Daftar isi
Mode

Pentingnya Software Payment Management untuk Perusahaan

payment management

Mekari Insight

  • Payment management yang efektif membantu perusahaan mengatasi pain points terkait pembayaran vendor, pengelolaan invoice, serta transaksi domestik dan internasional.
  • Software payment management menyediakan solusi untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam proses pembayaran.
  • Terdapat berbagai metode pembayaran yang bisa dipilih oleh perusahaan, mulai dari kartu kredit virtual, kartu fisik, dan international remittance.

Payment management mungkin terdengar sederhana, tetapi bagi perusahaan yang memiliki banyak transaksi dan hubungan dengan vendor, itu bisa menjadi tantangan yang kompleks. 

Tanpa sistem yang baik, masalah seperti keterlambatan pembayaran dan kesalahan pencatatan dapat terjadi, mengganggu hubungan bisnis dan arus kas perusahaan. Namun, tantangan ini dapat diatasi dengan software payment management. 

Dalam artikel ini, Mekari akan membahas lebih dalam tentang pengertian payment management, pentingnya manajemen pembayaran bagi perusahaan hingga rekomendasi software terbaik. 

Apa itu payment management?

Payment management adalah proses pengelolaan seluruh transaksi keuangan yang masuk dan keluar dari suatu organisasi. Ini mencakup segala sesuatu mulai dari penerimaan pembayaran dari pelanggan hingga pembayaran kepada pemasok, karyawan, dan berbagai pihak lainnya.

Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa semua kewajiban pembayaran, baik itu kepada vendor, karyawan, atau lembaga lain, dipenuhi tepat waktu dan dengan cara yang efisien.

Dalam manajemen pembayaran, perusahaan mengatur berbagai jenis transaksi, termasuk pembayaran invoice, pengelolaan biaya operasional, dan pembayaran internasional, untuk memastikan arus kas tetap sehat dan transparansi keuangan terjaga.

Mengapa perusahaan butuh payment management

Perusahaan menghadapi berbagai tantangan dalam pengelolaan pembayaran yang dapat mengganggu efisiensi dan stabilitas keuangan. Beberapa masalah yang sering dihadapi antara lain: 

1. Pembayaran vendor yang tidak tertib

Tanpa sistem yang jelas, pembayaran kepada vendor dapat terlambat atau tidak sesuai dengan perjanjian, yang dapat mempengaruhi hubungan bisnis dan kredibilitas perusahaan.

2. Kesulitan mengelola invoice

Pengelolaan invoice yang tidak efisien dapat menyebabkan pembayaran ganda, keterlambatan, atau bahkan kehilangan bukti transaksi yang penting, mengganggu laporan keuangan dan arus kas perusahaan.

3. Pembayaran internasional

Mengelola pembayaran internasional bisa sangat rumit, dengan perbedaan mata uang, biaya transaksi yang tinggi, serta risiko keterlambatan atau kesalahan dalam pengiriman dana.

4. Pembayaran domestik yang terfragmentasi

Berbagai sistem pembayaran yang digunakan oleh perusahaan, mulai dari transfer bank hingga cek fisik, cenderung menimbulkan ketidakpastian dan memperlambat proses administrasi.

Dengan adanya software manajemen pembayaran yang tepat, perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah ini dengan lebih mudah dan efisien.

Manfaat software manajemen pembayaran

Menggunakan software manajemen pembayaran memberikan berbagai keuntungan yang signifikan bagi perusahaan, antara lain.

1. Efisiensi operasional

Software ini mengotomatisasi proses pembayaran, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses transaksi, dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.

2. Pengendalian arus kas yang lebih baik

Dengan pelacakan yang jelas atas semua transaksi, perusahaan dapat menghindari masalah keuangan seperti pembayaran terlambat yang dapat merusak reputasi atau menyebabkan denda.

3. Meningkatkan kepatuhan

Software pembayaran membantu memastikan bahwa setiap transaksi mematuhi kebijakan internal dan peraturan perpajakan yang berlaku.

4. Transparansi yang lebih baik

Memiliki sistem yang terintegrasi memungkinkan tim keuangan untuk memantau pengeluaran secara real-time dan mengurangi potensi kesalahan atau ketidaksesuaian dalam laporan keuangan.

5. Mengurangi risiko kesalahan manusia

Dengan mengotomatiskan berbagai proses, software pembayaran mengurangi kemungkinan kesalahan dalam penghitungan atau pencatatan transaksi.

Fitur software payment management

Software manajemen pembayaran dilengkapi dengan berbagai fitur untuk membantu perusahaan mengelola pembayaran dengan lebih efektif. Berikut adalah beberapa fitur utama yang sering ada pada platform pembayaran.

1. Manajemen faktur

Sistem payment management yang baik harus dapat menangani semua kebutuhan terkait faktur, seperti membuat, mengedit, mengirim, dan melacak faktur pelanggan. 

Hal ini membantu memastikan semua transaksi penjualan tercatat dengan baik, termasuk pembayaran yang belum jatuh tempo maupun yang sudah diterima.

2. Pemrosesan pembayaran

Proses pembayaran yang tidak efisien dapat menyebabkan keterlambatan penerimaan dana atau masalah transaksi yang gagal.

Sistem payment management yang ideal sebaiknya mendukung berbagai metode pembayaran, seperti kartu kredit, kartu debit, dan transfer bank. Keunggulan tambahan adalah dukungan multi-currency dan kemampuan untuk terhubung dengan gateway pembayaran populer.

3. Pencatatan dan pelacakan transaksi serta faktur

Sistem yang efektif harus mencatat semua transaksi, faktur, tanda terima, dan pembayaran di satu tempat untuk memudahkan pelacakan dan pelaporan.

Dengan pembaruan status pembayaran secara real-time, sinkronisasi otomatis dengan rekening bank, dan pengelompokan pengeluaran, sistem ini membantu memberikan pandangan yang jelas tentang kondisi keuangan bisnis Anda.

4. Pelaporan

Fitur pelaporan dan analitik sangat penting untuk memantau arus kas, pendapatan, faktur yang belum dibayar, dan biaya transaksi. 

Sistem ini harus menyediakan laporan yang mudah digunakan seperti laporan laba rugi, ringkasan penjualan, dan laporan pengeluaran, serta memungkinkan pembuatan laporan khusus dan visualisasi data.

5. Pelacakan dan pengelolaan invoice

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengunggah, melacak, dan mengelola invoice dari berbagai vendor dengan mudah. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai jumlah yang tertera pada invoice.

6. Integrasi dengan sistem akuntansi

Payment management seringkali dilengkapi dengan integrasi ke dalam sistem akuntansi. Hal ini memastikan bahwa semua transaksi pembayaran dicatat secara otomatis dalam laporan keuangan perusahaan, sehingga mengurangi kesalahan manual.

7. Manajemen pembayaran internasional

Sistem ini mempermudah pengelolaan pembayaran lintas negara dengan mendukung multi-mata uang dan menyediakan opsi pembayaran internasional yang cepat dan efisien.

Baca Juga: Mengenal Remittance dan Keuntungan Penggunaannya

Jenis-jenis metode pembayaran untuk perusahaan

Software manajemen pembayaran membantu perusahaan mengelola berbagai jenis payment method, seperti kartu kredit, transfer bank, dan dompet digital, dalam satu platform.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat memproses transaksi dengan efisien, memastikan keamanan pembayaran, serta menyederhanakan proses rekonsiliasi keuangan, sehingga meningkatkan akurasi dan pengalaman pelanggan.

Berikut adalah beberapa jenis metode pembayaran yang biasa digunakan oleh perusahaan.

1.  Transfer bank

Pembayaran dilakukan dengan memindahkan dana antar rekening bank melalui sistem transfer (contoh: transfer antar bank melalui aplikasi atau ATM).

Kelebihan:

  • Aman dan langsung
  • Banyak diterapkan di platform jual beli seperti e-commerce
  • Mudah digunakan untuk siapa saja, termasuk yang tidak memiliki akun bank

Kekurangan:

  • Ada biaya admin untuk transfer ke bank lain
  • Butuh ketelitian karena proses terjadi secara real-time
  • Tidak bisa digunakan untuk transaksi internasional langsung

2. E- wallet

Platform digital yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan uang secara elektronik dan melakukan pembayaran untuk berbagai layanan atau produk secara online. Contoh OVO, GoPay, DANA, LinkAja.

Kelebihan:

  • Transaksi lebih cepat
  • Meminimalisir peredaran uang palsu
  • Banyak dukungan dari berbagai merchant

Kekurangan:

  • Ada batasan transaksi dan biaya administrasi tambahan di beberapa platform
  • Meningkatkan gaya hidup konsumtif
  • Terkadang tidak semua merchant menerima pembayaran via e-wallet

3. QR Code

Jenis pembayaran ini dianggap lebih praktis. Hampir sama dengan e-wallet, Anda hanya membutuhkan payment management platform seperti m-banking untuk bisa melakukan pembayaran.

Kelebihan:

  • Transaksi lebih responsif dan praktis
  • Tidak perlu membawa uang tunai atau kartu
  • Banyak dukungan dari berbagai merchant

Kekurangan:

  • Belum banyak bisnis yang memanfaatkan pembayaran menggunakan QR Code
  • Rentan dieksploitasi jika ada orang lain yang tahu password QR Code Anda
  • Membutuhkan perangkat yang mendukung dan koneksi internet

4. Kartu kredit

Kartu fisik atau virtual yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pembayaran sekarang dan membayar di kemudian hari dengan cicilan atau pembayaran penuh.

Kelebihan:

  • Bisa digunakan untuk transaksi internasional dan online
  • Banyak menawarkan cashback dan rewards
  • Keamanan terjamin

Kekurangan:

  • Bunga tinggi jika tidak dibayar tepat waktu
  • Potensi pengeluaran berlebihan jika tidak diawasi dengan baik
  • Riwayat transaksi kartu kredit bisa menentukan apakah pinjaman Anda disetujui atau tidak oleh bank

5. Rekening bersama (escrow)

Metode pembayaran di mana dana disimpan oleh pihak ketiga (perantara) hingga persyaratan transaksi terpenuhi oleh kedua belah pihak.

Kelebihan:

  • Tingkat keamanan tinggi
  • Pelayanan pembayaran antar bank
  • Keamanan terjamin

Kekurangan:

  • Proses transaksi yang lama
  • Potensi pengeluaran yang berlebihan jika tidak diawasi dengan baik
  • Biaya tambahan untuk penggunaan layanan escrow

6. Paylater

Metode pembayaran yang memungkinkan pengguna untuk membeli sekarang dan membayar di kemudian hari, biasanya dalam jangka waktu tertentu tanpa bunga. Contoh, Kredivo, Akulaku.

Kelebihan:

  • Fleksibilitas pembayaran di kemudian hari tanpa bunga jika tepat waktu
  • Memudahkan pembelian besar dengan cicilan yang lebih ringan
  • Banyak platform terutama e-commerce yang menggunakan payment ini

Kekurangan:

  • Meningkatkan gaya hidup konsumtif
  • Anda perlu membayar cicilan di waktu yang sudah ditentukan
  • Beberapa layanan pay later bisa memiliki biaya tersembunyi yang tidak terlihat jelas pada awal penggunaan, seperti biaya administrasi atau biaya pengelolaan akun.

7. PayPal

Layanan pembayaran online yang memungkinkan pengguna untuk melakukan transaksi internasional dengan mudah dan aman menggunakan akun PayPal yang terhubung dengan rekening bank atau kartu kredit.

Kelebihan:

  • Sudah digunakan di banyak negara, termasuk Indonesia
  • Banyak opsi sumber pendanaan
  • Memiliki sistem keamanan tinggi dan perlindungan konsumen

Kekurangan:

  • Biaya tinggi untuk transaksi internasional dan penarikan dana
  • Beberapa negara dibatasi atau akunnya bisa diblokir tanpa alasan yang jelas
  • Pengguna kadang-kadang mengalami kesulitan dalam mendapatkan pengembalian dana atau menyelesaikan sengketa, meskipun PayPal menawarkan program perlindungan pembeli.

8.  Virtual credit card

Kartu kredit virtual digunakan untuk melakukan pembayaran online dengan lebih aman dan efisien. Kartu ini memiliki nomor sementara yang bisa digunakan untuk transaksi tertentu, mengurangi risiko pencurian data.

Kelebihan:

  • Meningkatkan keamanan dalam transaksi online
  • Bisa membatasi jumlah dan jangka waktu penggunaannya
  • Banyak kartu kredit menawarkan program reward, seperti cashback, poin, atau diskon khusus untuk pembelian tertentu.

Kekurangan:

  • Tidak bisa digunakan untuk transaksi fisik atau offline
  • Tidak diterima oleh semua merchant
  • Meningkatkan gaya hidup konsumtif
Baca Juga: VCC untuk Bisnis: Kendalikan Pengeluaran lebih Mudah

9. Physical card

Kartu kredit atau debit fisik digunakan untuk transaksi langsung atau pembayaran offline. Kartu ini lebih praktis untuk pembelian yang memerlukan pembayaran di tempat.

Kelebihan:

  • Dapat digunakan untuk transaksi di toko dan online
  • Biasanya menawarkan berbagai manfaat tambahan seperti asuransi perjalanan
  • Anda dapat langsung menarik uang tunai di ATM atau melakukan transaksi tanpa perlu koneksi internet

Kekurangan:

  • Rentan hilang atau dicuri
  • Biaya tahunan dan bunga yang tinggi pada beberapa jenis kartu
  • Rentan terhadap kerusakan fisik
Baca Juga: Panduan Praktis Memilih Kartu Debit Bisnis yang Efisien

10. International remittance

Pembayaran internasional mengharuskan perusahaan untuk mengirim dana ke luar negeri. Biasanya, biaya transfer yang lebih tinggi dan memerlukan perhatian khusus dalam konversi mata uang.

Kelebihan:

  • Mudah untuk pengiriman uang ke luar negeri
  • Banyak platform yang mendukung berbagai mata uang dan negara
  • Layanan seringkali memiliki sistem keamanan yang kuat

Kekurangan:

  • Biaya transfer yang tinggi terutama untuk negara tertentu
  • Kecepatan transfer bisa berbeda tergantung penyedia layanan
  • Kurs mata uang yang tidak menguntungkan

Rekomendasi software manajemen pembayaran

bills mekari expense

Tanpa sistem manajemen pembayaran yang baik, perusahaan akan menghadapi berbagai tantangan seperti keterlambatan pembayaran, kesalahan pencatatan, dan kesulitan dalam mengelola berbagai metode pembayaran. Software manajemen pembayaran hadir sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut.

Untuk perusahaan yang mencari solusi manajemen pembayaran yang terintegrasi dan efisien, Bills dari Mekari Expense adalah pilihan yang sangat tepat, dengan fitur sebagai berikut: 

  • Otomatisasi pencatatan faktur: Dengan teknologi OCR berbasis AI, unggah dokumen faktur atau deteksi otomatis faktur dari email, dan data akan langsung terintegrasi dengan sistem secara tepat.
  • Pembayaran domestik: Transfer pembayaran ke lebih dari 50 bank di Indonesia (seperti BCA, Mandiri, BNI, dll) melalui satu platform.
  • Pembayaran internasional: Kirim pembayaran ke luar negeri dengan kurs yang kompetitif dan pantau statusnya secara langsung.
  • Optimalkan pencatatan dan approval: Sesuaikan alur persetujuan pembayaran dengan kebijakan perusahaan dan setujui atau tolak beberapa pengajuan secara bersamaan.
  • Manajemen vendor: Kelola dan buat database vendor domestik maupun internasional dengan mudah untuk memperlancar proses pengadaan.
  • Integrasi dengan software akuntansi: Sinkronisasi otomatis sesuai dengan kategori software akuntansi Mekari Jurnal tanpa perlu input manual.

Dengan menggunakan Mekari Expense, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Referensi

AvidXchange. ”Payment Management System
The CFO Club. ”How to Find the Best Payment Management System

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami