Menangani berbagai dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, dan faktur secara manual tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan yang dapat berdampak pada keuangan dan reputasi perusahaan.
Kebutuhan akan otomatisasi proses operasional menjadi penting, khususnya untuk mereka yang bekerja di bidang seperti akuntansi. Kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan pemrosesan dokumen cerdas atau Intelligent Document Processing (IDP). Tidak hanya mempercepat proses pengolahan dokumen, tetapi juga meningkatkan akurasi data yang diekstrak.
Namun, apa itu IDP dan bagaimana cara kerjanya? Yuk, pelajari bagaimana IDP dapat membantu mengolah dokumen Anda!
Apa itu Intelligent Document Processing?
Intelligent Document Processing (IDP) adalah teknologi canggih yang memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) untuk mengubah dokumen kertas atau gambar menjadi data digital yang dapat dibaca dan diolah oleh sistem komputer, sehingga dapat diintegrasikan dengan proses bisnis lainnya.
Teknologi ini mampu memahami struktur dan konten dokumen, sehingga dapat mengidentifikasi dan mengekstrak data penting secara akurat dan efisien.
Singkatnya, IDP berfungsi untuk mengubah pengolahan dokumen menjadi proses otomatis yang cerdas, sehingga meningkatkan efisiensi, akurasi, dan produktivitas.
Cara Kerja Intelligent Document Processing
IDP bekerja melalui beberapa tahap proses yang saling terkait untuk memastikan data diolah dengan baik. Berikut adalah tahapan-tahapannya:
- Klasifikasi Dokumen: Dokumen digital dan fisik diimpor ke dalam sistem IDP. AI kemudian mengenali dan mengkategorikan berbagai jenis dokumen seperti faktur, pesanan pembelian, atau kontrak hukum.
- Ekstraksi Data: Setelah klasifikasi, sistem mengekstraksi data relevan dari dokumen menggunakan aplikasi OCR dan NLP. Data yang diekstraksi seperti tanggal, jumlah, atau nama kemudian divalidasi untuk memastikan keakuratannya.
- Pemrosesan Data: Data yang telah divalidasi diproses sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Misalnya, data faktur dapat diarahkan untuk pemrosesan pembayaran, sementara detail kontrak dikirim ke platform hukum.
- Pembelajaran Berkelanjutan: IDP menggunakan algoritma pembelajaran mesin untuk terus belajar dari kesalahan sebelumnya dan beradaptasi dengan perubahan format dokumen untuk meningkatkan akurasi.
- Pelaporan dan Analitik: IDP melacak metrik seperti waktu pemrosesan, tingkat kesalahan, dan volume throughput yang kemudian dapat diproses lebih lanjut oleh analitik bisnis untuk mendapatkan wawasan yang membantu mengidentifikasi hambatan, meningkatkan alur kerja, dan membuat keputusan berdasarkan data.
Manfaat Intelligent Document Processing untuk Bisnis
IDP menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis, antara lain:
- Skalabilitas: IDP memungkinkan pemrosesan dokumen dalam skala besar dengan akurasi tinggi, mengurangi batasan yang ada pada pemrosesan manual.
- Efisiensi Biaya: Dengan mengotomatiskan pemrosesan dan analisis dokumen, IDP mengurangi biaya overhead dan menghilangkan hambatan yang disebabkan oleh entri data manual.
- Kepuasan Pelanggan: IDP memungkinkan penanganan dokumen pelanggan dengan lebih cepat, seperti onboarding pelanggan, pemesanan, dan pembayaran, yang meningkatkan hubungan dengan pelanggan.
Contoh Penggunaan Intelligent Document Processing di Berbagai Industri
Secara umum, intelligent document processing banyak digunakan oleh bisnis untuk mengekstraksi data dari berbagai dokumen, seperti faktur, laporan keuangan, dan dokumen lainnya.
Namun, penerapan IDP tidak hanya terbatas pada industri tertentu, tetapi juga dapat diterapkan di berbagai sektor lainnya. Berikut beberapa contoh penerapan IDP di berbagai industri:
1. Keuangan
Dalam dunia keuangan, banyak dokumen yang berisi data numerik seperti laporan keuangan, lembar anggaran, dan pernyataan bank.
IDP dapat secara otomatis mengekstraksi angka-angka ini dari dokumen, mengklasifikasikannya, dan menyimpannya dalam sistem manajemen data.
Proses ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi kesalahan manusia yang bisa terjadi selama entri data manual.
Misalnya, sebuah perusahaan investasi dapat menggunakan IDP untuk memproses laporan keuangan bulanan dari berbagai portofolio, mengekstrak data numerik, dan menyusunnya ke dalam sistem analisis keuangan mereka.
2. Kesehatan
Di industri kesehatan, IDP dapat digunakan untuk mendigitalkan dan mengelola catatan medis pasien, termasuk riwayat penyakit, hasil tes laboratorium, dan resep obat.
Sebagai contoh, sebuah rumah sakit dapat menggunakan IDP untuk mengekstrak dan mengorganisir informasi dari catatan medis pasien secara otomatis.
Hal ini memungkinkan dokter dan tenaga medis lainnya untuk dengan cepat mengakses informasi yang diperlukan untuk diagnosis dan perawatan.
3. Logistik
IDP memungkinkan perusahaan logistik untuk memberikan informasi terbaru tentang status pengiriman kepada pelanggan dengan melacak pengiriman secara real-time dan mengekstrak data dari dokumen pengiriman, seperti bill of lading dan manifest.
Hal ini membantu perusahaan logistik untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan informasi yang akurat dan up-to-date tentang status pengiriman barang mereka..
4. Ritel
IDP dapat membantu toko retail untuk menganalisis data penjualan dengan mengekstrak data dari struk belanja, seperti nama produk, harga, dan jumlah produk yang dibeli.
Data tersebut kemudian dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren penjualan, mengetahui produk yang paling populer, dan membuat strategi pemasaran yang lebih efektif.
5. Hukum
Firma hukum dapat menggunakan IDP untuk menelusuri bukti digital dalam kasus hukum dengan mengekstrak data dari berbagai sumber digital, seperti email, pesan teks, catatan transaksi, dan media sosial.
Dengan menyediakan akses ke bukti digital yang komprehensif dan akurat, IDP membantu firma hukum mengumpulkan bukti yang lebih kuat dan dan mencapai keadilan bagi klien mereka.
Kesimpulan
Intelligent document processing adalah teknologi yang sangat bermanfaat bagi berbagai industri dalam mengelola dokumen secara efisien dan akurat. Dengan mengotomatiskan proses ekstraksi, validasi, dan pemrosesan data, IDP membantu bisnis meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan.
Mekari Stream menawarkan intelligent document processing software yang canggih dengan berbagai fitur yang dapat membantu Anda mengoptimalkan pengolahan dokumen. Mekari sendiri telah dipercaya oleh lebih dari 35.000 bisnis untuk mengembangkan inovasi digital mereka.
Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut tentang software IDP untuk bisnis Anda.