Image

Mengenal Tugas dan Tanggung Jawab Divisi General Affair dalam Perusahaan

General affair adalah divisi penting dalam perusahaan, pasalnya tanpa divisi ini sebuah perusahaan tidak akan berjalan lancar.

Bisa dibilang staff general affair adalah sosok seorang ibu yang mengurus anak-anaknya di perusahaan.

Maksud anak-anak disini adalah divisi dari perusahaan tersebut. Walaupun sekilas terlihat remeh namun tugas general affair sebenarnya cukup berpengaruh.

Kelancaran sebuah perusahaan secara tidak langsung terjadi, karena adanya staff general affair yang handal dalam menjalankan tugasnya.

Simak artikel ini untuk tahu lebih lanjut mengenai apa itu general affair, fungsi general affair, tugas dan tanggung jawabnya dalam sebuah perusahaan.

wanita sedang bekerja menggunakan laptop serta buku dan pulpen di atas meja

Apa Itu General affair (GA)?

General affair adalah jabatan atau divisi yang berada dibawah naungan kepala operasional atau kepala divisi umum.

Walaupun jabatan ini sering digabungkan dengan divisi HRD maupun staff purchasing, namun sebenarnya general affair memiliki perbedaan signifikan.

Jika divisi purchasing berkaitan dengan pengadaan kebutuhan perusahaan, General affair memiliki fungsi untuk melakukan perawatan dan menjaga barang atau fasilitas tersebut.

Kemudian untuk HRD memiliki tugas berkaitan dengan pengelolaan SDM sedangkan divisi general affair berperan untuk mengelola divisi, supplier, dan jasa yang digunakan perusahaan.

Pada umumnya divisi ini melakukan pekerjaan umum di bidang administratif.

Dimana para staff general affair adalah pekerja handal yang memiliki pemahaman ulung dalam Keselamatan dan kesehatan kerja.

Divisi ini juga memiliki peran penting untuk membuat kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan berjalan lancar.

Kegiatan perusahaan berjalan lancar juga dilakukan dengan komunikasi yang baik antara staff perusahaan.

Proses komunikasi perusahaan dapat dilakukan secara internal, terjaga privasi, dan nyaman menggunakan aplikasi chat kantor. 

Fungsi General Affair Dalam Sebuah Perusahaan

Walaupun sekilas divisi ini kurang diminati, namun sebenarnya divisi ini memiliki fungsi yang amat berpengaruh di dalam kelancaran kegiatan usaha.

Adapun fungsi dari general affair adalah seperti yang akan dijelaskan di bawah ini:

1. Pemeliharaan dan Perawatan

Fungsi utama dari jabatan ini, adalah melakukan pemeliharaan dan perawatan setiap fasilitas maupun aset yang dimiliki perusahaan.

Jabatan ini akan menganalisa dan melakukan penilaian terhadap kondisi setiap fasilitas.

Bisa dibilang untuk setiap pengadaan barang atau fasilitas baru, harus melalui asesmen dari jabatan ini.

Hal ini berfungsi untuk mengetahui kelayakan barang lama, apakah masih bisa dipertahankan atau memang harus diadakan pembaharuan!

GA juga melakukan inspeksi terhadap kebersihan, kerapian, dan kondisi dari setiap fasilitas yang ada di dalam perusahaan.

Hal ini termasuk fasilitas kantor, kamar mandi, kepadatan gudang, kelistrikan dan semua aset perusahan baik aset bergerak maupun aset tetap.

Baca juga: Kenali Pengertian dan Contoh Aset Tetap dalam Akuntansi

2. Memastikan Kegiatan Perusahaan Berjalan Lancar

Untuk memastikan kegiatan berjalan lancar, general affair diberikan wewenang untuk mengatur setiap divisi di bawahnya.

Mengatur disini berhubungan dengan penerapan SOP dan kebijakan terkait penggunaan fasilitas perusahaan.

Hal ini berfungsi untuk mengontrol resiko kerusakan fasilitas dan kelancaran kegiatan perusahaan.

3. Hubungan Dengan Pihak Luar

Fungsi selanjutnya dari jabatan ini adalah untuk menjaga hubungan baik dengan pihak luar.

Hal ini termasuk citra perusahaan, bagi setiap individu atau lingkungan yang bersinggungan dengan perusahaan.

Staff general affair adalah penjembatan antara perusahaan dengan supplier barang, jasa maupun vendor yang digunakan perusahaan.

Dalam hal ini berarti GA memiliki wewenang untuk mengadakan tender, khususnya dalam pengadaan fasilitas perusahaan.

4. Perizinan

Terkait dengan perizinan atas segala kegiatan kantor, akan dilakukan oleh divisi ini.

Dimana divisi ini akan mengurus segala perizinan yang dibutuhkan terkait kegiatan dari perusahaan.

Bisa dibilang divisi ini adalah humas yang bertugas membina hubungan baik terhadap masyarakat dan petugas yang berwenang dalam hal perizinan

Pihak eksternal ini seperti contohnya pemda, ormas, kepolisian, pers dan masih banyak lagi.

5. Kesiapan Laporan Berkala

Jabatan ini juga berfungsi untuk menyiapkan laporan berkala, terutama laporan dalam bidang anggaran maupun keperluan anggaran.

Laporan yang dimaksud disini adalah laporan yang harus terdiri dari aset dan beban biaya yang dikeluarkan kantor.

GA harus tahu kapan sebuah fasilitas untuk berhenti digunakan dan diadakan pengadaan fasilitas baru.

Laporan yang dibuat adalah laboran berkala yang dilakukan setiap periode yang telah ditentukan sebelumnya.

Tugas General affair Dalam Sebuah Perusahaan

Dari penjelasan diatas bisa diambil kesimpulan bahwa general affair memiliki tugas sebagai berikut.

1. Pengadaan Barang atau Fasilitas Perusahaan

GA bertugas terhadap pengadaan barang, mulai dari tahap pengajuan, pemilihan supplier, hingga pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan.

Selain itu untuk laporan pengajuan, pengadaan, hingga LPJ juga dilakukan oleh jabatan ini.

2. Inventaris Fasilitas dan Aset Perusahaan

Segala jenis pendataan inventaris fasilitas maupun aset perusahaan, adalah menjadi tugas GA selanjutnya.

Pendataan, seperti dengan menggunakan program inventaris barang, bertujuan untuk mengetahui jumlah, kondisi, dan kelayakan sebuah fasilitas atau aset untuk tetap dipertahankan.

3. Perawatan dan Pemeliharaan Fasilitas dan Aset Perusahaan

Tugas selanjutnya adalah melakukan pemeliharaan dan perawatan barang.

GA akan melakukan inspeksi rutin untuk mengecek setiap kelayakan dan kepatutan setiap divisi dalam menggunakan fasilitas perusahaan.

4. Membuat Laporan Anggaran dan LPJ

General affair juga diwajibkan membuat laporan anggaran berkala terkait seluruh inventaris barang.

Selain itu LPJ untuk setiap pembelian dan pengadaan barang harus dibuat secara terperinci.

5. Mengurus Segala Jenis Perizinan

Staff general affair adalah seseorang yang mengurus segala jenis perizinan yang dibutuhkan perusahaan.

Mulai dari legalitas perusahaan, pengadaan proyek, pembangunan, maupun perizinan lain terkait kegiatan perusahaan.

6. Membuat SOP

GA juga memiliki tugas untuk membuat sistem kerja dalam perawatan, pemeliharaan serta penggunaan fasilitas kantor.

SOP yang dimaksud berkaitan dengan ceklist, jadwal perawatan aset bergerak dan masih banyak lagi.

7. Berkomunikasi Dengan Pihak Luar

GA memiliki tugas untuk menjaga hubungan baik pada pihak luar.

Pihak luar disini termasuk supplier, vendor, pemerintahan daerah, ormas, kepolisian dan beberapa pihak lain yang bersinggungan dengan perusahaan.

8. Survey Kepuasan dan Kesejahteraan Pegawai

Jabatan ini juga memiliki tugas untuk mengadakan survey terkait tingkat kepuasan dan kesejahteraan pegawai.

Survey mencakup segala jenis fasilitas yang diberikan, kebersihan, ketersediaan kebutuhan kantor dan lain sebagainya. Serta keefektifan beberapa program benefit untuk meningkatkan kesejahteraan pegawa seperti adanya fasilitas earned wage access untuk cairkan gaji lebih awal.

Tanggung Jawab General affair Adalah

Dari tugas tugas diatas, general affair memiliki beberapa tanggung jawab yang harus terpenuhi.
Seperti beberapa contoh tanggung jawab GA di bawah ini:

1. Memastikan Kondisi Kerja yang Kondusif

GA sangat berperan dalam menjaga kondisi kerja tetap aman terkendali.

Segala jenis kebutuhan, pengadaan dan perawatan fasilitas harus dinilai secara objektif.

Dengan begitu jabatan ini bertanggung jawab untuk membuat suasana kerja yang baik, untuk menunjang keberhasilan kegiatan perusahaan.

2. Mengurus Legalitas Perusahaan

Dalam menjalankan sebuah perusahaan, perizinan adalah hal yang paling penting.

Maka dari itu GA harus memastikan segala perizinan dan legalitas perusahaan terdaftar secara resmi.

Hal ini untuk menghindari resiko hukum yang bisa terjadi dikemudian hari.

3. Bertanggung Jawab Dalam Proses Pengadaan Barang

Segala jenis proses pengadaan barang mulai dari pengajuan, pemilihan supplier, pembayaran barang hingga pembuatan LPJ dan laporan anggaran adalah tanggung jawab GA.

Pengadaan barang juga harus dinilai subjektif terhadap nilai kelayakan barang atau fasilitas lama.

4. Menjaga Hubungan Baik dengan Pihak Luar

Selain memastikan kondisi internal berjalan dengan baik, hubungan dengan pihak luar harus tetap terjaga.

Maka dari itu dalam membina hubungan sehat terhadap pihak luar adalah tanggung jawab dari general affair.

Karir
Karir

Kembangkan karir bersama Mekari

Mari berkembang dan menjadi bagian dari perubahan bersama talenta-talenta terbaik dari manca negara di Mekari.

Hubungi kami
Hubungi kami

Selalu siap membantu Anda

Bagi Anda yang membutuhkan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami melalui kontak yang disediakan.

WhatsApp WhatsApp kami