Laporan stok barang sangatlah penting diterapkan dalam usaha yang dijajaki.
Banyak manfaat yang bisa diraih, salah satunya menunjang perkembangan bisnis yang dilakukan. Namun, secara pasti, Anda harus membuatnya secara benar.
Untuk bisa menyajikan laporan yang benar, Anda harus paham dulu definisi hingga manfaat dari laporan tersebut.
Berikut ini terdapat rangkumannya untuk Anda serta langkah-langkah pembuatannya secara gampang! Yuk disimak!
Pengertian Laporan Stok Barang
Anda harus paham dulu apa itu laporan stok barang? Sebuah laporan yang disusun guna mengetahui jumlah persediaan suatu produk. Laporan ini bisa disajikan secara akurat dengan kegiatan fisik di gudang yakni menghitung stok barang.
Dengan pencatatan yang detail dan teliti, laporan pun akan akurat. Jika dibayangkan, kegiatan tersebut cukup melelahkan. Selain itu, waktu yang dibutuhkan tidaklah sedikit.
Anda harus mampu mencatat jumlah barang secara terperinci dengan memperhatikan kondisinya. Dalam hal ini, kelompokkan barang yang bagus dan rusak/cacat. Cara termudahnya bisa menerapkan sistem kategori barang, atau dengan menggunakan aplikasi stok barang sederhana.
Tidak sedikit juga perusahaan yang memanfaatkan barcode untuk memudahkan proses pencatatan. Sistem tersebut akan membantu meminimalisir kesalah dalam perhitungan stok barang.
Laporan stok barang sangat penting dilakukan. bukan hanya mengetahui ketersediaan barang. Namun, akan membantu Anda dalam penyajian buku besar ataupun jurnal keuangan.
Manfaat Laporan Stok Barang
Seperti yang disinggung sebelumnya, manfaat laporan stok barang tidak hanya mencatat jumlah stok. Namun, banyak manfaat lainnya untuk perusahaan. Manfaat tersebut yaitu:
1. Mengetahui Arus Kas
Pertama-tama, Anda bisa mengetahui arus kas, baik yang sifatnya keluar maupun masuk. Dengan adanya laporan, informasi kas akan diketahui secara mudah dan detail.
Arus kas suatu perusahaan merupakan salah satu hal yang sangat sensitif. Melalui laporan inilah akan tersaji data terperinci yang akan bermanfaat untuk jurnal keuangan.
Baca Juga: 6 Cara Membuat Laporan Keuangan Sederhana dan Contohnya2. Mencocokkan Kuantitas Barang
Selain itu, manfaatnya untuk melihat cocok-tidaknya kuantitas barang yang tersedia. Laporan yang dibuat akan menentukan kecocokan jumlah stok yang tersedia di gudang dengan pembukuan. Hal ini juga tentunya penting untuk mengetahui Minimum Order Quantity (MOQ).
Jika memang diketahui adanya ketidakcocokan, maka Anda bisa mengetahui akar permasalahan secara lebih cepat. Begitu pun solusinya bisa cepat ditemukan.
3. Menganalisis Perkembangan Usaha
Selain itu, laporan stok barang juga akan membantu menganalisis perkembangan suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan, laporan stok tahun ini bisa dilakukan perbandingan dengan tahun sebelumnya.
Laporan yang tersaji akan menjadi salah satu acuan untuk mengetahui tumbuh-kembang perusahaan. Jadi, keberadaan laporan amatlah penting. Terlebih lagi, harus disajikan secara benar dan tepat.
4. Acuan dalam Menetapkan Keputusan
Manfaat lainnya yakni menjadi acuan perusahaan dalam menetapkan keputusan. Dalam hal ini, keputusan yang dimaksud yakni keputusan dalam memproduksi barang yang rusak ataupun hilang.
Ketika ditemukan barang yang hilang, maka perusahaan pun bisa mengambil tindakan lebih cepat. Sama halnya dengan barang yang rusak, bisa secepatnya dilakukan pembaruan.
5. Meminimalisir Penyimpangan
Dengan adanya laporan, Anda bisa meminimalisir hal-hal yang menyimpang. Seperti yang diketahui, manusia tidak lepas dari lupa. Untuk beberapa situasi, manusia bisa melakukan kelalaian dan sejenisnya.
Perusahaan memang tidak lepas dari berbagai masalah, salah satunya bisa timbul karena kelalaian pihak internal. Namun, hal demikian bisa diminimalisir dengan tindakan yang tepat.
Baca Juga: Pengertian Inventory Control Fungsi, Metode, dan ManfaatnyaTips Membuat Laporan Stok Barang Secara Lancar
Untuk bisa meraih manfaatnya secara maksimal, Anda harus membuat laporan stok barang secara benar. Sebelum mengetahui langkah-langkahnya, terdapat tips yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Pengelompokkan Barang,
Dalam membuat laporan stok barang, Anda harus mengelompokkan barang secara benar. Lakukan pengelompokkan barang sesuai jenis yang tersedia.
Misalnya, Anda yang berkiprah dalam memproduksi pakaian. Maka, kelompokkan sesuai bahan maupun jenis pakaian yang diproduksi. Dalam perusahaan besar, biasanya ada data entry yang bertugas mengelompokkan inventaris dan memasukannya kedalam database.
Anda bisa menyimpan pakaian khusus anak-anak di rak pertama. Selanjutnya, pakaian untuk dewasa laki-laki, disimpan pada rak kedua. Berikutnya, pakaian khusus dewasa perempuan disimpan pada rak selanjutnya.
2. Pengumpulan Nota
Selain itu, jangan lupa untuk mengumpulkan nota yang berakiatan dengan keluar-masuk barang. Pastikan setiap elemen terkait disiapkan terlebih dahulu.
Nota yang tersedia, umumnya mencakup pembelian dan juga penjualan. Hitungannya biasanya terhitung dalam waktu satu hari.
Keberadaan nota akan sangat membantu dalam menyajikan laporan stok barang yang benar. Selanjutnya, laporan yang disuguhkan pun akan lebih lengkap.
Bagaimana Langkah-Langkah Pembuatannya?
Setelah mengetahui tipsnya, Anda bisa menerapkan langkah-langkah pembuatan laporan stok barang. Terapkan setiap langkah berikut secara benar dan tepat. Caranya yaitu:
1. Mempersiapkan Data
Pertama, siapkan data yang akan dibutuhkan. Dalam hal ini, Anda bisa menunjuk salah satu karyawan perusahaan untuk melakukan pencatatan.
Pastikan memilih karyawan yang mumpuni, sehingga pencatatan pun disajikan secara akurat. Melalui data yang tersedia, Anda akan tahu transaksi yang dilakukan perusahaan. Karyawan biasanya akan mencatat data-data ini di aplikasi inventory barang karena lebih akurat dan dapat diakses dengan lebih mudah.
Data yang telah dikumpukan juga akan sangat membantu dalam penentuan target market. Dapat bermanfaat untuk penjualan di masa mendatang.
2. Membuat Forecast
Seperti yang disinggung pada poin sebelumnya, data yang tercatat akan membantu perencanaan selanjutnya. Dalam hal ini, Anda bisa membuat forecast baik di masa kini ataupun mendatang.
Forecast yang dibuat akan mengacu pada data yang tersedia. Selanjutnya, rancang apa yang akan direncanakan di periode berikutnya.
Hal ini harus dipikirkan sematang mungkin. Tentu dengan mempertimbangkan data yang tersedia. Selanjutnya, hal ini akan berpengaruh pada perkembangan perusahaan.
3. Mengecek Barang
Langkah selanjutnya melakukan pengecekan barang. Pada tahapan ini, Anda bisa mengecek barang, mulai dari yang kondisinya bagus, hingga hilang sekali pun.
Pastikan tercatat secara akurat, sehingga barang yang ada di gudang bisa dikelompokkan secara tepat. Pencatatan mencakup barang terjual, barang rusak/ cacat, hingga barang yang hilang.
Dalam melakukan pengecekan, Anda juga bisa menunjuk karyawan yang kompeten dan teliti. Dengan demikian, catatan yang disajikan pun akan lebih terjamin.
4. Memberi Kode
Tahapan berikutnya, Anda bisa memberikan kode. Pemberian kode ini akan membantu Anda menata barang secara rapi dan teratur.
Inilah salah satu langkah yang patut Anda perhatikan. Lakukan setepat mungkin, karena akan sangat membantu dalam pembuatan laporan stok barang.
5. Memisahkan Stok
Selanjutnya, coba pisahkan stok barang. Stok yang lama dan baru harus dipisahkan. Dengan pemisahan ini, Anda kan tahu produk lama yang terjual dan tersisa. Begitu pun dengan yang baru.
Proses pemisahan ini akan membantu perusahaan mengklasifikasikan produk yang lama dan terkini. Dalam hal ini, perusahaan bisa melakukan langkah tertentu jika produk lama masih tersedia banyak.
Setiap langkah di atas hendaknya dilakukan oleh satu tim kesatuan. Pasalnya, kegiatan ini termasuk kegiatan fisik yang membutuhkan kejelian dan ketelitian tinggi.
Untuk mendapatkan laporan yang maksimal, Anda bisa mempercayakan pada tim khusus. Selanjutnya, masing-masing orang mengambil bagian untuk menyajikan laporan tersebut.
Nah, itulah informasi terkait laporan stok barang. Anda bisa membuatnya dengan menerapkan langkah-langkah di atas. Lakukan secara teliti agar hasilnya pun akurat.
