5 Cara Mengekstrak Data dari PDF dengan Mudah dan Akurat

Dokumen PDF seringkali menjadi andalan untuk berbagi informasi karena formatnya yang universal dan mudah diakses. Namun, mengekstrak data dari PDF, terutama jika Anda ingin mengolah data tersebut lebih lanjut, bisa menjadi tantangan tersendiri.

Untungnya, ada berbagai cara yang dapat Anda lakukan untuk ekstrak PDF dan mengambil informasi penting di dalamnya.

Artikel ini akan membahas beberapa metode ekstrak teks dari PDF, mulai dari yang paling sederhana hingga yang lebih canggih, sehingga Anda dapat memilih cara yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Mengapa Anda perlu mengekstrak data dari PDF?

Mengekstrak data dari PDF memungkinkan Anda untuk :

Mengolah data dengan mudah: Misalnya, Anda dapat mengekstrak data tabel dari PDF dan memasukkannya ke dalam Excel untuk dianalisis atau dibuat grafiknya.
Mengedit teks dari PDF: Anda dapat mengekstrak teks dari PDF dan mengubahnya di Microsoft Word atau aplikasi pengolah kata lainnya.
Menggunakan kembali data dalam format lain: Anda dapat mengekstrak data dan mengubahnya ke format CSV, TXT, atau format lain yang dibutuhkan.
Memudahkan pencarian informasi: Dengan mengekstrak teks dari PDF, Anda dapat mencari kata kunci tertentu dengan lebih mudah.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu Ekstraksi Data, Proses, dan Contohnya

Cara mengekstrak data dari PDF

Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk ekstrak data dari PDF:

1. Copy paste (untuk teks sederhana)

Cara paling sederhana untuk ekstrak teks dari PDF adalah dengan menyalin (copy) teks tersebut dan menempelkannya (paste) ke aplikasi lain.

Buka file PDF dan seleksi teks yang ingin Anda ekstrak.
Klik kanan dan pilih “Copy” atau gunakan shortcut keyboard Ctrl+C.
Buka aplikasi tujuan (misalnya, Microsoft Word) dan tempelkan teks dengan klik kanan dan pilih “Paste” atau gunakan shortcut keyboard Ctrl+V.

Metode ini cukup mudah dan cepat, tetapi hanya efektif untuk mengekstrak teks sederhana. Jika teks mengandung tabel, gambar, atau format yang kompleks, hasilnya mungkin tidak akan rapi.

2. Menggunakan fitur “Export PDF” di Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader memiliki fitur “Export PDF” yang memungkinkan Anda untuk mengkonversi file PDF ke format lain, seperti Microsoft Word, Excel, atau teks biasa (TXT).

Caranya:

Buka file PDF di Adobe Acrobat Reader.
Klik menu “File” > “Export To” dan pilih format yang Anda inginkan (misalnya, “Microsoft Word” atau “Spreadsheet”).
Pada jendela “Save As”, tentukan lokasi penyimpanan dan nama file, lalu klik “Save”.

Metode ini cukup efektif untuk mengekstrak teks dan tabel sederhana. Anda dapat mengedit teks yang diekstrak di Word atau mengolah data tabel di Excel.

Namun, untuk dokumen yang lebih kompleks, hasilnya mungkin tidak selalu sesuai dengan yang diharapkan.

3. Menggunakan software OCR

Software OCR (Optical Character Recognition) dapat digunakan untuk mengenali teks dalam gambar dan mengubahnya menjadi teks digital yang dapat diedit. Software OCR sangat berguna untuk mengekstrak teks dari PDF yang berisi gambar atau scan dokumen.

Caranya:

Buka file PDF di software OCR.
Pilih area yang ingin diekstrak. Beberapa software OCR memungkinkan Anda untuk memilih seluruh halaman, beberapa halaman, atau area tertentu dalam dokumen.
Jalankan proses OCR. Software akan mengenali teks dalam dokumen dan mengubahnya menjadi teks digital.
Simpan atau ekspor hasilnya. Anda dapat menyimpan teks yang sudah dikenali dalam format yang diinginkan, seperti TXT, DOC, atau XLSX.

Beberapa software OCR juga dapat mengekstrak tabel dan gambar dari PDF.

Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

4. Menggunakan layanan online PDF to Word atau PDF to Excel

Ada banyak layanan online gratis yang dapat Anda gunakan untuk mengkonversi file PDF ke format Word atau Excel. Layanan ini biasanya menggunakan teknologi OCR untuk mengekstrak teks dan tabel dari PDF.

Caranya:

Cari layanan konversi PDF online di internet, misalnya Smallpdf, PDF2Go, atau iLovePDF.
Unggah file PDF Anda ke website penyedia layanan.
Pilih format tujuan (Word atau Excel).
Klik “Convert” atau “Start” dan tunggu proses konversi selesai.
Unduh file yang sudah dikonversi.

Pastikan Anda memilih layanan online yang aman dan terpercaya untuk melindungi data Anda.

5. Menggunakan software PDF Editor

Software PDF Editor memungkinkan Anda untuk mengedit file PDF secara langsung, termasuk mengekstrak teks, gambar, dan tabel.

Caranya:

Buka file PDF di software PDF Editor, misalnya Adobe Acrobat Pro atau Foxit PDF Editor.
Gunakan tool “Extract” atau “Select” untuk memilih elemen yang ingin Anda ekstrak.
Klik kanan pada elemen yang dipilih dan pilih “Extract” atau “Copy”.
Tempelkan atau simpan elemen yang sudah diekstrak dalam format yang Anda inginkan.

Software PDF Editor biasanya berbayar, tetapi menawarkan fitur yang lebih lengkap dibandingkan metode lainnya.

Tips mengekstrak data dari PDF

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda terapkan:

Pastikan PDF tidak terproteksi password atau enkripsi. Jika PDF terproteksi, Anda perlu membuka proteksi terlebih dahulu sebelum dapat mengekstrak data.
Pilih metode yang sesuai dengan jenis data yang ingin Anda ekstrak. Jika Anda hanya ingin mengekstrak teks sederhana, copy paste mungkin sudah cukup. Jika Anda ingin mengekstrak tabel atau gambar, gunakan software OCR atau PDF Editor.
Periksa hasil ekstraksi dan lakukan perbaikan jika diperlukan. Terkadang, hasil ekstraksi tidak selalu sempurna dan membutuhkan sedikit perbaikan manual.

Kesimpulan

Mengekstrak data dari PDF menjadi lebih mudah dengan berbagai metode yang tersedia. Pilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan jenis data yang ingin Anda ekstrak.

Mekari Stream adalah software entri dan pengolahan data dokumen yang cerdas. Dengan teknologi AI dan OCR, Mekari Stream dapat membantu Anda mengekstrak data dari berbagai jenis dokumen, termasuk PDF, secara otomatis dan akurat. Data yang diekstrak kemudian diubah menjadi format terstruktur yang siap digunakan di sistem Anda.

Kunjungi website Mekari untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang software OCR Mekari Stream.