Rekomendasi Software Manajemen Konstruksi di Indonesia

Industri konstruksi terus bertumbuh pesat. Menurut data dari Badan Pusat Statistik (BPS), sektor konstruksi mengalami pertumbuhan sebesar 7,68% secara tahunan (year on year/yoy) pada kuartal IV-2023, dengan kontribusi terhadap produk domestik bruto (PDB) sebesar 10,49%.

Namun, di sisi lain, sektor konstruksi juga menghadapi berbagai tantangan. Hal ini menyebabkan berbagai kesulitan yang menghambat bisnis, seperti sulitnya mengatur anggaran, inefisiensi manajemen proyek, kesulitan mengelola vendor, dan minimnya visibilitas proyek.

Salah satu solusi yang dapat dicoba adalah beralih ke digitalisasi, menggunakan software manajemen konstruksi. Seperti apa software yang tepat untuk bisnis Anda? Simak selengkapnya.

Tantangan dan permasalahan yang dihadapi sektor konstruksi

Industri konstruksi dikenal dengan proyek-proyeknya yang kompleks dan dinamis. Banyak tantangan dan permasalahan yang perlu diatasi dengan software manajemen konstruksi, di antaranya:

1. Pengelolaan keuangan yang rumit

Hal ini pun berdampak pada pengelolaan keuangan yang tidak kalah rumit. Banyak perusahaan masih menggunakan perhitungan manual. Padahal, metode ini memiliki banyak kelemahan, seperti:

Susahnya mengelola pengeluaran proyek: Melacak berbagai pengeluaran dari berbagai sumber seperti bahan bangunan, tenaga kerja, dan sewa alat berat menjadi sangat sulit dan rawan kesalahan.
Anggaran yang tidak akurat: Membuat anggaran proyek secara manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan perhitungan. Hal ini dapat menyebabkan pembengkakan biaya di kemudian hari.
Sulit memprediksi biaya masa depan: Kurangnya informasi akurat tentang pengeluaran masa lalu membuat perkiraan biaya proyek berikutnya menjadi tidak akurat.

2. Pengelolaan inventaris yang tidak teratur

Masalah terkait inventaris di sektor konstruksi dapat memicu penundaan proyek, pembengkakan biaya, hingga kerugian finansial yang besar. Berikut adalah beberapa masalah terkait inventaris yang biasa dihadapi industri konstruksi.

Kekurangan sistem inventaris yang efektif: Banyak perusahaan konstruksi masih menggunakan sistem pencatatan manual untuk melacak inventaris mereka. Hal ini dapat menyebabkan ketidakakuratan data, kehilangan barang, dan kesulitan dalam mengidentifikasi kebutuhan material secara tepat.
Kurangnya visibilitas stok: Kurangnya visibilitas stok material dapat menyebabkan kekurangan stok atau kelebihan stok yang tidak terduga.
Penyimpanan material yang berantakan: Penyimpanan material yang tidak teratur dapat menyebabkan kerusakan material, kesulitan dalam menemukan material yang dibutuhkan, dan meningkatkan risiko pencurian.
Proses pengadaan yang rumit: Proses pengadaan material yang rumit dan tidak efisien dapat menyebabkan keterlambatan dalam mendapatkan material yang dibutuhkan. Ini dapat berujung pada kekecewaan pelanggan.
Kesulitan melacak biaya inventaris: Biaya inventaris yang sulit dilacak dapat menyebabkan ketidakjelasan dalam penghitungan biaya proyek dan kesulitan dalam mengidentifikasi area di mana biaya dapat dihemat.

3. Manajemen vendor yang tidak efisien

Sektor konstruksi bergantung pada kerjasama dengan berbagai vendor terkait penyediaan material, jasa, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Namun, banyak perusahaan konstruksi memiliki masalah dalam vendor management sehingga efisiensi dan produktivitas proyek terhambat.

Proses pemilihan vendor yang tidak efisien: Proses pemilihan vendor yang tidak efisien dapat menyebabkan pemilihan vendor yang tidak tepat, kualitas pekerjaan yang buruk, dan pembengkakan biaya proyek.
Kurangnya komunikasi dan kolaborasi: Kurangnya komunikasi dan kolaborasi antara perusahaan konstruksi dan vendor dapat menyebabkan miskomunikasi dan kesalahpahaman yang berujung pada konflik.
Proses pembayaran vendor yang lambat: Proses pembayaran vendor yang lambat dapat menyebabkan ketidakpuasan vendor, keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan, dan kerusakan hubungan dengan vendor.
Kurangnya data dan visibilitas kinerja vendor: Kurangnya data dan visibilitas kinerja vendor dapat menyebabkan kesulitan dalam mengevaluasi kinerja vendor, mengidentifikasi vendor yang berkinerja buruk, dan membuat keputusan yang tepat dalam memilih vendor.
Resiko penipuan dan ketidakpatuhan: Kurangnya kontrol dan pengawasan terhadap vendor dapat meningkatkan risiko penipuan, ketidakpatuhan terhadap regulasi, dan kerugian finansial bagi perusahaan konstruksi.

4. Manajemen dokumen dan kontrak proyek

Pengelolaan dokumen dan kontrak proyek menjadi hal yang sangat krusial dalam industri konstruksi. Setiap proyek pasti melibatkan banyak pihak dengan berbagai kepentingan, karena itu penting untuk mengatasi masalah ini agar efisiensi proyek tidak terganggu.

Penyimpanan dokumen yang tidak teratur: Dokumen proyek seringkali disimpan di berbagai tempat, seperti hard drive, folder bersama, dan email. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan, kehilangan dokumen, dan duplikasi dokumen.
Kurangnya kontrol versi dokumen: Kurangnya kontrol versi dokumen dapat menyebabkan kesalahan komunikasi, konflik antar pihak, dan ketidakpastian hukum.
Proses persetujuan dokumen yang lambat: Proses persetujuan dokumen yang lambat dapat menyebabkan keterlambatan dalam memulai proyek, keterlambatan dalam penyelesaian proyek, dan meningkatkan biaya proyek.
Kurangnya visibilitas status dokumen: Kurangnya visibilitas status dokumen dapat menyebabkan ketidakjelasan status dokumen, ketidakpastian dalam pengambilan keputusan, dan peningkatan risiko miskomunikasi.
Risiko kebocoran data: Penyimpanan dokumen yang tidak aman dapat meningkatkan risiko kebocoran data, yang dapat menyebabkan kerugian finansial dan kerusakan reputasi bagi perusahaan konstruksi.

5. Pengelolaan karyawan

Proyek yang dinamis dan lingkungan kerja yang penuh dengan risiko membuat perusahaan konstruksi sering mengalami masalah terkait pengelolaan karyawan, sebagai berikut.

KPI dan manajemen proyek: KPI yang ditetapkan tidak jelas dan terukur, sehingga sulit untuk dilacak dan dievaluasi. KPI juga seringkali tidak sejalan dengan strategi proyek secara keseluruhan, sehingga tidak berkontribusi pada pencapaian tujuan proyek.

Terkait manajemen proyek, kurangnya komunikasi dan kolaborasi antara tim proyek, supervisor, dan karyawan dapat menyebabkan inefisiensi dan pemborosan sumber daya. Hal ini juga diperparah dengan sistem pelacakan kinerja manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Kehadiran: Sifat pekerjaan konstruksi yang berpindah-pindah dan dinamis membuat pengawasan kehadiran karyawan menjadi sulit. Banyak perusahaan konstruksi masih menggunakan sistem absensi manual, seperti slip gaji atau buku absen, yang rentan terhadap kesalahan dan manipulasi.

Kurangnya komunikasi antara pengawas lapangan dan HRD juga dapat menyebabkan keterlambatan dalam pemrosesan absensi dan pelacakan kehadiran karyawan.
Penjadwalan (shifting): Jadwal kerja di sektor konstruksi sering berubah karena faktor cuaca, keterlambatan material, atau perubahan desain proyek.

Sistem penjadwalan manual yang tidak efisien dapat menyebabkan penugasan karyawan yang tidak optimal dan pemborosan waktu.
Penggajian (payroll): Sistem penggajian di sektor konstruksi bisa rumit karena melibatkan berbagai jenis upah (misalnya, gaji harian, lembur, tunjangan), potongan (misalnya, BPJS, PPh), dan bonus.

Banyak perusahaan konstruksi masih menggunakan proses penggajian manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Selain itu, kurangnya pengetahuan tentang peraturan ketenagakerjaan yang terkait dengan PKWT dan PKWTT dapat menyebabkan perusahaan melakukan pelanggaran dan berakibat pada denda atau tuntutan hukum.
Onboarding: Kurangnya informasi yang diberikan kepada karyawan baru tentang perusahaan, budaya kerja, dan peran mereka dapat membuat mereka merasa tidak termotivasi dan tidak produktif.

Selain itu, kurangnya pelatihan yang memadai bagi karyawan baru dapat menyebabkan mereka tidak terampil untuk melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan efektif.
Offboarding: Kurangnya proses offboarding yang formal dapat menyebabkan hubungan yang buruk antara perusahaan dan mantan karyawan. Hal ini dapat merusak reputasi perusahaan dan menyulitkan untuk menarik talenta baru di masa depan.

6. Perpajakan

Sektor konstruksi dikenakan berbagai jenis pajak. Karena itu, tidak jarang sektor konstruksi menghadapi beberapa masalah umum sebagai berikut:

Peraturan perpajakan yang kompleks: Peraturan perpajakan di sektor konstruksi sering berubah, sehingga sulit bagi wajib pajak untuk mengikuti dan mematuhi semua ketentuan.
Perhitungan pajak yang rumit: Perhitungan pajak di sektor konstruksi cukup rumit karena melibatkan banyak faktor, seperti jenis proyek, metode pembayaran, dan status kontraktor.
Laporan pajak yang kompleks: Menyusun laporan pajak yang sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku membutuhkan keahlian dan waktu yang tidak sedikit.

7. Payment disbursement

Proyek konstruksi melibatkan berbagai pihak seperti subkontraktor, pemasok material, konsultan, dan lain sebagainya. Masing-masing pihak memiliki faktur dan persyaratan pembayaran yang berbeda, sehingga proses pembayaran menjadi kompleks dan memakan waktu.

Namun, banyak perusahaan konstruksi masih menggunakan proses manual untuk persetujuan dan pembayaran faktur, seperti melalui email atau kertas. Hal ini rentan terhadap kesalahan dan keterlambatan.

Ini karena memastikan faktur akurat dan pekerjaan/material telah diterima dengan benar membutuhkan proses verifikasi yang rumit dan memakan waktu.

Solusi yang tepat untuk mengatasi masalah di sektor konstruksi

Waktu dan efisiensi adalah kunci utama dalam industri konstruksi. Bayangkan memiliki akses ke semua perangkat lunak penting Anda dari mana saja, kapan saja, melalui perangkat apa pun dengan koneksi internet.

Tanpa perlu repot instalasi satu per satu, semua yang Anda butuhkan tersedia dalam genggaman Anda. Inilah yang ditawarkan oleh software manajemen konstruksi, solusi revolusioner bagi para pekerja dalam sektor konstruksi.

Software manajemen konstruksi adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu kontraktor dan profesional konstruksi lainnya mengelola proyek mereka secara lebih efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa alasan mengapa industri konstruksi harus mulai menggunakan software ini:

Meningkatkan efisiensi dengan mengotomatiskan banyak tugas manual yang memakan waktu, sehingga tim konstruksi dapat fokus pada pekerjaan yang lebih penting.
Mengurangi biaya dengan membantu kontraktor menghemat uang dengan melacak pengeluaran secara lebih dekat, mengidentifikasi potensi pemborosan, dan meningkatkan produktivitas.
Meningkatkan kualitas dengan memastikan bahwa proyek memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dengan menyediakan alat untuk pelacakan dokumen, komunikasi, dan kontrol kualitas.
Mengelola risiko dengan mengidentifikasi dan mengurangi risiko proyek dengan menyediakan alat untuk manajemen jadwal, komunikasi, dan dokumentasi.
Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan membantu kontraktor menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Mekari, solusi software manajemen konstruksi

Mekari merupakan SaaS (software-as-a-service) yang menawarkan cloud-based software untuk membantu perusahaan konstruksi mengelola bisnis. Kami telah membantu banyak perusahaan untuk mengatasi berbagai permasalahan bisnis di Indonesia, termasuk tantangan dalam sektor konstruksi.

Bagaimana Mekari membantu pengelolaan bisnis konstruksi?

Mekari dapat bertindak sebagai software manajemen konstruksi, mempermudah pengelolaan bisnis konstruksi Anda.

1. Optimalkan pengelolaan keuangan dan inventaris

Mekari Jurnal adalah software akuntansi online yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan konstruksi mengoptimalkan pengelolaan keuangan dan inventaris mereka. Dengan Mekari Jurnal, Anda dapat:

Kelola invoicing lebih mudah. Dalam satu dashboard untuk semua invoice, Anda bisa kelola semua faktur di satu tempat. Kirim invoice secara otomatis dan tepat waktu, sehingga Anda tidak perlu khawatir terlambat menerima pembayaran.

Anda juga dapat membuat invoice dengan berbagai termin pembayaran sesuai kebutuhan proyek Anda.

Kelola cash flow lebih efektif. Dapatkan laporan keuangan (laba rugi, neraca, dan arus kas) yang selalu terupdate secara real-time, sehingga Anda dapat memantau kesehatan keuangan perusahaan Anda dengan mudah.

Mekari Jurnal menyediakan lebih dari 30 template laporan yang mudah digunakan dan dimodifikasi sesuai kebutuhan Anda.

Manajemen supply chain yang optimal. Kelola informasi produk Anda dengan mudah dan terpusat di satu tempat. Pantau stok barang Anda secara real-time, sehingga Anda akan terhindar dari kehabisan stok yang dapat menghambat proyek Anda.

Anda juga bisa mengelola aktivitas gudang Anda secara online, mencatat seluruh proses produksi Anda, serta mengelola barang masuk dan keluar gudang dengan mudah dan akurat.

2. Efisiensikan pengelolaan karyawan

Mekari Talenta adalah solusi HRIS (Human Resource Information System) yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan konstruksi mengelola sumber daya manusia mereka secara lebih efektif dan efisien. Dengan menggunakan Mekari Talenta, perusahaan konstruksi dapat:

Tingkatkan produktivitas. Tetapkan KPI yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berjangka waktu (SMART) untuk setiap proyek. Anda bisa menetapkan target individu untuk setiap karyawan yang terlibat dalam proyek.

Selain itu, Anda juga dapat melacak kinerja karyawan dan tim secara individu dan kolektif. Ini memberikan gambaran yang jelas tentang kontribusi setiap orang terhadap proyek.

Lacak kehadiran dan shift lebih efektif. Lacak kehadiran karyawan secara otomatis dengan menggunakan fitur absensi online. Fitur ini meminimalkan kesalahan dan kecurangan absensi.

Di setiap proyek, Anda juga dapat memantau shift pekerja secara terpisah. Anda dapat memastikan bahwa proyek selalu memiliki staf yang memadai. Gaji karyawan nantinya dapat dihitung secara otomatis berdasarkan kehadiran mereka.

Penggajian untuk setiap status karyawan. Kelola penggajian untuk karyawan PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) dan PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) dalam satu platform.

Hitung gaji secara otomatis, termasuk gaji pokok, lembur, tunjangan, dan potongan pajak. Pembayaran pun diproses dengan aman dan tepat waktu ke rekening bank karyawan.

Onboarding yang terstruktur. Buat proses onboarding yang terstruktur untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan perusahaan dan budaya kerjanya. Lacak kemajuan onboarding setiap karyawan baru dan pastikan mereka mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan.
Offboarding lebih efisien. Bantu karyawan keluar dari perusahaan dengan cara yang profesional dan positif. Kumpulkan feedback dari karyawan yang keluar untuk membantu meningkatkan proses onboarding dan offboarding di masa depan.

Mekari Talenta bantu menyelesaikan semua kewajiban akhir karyawan yang keluar, seperti pembayaran gaji dan pengembalian aset perusahaan.

3. Manajemen vendor yang lebih efisien

CRM dari Mekari Qontak dapat menjadi solusi software manajemen vendor untuk perusahaan konstruksi Anda.

Informasi terpusat. Manajemen vendor yang baik membutuhkan akses instan ke semua detail kontak vendor Anda. CRM memungkinkan Anda menyimpan informasi vendor di satu lokasi terpusat.

Mulai dari detail kontak dan ketentuan kontrak hingga riwayat komunikasi dan analitik kinerja, semuanya dapat diakses, memastikan Anda tidak melewatkan apapun.

Manajemen pipeline. Lacak kinerja vendor, kelola tahap pengadaan, atau pantau jadwal pengiriman, sesuaikan dasbor dengan kebutuhan spesifik Anda. Kustomisasi ini memastikan proses yang efisien saat Anda memasukkan vendor baru atau mengevaluasi vendor yang sudah ada.
Komunikasi yang lebih efisien. Simpan semua komunikasi di satu tempat dengan fitur email, panggilan, dan pesan terintegrasi CRM. Pastikan Anda dapat mempertahankan komunikasi yang jelas dan konsisten dengan vendor Anda.

4. Buat, bayar, dan lapor pajak secara otomatis

Mekari Klikpajak adalah aplikasi pajak online yang dirancang untuk membantu tim Anda bekerja sama secara lebih efektif dalam mengelola pajak Badan.

Fitur multi NPWP dan multi user. Berikan akses kepada beberapa pengguna dari tim Anda untuk mengerjakan pelaporan dan pembayaran pajak Badan secara bersamaan.
Hemat waktu dengan fitur otomatis. Mekari Klikpajak akan secara otomatis menghitung pajak Badan Anda berdasarkan data keuangan yang Anda masukkan. Anda juga dapat dengan mudah membuat dan mengirim faktur pajak elektronik (e-Faktur) kepada pelanggan Anda secara online.

Selain itu, Anda bisa melaporkan SPT Masa dan Tahunan Pajak Penghasilan (PPh) Badan secara online melalui e-Filing.

Dokumen pajak aman dan sesuai regulasi. Mekari Klikpajak adalah mitra resmi Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan (PJAP) Direktorat Jenderal Pajak (DJP) dan telah tersertifikasi ISO 27001 untuk standar keamanan data.

Hal ini berarti Anda dapat yakin bahwa dokumen pajak Anda aman dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

5. Pembayaran ke vendor lebih efisien

Mekari Pay adalah platform pembayaran digital yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan konstruksi mengelola pembayaran mereka dengan mudah, efisien, dan aman.

Dengan menggunakan Mekari Pay, perusahaan konstruksi dapat mengelola pembayaran dengan lebih mudah, efisien, dan aman.

Pembayaran jadi lebih mudah. Bayar tagihan supplier Anda dengan mudah dan cepat, kapanpun dan dimanapun Anda berada. Nikmati transfer pembayaran tanpa biaya (gratis) ke lebih dari 50 bank di Indonesia.

Pilih metode pembayaran yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan atur pembayaran ke supplier secara langsung, bertahap (parsial), atau sekaligus dalam jumlah banyak (bulk).

Pantau pengeluaran bisnis. Dapatkan gambaran lengkap tentang semua pengeluaran bisnis Anda dalam satu dashboard yang mudah dipahami.

Anda juga dapat menggunakan fitur persetujuan berlapis untuk memastikan semua pembayaran diproses sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

6. Kelola dokumen dan kontrak lebih aman dan efektif

Mekari Sign adalah solusi tanda tangan elektronik yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan konstruksi mengelola proses kontrak mereka dengan mudah, efisien, dan aman.

Kelola proses kontrak dalam satu platform. Unggah dan kelola semua dokumen kontrak Anda di satu platform terpusat. Lacak kemajuan setiap kontrak melalui alur kerja yang transparan.

Anda juga dapat membuat template kontrak yang dapat digunakan kembali untuk berbagai jenis proyek.

Atur dan kelola alur kerja persetujuan. Atur alur kerja persetujuan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Tentukan siapa yang perlu menyetujui setiap kontrak.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi: Gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk menandatangani kontrak secara digital. Hal ini untuk memastikan keabsahan dan legalitas kontrak Anda.

Kesimpulan

Penggunaan software manajemen konstruksi dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, termasuk efisiensi operasional yang lebih tinggi, pengelolaan proyek yang lebih terstruktur, serta penghematan waktu dan biaya.

Dengan otomatisasi dan integrasi data yang baik, perusahaan bisa mengurangi risiko kesalahan manusia, memantau kemajuan proyek secara real-time, dan meningkatkan kolaborasi antar tim.

Mekari, sebagai solusi SaaS terintegrasi, telah dipercaya oleh lebih dari 35.000 perusahaan di industri konstruksi dan real sector. Mekari membantu menyederhanakan manajemen proyek, meningkatkan produktivitas, dan memastikan semua aspek operasional terhubung dalam satu platform.

Dengan Mekari, perusahaan Anda bisa lebih cepat beradaptasi dengan kebutuhan pasar dan mengoptimalkan proses kerja dari awal hingga akhir. Tingkatkan efisiensi perusahaan Anda bersama Mekari dan rasakan perbedaannya dalam operasional bisnis Anda.