Perbedaan Cost & Expense dengan Contoh Praktis

Mekari Insight

Cost bukan expense, dan sebaliknya. Cost itu pengeluaran untuk beli aset (belum dipakai), sedangkan expense adalah biaya yang sudah dikonsumsi dan langsung memotong laba. Bedanya tipis, tapi efeknya besar untuk laporan keuangan.
Kenali jenis cost dan expense agar tidak salah strategi. Dari biaya produksi, gaji, sewa, sampai depresiasi—semua punya dampak beda ke laba, cash flow, dan nilai perusahaan.
Ingin kontrol pengeluaran tanpa pusing? Gunakan Mekari Expense. Semua biaya—dari operasional harian sampai reimburse karyawan—bisa dipantau dalam satu dashboard, terintegrasi otomatis dengan HR dan akuntansi.

Konsep cost dan expense sering dianggap sama, padahal sebenarnya berbeda. Memahami perbedaannya penting agar Anda bisa lebih cermat dalam mengelola anggaran dan merencanakan keuangan bisnis.

Di artikel ini, Mekari akan membahas secara lengkap apa perbedaan antara cost dan expense, beserta contoh praktisnya. Yuk, simak penjelasannya!

Apa itu cost dan expense?

Cost adalah uang yang dikeluarkan untuk membeli atau mendapatkan sesuatu, seperti barang atau layanan, tapi belum digunakan. Selama barang tersebut belum dipakai, biayanya masih dianggap sebagai aset.

Misalnya, Anda membeli mobil seharga Rp600 juta. Itu adalah cost mobil, dan akan dicatat sebagai aset tetap, karena mobilnya belum dipakai.

Expense adalah biaya yang sudah dipakai atau digunakan. Ketika suatu barang atau aset sudah dikonsumsi atau dijual, cost tersebut jadi expense.

Contohnya, mobil yang Anda beli tadi akan menjadi expense melalui depresiasi setiap tahun, karena sudah dipakai.

Berikut adalah tabel perbandingan agar Anda dapat memahami perbedaan beban dan biaya lebih jelas.

Aspek	Cost	Expense
Definisi	Pengeluaran untuk memperoleh aset atau sumber daya yang masih punya nilai ekonomi di masa depan	Pengeluaran yang manfaatnya langsung habis dalam satu periode akuntansi
Letak di Laporan Keuangan	Dicatat di neraca (balance sheet) sebagai aset	Dicatat di laporan laba rugi (income statement) sebagai beban
Periode Akuntansi	Berlaku lebih dari satu periode, manfaat jangka panjang	Berlaku hanya untuk satu periode akuntansi, manfaat langsung habis
Sumber Pendanaan	Umumnya berasal dari modal atau pinjaman untuk investasi jangka panjang	Umumnya berasal dari pendapatan operasional, untuk kebutuhan rutin
Dampak pada Profitabilitas	Tidak langsung mengurangi laba, karena masih berbentuk aset dan hanya mengalami penyusutan	Langsung mengurangi laba, karena dianggap sebagai beban operasional
Manfaat Ekonomi	Memberikan manfaat ekonomi jangka panjang dan bisa menghasilkan pendapatan di masa depan	Memberikan manfaat hanya pada periode berjalan, tidak ada nilai ekonomi di masa depan
Contoh	Pembelian mesin, gedung, kendaraan, pengembangan aplikasi	Gaji karyawan, listrik bulanan, biaya promosi, biaya sewa bulanan

Baca Juga: Expense Management: Strategi Kelola Pengeluaran Lebih Efisien

Jenis jenis cost dan contohnya

Dengan memahami kategori-kategori biaya ini, perusahaan bisa lebih bijak dalam mengelola anggaran dan merencanakan keuangan dengan lebih tepat.

1. Biaya produksi

Biaya yang secara langsung berhubungan dengan proses pembuatan barang atau jasa.

Biaya bahan baku: Pengeluaran untuk membeli bahan yang digunakan dalam produksi barang. Contoh: Tepung, gula, dan telur yang dibutuhkan oleh perusahaan roti untuk membuat kue.
Biaya tenaga kerja langsung: Upah yang dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung dalam produksi. Contoh: Gaji pekerja yang bekerja di lini produksi pakaian.
Biaya overhead pabrik: Biaya tambahan yang tetap harus dibayar meski produksi tidak berjalan. Contoh: Biaya listrik dan air untuk operasional mesin di pabrik.

Baca Juga: Mengenal Pengertian dan Contoh Biaya Produksi

2. Biaya non-produksi

Biaya yang mendukung operasional bisnis tetapi tidak terlibat langsung dalam produksi barang atau jasa.

Biaya pemasaran: Pengeluaran yang digunakan untuk mempromosikan produk atau jasa. Contoh: Biaya iklan, promosi di media sosial, atau biaya untuk melakukan riset pasar.
Biaya administrasi: Pengeluaran yang berkaitan dengan operasional manajerial dan administrasi bisnis. Contoh: Sewa kantor, gaji staf administrasi, dan pembelian alat kantor.
Biaya riset dan pengembangan: Biaya untuk mengembangkan produk baru atau meningkatkan kualitas produk yang sudah ada. Contoh: Pengeluaran untuk eksperimen atau studi pasar yang bertujuan untuk menciptakan produk inovatif.

3. Biaya tetap vs. biaya variabel

Kategorisasi biaya berdasarkan hubungan mereka dengan volume produksi.

Biaya tetap (fixed cost): Biaya yang jumlahnya tidak berubah meskipun jumlah produk yang dihasilkan berfluktuasi. Contoh: Biaya sewa gedung pabrik, gaji manajer tetap.
Biaya variabel (variable cost): Biaya yang bergantung langsung pada jumlah barang yang diproduksi. Contoh: Biaya bahan baku, upah pekerja harian yang tergantung pada jumlah produksi.
Biaya semi-variabel (mixed cost): Gabungan antara biaya tetap dan variabel. Contoh: Biaya listrik pabrik yang memiliki biaya dasar tetap, namun akan meningkat sesuai dengan penggunaan mesin yang lebih banyak saat produksi meningkat.

Jenis-jenis expense dalam akuntansi

Expense adalah pengeluaran yang harus ditanggung oleh perusahaan dalam satu periode akuntansi. Berikut adalah beberapa kategori utama yang perlu diketahui:

1. Beban operasional (operating expenses)

Biaya yang dikeluarkan untuk mendukung operasional sehari-hari perusahaan.

Beban gaji: Pengeluaran untuk membayar gaji karyawan yang tidak terlibat langsung dalam produksi, seperti staf administrasi atau marketing.
Beban sewa: Biaya yang dikeluarkan untuk menyewa tempat usaha, kantor, atau gudang
Beban iklan dan promosi: Pengeluaran yang digunakan untuk mempromosikan produk atau jasa, agar lebih dikenal oleh konsumen.
Beban utilitas: Pengeluaran untuk kebutuhan dasar operasional seperti listrik, air, internet, dan telepon.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

2. Beban non-operasional (non-operating expenses)

Biaya yang tidak terkait langsung dengan kegiatan produksi atau operasional, tetapi tetap harus dibayar perusahaan.

Beban bunga: Biaya yang timbul akibat utang perusahaan, yang harus dibayar kepada pihak pemberi pinjaman.
Beban penyusutan (depreciation expense): Biaya yang berhubungan dengan penurunan nilai aset tetap, seperti mesin atau kendaraan, seiring waktu.
Beban kredit macet (bad debt expense): Kerugian yang diakibatkan oleh piutang yang tidak bisa tertagih dari pelanggan.
Beban pajak: Pajak yang wajib dibayar oleh perusahaan kepada pemerintah.

Cost dan expense dalam akuntansi dan pajak

Dalam akuntansi, cost adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli aset, termasuk biaya pengiriman dan pemasangan. Aset ini akan terdepresiasi seiring waktu.

Sementara itu, expense tercatat di laporan laba rugi dan mengurangi pendapatan, yang akhirnya mempengaruhi laba bersih. Kadang, cost bisa berubah jadi expense saat aset digunakan, seperti melalui penyusutan.

Untuk pajak, cost tidak langsung mempengaruhi pajak, tetapi depresiasi dari aset dapat mengurangi pendapatan yang dikenakan pajak. Sebaliknya, expense langsung berpengaruh pada pajak karena biaya operasional yang dikeluarkan bisa dikurangkan dari pajak.

Beberapa cara mengurangi pajak dengan expense:

Membeli persediaan dan perlengkapan
Membayar sewa atau asuransi di muka
Menghapus nilai piutang macet atau peralatan rusak
Memberikan bonus karyawan

Dampak cost dan expense terhadap keuangan perusahaan

Cost dan expense adalah dua elemen penting dalam keuangan perusahaan yang mempengaruhi banyak aspek bisnis, mulai dari laba, arus kas, hingga nilai perusahaan.

1. Dampak terhadap laba perusahaan

Laba adalah indikator utama kesehatan finansial bisnis. Cost dan expense memiliki peran besar dalam menentukan seberapa besar keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan.

Cost: Cost seperti pembelian aset (misalnya mesin atau peralatan) tidak langsung mengurangi laba karena dicatat sebagai investasi jangka panjang dalam neraca dan mengalami penyusutan secara bertahap.
Expense: Pengeluaran operasional seperti gaji, listrik, dan iklan langsung mengurangi laba bersih. Semakin besar expenses, semakin kecil laba yang diperoleh perusahaan dalam periode berjalan.

Jika perusahaan tidak cermat mengelola pengeluaran, laba bisa habis hanya untuk membayar expenses yang membengkak.

2. Dampak terhadap arus kas (cash flow)

Arus kas yang sehat sangat penting bagi kelangsungan bisnis. Meskipun laba besar, jika cash flow terganggu, bisnis bisa tetap terancam.

Cost dan liquidity: Pembelian aset dalam jumlah besar tanpa perencanaan yang matang dapat mengganggu likuiditas perusahaan. Jika modal habis untuk membeli peralatan baru, perusahaan mungkin kesulitan untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari.
Expense dan cash flow negatif: Expense yang tidak terkontrol dapat menyebabkan kebocoran kas, membuat perusahaan kesulitan membayar kewajiban jangka pendek seperti gaji karyawan atau tagihan listrik.

Perusahaan harus memastikan bahwa arus kas tetap seimbang antara pemasukan dan pengeluaran agar bisnis dapat berjalan lancar.

3. Dampak terhadap nilai perusahaan

Investor dan pemegang saham tidak hanya melihat laba, tetapi juga bagaimana perusahaan mengelola cost dan expense-nya.

Investasi dalam cost yang tepat: Mengalokasikan dana untuk teknologi baru atau peningkatan kapasitas produksi dapat meningkatkan daya saing perusahaan, yang pada gilirannya meningkatkan nilai perusahaan.
Expense yang boros: Pengeluaran operasional yang tidak efisien dapat membuat investor ragu. Misalnya, biaya perjalanan bisnis yang berlebihan atau pemasaran yang tidak efektif bisa menurunkan kepercayaan investor terhadap perusahaan.

Pengelolaan cost dan expense yang baik dapat meningkatkan daya tarik perusahaan di mata investor dan meningkatkan nilai perusahaan di pasar modal.

4. Dampak terhadap keputusan bisnis

Keputusan bisnis yang strategis sangat dipengaruhi oleh cost dan expense yang dikeluarkan perusahaan.

Cost yang tinggi: Jika biaya produksi terlalu tinggi, perusahaan akan kesulitan menjual produk dengan harga yang kompetitif. Ini bisa menurunkan daya saing dan membuat pelanggan beralih ke kompetitor.
Kontrol expense operasional: Jika biaya operasional tidak terkontrol, margin keuntungan bisa menyusut dan menyebabkan kesulitan finansial. Misalnya, restoran yang tidak mengatur biaya bahan baku dengan baik bisa mengalami masalah keuangan.
Investasi yang tidak tepat: Salah menghitung anggaran investasi bisa mengarah pada pengeluaran besar yang tidak menghasilkan keuntungan. Misalnya, membangun pabrik baru di saat permintaan pasar menurun dapat menjadi beban finansial.

Perusahaan perlu memiliki strategi keuangan yang tepat dalam mengelola cost dan expense agar setiap keputusan bisnis yang diambil benar-benar menguntungkan.

Kelola expense perusahaan lebih efisien dan transparan dengan Software Expense Management

Kelola pengeluaran bisnis secara lebih efisien, transparan, dan strategis dengan Mekari Expense, software expense management terbaik di Indonesia.

Dirancang khusus untuk mendukung kinerja tim finance, Mekari Expense membantu menyederhanakan proses manajemen biaya melalui otomatisasi yang cerdas.

Keunggulan Mekari Expense:

Mengurangi pekerjaan manual dengan otomatisasi pencatatan dan pelaporan pengeluaran.
Meningkatkan efisiensi tim finance dalam memantau dan mengelola pengeluaran perusahaan.
Integrasi penuh dengan:
- Mekari Talenta untuk pencatatan reimburse dan benefit karyawan.
- Mekari Jurnal untuk otomatisasi akuntansi dan rekonsiliasi pengeluaran.
Satu dashboard terpusat yang menyatukan seluruh proses pengelolaan expense secara real-time.

Jadikan pengelolaan pengeluaran perusahaan lebih terstruktur dan terkendali dengan solusi terintegrasi dari Mekari.