7 Cara Aplikatif untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja

Efisiensi kerja adalah kemampuan untuk menyelesaikan tugas dengan waktu, energi, dan sumber daya seminimal mungkin tanpa mengurangi kualitas hasil. Semakin efisien Anda bekerja, semakin tinggi produktivitas yang dapat dicapai.

Ini karena efisiensi memungkinkan Anda memanfaatkan waktu dengan lebih baik, mengurangi pekerjaan yang tidak perlu, dan fokus pada hal-hal yang benar-benar penting.  

Efisiensi menjadi kunci untuk menjaga performa tetap optimal di tengah berbagai tuntutan. Artikel ini akan membahas tujuh cara aplikatif yang dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi kerja, mulai dari teknik sederhana hingga solusi berbasis teknologi yang dapat diterapkan sehari-hari. Simak selengkapnya. 

Apa itu efisiensi kerja?

Efisiensi adalah konsep yang berfokus pada seberapa optimal sumber daya seperti waktu, tenaga, dan biaya digunakan untuk menyelesaikan tugas atau proses. Pekerja yang efisien mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat dan tepat, serta memaksimalkan hasil dengan usaha yang minimal. 

Perusahaan yang efisien memiliki sistem dan proses yang dirancang untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas, sehingga menghasilkan output yang lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

Di sisi lain, efektivitas adalah kemampuan untuk mencapai hasil yang diinginkan, bahkan jika itu memerlukan proses yang lebih panjang atau sumber daya lebih banyak. 

Meskipun efektivitas penting untuk menciptakan inovasi dan solusi baru, efisiensi adalah kunci utama dalam memastikan operasional yang lancar dan pengelolaan sumber daya yang baik.

Kendala umum yang menghambat efisiensi kerja

Rata-rata pekerja hanya produktif kurang dari tiga jam sehari. Berikut beberapa penyebabnya:

1. Proses yang lambat dan tidak efektif  

Jika tim sering terjebak dalam tugas administratif yang mengalihkan perhatian dari pekerjaan utama, bisa jadi proses internalnya yang bermasalah. 

Aturan yang rumit, banyaknya langkah untuk menyelesaikan tugas sederhana, atau proses persetujuan yang berbelit-belit dapat mempengaruhi efisiensi.

2. Kurangnya kejelasan 

Jika tujuan dan sasaran tidak jelas, atau tidak ada kepastian tentang siapa yang mengerjakan apa dan kapan, ini dapat menyebabkan kebingungan. 

Bisa terjadi keterlambatan, tenggat waktu terlewat, dan waktu yang terbuang untuk memperbaiki kesalahan. Prioritas yang saling bertentangan juga bisa mengganggu pengelolaan waktu dan sumber daya, mempengaruhi hasil kerja.

3. Terlalu banyak pembatasan  

Sebaliknya, terlalu banyak aturan juga bisa menghambat efisiensi. Jika tim tidak memiliki kebebasan untuk membuat keputusan dan mengatur waktu mereka, efisiensi akan menurun. 

Pembatasan berlebih bisa mengurangi kreativitas dan semangat, membuat tim frustrasi dan kurang termotivasi.

4. Tidak ada alat pendukung yang tepat

Meskipun tujuannya baik, tim Anda tidak akan efisien tanpa alat atau peralatan yang tepat. Jika tim Anda bekerja dengan banyak pihak, proses, dan proyek, alat digital yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sangat penting untuk kolaborasi yang lancar dan produktif.

5. Tantangan pribadi  

Stres, kecemasan, atau ketidakmampuan untuk berkonsentrasi dapat memengaruhi siapa saja dalam tim Anda dan menyebabkan ketidakefisienan di tempat kerja. 

Tantangan ini mungkin disebabkan oleh masalah di tempat kerja — seperti yang disebutkan di atas — atau faktor di luar kendali.

Baca Juga: Kenali Gejala, Penyebab hingga Cara Mengatasi Stress Kerja

Tips meningkatkan efisiensi kerja beserta contohnya

Berikut adalah beberapa tips yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja. 

1. Kurangi meeting dan tingkatkan efisiensi meeting

Rapat sering memakan waktu tanpa hasil yang sebanding. Pastikan hanya rapat penting yang dilakukan, dengan agenda fokus, tujuan jelas, dan durasi yang disesuaikan. 

Pertimbangkan untuk menetapkan satu hari bebas rapat dalam seminggu. Gunakan strategi seperti briefing tertulis sebelum rapat dan diskusi dengan batas waktu untuk mengurangi pembicaraan yang tidak perlu.  

Baca Juga: 6 Cara Membasmi Meeting yang Menghabiskan Waktu

2. Prioritaskan pekerjaan berdasarkan dampak bisnis

Tidak semua tugas punya nilai strategis yang sama. Gunakan kerangka kerja untuk mengelompokkan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. 

Fokuslah pada aktivitas yang berdampak besar, seperti meningkatkan pendapatan, memperkuat hubungan pelanggan, atau mendukung tujuan strategis.  

3. Set goals dengan indikator yang realistis

Gunakan kerangka SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) untuk membuat tujuan yang konkret dan terukur. 

Misalnya, ubah “meningkatkan penjualan” menjadi “meningkatkan penjualan kuartal sebesar 15% melalui marketing campaign.” Pecah tujuan besar menjadi langkah-langkah kecil yang bisa dilacak.  

4. Hilangkan distraksi

Ciptakan lingkungan kerja yang fokus dengan meminimalkan gangguan. Terapkan teknik produktivitas — misalnya seperti Pomodoro (bekerja intens selama interval tertentu, diikuti jeda pendek). 

Gunakan alat seperti pemblokir situs web, pengelola notifikasi, atau headphone untuk menjaga konsentrasi.  

5. Beri batas waktu atau timeline yang spesifik

Ganti jadwal yang samar dengan timeline yang spesifik dan terarah. Gunakan alat manajemen proyek untuk membuat visualisasi timeline dengan tahapan yang jelas. 

Bagi proyek besar menjadi bagian kecil dengan deadline masing-masing, dan tambahkan waktu cadangan untuk mengantisipasi hambatan.  

6. Tingkatkan hard skill dan pengetahuan 

Luangkan waktu khusus untuk belajar dan mengembangkan keahlian melalui kursus online, webinar, sertifikasi, atau konferensi industri. 

Hubungkan pembelajaran dengan tujuan karier dan tren terbaru di industri. Dorong budaya berbagi pengetahuan di tim untuk mempercepat pertumbuhan kolektif.  

7. Otomasikan pekerjaan yang repetitif dan manual

Manfaatkan teknologi untuk menyederhanakan alur kerja dan mengurangi tugas manual. Identifikasi proses berulang dan gunakan solusi teknologi, misalnya solusi SaaS terintegrasi yang menyediakan software untuk berbagai kebutuhan bisnis.

Misalnya, terapkan chatbot untuk layanan pelanggan, software akuntansi otomatis untuk tugas keuangan, atau software HR untuk menangani payroll. 

Teknologi, kunci efisiensi kerja di masa kini

Di era digital, teknologi bukan lagi sekadar alat, tetapi kunci utama untuk menciptakan efisiensi kerja yang optimal. Mekari hadir sebagai solusi otomasi yang mampu menyederhanakan pekerjaan repetitif dan manual, sehingga Anda bisa fokus pada hal-hal strategis bagi bisnis.  

Dengan cakupan layanan yang luas, Mekari menawarkan solusi SaaS terintegrasi untuk manajemen karyawan, keuangan dan akuntansi, anggaran, pengeluaran bisnis, hingga pelanggan — membantu bisnis Anda bekerja lebih cepat, tepat, dan efisien.  

Hubungi kami sekarang dan mulailah perjalanan transformasi efisiensi Anda bersama Mekari! 

Referensi

Asana. ‘’9 ways to improve your team’s efficiency at work’’