Dalam mengelola sebuah proyek, diperlukan keterlibatan aktif dari berbagai pihak. Pihak tersebut dikenal dengan stakeholders, yaitu orang atau kelompok yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap kesuksesan proyek.
Kebanyakan proyek menghadapi kegagalan karena kurangnya perhatian terhadap kepentingan para stakeholders. Oleh karena itu, perlu rencana yang efektif untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka dan menjalin komunikasi yang baik.
Stakeholder management dapat membantu Anda mengatasi permasalahan ini. Yuk, pelajari lebih lanjut berikut ini.
Apa itu Stakeholder Management?
Stakeholder management adalah proses untuk mengelola kebutuhan dan keinginan dari pemangku kepentingan yang memiliki kepentingan tertentu dan berpengaruh pada proyek Anda.
Proses tersebut terdiri dari identifikasi stakeholders secara menyeluruh, kemudian merencanakan bagaimana untuk berkomunikasi dan bekerjasama dengan mereka demi kesuksesan proyek.
Stakeholder dalam proyek dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori, yaitu internal dan eksternal. Sebagai contoh, dalam proyek konstruksi, stakeholder internal mencakup individu yang terkait dengan organisasi penyelenggara proyek, seperti karyawan, manajer, dan pemilik perusahaan.
Di sisi lain, stakeholder eksternal adalah pihak yang berada di luar organisasi tersebut tetapi memiliki peran penting dalam proyek, seperti kontraktor, supplier material bangunan, atau aparatur pemerintah.
Pentingnya stakeholder management
Hasil yang lebih sukses bisa dicapai dalam suatu proyek dengan implementasi stakeholder management. Berikut adalah alasan mengapa stakeholder management proyek itu penting:
1. Membangun kepercayaan
Dengan mengenali kepentingan stakeholders, Anda bisa berkomunikasi secara lebih jelas dan transparan, sehingga terbangun hubungan yang saling percaya. Kepercayaan ini sangat dibutuhkan untuk kerjasama dalam proyek yang seringkali dihadapkan pada berbagai tantangan.
2. Meminimalisir risiko
Mengikutsertakan kebutuhan stakeholders sejak awal dapat membantu mendeteksi potensi risiko atau masalah yang berdampak negatif pada proyek. Sehingga, Anda bisa menerapkan strategi mitigasi risiko untuk mencegah proyek yang tertunda.
3. Mendukung performa secara keseluruhan
Strategi manajemen stakeholder yang tepat bisa menghasilkan keputusan yang lebih baik serta alokasi sumber daya yang lebih efisien, karena telah disesuaikan terlebih dahulu dengan kepentingan mereka.
4. Meningkatkan dukungan
Ada banyak proyek yang melibatkan sponsor dalam proses penyelenggaraan. Sponsor adalah salah satu stakeholder eksternal yang biasanya memberikan dukungan dalam bentuk keuangan, penyediaan fasilitas, atau produk untuk kelangsungan proyek.
Bila kepentingan mereka didengarkan dengan baik, maka ada kemungkinan sponsor untuk memberikan dukungan yang lebih signifikan dalam proyek.
Baca Juga: Sponsorship Marketing: Pengertian, Jenis, Media, dan Manfaat
Jenis-jenis Strategi Stakeholder Management
Sebelum menyusun rencana stakeholder management, ketahui dulu strategi untuk berkomunikasi dengan stakeholder yang berbeda-beda. Power interest grid dapat digunakan untuk membagi stakeholders menjadi 4 kategori berdasarkan pengaruh dan kepentingan.
1. High power, high interest
Ini adalah stakeholder yang paling signifikan, karena mereka memiliki tingkat kekuasaan yang paling tinggi dan berpengaruh besar pada proyek. Keterlibatan mereka harus menjadi prioritas utama, dan harapan mereka harus dipenuhi sebaik mungkin.
2. High power, low interest
Stakeholder ini juga memiliki kapasitas untuk terlibat penuh dalam proyek, tetapi mereka memilih untuk tetap tidak terlalu aktif. Manajer proyek masih perlu memberitahu mereka tentang keputusan penting, namun detail-detail kecil dan tidak signifikan tidak perlu disampaikan.
3. Low power, high interest
Pada kategori ini, stakeholder sangat tertarik untuk banyak terlibat dalam proyek. Namun, mereka memiliki keterbatasan dalam memengaruhi perubahan dan keputusan. Meskipun demikian, manajer proyek masih harus menyampaikan semua informasi penting dan mempertimbangkan pendapat mereka.
4. Low power, low interest
Stakeholders dalam kategori ini memiliki keterbatasan dalam hal kekuasaan dan minat dalam proyek. Oleh karena itu, manajer proyek perlu menjaga komunikasi yang konsisten dengan mereka, meskipun fokus dan prioritas utama tetap diberikan kepada stakeholder dalam kategori lain.
Proses Mengidentifikasi Stakeholder Management
Ada beberapa langkah yang bisa Anda ikuti dalam proses identifikasi manajemen stakeholder. Langkah-langkah berikut ini dapat membantu mengenali kepentingan stakeholders yang berdampak baik pada keberhasilan proyek.
1. Identifikasi stakeholders
Pada langkah ini, Anda harus mencari informasi terkait individu dan kelompok yang bisa memberikan pengaruh pada kemajuan proyek, baik secara positif maupun negatif. Tentukan siapa saja yang bisa berdampak baik, menunjukkan ketertarikan, hingga yang menginginkan proyek Anda untuk gagal.
2. Prioritaskan stakeholders
Setelah melakukan identifikasi, langkah berikutnya adalah mengatur prioritas di antara stakeholders. Tiap stakeholders memiliki tingkat kekuasaan dan minat yang beragam terhadap proyek, sehingga selanjutnya Anda dapat menentukan cara dan frekuensi komunikasi yang sesuai untuk setiap stakeholders.
Anda dapat menggunakan power interest grid seperti yang telah dijelaskan sebelumnya untuk membantu dalam hal ini.
3. Pahami kepentingan stakeholders
Setelah mengetahui level prioritas dari setiap stakeholders, Anda kemudian harus memahami apa saja ekspektasi dan bagaimana cara yang tepat untuk melibatkan mereka.
Lakukan diskusi melalui wawancara atau survei untuk mengeksplorasi kebutuhan dan prioritas, memahami motivasi, mengukur sejauh mana pengaruh mereka, dan mengevaluasi jenis dukungan yang dapat diberikan kepada proyek.
4. Buat rencana untuk melibatkan stakeholders
Bila semua informasi penting terkait stakeholders sudah didapatkan, saatnya untuk melibatkan mereka ke dalam pelaksanaan proyek secara aktif. Penting untuk menjaga komunikasi secara berkala untuk memeriksa apakah mereka menghadapi masalah dalam perkembangan proyek dan mengambil langkah-langkah untuk mengatasi masalah tersebut, dengan tujuan mempertahankan dukungan mereka.
Metode komunikasi yang digunakan bisa disesuaikan dengan jenis stakeholders. Misalnya, pertemuan langsung untuk stakeholders high power, high interest. Namun, bagi stakeholders yang tidak terlalu memiliki kepentingan, Anda bisa memilih untuk menggunakan online chat saja.
Contoh Implementasi Strategi Stakeholder Management
Strategi manajemen pemangku kepentingan telah membantu banyak perusahaan untuk menangani setiap pemangku kepentingan dalam proyek mereka. Beberapa contoh dari perusahaan di Indonesia, sebagai berikut:
1. Bank Mandiri
BUMN yang satu ini memiliki beragam program yang melibatkan banyak stakeholders, mulai dari nasabah, karyawan, pemerintah, pemegang saham, dll.
Bank Mandiri memiliki strategi komunikasi yang berbeda untuk tiap stakeholders. Pemegang saham akan dilibatkan secara langsung dalam diskusi tatap muka, sementara nasabah biasanya dikirimkan informasi melalui email.
Menggunakan strategi manajemen pemangku kepentingan, Bank Mandiri bisa meningkatkan reputasi perusahaannya dan memberikan dampak positif bagi lingkungan dan masyarakat.
2. Unilever Indonesia
Unilever berkomitmen untuk menciptakan gaya hidup ramah lingkungan dalam setiap produknya. Setiap kampanye dan program yang mereka jalankan pasti membutuhkan banyak keterlibatan stakeholders.
Unilever memanfaatkan Consumer Carelines sebagai saluran komunikasi dengan pelanggan, termasuk melalui panggilan telepon, media sosial, e-mail, dan lainnya. Pada tahun 2022, tercatat ada 4 juta interaksi melalui Consumer Carelines.
Sedangkan untuk pemegang saham, Unilever secara rutin mengadakan pertemuan, presentasi, serta panggilan telepon untuk menginformasikan tentang aspek kinerja bisnis dan tren konsumen.
Kesimpulan
Dengan mengelola stakeholder secara efektif, Anda dapat membangun hubungan yang baik dan meningkatkan keterlibatan dan dukungan untuk mencapai satu tujuan bersama – keberhasilan proyek.
Karena itu, mulailah menyusun strategi manajemen stakeholder sebelum proyek dilaksanakan. Untuk membantu Anda menjalankan proyek yang sukses, Mekari adalah pilihan yang tepat.
Dengan Mekari, Anda dapat mengelola proyek Anda dengan mudah, melacak kemajuan, berkomunikasi dengan tim dan stakeholder, serta mengintegrasikan data keuangan dan SDM Anda. Jangan ragu, hubungi kami sekarang!
Referensi
HubSpot. “Stakeholder Management”
Creately. “Stakeholder Management Guide”
ProjectManager. “Project Stakeholder Management”
