Daftar isi
Mode

Panduan Memilih Enterprise Project Management Software

enterprise project management

Mekari Insight

  • Enterprise Project Management (EPM) lebih dari sekadar manajemen proyek biasa. EPM mengelola seluruh portofolio proyek agar selaras dengan strategi bisnis, bukan hanya mengoptimalkan proyek individu.
  • Software EPM meningkatkan efisiensi dan kolaborasi, mencegah hambatan dan mempercepat pembuatan keputusan.
  • Buat aplikasi EPM kustom dengan Mekari Officeless, untuk fleksibilitas lebih besar, integrasi yang lebih baik, dan skalabilitas yang lebih sesuai dengan pertumbuhan bisnis.

Mengelola proyek di perusahaan besar bukan hanya soal tugas, tapi juga menyelaraskan tim dan memastikan semua bergerak ke arah yang sama. Dengan begitu banyak hal yang harus diperhatikan, kesalahan kecil bisa berdampak besar. 

Inilah alasan mengapa Enterprise Project Management (EPM) software menjadi solusi penting. Software project management ini bukan hanya membantu tim bekerja lebih efisien, tapi juga memastikan tujuan strategis tercapai. 

Apa itu enterprise project management? 

Enterprise Project Management (EPM) adalah pendekatan strategis untuk memastikan semua proyek dalam perusahaan berjalan selaras dengan tujuan bisnis. 

Jika manajemen proyek biasa hanya fokus pada keberhasilan proyek individu dan mengawasi proyek secara teknis, EPM berperan lebih luas dalam menyelaraskan proyek dengan strategi bisnis dan mengoptimalkan sumber daya.

Tanpa EPM, proyek bisa berjalan sendiri-sendiri tanpa arah yang jelas. EPM software membantu perusahaan menyatukan semua proyek dalam satu sistem terpadu—memudahkan pelacakan progres, pengelolaan anggaran, analisis data, dan pelaporan real-time.

Baca Juga: 15 Jenis Project Management Software untuk Bisnis

Keuntungan penggunaan enterprise project management

Dengan sistem yang lebih terstruktur, enterprise project management memungkinkan proyek berjalan lebih lancar dan terarah. Berikut beberapa manfaat utamanya:

1. Pengawasan dan kontrol proyek yang lebih baik

EPM menyediakan platform terpusat untuk memantau proyek di seluruh perusahaan. 

Dengan akses real-time ke progres, alokasi sumber daya, dan indikator kinerja, pemangku kepentingan dapat membuat keputusan lebih cepat dan tepat. 

Sistem ini juga membantu mendeteksi potensi risiko sejak dini agar dapat ditangani sebelum berdampak besar.

2. Kolaborasi yang lebih efektif

Kurangnya komunikasi antar tim sering menjadi hambatan dalam proyek. EPM mengatasi masalah ini dengan menyediakan platform yang memungkinkan tim bekerja sama lebih mudah, berbagi informasi dengan cepat, dan menghindari duplikasi pekerjaan. 

Dengan kolaborasi yang lebih baik, produktivitas meningkat dan proyek dapat diselesaikan lebih efisien.

3. Keterlibatan stakeholder yang lebih maksimal

Dukungan stakeholder sangat penting untuk keberhasilan proyek. EPM memastikan transparansi dengan memberikan gambaran jelas tentang tujuan, progres, dan tantangan yang dihadapi. 

Dengan keterlibatan yang lebih aktif, stakeholder dapat memberikan masukan dan membantu memastikan proyek berjalan sesuai harapan.

Elemen utama dalam enterprise project management

Komponen-komponen Enterprise Project Management (EPM) memastikan setiap tahap perencanaan dan eksekusi proyek berjalan dengan terstruktur dan sesuai dengan tujuan bisnis.

1. Analisis risiko

Mengidentifikasi potensi risiko dan peluang yang dapat memengaruhi keberhasilan proyek. Dengan menilai tingkat kemungkinan dan dampaknya, perusahaan dapat menyusun strategi mitigasi untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.

2. Estimasi proyek

Memperkirakan kebutuhan sumber daya, waktu, dan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Estimasi yang akurat sangat penting untuk perencanaan, pengalokasian anggaran, dan pengelolaan sumber daya yang lebih efektif.

3. Review proyek

Melakukan evaluasi berkala untuk menilai progres proyek, mengidentifikasi penyimpangan dari rencana, dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. 

Proses ini memastikan proyek tetap sesuai dengan target dan indikator kinerja yang telah ditetapkan.

4. Coaching manajemen proyek

Memberikan bimbingan dan dukungan kepada manajer proyek untuk meningkatkan keterampilan, pengambilan keputusan, serta kinerja proyek secara keseluruhan.

Coaching ini membantu memastikan proyek dikelola dengan baik dan sesuai standar terbaik.

5. Manajemen eskalasi masalah

Menetapkan jalur eskalasi yang jelas untuk menangani masalah kritis agar dapat segera diintervensi dan diselesaikan sebelum berdampak besar pada proyek.

6. Pelacakan waktu

Mencatat waktu yang digunakan dalam setiap aktivitas proyek untuk memantau progres, mengidentifikasi hambatan, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya. 

Pertimbangan sebelum memilih enterprise project management

Enterprise Project Management software yang ideal harus mampu menyederhanakan alur kerja yang kompleks, meningkatkan komunikasi antar tim dan klien, serta memastikan setiap proyek tetap terpantau dan selaras satu sama lain. 

Berikut adalah beberapa fitur utama yang harus dimiliki:

1. Pengalokasian sumber daya

Saat mengelola banyak proyek sekaligus, risiko pekerjaan yang menumpuk di satu tim sementara tim lain kurang beban bisa terjadi. 

Software EPM yang dilengkapi dengan fitur alokasi sumber daya memungkinkan pemantauan beban kerja setiap anggota tim, sehingga tugas dapat didistribusikan lebih merata dan efisien.

2. Kolaborasi yang seamless

Membuang waktu hanya untuk mencari dokumen atau membuka banyak tab bisa memperlambat produktivitas. 

Software EPM yang baik menyediakan repositori terpusat untuk menyimpan semua file penting seperti spreadsheet, presentasi, dan faktur. 

Fitur komunikasi seperti chat dan panggilan juga memudahkan tim dalam berbagi progres proyek secara real-time.

3. Dashboard interaktif

Dashboard yang dapat dikustomisasi dan dibagikan memudahkan tim untuk melihat insight proyek dalam satu tampilan. 

Dengan grafik, infografis, dan metrik yang relevan, tim dapat memahami perkembangan proyek lebih cepat dan menyajikan laporan yang jelas kepada stakeholder.

4. Laporan terperinci

Software EPM harus mampu menghasilkan berbagai laporan yang dapat disesuaikan, sehingga status proyek dapat dianalisis dengan lebih mendalam. 

Laporan ini membantu membandingkan progres antar proyek, mengidentifikasi tren positif atau negatif, serta menemukan penyebab kendala atau keterlambatan.

5. Pelacakan waktu

Mengelola banyak tim dengan berbagai proyek bisa menjadi tantangan tanpa sistem yang jelas. 

Fitur timesheet dalam software EPM memungkinkan pencatatan waktu kerja pada tugas tertentu secara akurat, membantu pemantauan produktivitas, serta menghindari pemborosan waktu dan sumber daya.

Cara memilih enterprise project management software

Memilih Enterprise Project Management software yang tepat bukan sekadar mencari software dengan fitur terbanyak, tetapi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Agar tidak salah pilih, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tinjau kembali tujuan perusahaan

Pastikan alat yang dipilih bisa mendukung skala bisnis dan budaya kerja perusahaan. Pahami apa yang dibutuhkan, baik dari segi alur kerja, ukuran tim, jenis klien, maupun tantangan industri. 

Dengan begitu, Anda tahu fitur apa saja yang harus ada dalam software pilihan.

2. Buat daftar kebutuhan

Setelah mengetahui tujuan utama, buat daftar fitur penting yang harus dimiliki software EPM. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

  • Cek harga dan masa free trial agar sesuai dengan anggaran.
  • Pastikan fitur inti tersedia, seperti alokasi sumber daya, pelacakan waktu, kolaborasi, laporan, dan dashboard.
  • Hubungi layanan pelanggan untuk mencoba demo sebelum membeli.
  • Pastikan ada integrasi dengan aplikasi lain yang sudah digunakan.
  • Uji kemudahan penggunaan agar tim bisa beradaptasi dengan cepat.

3. Uji coba dan bandingkan

Pilih minimal tiga software yang memenuhi kriteria, lalu gunakan periode free trial untuk menjalankan tugas sehari-hari. Libatkan tim dalam pengujian agar keputusan lebih tepat.

4. Pilih yang paling sesuai

Setelah mempertimbangkan semua aspek, pilih software yang paling pas dengan kebutuhan dan skala perusahaan. 

Namun, apabila masih sulit menemukan yang cocok, daripada repot memilih, mungkin lebih baik membuat custom EPM software sendiri — yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda! 

Rekomendasi enterprise project management software

Memilih enterprise project management software yang tepat sangat penting untuk memastikan proyek berjalan efisien, tim bekerja lebih produktif, dan tujuan bisnis tercapai. 

Meskipun banyak solusi EPM di pasaran, tidak semua dapat sepenuhnya menyesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaan.

Untuk solusi yang lebih fleksibel dan sesuai dengan alur kerja bisnis Anda, custom enterprise project management software bisa menjadi pilihan terbaik. Dengan software yang dibuat khusus, perusahaan dapat memiliki fitur yang benar-benar dibutuhkan, integrasi yang lebih mulus, serta skalabilitas yang lebih baik seiring pertumbuhan bisnis. 

Mekari Officeless adalah penyedia terpercaya untuk pengembangan custom software, menawarkan solusi yang dirancang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda—tanpa kompromi pada fungsionalitas dan efisiensi. 

Kini, Anda bisa mendapatkan software EPM yang benar-benar cocok dengan kebutuhan dan budaya kerja perusahaan Anda. Yuk, hubungi kami untuk coba Mekari Officeless sekarang!

Referensi

Atlassian. ”What is enterprise project management?
Zapier. ”The best enterprise project management software

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami