Mekari Insight
- Memilih model project management yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim.
- Jenis project management bisa dikategorikan berdasarkan industri, fungsi, dan tipe perangkat atau development yang digunakan bisnis.
- Perusahaan besar dengan kebutuhan unik bisa mengandalkan custom project management software dari Mekari Officeless untuk skalabilitas dan integrasi lebih baik.
Memilih jenis project management software yang tepat bisa menjadi tantangan dengan banyaknya opsi yang tersedia.
Keputusan ini bergantung pada beberapa faktor utama, seperti industri Anda, fitur yang dibutuhkan, serta jenis perangkat atau sistem.
Anda dapat menentukan software yang paling sesuai untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim dengan memahami faktor-faktor utama tersebut. Yuk, baca selengkapnya.
Pentingnya memilih project management sesuai jenis
Memilih jenis project management software yang tepat penting untuk memastikan proyek berjalan efisien.
Software yang sesuai membantu tim berkolaborasi, mengatur tugas, dan menyelesaikan proyek tepat waktu. Bila perusahaan salah memilih, dapat mengakibatkan keterlambatan, miskomunikasi, dan pemborosan sumber daya.
Karena itu, perusahaan perlu menyesuaikan software dengan kebutuhan industri, fitur yang dibutuhkan, dan cara kerja tim agar hasil kerjanya tetap optimal.
Baca Juga: Panduan Memilih Enterprise Project Management Software
Jenis project management berdasarkan industri
Setiap industri memiliki kebutuhan yang berbeda dalam mengelola proyek, sehingga project management software juga dirancang dengan fitur yang spesifik untuk setiap bidang.
1. Project management software untuk marketing, media, dan advertising
Software ini membantu tim kreatif dalam merencanakan, mengatur tugas, dan memastikan proyek berjalan sesuai anggaran serta deadline.
Fitur utamanya meliputi penjadwalan tugas, komunikasi real-time, serta pelacakan kinerja proyek agar tim tetap selaras dalam setiap tahap produksi.
Contoh software: Wrike
Wrike adalah software manajemen proyek berbasis cloud yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi tim dalam kampanye pemasaran dan produksi konten.
Fitur utama:
- Penjadwalan tugas dan timeline proyek
- Kolaborasi real-time dengan tim
- Pelacakan kinerja proyek dengan dasbor visual
- Integrasi dengan alat desain seperti Adobe Creative Cloud
- Otomatisasi alur kerja untuk meningkatkan efisiensi
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Interface intuitif dan mudah digunakan | Kurva belajar cukup tinggi bagi pengguna baru |
Fitur kolaborasi yang kuat untuk tim kreatif | Harga cukup mahal untuk tim kecil |
Memungkinkan otomatisasi proses untuk mempercepat pekerjaan | Beberapa fitur canggih hanya tersedia dalam paket premium |
2. Project management software untuk software development dan IT
Software ini dirancang untuk mendukung tim developer dalam mengelola backlog, melacak bug, serta mendokumentasikan proses development dengan rapi.
Fitur utama meliputi manajemen tugas, penyimpanan dokumentasi teknis, dan alat kolaborasi untuk pengembangan software yang lebih efisien.
Contoh software: Jira
Jira adalah software manajemen proyek yang banyak digunakan oleh tim pengembang perangkat lunak untuk meningkatkan efisiensi pengembangan.
Fitur utama:
- Manajemen backlog dan pelacakan bug
- Integrasi dengan GitHub, Bitbucket, dan alat pengembangan lainnya
- Penyimpanan dokumentasi teknis dan wiki tim
- Alur kerja fleksibel dengan metode Scrum dan Kanban
- Automasi tugas untuk meningkatkan efisiensi
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan berbagai metode kerja | Kompleks bagi pengguna baru |
Memiliki ekosistem plugin yang luas | Memerlukan konfigurasi awal yang cukup detail |
Cocok untuk proyek pengembangan skala besar | Beberapa fitur memerlukan biaya tambahan |
3. Project management software untuk konstruksi
Industri konstruksi memerlukan perencanaan yang matang dan manajemen sumber daya yang efisien. Software ini membantu dalam pengelolaan jadwal proyek, alokasi tenaga kerja, serta pemantauan penggunaan bahan dan alat berat.
Contoh software: Procore
Procore adalah software manajemen proyek khusus konstruksi yang membantu tim dalam mengelola proyek, mengontrol biaya, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi
Fitur utama:
- Gantt chart dan perencanaan sumber daya
- Manajemen anggaran dan pelacakan biaya proyek
- Pemantauan kepatuhan dan keselamatan kerja
- Pelacakan penggunaan tenaga kerja, alat berat, dan material
- Integrasi dengan alat industri konstruksi
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Interface yang mudah digunakan | Harga yang cukup tinggi |
Integrasi dengan berbagai alat industri konstruksi | Membutuhkan waktu untuk membiasakan diri dengan fitur-fiturnya |
Fitur kolaborasi tim yang kuat | Tidak cocok untuk proyek skala kecil dengan anggaran terbatas |
Baca Juga: Rekomendasi Software Manajemen Konstruksi di Indonesia
4. Project management software untuk layanan keuangan
Industri keuangan memerlukan manajemen proyek yang ketat untuk memastikan kepatuhan, mengurangi risiko, dan mengelola portofolio proyek dengan baik.
Software ini membantu dalam analisis risiko, pelacakan anggaran, dan pengelolaan vendor atau mitra bisnis.
Contoh software: Adaptive Planning
Adaptive Planning adalah software manajemen proyek berbasis cloud yang dirancang untuk perusahaan keuangan agar dapat merencanakan, menganalisis, dan melacak performa keuangan proyek mereka.
Fitur utama:
- Analisis dan pelacakan keuangan proyek
- Perencanaan anggaran dan manajemen portofolio
- Prediksi risiko proyek keuangan
- Integrasi dengan software akuntansi lainnya
- Pelaporan keuangan yang komprehensif
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Memudahkan perencanaan strategis dengan data yang akurat | Harga langganan cukup tinggi |
Fitur pelaporan yang komprehensif | Bisa terasa kompleks bagi pengguna baru |
Dapat diintegrasikan dengan software akuntansi lainnya | Memerlukan pelatihan untuk menggunakannya secara optimal |
5. Project management software untuk manufaktur
Manajemen proyek dalam industri manufaktur berfokus pada efisiensi produksi, pengelolaan rantai pasok, dan kontrol kualitas.
Software ini membantu dalam perencanaan produksi, pelacakan persediaan, serta memastikan standar kepatuhan terpenuhi.
Contoh software: Katana
Katana adalah software manajemen proyek yang dirancang untuk perusahaan manufaktur dalam mengelola produksi, inventaris, dan distribusi barang.
Fitur utama:
- Perencanaan dan penjadwalan produksi
- Manajemen persediaan dan rantai pasok real-time
- Kontrol kualitas dan kepatuhan industri
- Integrasi dengan e-commerce dan ERP
- Pelacakan bahan baku dan efisiensi produksi
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Interface intuitif dan mudah digunakan | Fitur terbatas untuk manufaktur berskala besar |
Integrasi dengan e-commerce dan ERP | Memerlukan biaya tambahan untuk fitur lanjutan |
Cocok untuk manufaktur skala kecil hingga menengah | Tidak memiliki fitur lanjutan untuk manajemen proyek kompleks |
Baca Juga: 5 Software SaaS untuk Efisiensi di Industri Manufaktur
Jenis project management berdasarkan fungsi
Berikut beberapa jenis project management software yang disesuaikan dengan berbagai use case.
1. Software manajemen proyek untuk kolaborasi
Software ini dirancang untuk membantu tim bekerja sama dengan lebih efektif, memberikan feedback secara langsung, dan mengerjakan dokumen atau deliverables secara bersamaan.
Dengan fitur kolaboratif, anggota tim dapat berkomunikasi tanpa hambatan dan menyelesaikan proyek lebih cepat.
Fitur utama:
- Dokumen kolaboratif: Memungkinkan tim membuat dan mengedit dokumen bersama dalam format wiki-style.
- Pesan real-time: Fitur komunikasi langsung dalam software untuk mendiskusikan tugas atau item pekerjaan lainnya.
- Proofing: Berguna bagi tim yang bekerja dengan aset digital dan membutuhkan persetujuan atau feedback dari klien dalam bentuk komentar langsung.
Contoh:
Wrike, software kolaborasi berbasis cloud yang membantu tim mengelola proyek, mendiskusikan tugas, dan berbagi dokumen dalam satu platform.
Fitur Wrike:
- Manajemen proyek berbasis tugas dengan assignment yang jelas.
- Kolaborasi dokumen dengan fitur proofing dan anotasi.
- Komunikasi dalam platform melalui komentar dan chat.
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Kolaborasi real-time meningkatkan efisiensi tim | Harga cukup mahal untuk bisnis kecil |
Otomatisasi alur kerja mempercepat proses kerja | Beberapa fitur hanya tersedia dalam paket premium |
2. Software manajemen proyek untuk pelaporan
Software ini membantu organisasi dalam mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan data proyek secara visual.
Perusahaan dapat melacak kemajuan proyek, mengidentifikasi tren, dan mengoptimalkan proses kerja berdasarkan data historis.
Fitur utama:
- Visualisasi data: Membantu pengguna membuat grafik, diagram, dan dasbor untuk menyajikan data proyek secara visual.
- Pembaruan real-time: Data diperbarui secara otomatis dalam interval tertentu (misalnya setiap 15 atau 30 menit) untuk memastikan akurasi informasi saat pengambilan keputusan.
- Analisis data historis: Memungkinkan pengguna untuk meninjau data dari proyek sebelumnya guna mengidentifikasi pola dan perbaikan yang diperlukan.
Contoh:
Celoxis, software manajemen proyek dengan fitur pelaporan, membantu bisnis menganalisis performa proyek secara visual.
Fitur Celoxis:
- Dasbor interaktif yang dapat disesuaikan.
- Laporan otomatis untuk pelacakan kinerja proyek.
- Integrasi dengan sistem akuntansi untuk pengelolaan anggaran.
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Menyediakan berbagai opsi pelaporan dengan kemampuan drill-down untuk analisis detail. | Bisa terasa kompleks bagi pengguna baru |
Data diperbarui secara real-time untuk keputusan yang lebih cepat | Fungsi pada aplikasi mobile tidak sekomprehensif versi web. |
Memungkinkan analisis data historis untuk evaluasi proyek | Kustomisasi terbatas pada beberapa fitur |
3. Software manajemen proyek untuk manajemen dokumen
Software ini membantu tim dalam menyimpan, mengakses, dan memperbarui dokumen proyek secara aman.
Aplikasi ini juga memungkinkan dokumen digunakan kembali sebagai template untuk proyek selanjutnya.
Fitur utama:
- Penyimpanan aman: Menyediakan backup otomatis untuk mencegah kehilangan data.
- Pencarian dokumen cepat: Memungkinkan tim mencari dokumen dengan mudah melalui fungsi pencarian atau navigasi interface yang ramah pengguna.
- Kontrol versi: Menyimpan riwayat perubahan, memungkinkan akses ke versi sebelumnya, dan memastikan semua anggota tim bekerja dengan dokumen terbaru.
Contoh:
Google Drive, platform penyimpanan cloud yang sering digunakan dalam manajemen proyek untuk menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi dalam dokumen secara real-time.
Fitur Google Drive:
- Penyimpanan aman, pencarian dokumen cepat, dan pelacakan perubahan dokumen
- Berbagi file dan izin akses: Mengatur siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengomentari dokumen.
- Integrasi dengan alat kolaborasi: Terhubung dengan Google Docs, Sheets, dan Slides untuk kerja tim yang lebih efisien.
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Gratis untuk penggunaan pribadi dan bisnis kecil | Ruang penyimpanan terbatas pada versi gratis |
Mudah digunakan dengan fitur pencarian cepat | Ketergantungan pada koneksi internet |
Sinkronisasi otomatis di berbagai perangkat | Tidak memiliki fitur manajemen proyek yang lebih kompleks |
4. Software manajemen proyek untuk resource management
Manajemen sumber daya berfokus pada perencanaan dan penjadwalan proyek dari perspektif sumber daya manusia.
Alih-alih berfokus pada kerja tim, software ini lebih ditujukan untuk pekerjaan individu dalam tim.
Fitur utama:
- Alokasi sumber daya: Menampilkan tugas yang perlu dikerjakan dan menyesuaikan kapasitas kerja tim.
- Pelacakan kebutuhan: Memantau beban kerja tim dan mengidentifikasi kebutuhan sumber daya.
- Aplikasi mobile: Memudahkan pencatatan waktu dan akses dari mana saja.
Contoh:
Runn, software manajemen sumber daya yang membantu perencanaan dan pemantauan proyek secara efisien.
Fitur Runn:
- Perencanaan proyek: Menetapkan tugas dan deadline.
- Pelacakan waktu: Merekam durasi kerja tim pada setiap tugas.
- Laporan kinerja: Menyediakan analisis pemanfaatan sumber daya proyek.
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Antarmuka intuitif, mudah digunakan. | Integrasi terbatas, kurang fleksibel dengan alat lain. |
Pelaporan mendetail, sehingga data proyek lebih terstruktur. | Fleksibilitas kurang, tidak semua fitur bisa disesuaikan. |
5. Software manajemen proyek untuk manajemen risiko
Manajemen risiko berfokus pada identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko yang dapat memengaruhi proyek.
Software manajemen risiko membantu tim dalam memantau potensi masalah yang dapat merugikan organisasi dan mengusulkan solusi untuk mencegah krisis.
Fitur utama:
- Manajemen insiden: Memungkinkan pencatatan, perencanaan, dan penilaian kemungkinan setiap risiko dan insiden.
- Manajemen kepatuhan: Memahami dan mengintegrasikan peraturan atau standar spesifik untuk industri Anda.
- Prediksi dan estimasi: Memprediksi dan mencegah kejadian risiko sebelum terjadi, serta memberikan wawasan yang dapat membantu dalam mengatasi risiko tersebut.
Contoh:
ClickUp, alat manajemen proyek lengkap yang menawarkan solusi manajemen risiko, membantu tim dalam melacak dan memitigasi risiko secara efisien.
Fitur ClickUp:
- Dasbor terpusat: Mengelola semua data risiko dalam satu tampilan.
- Penilaian risiko otomatis: Mengotomatiskan pemantauan dan pelaporan risiko.
- Manajemen kepatuhan: Memastikan proyek sesuai standar industri.
Kelebihan | Kekurangan |
---|---|
Fleksibel & dapat dikustomisasi. Cocok untuk berbagai jenis proyek. | Memerlukan lebih banyak waktu untuk beradaptasi. |
Integrasi luas, bisa terhubung dengan banyak alat bisnis. | Beberapa fungsi membutuhkan biaya tambahan. |
Jenis project management berdasarkan development
Selain memilih software berdasarkan fitur atau kebutuhan industri, Anda juga bisa memilih berdasarkan metode deployment (on-premise atau berbasis cloud) serta jenis perangkat yang digunakan.
1. On-premise
On-premise adalah software yang diinstal langsung di server milik perusahaan. Industri dengan regulasi ketat sering menggunakan jenis ini karena lebih aman dan memungkinkan kontrol penuh terhadap data.
Keunggulan utama:
- Keamanan lebih tinggi: Data tetap di dalam perusahaan, lebih terlindungi dari ancaman eksternal.
- Kustomisasi lebih luas: Perusahaan bisa menyesuaikan software sesuai kebutuhan.
- Proses lebih cepat: Data diproses secara lokal tanpa bergantung pada internet.
Contoh software: Microsoft Project, Jira, Celoxis.
2. Cloud-based
Software berbasis cloud semakin populer karena lebih hemat biaya, mudah diperbarui, dan fleksibel dalam menambah atau mengurangi fitur serta anggota tim.
Keunggulan utama:
- Biaya awal lebih rendah: Tidak perlu investasi server sendiri.
- Pemeliharaan lebih mudah: Update dilakukan otomatis oleh penyedia layanan.
- Akses fleksibel: Bisa digunakan dari mana saja dengan koneksi internet.
Contoh software: Monday.com, Asana, Smartsheet.
3. Untuk desktop
Sebagian besar software berbasis cloud menyediakan aplikasi desktop untuk Windows dan Mac. Namun, ada juga software yang dirancang khusus untuk pengalaman desktop yang lebih stabil.
Keunggulan utama:
- Dapat digunakan tanpa browser: Lebih cepat dan tidak tergantung pada tab di browser.
- Performa lebih baik: Optimalisasi lebih maksimal untuk penggunaan di komputer.
Contoh software: Productive, Zoho Projects, Monday.com.
4. Untuk mobile
Jika Anda sering bekerja di luar kantor, Anda membutuhkan software manajemen proyek dengan aplikasi mobile yang kuat dan memiliki fitur yang sama lengkapnya dengan versi desktop atau web.
Keunggulan utama:
- Dapat diakses di mana saja: Cocok untuk manajer proyek yang sering bepergian.
- Fitur tetap lengkap: Tidak hanya tampilan ringkas, tetapi tetap mendukung pelacakan tugas, kolaborasi, dan pelaporan.
- Berbasis cloud: Memungkinkan sinkronisasi real-time dengan versi desktop.
Contoh software: Trello, ClickUp, Asana.
5. Custom development software
Software custom development adalah solusi yang dirancang khusus sesuai kebutuhan spesifik perusahaan. Biasanya dikembangkan secara internal atau melalui third-party vendor.
Keunggulan utama:
- Sangat fleksibel: Dapat disesuaikan dengan proses bisnis unik perusahaan.
- Keamanan maksimal: Dapat diatur dengan sistem keamanan internal perusahaan.
- Integrasi penuh: Bisa disesuaikan agar terhubung dengan sistem lain yang sudah digunakan.
Contoh software: Solusi yang dikembangkan khusus, misalnya solusi aplikasi kustom dari Mekari Officeless.
Jenis project management software yang tepat untuk bisnis Anda
Memilih project management software yang tepat sangat penting untuk memastikan kelancaran dan efisiensi proyek.
Salah satu solusi paling fleksibel adalah custom project management software. Software yang dikembangkan khusus memungkinkan perusahaan menyesuaikan fitur, integrasi, dan keamanan sesuai kebutuhan operasionalnya.
Kelebihan utama custom software meliputi:
- Fitur yang sepenuhnya disesuaikan: Dibangun berdasarkan alur kerja perusahaan, memastikan efisiensi maksimal.
- Keamanan tingkat tinggi: Dapat dihosting di server sendiri dengan sistem keamanan yang lebih ketat.
- Integrasi tanpa batas: Bisa disesuaikan agar terhubung dengan software atau sistem internal lain.
- Skalabilitas tinggi: Dapat diperluas dan dikembangkan seiring pertumbuhan bisnis.
Bagi perusahaan enterprise yang membutuhkan solusi custom project management software, Mekari Officeless adalah pilihan yang tepat.
Mekari Officeless dapat merancang sistem manajemen proyek yang tidak hanya efisien, sesuai kebutuhan, tetapi juga mudah diintegrasikan dengan berbagai sistem lainnya.
Coba Mekari Officeless untuk mendapatkan solusi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan proyek Anda. Proyek berjalan lebih lancar, terstruktur, dan sesuai dengan standar perusahaan.
Referensi
ClickUp. ”10 Different Types of Project Management Software”
The Digital Project Manager. ”28 Project Management Software Types: Use Cases & Examples”