menghitung ROI Menjelajahi kemampuan pemenuhan baru melalui konferensi industri
  • Membandingkan dan mengevaluasi penawaran pemasok.
  • Negosiasi persyaratan kontrak dan harga.
  • Melacak pesanan dan memastikan pengiriman lancar.
  • Memasukkan data ke portal pesanan dan sistem manajemen hubungan pelanggan.
  • Pemantauan tingkat stok.
  • Menempatkan pesanan sesuai kebutuhan.
  • Berkoordinasi dengan staff gudang untuk memastikan persyaratan penyimpanan terpenuhi.
  • Bekerja dalam anggaran yang sudah ditetapkan.
  • Mengkoordinir logistik.

Semua tugas dan tanggung jawab departemen purchasing di atas harus dilakukan secara efektif untuk mencapai keberhasilan operasional bisnis perusahaan.

Nah, demikianlah informasi tentang pekerjaan sebagai staff purchasing yang wajib Anda ketahui, mulai dari pengertian hingga tugas dan tanggung jawabnya. Apakah Anda tertarik?

Jika iya, artinya Anda harus memiliki pola pikir yang berorientasi pada detail agar bisa menjalankan tugas dan tanggung jawab Anda.

Karir
Karir

Kembangkan karir bersama Mekari

Mari berkembang dan menjadi bagian dari perubahan bersama talenta-talenta terbaik dari manca negara di Mekari.

Hubungi kami
Hubungi kami

Selalu siap membantu Anda

Bagi Anda yang membutuhkan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami melalui kontak yang disediakan.

WhatsApp WhatsApp kami