Menyusun expense reporting dan melakukan input data secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Proses ini mengharuskan memasukkan data satu per satu, yang tidak hanya lambat tetapi juga rawan kesalahan input.
Oleh karena itu, penggunaan software menjadi solusi penting untuk mempercepat dan mempermudah proses pelaporan pengeluaran.
Salah satu teknologi yang banyak digunakan adalah OCR (Optical Character Recognition), yang mampu mengotomatiskan data entry. Simak lebih lanjut bagaimana OCR bisa membantu membuat laporan pengeluaran lebih efisien di artikel ini!
Masalah dalam pembuatan expense reporting
Ada beberapa masalah yang biasa dialami saat membuat laporan pengeluaran, sebagai berikut.
1. Risiko kesalahan yang meningkat
Input data secara manual rentan terhadap kesalahan manusia, seperti salah ketik, input data yang tidak tepat, atau informasi yang terlewat.
Kesalahan-kesalahan ini bisa menyebabkan ketidakakuratan dalam catatan keuangan, masalah kepatuhan, dan kesulitan dalam menyesuaikan akun.
2. Input data manual yang memakan waktu
Memasukkan data dari faktur pembelian ke dalam sistem manajemen pengeluaran secara manual adalah tugas yang membosankan dan memakan waktu.
Hal ini dapat secara signifikan mengurangi produktivitas dan menghalangi tim keuangan untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis.
3. Akurasi data berkurang
Input data manual dapat memperkenalkan kesalahan dan ketidakkonsistenan ke dalam catatan keuangan, yang mengarah pada berkurangnya akurasi dan keandalan data. Ini dapat berdampak besar pada pelaporan keuangan, pengambilan keputusan, dan audit.
OCR dalam fitur Bills Mekari Expense, solusi expense reporting
Cara kerja expense reporting menggunakan OCR dalam fitur Bills sangatlah mudah, Anda cukup melakukan scan dengan smartphone ke arah dokumen invoice yang ingin di-input. OCR akan membaca dokumen tersebut dan menerjemahkan ke dalam dashboard Mekari Expense.
Anda juga dapat memilih untuk memasukan secara otomatis atau manual, mengedit dan menambahkan dokumen lebih banyak, scan ulang dokumen yang diunggah.
Selain itu, Anda juga bisa mengaktifkan OCR untuk mengirimkan lampiran invoice dari email ke dashboard Mekari Expense. Anda juga dapat mengedit, menghapus, mengirimkan faktur, dan melihat email pengirim lampiran.
Manfaat teknologi OCR dalam fitur Bills Mekari Expense
Kini, ada solusi yang akan mengubah proses expense reporting menjadi lebih efisien. Dengan teknologi OCR yang didukung oleh Mekari Stream pada fitur Bills di Mekari Expense, input data dalam pelaporan menjadi jauh lebih efektif.
Berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Meningkatkan akurasi data
Teknologi OCR memastikan ekstraksi data yang akurat, meminimalisir kesalahan, sekaligus meningkatkan reliability catatan keuangan.
2. Menghemat waktu dan tenaga
Fitur Bills Mekari Expense yang disupport teknologi OCR, menghilangkan proses data entry manual, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga tim secara signifikan.
3. Alur kerja yang lebih efisien
Automasi proses data entry menggunakan teknologi OCR menyederhanakan keseluruhan alur kerja expense management, mengurangi hambatan, dan meningkatkan efisiensi.
4. Operasional yang mudah
Dengan interface dan operasional yang mudah, penggunaan fitur Bills Mekari Expense dapat digunakan oleh siapapun terlebih tim finance.
Mekari juga menyediakan layanan onboarding atau sosialisasi untuk mengenalkan seluruh fitur termasuk cara penggunaannya
Kapabilitas OCR dalam fitur Bills Mekari Expense
Ada dua kapabilitas utama yang dapat Anda lakukan dengan teknologi OCR dalam fitur Bills di Mekari Expense.
1. Teknologi OCR untuk tagihan
Pengguna dapat memindai dokumen agar secara otomatis dimasukkan ke dalam kolom ‘Create Bill’.
Pengguna juga dapat:
- Memilih input otomatis atau manual
- Mengedit dan menambahkan lebih banyak dokumen
- Memindai ulang dokumen yang diunggah
2. Email OCR
Pengguna dapat mengaktifkan tombol OCR untuk secara otomatis mengirimkan lampiran invoice dari email ke Mekari Expense OCR.
Pengguna juga dapat:
- Mengedit, menghapus, dan mengirimkan invoice
- Melihat email pengirim lampiran
Automasikan expense reporting dengan Mekari Expense
Investasikan waktu Anda untuk melakukan pekerjaan yang lebih strategis, dengan bantuan teknologi OCR yang mampu mengotomasikan expense reporting lebih mudah.
Kelola tagihan lebih efisien dengan Mekari Expense yang dilengkapi berbagai fitur canggih.
Hubungi tim Mekari untuk detail produk lebih lanjut!
