Image

Ketahui Pentingnya Kartu Stok Barang dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda

Dalam sebuah usaha, terutama usaha retail, tentu banyak hal yang perlu diperhatikan. Salah satu hal penting yang tidak boleh terlewatkan adalah pengecekan stok barang sebab akan menjadi hal yang fatal jika ini sampai terlewatkan. Untuk meminimalkan terjadinya kehabisan persediaan stok barang, maka wajib diketahui alur perputaran setiap barang menggunakan kartu stok barang.

Selain menggunakan aplikasi stok barang, dengan pengadaan kartu stok barang atau yang biasa disebut dengan bin card, maka kondisi tersebut dapat dikendalikan. Secara garis besar, kartu stok barang atau bin card merupakan laporan secara ringkas mengenai pergerakan persediaan dan sisa saldo.

persediaan stok toko yang membutuhkan kartu stok barang

Pengertian Kartu Stok Barang

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai kartu stok barang, perlu terlebih dahulu membahas mengenai perbedaan antara kartu stok dan kartu stok barang. Kartu stok merupakan laporan dari semua kuitansi dan juga pengeluaran pada stok yang dibuat oleh penanggung jawab stok. Sebab pencatatan pada setiap stok yang masuk dan juga yang keluar dari gudang adalah tanggung jawab dari penanggung jawab gudang.

Jumlah stok fisik dan jumlah stok yang tercatat dalam laporan harus sama. Jika terdapat perbedaan jumlah, audit internal dan pihak manajemen perlu melakukan penyelidikan mengenai hal tersebut.

Kartu stok barang hanya memuat kolom kuantitas jumlah antara jumlah stok fisik dan jumlah stok yang tercatat. Kartu stok barang juga memuat kuitansi pada penutupan di setiap transaksi.

Level stok yang dihitung digunakan untuk memastikan bahwa setiap waktu tertentu jumlah tersebut dapat direkonsiliasi dengan penghitungan fisik. Yang bertanggung jawab atas kartu stok tentu bukan pekerjaan yang mudah. Karena itulah sangat penting untuk mengontrol aliran stok. Didukung dengan penggunaan beberapa alat yang efektif.

Kartu stok barang merupakan salah satu alternatif terbaik untuk melakukan pengontrolan aliran stok. Sebab keberadaannya tidak hanya membantu dalam pengendalian persediaan barang dengan baik. Kartu stok barang juga merupakan laporan yang dapat membantu menjaga modal kerja yang efektif.

Dengan mengetahui pola dalam pergerakan barang dengan riil, perusahaan dapat dengan mudah menentukan besaran modal yang perlu diinvestasikan dalam pembelian persediaan beserta jumlahnya dalam jangka waktu kedepannya. Di dalam kartu stok barang berisi berbagai informasi stok barang.

Terkait penjualan, pemasukan, pengembalian, dan pemesanan barang. Sehingga darinya bisa terlihat perputaran persediaan dengan sisa saldo.

Karenanya itulah jumlah persediaan fisik dengan pencatatan persediaan haruslah sama. Dan apabila terjadi perbedaan diantara keduanya, penanggung jawab harus melakukan pengecekan permasalahan tersebut. Adanya kartu persediaan barang tentunya akan memudahkan pekerjaan dalam membuat laporan persediaan barang.

Baca Juga: Ketahui Apa Saja Metode Penilaian Persediaan Beserta Perbedaannya

Manfaat Kartu Stok Barang

Keberadaan kartu stok barang memiliki beberapa manfaat tersendiri. Manfaat kartu stok yang pertama adalah dapat memantau tingkat persediaan. Penggunaan kartu stok barang tentu akan membantu penanggung jawab inventori untuk melacak persediaan barang. Juga melacak tingkat material dan mengusulkan penambahan stok jika diperlukan.

Hal tersebut sangat berguna untuk mengukur tingkat persediaan yang dipantau secara tepat. Tentunya dengan memastikan untuk mencantumkan level minimum di setiap materi yang terdapat di kartu stok.

Hal tersebut juga akan membantu para pekerja agar lebih waspada terhadap jumlah persediaan barang.
Yang kedua adalah membantu penghitungan inventori dan stok opname selama penghitungan tahunan.

Juga membantu auditor dan penanggung jawab untuk mengidentifikasi materi dari daftar stok barang ke stok sebenarnya dan sebaliknya. Selain itu kartu stok barang juga membantu pertanggungjawaban auditor untuk menginventarisir kuantitas selama penghitungan barang.

Manfaat yang ketiga adalah sebagai alat kontrol yang membantu pekerja dalam mengidentifikasi bahan dan barang yang benar dengan lebih cepat di gudang. Hal ini tentu sangat membantu pekerjaan saat berhadapan dengan barang yang serupa. Apalagi dalam jumlah yang banyak. Sehingga risiko mengeluarkan barang yang salah juga akan berkurang.

Manfaat yang keempat adalah mengurangi kemungkinan faktur hilang. Karena dengan adanya kartu stok barang, setiap ada faktur atau tanda terima baru, penanggung jawab harus segera memperbaikinya di dalam laporan. Dan langsung menyimpan faktur tersebut di sebelah barang. Secara singkat, kartu stok barang bermanfaat dalam melakukan pengelompokan serta penempatan barang di area yang tepat.

Hal tersebut digunakan untuk melihat aktivitas keluar dan masuknya barang. Perusahaan juga dapat mengetahui waktu untuk melakukan pemesanan barang kembali dan membantu melakukan pengontrolan inventory. Kartu stok barang bisa diandalkan sebagai database inventori dan audit. Serta membantu auditor internal terkait pengontrolan ketersediaan stok barang.

Kekurangan kartu stok barang

Walau pada kenyataannya memiliki banyak manfaat. Penggunaan kartu stok barang nyatanya juga memiliki kekurangan. Kekurangan penggunaan kartu stok barang diantaranya adalah membutuhkan lebih banyak ruang. Sebab jika barang yang disimpan tersebut jumlahnya banyak, maka kartu stok barangnya otomatis juga akan menjadi lebih banyak.

Serta dibutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan. Walaupun hanya berbentuk lembaran kartu, bukan tidak mungkin kartu stok barang justru membutuhkan ruang yang lebih banyak. Yang sebenarnya dapat digunakan untuk menyimpang barang yang lain. Kekurangan kartu stok barang yang kedua adalah membutuhkan lebih banyak waktu untuk memperbarui kartu stok barang secara berkala.

Karena sebenarnya sekalipun tanpa kartu stok barang, para pekerja juga dapat melakukan pemeriksaan stok dengan memeriksa laporan stok dari pembukuan. Selain itu dengan penggunaan kartu stok barang memungkinkan terjadinya duplikasi pekerjaan. Selama penerimaan dan masalah inventori, penanggung jawab perlu memastikan seluruh laporan stok yang ada di kartu stok barang.

Memastikan jumlahnya dan laporan keuangan secara seimbang. Hal ini tentu menimbulkan risiko adanya duplikasi pekerjaan. Akan tetapi, dengan menggunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan laporan stok barang bisa meminimalisir resiko tersebut.

Cara Menggunakan Kartu Stok Barang

Pada dasarnya, tidak ada format yang dapat dikhususkan untuk diterapkan dalam pembuatan kartu stok barang. Setiap perusahaan bisa saja membuat format kartu stok yang sesuai dengan kebutuhan dan analisis pelaporan. Karenanya cara mengisi dan menggunakan kartu stok pun berbeda-beda. Namun jika membuat kartu stok dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel, maka bisa dengan melengkapi beberapa informasi seperti kolom untuk nama perusahaan.

Mengapa tetap harus memberikan informasi nama perusahaan, sebab kartu stok ini bersifat formal, di bawah naungan perusahaan. Sehingga tetap harus mencantumkan identitas dari perusahaan tersebut. Sertakan kolom material name sebagai peletakan informasi mengenai nama barang yang sedang didata. Kolom ini penting untuk mendapat perhatian.

Terutama saat penulisan nama, jangan sampai keliru bahkan satu hurufpun. Karena bisa mengakibatkan hal yang fatal jika stok sampai tertukar. Selanjutnya adalah material code yang akan diisi oleh kode barang atau SKU. Perlu ketelitian pula untuk memasukkan kode material ini. Sebab untuk pengecekan stok, tentu ini akan berpengaruh. Lalu location yakni lokasi gudang atau toko dimana stok barang tersebut berada.

Tak kalah pentingnya ini untuk mendeteksi keberadaan stok tersebut. Lalu kolom maximum stock yang diisi dengan informasi stok maksimum barang yang dapat tersedia di gudang atau toko. Hal ini mempermudah pengecekan jumlah barang. Kemudian kolom minimum stock atau stok minimum yang harus tersedia didalam gudang atau toko.

Agar memudahkan dalam kontrol stok yang ada dan ketersediaan stok. Terakhir kolom Reorder yang berisi nilai saat dimana gudang harus melakukan pemesanan barang kembali. Secara umum sebenarnya kartu stok barang dapat cukup berisikan nama perusahaan, nama supplier, jenis barang, serta jumlah barang masuk dan barang yang keluar. Juga tanggal barang masuk dan tanggal barang keluar.

Bisa juga diberikan keterangan tambahan, serta tanda tangan penanggung jawab stok. Berdasarkan cara dan tahapan kerjanya, kartu stok ini haruslah selalu diperbarui pada setiap kali terjadi pergerakan barang. Baik saat ada barang yang masuk maupun barang yang keluar. Pada zaman yang serba modern ini, kebanyakan dari perusahaan atau pebisnis sudah sangat cermat dalam mengelola stok barang.

Tidak sedikit dari perusahaan yang ada saat ini menggunakan software aplikasi inventory barang untuk melakukan pengelolaan persediaan produk atau barang pada usaha mereka. Meskipun demikian kartu stok tetap tidak bisa luput digunakan sebagai pendukung dari pencatatan harian manual persediaan barang di gudang.

Pencatatan kartu stok harus tetap dilakukan dalam keadaan apapun agar perhitungan manual bisa tetap dilakukan. Dengan demikian maka perhitungan yang terdapat di dalam kartu stok bisa dimasukkan ke dalam software inventory ketika hari akan berakhir. Jadi, antara software dan kartu stok barang, ada kaitan kerjasama yang saling menunjang tingkat riilnya laporan stok barang.

Kontrol Stok Barang

Dalam melakukan pengontrolan pada stok barang, ada beberapa hal yang bisa dilakukan. Seperti mengelompokkan item atau barang agar barang tersebut tidak beresiko hilang. Sebaiknya dibuat pengelompokkan item atau barang apa saja yang rentan hilang. Untuk memastikan bahwa barang tersebut beresiko tinggi untuk hilang. Misalnya item-item yang berukuran kecil atau rentan terselip. Barang seperti itu bisa saja luput dari pandangan maupun pemantauan cctv.

Harus pula dibedakan barang yang harganya mahal dan barang yang harganya lebih murah. Biasanya barang mahal akan lebih cepat hilang, apalagi jika ukurannya kecil. Maka haruslah diantisipasi agar tidak hilang di kemudian hari. Seperti diketahui bahwa barang mahal akan menentukan kelangsungan bisnis kedepannya.

Sebaiknya melakukan pengontrolan stok barang terjual dilakukan setiap hari agar juga bisa segera diketahui jika ada barang yang hilang atau tidak tercatat. Stok opname yang dilakukan setiap hari juga bermanfaat untuk menyamakan perhitungan dari catatan stok yang terjual dengan fisik stok yang ada. Sekalipun pada biasanya stok opname dilakukan perbulan

Stok barang restan merupakan stok barang atau item yang tidak laku atau tidak dipajang. Barang-barang ini tetap harus dilakukan pengontrolan dengan sangat baik agar menghindari kejadian stok barang yang tidak tercatat dan ditakutkan ada kehilangan barang.

Aplikasi Kartu Stok Barang

Kebutuhan dalam melakukan pengelolaan pada persediaan stok barang saat ini sudah semakin meningkat. Banyak aplikasi stok barang yang mulai bermunculan untuk dapat digunakan dalam membantu bisnis yang sedang dikembangkan. Berikut beberapa diantaranya:

1. Mekari Jurnal milik Mekari yang merupakan perusahaan SaaS terbaik di Indonesia dan memiliki software stok barang terbaik serta terlengkap. Software stok barang yang dikenal dengan Mekari Jurnal juga sudah terintegrasi dengan software akuntansi. Sehingga sangat membantu untuk memudahkan dalam menghitung biaya dan revenue dari suatu barang.

2. Stok and Inventory Simple merupakan jenis Aplikasi yang dapat membantu mengatur stok barang secara efektif dan efisien. Aplikasi ini juga dapat langsung mengimpor data ke excel sebagai bagian dari proses pelaporan.

3. Inventory Management yaitu aplikasi stok barang yang berbasis android. Aplikasi ini cocok digunakan oleh pengusaha pemula, karena penggunaannya cukup mudah dan dapat diakses secara gratis.

4. Inventory Keeper yang memiliki keunggulan untuk dapat memperlihatkan produk yang memiliki penjualan tertinggi.

5. Smart Inventory System yang memiliki tampilan cukup simpel namun diunggulkan karena memiliki sistem barcode untuk setiap produk yang dapat dicetak.

6. Easy Catalogue memiliki fungsi yang sama untuk mengatur stok barang. Namun aplikasi ini memiliki keunggulan yaitu dapat dioperasikan secara offline. Dimana banyak aplikasi tidak dapat melakukannya.

7. Vladovsoft Sklad adalah jenis aplikasi yang memungkinkan untuk digunakan oleh usaha yang memiliki produk dalam jumlah banyak. Karena dengan aplikasi ini juga dapat diketahui lokasi barang dengan mudah.

8. Household Register yang dilengkapi dengan fitur kategori. Digadang-gadang dapat mengelompokan setiap jenis barang. Yang kemudian menjadikan aplikasi ini menjadi salah satu pilihan baik bagi usaha yang memiliki jenis barang yang bervariasi.

9. Fishbowl Inventory merupakan jenis aplikasi yang sangat cocok untuk digunakan pada usaha yang bergerak di bidang makanan dan minuman. Karena keunggulannya selain dapat mengatur stok barang, aplikasi ini juga dapat mencatat hasil pemasarannya.

10. Inflow Inventory adalah aplikasi yang memiliki fitur mengelola stok barang. Juga melacak biaya dan menerima orderan. Cocok sekali jika digunakan oleh online shop yang memiliki barang cukup banyak.

Karir
Karir

Kembangkan karir bersama Mekari

Mari berkembang dan menjadi bagian dari perubahan bersama talenta-talenta terbaik dari manca negara di Mekari.

Hubungi kami
Hubungi kami

Selalu siap membantu Anda

Bagi Anda yang membutuhkan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami melalui kontak yang disediakan.

WhatsApp WhatsApp kami