Strategi Cost Control & Contoh Penerapannya di Berbagai Industri

Sebagai pemilik bisnis atau tim keuangan di kantor, Anda pasti paham bahwa cost control itu bukan hanya sekadar mengurangi pengeluaran – namun juga bagaimana caranya agar uang yang dikeluarkan bisa menghasilkan value yang lebih besar. 

Nah, artikel ini akan membahas strategi cost control yang tidak hanya teori, namun langsung bisa diterapkan di berbagai industri. Yuk, baca lebih lanjut. 

Apa itu cost control atau pengendalian biaya

Cost control adalah tentang memantau dan mengelola pengeluaran bisnis supaya tetap sesuai anggaran, dengan tujuan meningkatkan profit tanpa mengorbankan kualitas. 

Bagi pemilik bisnis, ini berarti menjaga biaya tetap terkendali untuk tetap kompetitif, sementara tim keuangan fokus pada pelacakan dan optimalisasi pengeluaran agar kondisi finansial tetap sehat. 

Praktik ini membantu tim keuangan untuk menganalisis biaya secara keseluruhan dan menekan biaya proyek, sekaligus memastikan semuanya tetap dalam batas anggaran dan deadline. 

Pentingnya cost control dalam perusahaan

Ketahui mengapa cost control sangat penting dan bagaimana hal ini bisa memberikan dampak positif bagi bisnis Anda.

1. Maksimalkan profit tanpa mengurangi kualitas

Untuk Anda, pemilik bisnis, cost control bukan hanya soal mengurangi biaya, tapi bagaimana caranya mengalokasikan uang dengan cerdas. Anda tetap bisa meningkatkan profit tanpa mengorbankan pengalaman pelanggan atau kualitas produk.

Misalnya, alih-alih mengurangi kualitas untuk menekan biaya, Anda bisa memilih cara-cara lain seperti meningkatkan efisiensi operasional atau bernegosiasi dengan vendor untuk harga yang lebih baik. 

2. Stabilitas keuangan yang kuat

Untuk tim keuangan, stabilitas finansial adalah hal utama. Cost control memberikan dasar yang kuat untuk pengelolaan arus kas yang lebih baik. 

Dengan memiliki kontrol biaya yang baik, tim keuangan bisa memastikan bahwa anggaran tetap sesuai dengan proyeksi, sehingga perusahaan bisa bertahan lebih baik ketika menghadapi fluktuasi pasar atau kondisi ekonomi yang tidak menentu.

3. Bersaing dengan lebih kuat di pasar

Sebagai pemilik bisnis, cost control memberi Anda keunggulan kompetitif. Dengan mengoptimalkan biaya produksi dan operasional, Anda bisa menawarkan harga yang lebih menarik tanpa menurunkan kualitas. 

Ini membantu Anda untuk menarik pelanggan yang lebih sensitif terhadap harga, serta menjaga posisi Anda di pasar yang penuh persaingan.

4. Kelola sumber daya lebih baik

Tim keuangan pasti paham betul bahwa setiap pengeluaran harus memberikan nilai yang sebanding. Dengan cost control, Anda bisa memastikan bahwa setiap sumber daya — mulai dari tenaga kerja, bahan baku, hingga teknologi — digunakan seefisien mungkin. 

Ini membantu meminimalkan pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan bahwa operasional bisnis tetap berjalan lancar, tanpa ada yang terbuang sia-sia.

Baca Juga: Ketahui Pengertian, Fungsi, dan 6 Jenis Sumber Daya Usaha

5. Keputusan bisnis yang lebih cerdas

Keputusan yang tepat sangat bergantung pada data yang akurat. Dengan adanya sistem cost control yang baik, tim keuangan bisa memberikan data keuangan yang jelas dan terpercaya.

Ini akan membantu Anda dalam membuat keputusan penting, seperti menentukan alokasi anggaran untuk ekspansi, pemasaran, atau pengembangan produk baru.

6. Fleksibilitas untuk bisnis bertumbuh

Dunia bisnis itu sangat dinamis, bukan? Cost control memberikan fleksibilitas untuk menghadapi perubahan tak terduga. Fleksibilitas ini memberikan Anda ruang untuk bergerak lebih cepat dan tepat.

Jika ada peluang atau tantangan baru, Anda bisa alihkan sumber daya ke area yang lebih penting atau perluasan pasar tanpa harus khawatir kalau pengeluaran malah mengganggu keuangan perusahaan. 

7. Pertumbuhan bisnis yang sustainable

Pertumbuhan yang berkelanjutan sangat bergantung pada bagaimana mengelola biaya sambil tetap berinvestasi pada inovasi dan ekspansi. Cost control memungkinkan Anda untuk mengelola pengeluaran dengan bijak, sambil memastikan ada dana yang cukup untuk memperluas pasar atau meningkatkan produk. 

Ini memastikan bahwa perusahaan bisa terus tumbuh tanpa terjebak dalam pengeluaran yang tidak terkontrol, sehingga keuntungan dapat digunakan untuk reinvestasi jangka panjang.

3 komponen utama dalam cost control

Bagi Anda yang merasa kesulitan mengendalikan biaya dalam bisnis, memahami beberapa komponen kunci dari cost control bisa jadi kunci untuk mengubahnya. 

1. Perencanaan anggaran yang tepat

Sebagai pemilik bisnis, Anda pasti tahu bahwa tanpa anggaran yang jelas, bisnis bisa dengan mudah terjerumus dalam pengeluaran yang tidak terkendali. 

Ini artinya, Anda perlu memetakan semua pengeluaran yang mungkin muncul dan memperkirakan pendapatan selama periode tertentu.

Tim keuangan Anda pun bisa lebih mudah mengawasi dan memastikan bahwa sumber daya dipakai seefisien mungkin.

Baca Juga: Cara Alokasi Budget Perusahaan dengan Efisien

2. Analisis biaya

Tim keuangan seringkali dihadapkan dengan banyaknya komponen biaya yang sulit dilacak. Analisis biaya membantu Anda memetakan biaya langsung dan tidak langsung, serta faktor-faktor yang berpengaruh pada pengeluaran. 

Dari sini, Anda bisa melihat area mana yang bisa dihemat atau dioptimalkan. Dengan analisis ini, Anda bisa menemukan cara untuk menurunkan biaya tanpa mengorbankan kualitas atau operasional bisnis.

3. Pemantauan pengeluaran

Sebagai tim keuangan, Anda perlu bisa memantau pengeluaran secara real-time untuk mencegah masalah lebih lanjut. Hal ini memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan tepat sehingga setiap kali ada penyimpangan dari anggaran, Anda bisa langsung mengambil langkah korektif agar biaya tetap terkendali. 

Ini memberi Anda kontrol penuh untuk menghindari pemborosan dan menjaga cash flow tetap sehat. Dengan cara ini, Anda bisa merasa lebih tenang karena biaya tetap terkendali, dan bisnis tetap berjalan sesuai rencana.

Baca Juga: Expense Management: Strategi Kelola Pengeluaran Lebih Efisien

Metode & teknik dalam cost control

Jika biaya bisnis semakin sulit dikendalikan sementara pendapatan belum naik, Anda tidak sendirian. Banyak pemilik bisnis dan tim keuangan menghadapi hal yang sama. 

Tenang, ada banyak pendekatan praktis yang bisa membantu Anda mengendalikannya. Berikut 10 teknik yang bisa langsung diterapkan:

1. Mulai dari menghitung biaya dengan akurat

Masalah cost control sering bermula dari satu hal simpel: salah hitung. Entah karena asumsi terlalu optimis, atau data yang kurang akurat. Pastikan perhitungan biaya (baik tetap maupun variabel) dilakukan sedetail mungkin. 

Tools seperti expense management software bisa membantu tracking otomatis dan menghindari kesalahan sepele yang berujung besar.

2. Buat perencanaan keuangan yang realistis

Banyak bisnis membuat anggaran, tapi jarang yang benar-benar membuat financial plan yang menyeluruh dan realistis. Padahal, itu menentukan tujuan keuangan, batas toleransi pengeluaran, dan strategi jika ada kondisi tak terduga. 

Dengan rencana yang kuat, tim keuangan punya pegangan jelas untuk menjaga biaya tetap on track.

3. Terapkan budgeting & budgetary control

Anggaran bukan hanya formalitas — ini alat kontrol yang kuat kalau digunakan dengan benar. Mulailah dengan menetapkan budget per divisi atau proyek, lalu secara berkala bandingkan realisasi vs rencana. Dengan monitoring aktif, Anda bisa cepat tahu mana yang boros, mana yang butuh intervensi.

Baca Juga: Contoh Budgeting Perusahaan dengan Template dan Software

4. Gunakan cost accounting yang normatif

Alih-alih hanya mencatat pengeluaran, cost accounting sebaiknya digunakan untuk menganalisis struktur biaya Anda. 

Gunakan standar biaya berdasarkan data historis atau benchmark industri agar bisa tahu apakah pengeluaran Anda wajar atau di luar batas. Ini membantu Anda tahu mana yang bisa dihemat tanpa asal potong.

5. Lakukan variance & deviation analysis secara rutin

Jangan tunggu akhir bulan atau akhir tahun untuk ngecek performa keuangan. Analisis selisih (variance analysis) antara rencana dan realisasi harus jadi agenda rutin. 

Tim keuangan bisa memakai ini untuk cari tahu akar masalah: kenapa biaya naik? Di proses mana? Setelah itu, baru direncanakan tindakan lanjutan.

6. Kelola earned value di proyek

Buat Anda yang menjalankan bisnis berbasis proyek, penting untuk mengukur “nilai yang sudah tercipta” dibanding biaya dan jadwal yang sudah dikeluarkan. 

Teknik earned value management ini membantu melihat lebih awal apakah proyek sudah mulai overbudget atau delay — jadi Anda bisa ambil tindakan sebelum terlanjur membengkak.

7. Minimalkan biaya tanpa mengorbankan mutu

Pemangkasan biaya bukan soal potong-potong budget saja, tapi soal menemukan cara kerja yang lebih efisien. 

Misalnya, negosiasi ulang kontrak vendor, memperbaiki alur kerja, atau mengurangi aktivitas yang tidak menghasilkan nilai. Fokusnya adalah mempertahankan (bahkan meningkatkan) kualitas sambil mengurangi beban biaya.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

8. Pertimbangkan outsourcing dengan bijak

Beberapa fungsi bisa lebih murah dan efisien kalau dikerjakan oleh pihak ketiga — seperti akuntansi, desain, atau logistik. 

Tapi pastikan outsourcing dilakukan dengan strategi. Identifikasi bagian mana yang memang lebih baik di-outsource, dan pastikan kualitas tetap terjaga. Ini bisa jadi cara cerdas untuk menekan biaya tetap.

9. Terapkan target net income sebagai panduan

Daripada hanya mengejar “asal untung”, lebih baik tetapkan target laba bersih yang ingin dicapai, lalu breakdown berapa unit produk/jasa yang harus dijual dan berapa total biaya yang harus dijaga.

Ini membuat semua keputusan biaya lebih terarah — karena Anda tahu jelas apa yang ingin dicapai.

10. Bangun budaya continuous improvement

Biaya tidak akan pernah selesai diatur satu kali. Maka penting membangun budaya evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. 

Buat sesi rutin (bulanan atau per kuartal) untuk review biaya, cek efisiensi, dan dengarkan masukan dari tim lapangan. Dengan begitu, kontrol biaya bukan hanya tugas tim finance — tapi budaya seluruh perusahaan.

Contoh penerapan cost control dalam berbagai industri

Sebelum masuk ke penerapan cost control yang lebih spesifik di berbagai industri, ada beberapa langkah umum yang bisa diterapkan oleh hampir semua bisnis untuk mengendalikan biaya secara lebih efektif. 

Beberapa di antaranya bisa langsung Anda terapkan untuk membuat bisnis Anda lebih  efisien, di antaranya:

• Renegosiasi kontrak untuk mendapatkan harga lebih baik dari vendor.
• Mendapatkan penawaran lebih kompetitif dari berbagai vendor untuk harga terbaik.
• Meningkatkan kualitas produk untuk mengurangi kerusakan dan pemborosan.
• Mengurangi jumlah barang dalam inventaris untuk mengurangi biaya dan risiko kerugian.
• Mengelola pengeluaran karyawan dengan teknologi untuk efisiensi lebih baik.
• Outsourcing pengelolaan akun untuk mengurangi biaya administrasi.
• Meningkatkan efisiensi dengan perangkat lunak otomatisasi untuk mengurangi biaya operasional.
• Mengambil diskon pembayaran awal untuk mengurangi biaya di masa depan.

Selanjutnya adalah penerapan cost control di berbagai industri, dengan cara yang lebih spesifik, sesuai dengan kebutuhan dan tantangan masing-masing sektor:

1. Industri manufaktur

Di sektor manufaktur, cost control lebih banyak fokus pada optimisasi proses produksi, pengurangan limbah material, dan peningkatan efisiensi operasional. 

Teknik seperti lean manufacturing, just-in-time inventory management, dan automasi sering diterapkan untuk mengurangi biaya produksi sambil menjaga kualitas tetap terjaga. 

2. Industri kesehatan

Biaya medis yang semakin meningkat menjadikan cost control sangat penting di sektor kesehatan. 

Rumah sakit dan klinik bisa melakukan:

• Negosiasi kontrak dengan pemasok dan penyedia layanan
• Mengimplementasikan teknologi kesehatan yang lebih efisien
• Mengoptimalkan alokasi sumber daya untuk memastikan layanan tetap berkualitas namun lebih terjangkau. 

3. Industri perhotelan

Di perhotelan, cost control diterapkan dengan mengelola pengeluaran yang berhubungan dengan makanan dan minuman, tenaga kerja, dan konsumsi energi. 

• Manajemen inventaris yang efisien
• Rekayasa menu untuk meningkatkan profitabilitas
• Penghematan energi
• Pengelolaan staf yang optimal

Semuanya dilakukan sambil memastikan tamu tetap mendapatkan pengalaman yang menyenangkan. 

4. Industri retail

Retail berfokus pada manajemen inventaris, pengurangan biaya operasional, dan optimalisasi rantai pasokan, dengan: 

• Menggunakan sistem inventaris yang efisien
• Negosiasi harga lebih baik dengan vendor
• Monitoring shrinkage
• Strategi pemasaran yang hemat biaya

Retail bisa mengurangi pengeluaran operasional dan meningkatkan margin keuntungan tanpa menurunkan kualitas layanan kepada pelanggan.

5. Industri konstruksi

Dalam industri konstruksi, cost control diterapkan untuk mengurangi pengeluaran proyek, mengoptimalkan penggunaan material, dan meningkatkan produktivitas tenaga kerja. 

Teknik-teknik seperti value engineering, perencanaan dan penjadwalan proyek yang efisien, serta praktik pengadaan yang teliti membantu mengurangi biaya sambil memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

6. Industri teknologi informasi (IT)

Di sektor IT, cost control melibatkan pengelolaan biaya hardware, software, dan infrastruktur teknologi. 

Beberapa cara untuk mengoptimalkan biaya termasuk memilih solusi teknologi yang lebih hemat biaya, memanfaatkan cloud computing, mengoptimalkan lisensi perangkat lunak, dan menerapkan manajemen layanan IT yang efisien. 

7. Industri transportasi dan logistik

Di sektor ini, cost control fokus pada biaya bahan bakar, manajemen armada, dan optimalisasi rantai pasokan. 

Strategi yang digunakan termasuk perencanaan rute yang efisien, program efisiensi bahan bakar, konsolidasi muatan, serta memanfaatkan teknologi untuk pelacakan real-time. 

8. Industri layanan profesional

Di industri layanan profesional seperti konsultan atau firma hukum, cost control diterapkan dengan mengelola biaya overhead, mengoptimalkan manajemen proyek, dan alokasi sumber daya yang efisien. 

Teknik-teknik seperti penyusunan dan pemantauan anggaran proyek, mengoptimalkan jumlah staf, dan memanfaatkan teknologi untuk kolaborasi memungkinkan perusahaan tetap efisien, mengurangi biaya tanpa mengurangi kualitas layanan.

Strategi & langkah cost control

Dengan langkah-langkah ini, pemilik bisnis dan tim finance bisa lebih mudah mengelola biaya dan memastikan perusahaan tetap efisien.

1. Manajemen inventaris

Mengelola inventaris dengan efisien itu krusial. Jangan sampai terlalu banyak stok yang justru menambah biaya penyimpanan, atau terlalu sedikit yang bikin kehabisan barang. 

Cobalah memantau stok secara cermat untuk menjaga keseimbangan—mengurangi biaya dan memastikan cash flow tetap sehat.

2. Pengelolaan pemasok

Jalin hubungan yang baik dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik. Negosiasikan kontrak dengan syarat menguntungkan dan pilih pemasok yang dapat diandalkan. 

Hal ini tak hanya mengurangi biaya, tapi juga membuat rantai pasokan lebih efisien.

3. Optimasi proses

Optimalkan alur kerja dan hilangkan hambatan yang ada. Gunakan teknologi untuk otomatisasi tugas repetitif agar tim bisa fokus pada hal-hal strategis. 

Dengan proses yang lebih efisien, Anda dapat memangkas biaya operasional dan meningkatkan produktivitas.

4. Pengurangan pemborosan

Kurangi pemborosan, baik itu bahan atau waktu. Terapkan praktik ramah lingkungan seperti daur ulang, dan perbaiki proses produksi untuk meminimalkan scrap atau pekerjaan ulang. 

Ini bukan hanya menghemat biaya, tapi juga berdampak positif bagi keberlanjutan bisnis.

Baca Juga: Lean Manufacturing: Strategi Jitu Mengurangi Pemborosan dan Meningkatkan Efisiensi

5. Strategi penetapan harga

Menetapkan harga yang tepat itu seni. Dengan strategi harga yang cermat, seperti value-based pricing atau dynamic pricing, Anda bisa menarik pelanggan sekaligus tetap menjaga margin keuntungan. 

Analisis pasar dan biaya sangat penting untuk menemukan titik harga yang ideal.

6. Pengendalian pengawasan fisik (untuk perusahaan kecil)

Jika bisnis Anda masih kecil, Anda mungkin harus langsung mengawasi biaya dan pengeluaran. 

Pengendalian biaya yang dilakukan secara langsung oleh pemilik bisnis bisa lebih efektif pada tahap awal untuk memastikan segala sesuatunya sesuai anggaran.

7. Akuntansi historis

Melihat catatan keuangan masa lalu dapat memberi wawasan penting untuk perencanaan keuangan selanjutnya. 

Gunakan data historis untuk menyusun anggaran dan membuat keputusan yang lebih tepat untuk masa depan.

8. Anggaran fleksibel

Terkadang, perencanaan anggaran harus lebih fleksibel. 

Dalam proyek yang terus berkembang, anggaran yang bisa disesuaikan sangat membantu untuk tetap menjaga biaya tetap terkendali, meskipun situasi berubah.

9. Tanggung jawab pusat dan pengawasan divisi

Untuk perusahaan besar dengan banyak divisi, biarkan setiap manajer divisi bertanggung jawab terhadap pengendalian biaya di area mereka. 

Pimpinan pusat cukup menerima laporan, yang memudahkan pengawasan dan memastikan bahwa pengendalian biaya dilakukan dengan tepat.

Mulai cost control dengan mudah melalui software expense management

Mengelola biaya bisnis tidak harus rumit. Dengan menggunakan software expense management Mekari Expense, Anda bisa mempermudah seluruh proses cost control, mulai dari pemantauan pengeluaran hingga memastikan anggaran tetap sesuai. 

Mekari Expense memberikan visibilitas yang jelas atas setiap transaksi keuangan, memungkinkan tim keuangan untuk melacak pengeluaran secara real-time dan membuat keputusan yang lebih tepat.

Apalagi, Mekari Expense juga terintegrasi dengan Mekari Jurnal, software supply chain management dan inventory, seperti yang dijelaskan dalam strategi di atas, Anda bisa mengontrol biaya lebih efisien di seluruh bagian bisnis. 

Tidak perlu ragu lagi, karena Mekari Expense dapat membantu Anda mewujudkan pengelolaan biaya yang lebih baik dan lebih efisien. Mulailah mengontrol biaya dengan cara yang lebih cerdas dan terstruktur sekarang juga dengan Mekari Expense sekarang.

Referensi

Happay. ‘’Cost Control: Definition, Techniques, Methods, Strategies & Examples’’
Shell. ‘’Cost Control: Pengertian dan Strategi Penerapannya untuk Perusahaan’’