Cara Alokasi Budget Perusahaan dengan Efisien

Pernahkah Anda mengalami kesulitan dalam melacak dan menyusun budget allocation? Anda tidak sendirian. Umumnya, tim Finance dan Human Resources/General Affairs (HR/GA) di berbagai industri menghabiskan waktu untuk mengelola budget dari setiap cabang atau divisi tertentu.

Mengelola spreadsheet dan memasukkan data secara manual bisa menjadi proses yang membosankan dan rentan kesalahan. Apakah ada solusi efektif yang mempermudah proses budget allocation dan pelacakan pengeluaran?

Artikel ini akan mengulas tantangan terkait alokasi anggaran dan solusi untuk membuat prosesnya menjadi lebih efisien.

Apa itu budgeting perusahaan

Budget perusahaan adalah rencana keuangan yang disusun oleh perusahaan untuk mengatur pendapatan dan pengeluaran dalam periode tertentu.

Komponen dalam budgeting perusahaan meliputi proyeksi pendapatan, anggaran pengeluaran, alokasi sumber daya, analisis biaya, dan cadangan dana untuk menghadapi situasi darurat.

Baca Juga: Contoh Budgeting Perusahaan dengan Template dan Software

Jenis-jenis anggaran yang umum digunakan oleh perusahaan

Anggaran Operasional: Ini mencakup semua biaya sehari-hari yang diperlukan untuk menjaga agar bisnis tetap berjalan lancar, seperti gaji karyawan, biaya utilitas, dan biaya pemeliharaan peralatan.
Anggaran Modal: Digunakan untuk perencanaan investasi jangka panjang, termasuk pembelian aset baru seperti mesin, bangunan, atau teknologi yang dapat meningkatkan kapasitas produksi atau efisiensi operasional perusahaan.
Anggaran Kas: Berfokus pada pengelolaan aliran kas masuk dan keluar untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki likuiditas yang cukup untuk memenuhi kewajiban keuangan jangka pendek dan menghindari masalah arus kas.
Anggaran Penjualan: Memproyeksikan pendapatan yang diharapkan dari penjualan produk atau layanan, dengan mempertimbangkan tren pasar, strategi harga, dan volume penjualan yang diharapkan.
Anggaran Produksi: Merencanakan jumlah produksi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan penjualan, termasuk perhitungan bahan baku, tenaga kerja, dan kapasitas produksi yang optimal.
Anggaran Pemasaran: Mengalokasikan dana yang diperlukan untuk kegiatan promosi dan pemasaran, seperti iklan, acara pemasaran, dan kampanye digital, guna meningkatkan visibilitas dan penjualan produk.
Anggaran Pengembangan: Menyediakan dana untuk penelitian dan pengembangan produk baru, termasuk uji coba, pengembangan prototipe, dan analisis pasar untuk memastikan produk baru memenuhi kebutuhan konsumen.

Langkah praktis membuat anggaran

1. Identifikasi tujuan anggaran: Tentukan tujuan utama dari anggaran perusahaan, seperti pengendalian biaya, perencanaan keuangan, atau alokasi sumber daya.

2. Kumpulkan data keuangan: Kumpulkan data historis dan proyeksi pendapatan serta pengeluaran perusahaan untuk mendapatkan gambaran yang akurat.

3. Analisis data: Lakukan analisis terhadap data yang telah dikumpulkan untuk mengidentifikasi trend dan pola yang dapat mempengaruhi anggaran.

4. Tentukan anggaran awal: Berdasarkan analisis, buat anggaran awal yang mencakup semua aspek keuangan perusahaan.

5. Libatkan tim terkait: Diskusikan anggaran dengan tim manajemen dan departemen terkait untuk mendapatkan masukan dan persetujuan.

6. Tetapkan batasan dan prioritas: Tentukan batasan anggaran dan prioritas pengeluaran sesuai dengan tujuan perusahaan.

7. Pantau dan evaluasi: Secara berkala, pantau dan evaluasi pelaksanaan anggaran untuk memastikan kesesuaiannya dengan rencana awal.

8. Lakukan penyesuaian: Jika diperlukan, lakukan penyesuaian anggaran berdasarkan perubahan kondisi bisnis atau pasar.

Manfaat dan pentingnya alokasi budget perusahaan

Meningkatkan Efisiensi: Dengan alokasi yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa sumber daya digunakan secara optimal, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Perencanaan Strategis: Alokasi anggaran membantu dalam perencanaan strategis dengan memastikan bahwa setiap departemen memiliki dana yang cukup untuk mencapai tujuan mereka.

Pengendalian Biaya: Dengan anggaran yang dialokasikan dengan baik, perusahaan dapat memantau dan mengendalikan biaya dengan lebih efektif, menghindari pengeluaran yang tidak perlu.

Peningkatan Kinerja: Alokasi yang tepat dapat meningkatkan kinerja perusahaan dengan memastikan bahwa proyek dan inisiatif penting mendapatkan sumber daya yang diperlukan.

Transparansi dan Akuntabilitas: Alokasi anggaran yang jelas meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan perusahaan, memudahkan pengawasan dan pelaporan.

Resiko yang dihadapi perusahaan tanpa alokasi anggaran

Kurangnya dana untuk operasi sehari-hari dapat menghambat kelancaran bisnis.
Ketidakmampuan untuk berinvestasi dalam teknologi baru dapat mengurangi daya saing di pasar.
Keterbatasan dalam pengembangan produk atau layanan baru dapat menghambat pertumbuhan perusahaan.
Risiko keuangan meningkat karena tidak adanya dana darurat untuk situasi tak terduga.
Kesulitan dalam menarik dan mempertahankan bakat terbaik karena kurangnya investasi dalam sumber daya manusia.

Metode alokasi budget perusahaan

Metode alokasi budget perusahaan dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain:

Incremental Budgeting: Metode ini melibatkan penyesuaian anggaran sebelumnya dengan menambahkan atau mengurangi sejumlah persentase tertentu berdasarkan kebutuhan dan perubahan yang terjadi.

Zero-Based Budgeting: Setiap departemen harus membenarkan seluruh anggaran mereka dari awal, bukan hanya perubahan dari anggaran sebelumnya. Ini membantu dalam mengidentifikasi dan menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu.

Activity-Based Budgeting: Fokus pada aktivitas yang mendorong biaya dan mengalokasikan anggaran berdasarkan kegiatan yang memberikan nilai tambah terbesar bagi perusahaan.

Value Proposition Budgeting: Memastikan bahwa setiap elemen anggaran memberikan nilai yang jelas dan signifikan bagi perusahaan, dengan menghilangkan biaya yang tidak memberikan manfaat langsung.

Tips dalam membuat budgeting perusahaan

1. Transparansi: Pastikan semua pihak yang terlibat memahami tujuan dan rincian anggaran.

2. Fleksibilitas: Siapkan rencana cadangan untuk menghadapi perubahan tak terduga.

3. Akurasi: Gunakan data yang akurat dan relevan untuk menyusun anggaran.

4. Kolaborasi: Libatkan berbagai departemen untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas.

5. Evaluasi berkala: Lakukan evaluasi rutin untuk memastikan anggaran tetap relevan dan efektif.

6. Gunakan tools: Manfaatkan tools atau software pengelolaan budgeting untuk mempermudah pembagian alokasi dana lebih efisien dan transparan, tanpa perlu pencatatan manual

Atur budgeting lebih praktis dengan Mekari Expense

Mekari Expense menghadirkan fitur Budget Allocation yang membantu pengelolaan budgeting perusahaan Anda menjadi lebih mudah, transparan, dan efisien. Kini Anda bisa fokus pada pengembangan bisnis tanpa perlu khawatir dengan kerumitan pencatatan keuangan.

solusi alokasi budget perusahaan secara otomatis dengan Mekari Expense

Dengan fitur Budget Allocation dari Mekari Expense, Anda mendapatkan beberapa keuntungan sebagai berikut:

Integrasi data yang seamless. fitur Budget Allocation memastikan setiap transaksi terhubung dengan dokumen terkait secara otomatis. Hasilnya? Proses bisnis yang lancar dan data keuangan yang akurat.
Pencatatan otomatis. Sistem secara otomatis mencatat semua transaksi keuangan dengan akurat dan terpusat.
Visibilitas keuangan real-time. Dengan fitur Budget Allocation, Anda selalu memiliki gambaran jelas tentang performa keuangan perusahaan kapan saja.
Efisiensi operasional. Otomatisasi proses memangkas waktu, mengurangi kesalahan, dan menghilangkan tugas berulang.
Pengelolaan anggaran yang lebih simpel. Setiap cabang perusahaan dapat mengelola anggaran secara mandiri dengan kontrol yang ketat. Pastikan transparansi dan efisiensi dalam penggunaan dana melalui sistem multi-accounts.