Custom ERP: Kembangkan Software ERP sesuai Kebutuhan Bisnis

Ketika alur kerja bisnis semakin kompleks, fitur paket ERP off-the-shelf standar tak lagi mampu mengakomodasi kebutuhan Anda—berisiko meningkatkan TCO.

Di titik ini, Anda perlu software dengan skalabilitas yang lebih tinggi untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Custom ERP dapat menjadi solusi terbaik. Dengan mengkustomisasi ERP yang telah Anda terapkan, Anda dapat meningkatkan skalabilitasnya menyesuaikannya dengan kebutuhan secara hemat.

Lalu bagaimana cara kerjanya? Simak selengkapnya.

Apa Itu Custom ERP?

Custom ERP adalah pengembangan atau perluasan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) agar dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang unik dan spesifik.

Kustomisasi ini mulai marak karena perusahaan memerlukan ERP yang lebih scalable dan terintegrasi agar selaras dengan proses operasional dan kebutuhan industri mereka.

Alih-alih memaksakan agar proses bisnis dengan fitur paket ERP yang tersedia, custom ERP menempatkan proses bisnis sebagai fokus utama dan membuat modul, workflow, serta integrasi yang lebih tepat sasaran.

Tanda-Tanda Perusahaan Membutuhkan Custom ERP

Anda mulai perlu mempertimbangkan penerapan solusi ERP custom ini saat perusahaan Anda mengalami kondisi-kondisi berikut:

• Proses bisnis yang unik: Perusahaan Anda memiliki prosedur atau aktivitas operasional khusus yang tidak didukung oleh fitur ERP biasa.
• Kebutuhan industri yang spesifik: Dalam sektor bisnis tertentu, perusahaan seringkali membutuhkan fitur-fitur khusus agar dapat memenuhi standar dan regulasi.
• Kebutuhan integrasi yang lebih kompleks: Anda mungkin memerlukan sistem ERP yang dapat terintegrasi dengan sistem lain maupun aplikasi pihak ketiga. Custom ERP dapat memfasilitasinya dan memastikan proses yang seamless.
• Pengalaman pengguna kurang baik: ERP dengan antarmuka dan alur kerja custom dapat dikembangkan agar menjadi lebih intuitif dan selaras dengan pekerjaan tim Anda sehari-hari.

Baca Juga: Perbedaan SaaS vs ERP, Mana yang Sesuai untuk Bisnis Anda?

Bentuk Custom ERP yang Paling Banyak Dibutuhkan Perusahaan 

Ada beberapa bentuk kustomisasi ERP yang paling umum diterapkan oleh berbagai perusahaan, antara lain:

1. Custom Modules

Anda dapat mengembangkan kemampuan ERP yang sudah Anda miliki menjadi lebih kompleks dan sesuai kebutuhan bisnis dengan modul-modul khusus.

Membuatnya pun tidak perlu repot coding. Anda dapat memanfaatkan platform low-code/no-code dengan sistem drag and drop untuk mengembangkan setiap modul dengan mudah.

Dengan kustomisasi ini, sistem ERP dapat berjalan lebih fleksibel dan scalable, sesuai proses operasional perusahaan yang Anda tetapkan.

Baca Juga: Rekomendasi 10 No Code App Builder Terbaik untuk Membuat Aplikasi

2. Workflow dan Integrasi

Dengan custom ERP, Anda dapat menyesuaikan workflow ERP menjadi lebih intuitif bagi pengguna.

Tak hanya itu, Anda juga dapat mengintegrasikan alur kerja dari berbagai modul agar proses bisnis menjadi lebih cepat dan seamless.

Saat kondisi atau tindakan tertentu terjadi, sistem akan langsung menjalankan aksi sesuai proses operasional yang telah Anda tetapkan di perusahaan.

Contohnya, saat stok barang sudah mencapai minimal yang Anda tentukan di modul inventory management, maka sistem akan langsung mencatat permintaan pembelian pada modul procurement.

Baca Juga: 7 Platform No Code Workflow Automation Terbaik untuk Bisnis

3. Insight / Report Builder

ERP dapat memberikan Anda berbagai data tentang proses bisnis yang berjalan di perusahaan.

Custom ERP membantu Anda memvisualisasikan data tersebut menjadi dashboard terpadu dan laporan otomatis yang dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan.

Dengan demikian, data dari berbagai modul ERP dapat tersinkronisasi secara real-time dan Anda dapat menyajikannya atau mengambil keputusan dengan lebih mudah.

Baca Juga: 8 Software Business Intelligence dan Rekomendasi Custom Software

Contoh Custom Module ERP

Modul tambahan yang dapat dibuat oleh custom ERP sangat bervariasi dan mampu menjangkau proses bisnis yang sangat spesifik. Mulai pengadaan hingga manajemen aset, semua dapat terfasilitasi.

1. Vendor Management System

Dengan modul yang terkustomisasi, vendor management system mampu menjangkau dan mengikuti seluruh proses operasional bisnis.

Dengan pembaruan status otomatis dan penilaian berbasis data, proses manajemen vendor jadi lebih terpusat dan pengambilan keputusan lebih akurat.

Modul-modul yang dapat Anda kustomisasikan antara lain:

• Database Vendor: Menyimpan profil pemasok secara terpusat (legalitas, kontak, kategori, dan biaya supply) agar pencarian dan validasi lebih cepat.
• Performance Vendor: Menilai kinerja pemasok berbasis metrik tertentu untuk dasar evaluasi dan negosiasi selanjutnya.
• Payment Management: Mengatur termin, jadwal, metode, dan rekonsiliasi pembayaran vendor dengan kontrol anggaran dan approval.
• Status Vendor: Memantau status onboarding, pengiriman barang, serta kepatuhan dokumen secara real time.
• Contract & Purchase Management: Mengelola kontrak, SLA, PR-PO-GR, dan 3-way matching agar audit setiap pembelian lebih mudah.
• Data Reporting Tools: Menyediakan laporan dan dashboard spend/kinerja vendor yang terpusat dan dapat diakses secara real-time.

2. Procurement Management System

Modul ERP procurement yang terkustomisasi tak hanya mampu mengelola pengadaan di perusahaan secara otomatis, tetapi juga memetakan kebutuhan dan anggaran dengan lebih matang. 

Bahkan, proses sourcing atau pembukaan tender pada awal pengadaan juga dapat Anda kelola dengan adanya custom ERP module.

Modul yang dapat dikembangkan dalam ERP custom ini antara lain:

• Bidding Creation & Announcement: Membuat dokumen tender/RFQ lengkap (lingkup, kriteria, timeline) dan mengumumkannya ke vendor yang dipilih.
• Quotation Management: Mengumpulkan dan membandingkan penawaran vendor (harga dan riwayat teknis) secara otomatis untuk evaluasi yang objektif.
• Ongoing Bidding Monitoring: Memantau progres tender secara real-time agar timeline terjaga dan manajemen risiko yang lebih cepat.
• Winning Vendor Selection: Menetapkan pemenang berbasis bobot kriteria dengan persetujuan berlapis agar keputusan transparan dan mudah diaudit.
• Goods & Service Delivery: Melacak pengiriman barang/jasa dari PO hingga penerimaan, termasuk jadwal, bukti serah terima, dan penanganan pengecualian.
• Contract Management: Menyusun, menyimpan, menandatangani (integrasi E-Sign), memantau hingga mengarsipkan kontrak/SLA beserta masa berlaku, lampiran, dan kepatuhan terhadap klausul.
• Data Reporting Tools: Menyajikan dashboard pengadaan (savings, lead time, compliance, spend per kategori/vendor) secara real-time dengan antarmuka yang mudah.

Baca Juga: 10 Source to Pay Software Terbaik untuk Pengadaan Perusahaan

3. Inventory Management System

Modul manajemen inventaris yang lengkap sangat penting bagi industri retail dan manufaktur yang perlu kontrol, monitoring, dan tracking stok barang yang ketat.

Dengan modul inventory management system terkustomisasi, Anda dapat memastikan kebutuhan produksi dan pasar terpenuhi serta mengontrol situasi barang dengan efektif.

Custom modules-nya meliputi:

• Inventory Control: Mengatur level stok, lot/batch, dan metode FIFO/FEFO dengan alert minimum/maximum agar ketersediaan tetap optimal.
• Purchasing Generator: Membuat permintaan pembelian otomatis berbasis stok barang saat ini, lead time, dan permintaan historis untuk mencegah stockout. 
• Order Management: Mengelola penerimaan, pemrosesan, dan pemenuhan pesanan—termasuk alokasi stok, backorder, dan retur—agar pengiriman tepat waktu.
• Volume Forecasting: Memprediksi kebutuhan stok menggunakan tren penjualan, musiman, dan data promosi untuk perencanaan yang lebih akurat. 
• Multi-Warehouse Sync: Menyinkronkan persediaan antar gudang secara real time, mendukung transfer dan visibilitas penuh di tiap lokasi.
• Complete Report & Analytics: Menyediakan laporan dan analitik inventaris yang ringkas serta dapat disesuaikan (mis. periode, lokasi, kategori) untuk memudahkan pemantauan dan pengambilan keputusan.

4. Asset Management System

Dengan sistem manajemen aset yang modulnya terkustomisasi penuh, Anda dapat mengelola seluruh siklus aset tetap secara otomatis.

Asset management system juga menyediakan visibilitas terpusat secara real-time untuk menghilangkan ‘ghost assets’, mencegah pencurian, dan memastikan kendali penuh atas lokasi, kondisi, dan kepemilikan aset.

Modul sistem manajemen aset yang dapat Anda kustom antara lain: 

• Asset Registration: Mencatat aset baru dengan identitas unik, kategori, nilai perolehan, lokasi awal, pemilik, dan dokumen pendukung.
• Update Asset Information: Memperbarui status, lokasi, kondisi, dan kepemilikan secara real time dengan audit trail yang rapi saat terjadi transfer.
• Asset Renovation/Maintenance: Menjadwalkan serta melacak maintenance preventif maupun korektif, parts & biayanya, downtime, hingga penanda akhir masa pakai.
• Asset Control and Distribution: Mengelola check-in/check-out dan transfer antar unit/cabang dengan jejak digital untuk mencegah kehilangan dan memastikan akuntabilitas.

Baca Juga: 8 Enterprise Asset Management (EAM) Software Terbaik

Contoh Custom Workflow & Integrasi ERP

Selain pembuatan modul, custom ERP juga mampu membuat alur kerja dan integrasi kustom antar modul ERP.

1. Otomatisasi Penghitungan Gaji dari Absensi

Saat karyawan tidak mengisi presensi dalam satu hari, baik clock-in maupun clock-out, aplikasi absensi pada umumnya akan mencatatnya sebagai time-off. 

Jika karyawan tersebut tak lagi memiliki kuota cuti, maka akan tercatat sebagai unpaid leave yang dapat berujung pengurangan gaji.

Akan tetapi, menghitung pengurangan gaji tersebut secara manual melelahkan, berisiko kesalahan, dan menambah beban tim HR & keuangan.

Untuk itu, custom ERP hadir dengan custom workflow dan integrasi antara modul pencatatan absensi dengan modul penggajian.

Setiap unpaid leave pada absensi karyawan akan tercatat dan memicu perhitungan pengurangan gaji.

Ini juga berlaku jika karyawan mengajukan lembur dan disetujui, maka modul penggajian akan menghitung kompensasinya secara otomatis.

2. Deals & Sales Stage Automation

Pada paket ERP biasa, Anda umumnya perlu memindahkan leads yang didapatkan tim sales pada modul CRM secara manual.

Sebab, informasi atau data yang masuk berasal dari beberapa sumber dan modul CRM tidak mampu bertukar informasi secara default.

Proses pemindahan leads / deals secara manual mengonsumsi banyak waktu dan rentan kesalahan. Untuk itu, Anda perlu membuat custom workflow dengan bantuan trigger. 

Dengan ERP custom ini, tim sales dapat membuat atau memindahkan deals setiap ada trigger berupa progres atau perubahan status pada kesepakatan yang ditangani.

3. Marketing Campaign Automation

Custom ERP juga dapat mengautomasi alur marketing campaign lintas sistem—dari triggering tugas berbasis pembaruan CRM, sinkronisasi data, hingga persetujuan end-to-end.

Dengan demikian, tim pemasaran bisa bergerak lebih cepat dan konsisten.

Contoh custom workflow dan integrasi yang bisa dikembangkan meliputi:

• Automation for Campaign: Menjalankan kampanye terjadwal ataupun berbasis trigger kondisi maupun aksi secara otomatis dalam satu platform.
• Automatic Notification: Mengirim notifikasi real-time ke kanal pilihan (email, chat, in-app) saat terjadi event penting agar respons tim lebih cepat.
• Automation for Leads: Mengotomatiskan scoring, assignment, dan nurturing lead berdasarkan perilaku/atribut sehingga konversi lebih terarah.
• Approval Flow: Menyediakan alur persetujuan konten/anggaran yang dapat dikonfigurasi agar kontrol tetap terjaga.
• Integrations: Menghubungkan CRM, kanal kampanye, dan sistem internal/eksternal lain untuk pertukaran data yang mulus dan pelacakan menyeluruh.

4. Integrasi Antar ERP

Kustomisasi juga dapat membantu Anda mengintegrasikan workflow antara beberapa ERP sekaligus.

Misalkan saja HRIS Mekari Talenta dan IDAS Mekari Sign untuk proses persetujuan kontrak dan onboarding karyawan baru.

Ini adalah alur kerja terintegrasi yang dapat Anda bangun secara custom:

1. Tim HR menambah data karyawan baru di Mekari Talenta.
2. Mekari Talenta membuat kontrak melalui template yang telah diatur.
3. Mekari Talenta mengirim template secara otomatis ke email dan akun Mekari Sign karyawan.
4. Karyawan menandatangani kontrak melalui Mekari Sign. 
5. Kontrak yang tertanda tersimpan di Mekari Talenta.
6. Notifikasi otomatis terkirim ke tim HR/Admin Mekari Talenta.

Integrasi custom ini tidak hanya dapat berjalan pada satu ekosistem, melainkan juga dapat berjalan pada beberapa vendor ERP sekaligus. 

Jadi, meskipun penyedia HRIS Anda berbeda dengan IDAS, Anda tetap dapat mengintegrasikan alur kerja dari kedua brand ERP tersebut.

Contoh Custom Insight / Report Builder

Membuat insight atau report builder secara custom membantu perusahaan mengelola dan menyatukan data lintas sistem agar pengambilan keputusan lebih cepat dan akurat.

1. Executive Dashboard

Dengan kustomisasi ERP ini, Anda dapat memantau seluruh data secara real-time.

Data yang dihimpun dan ditampilkan pun dapat Anda kustomisasikan sesuai kebutuhan dari seluruh sistem ERP yang ada di perusahaan Anda.

Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi membuat maupun mengelola laporan secara manual.

2. KPI & OKR Tracker

Untuk mengelola dan melacak OKR/KPI tim dalam satu platform otomatis, Anda dapat memanfaatkan custom dashboard yang fleksibel, sesuai alur kerja Anda. 

Karyawan juga dapat memperbarui progres secara mandiri dan sistem mencatat capaian secara real-time, termasuk bobot, tenggat, serta metrik kuantitatif/kualitatif yang ditetapkan perusahaan. 

Beberapa modul yang umum digunakan dalam dashboard KPI & OKR Tracker yang bisa dikustom antara lain:

• Goal Owner: Menetapkan penanggung jawab tiap tujuan agar akuntabilitas jelas.
• Goal Setting: Mendefinisikan tujuan/target beserta bobot, tenggat, dan metrik.
• Goal Action: Mencatat rencana aksi dan tugas turunan untuk eksekusi yang lebih mudah dan terarah.
• Goal Tracker: Memantau capaian secara real-time, termasuk update mandiri oleh karyawan.
• Progress Visualization: Menampilkan progres dalam grafik & indikator yang mudah dibaca.
• Goal Cascading: Menurunkan tujuan perusahaan ke tim atau individu agar selaras.
• Goal Library: Menyimpan template tujuan/KPI yang siap digunakan ulang.
• Report & Dashboard: Menyajikan ringkasan capaian secara otomatis dan real-time dalam dashboard terpadu.

Proses Pengembangan Custom ERP

Pengembangan ERP secara custom sebaiknya bergerak dari kebutuhan bisnis ke solusi teknis secara iteratif, agar risiko rendah dan nilai cepat terasa.

Berikut langkah-langkah yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:

1. Analisis Kebutuhan Bisnis

Sebelum memulai kustomisasi, Anda perlu mengidentifikasi dan memahami kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu.

Lalu, petakan kebutuhan mana saja yang belum ter-cover oleh ERP yang telah Anda miliki.

Jangan lupa buat logika alur kerja operasional perusahaan Anda agar custom workflow berjalan mulus.

2. Pemilihan Teknologi

Tentukan arsitektur dan platform sesuai kebutuhan bisnis yang telah teridentifikasi.

Platform Low-code/no-code umumnya paling mudah dan cost-efficient untuk mengkustom dengan cepat, intuitif, dan hemat biaya development.

Baca Juga: 15 Contoh Penerapan Low-Code Development di Berbagai Industri

3. Perencanaan

Susun rencana proyek termasuk anggaran, timeline, dan peran masing-masing tim. 

Sertakan juga strategi migrasi & integrasi data serta manajemen risiko agar transisi ke custom ERP berjalan aman.

Baca Juga: Cara Membuat Budgeting Perusahaan, Contoh, dan Template

4. Pengembangan

Mulai bangun custom ERP, baik dari sisi back end maupun front end dengan teknologi yang telah dipilih.

Penggunaan low-code/no-code platform membuat tahapan ini jauh lebih sederhana, cukup drag-and-drop saja.

Yang terpenting adalah workflow logic harus sudah terdefinisi dengan baik pada tahap-tahap sebelumnya.

5. Testing

Lakukan uji fungsional, kinerja, integrasi dan keamanan. Jangan lupa untuk melibatkan karyawan atau pengguna secara langsung.

6. Peluncuran

Jadwalkan cut-over terencana beserta user training & onboarding berbasis peran.

Jika Anda bekerja sama dengan pihak lain untuk melakukan kustomisasi, pastikan mereka menyediakan panduan dan dukungan yang komprehensif untuk pengguna.

Akan lebih baik jika mereka menyediakan program pelatihan yang menyeluruh untuk seluruh karyawan Anda.

7. Pendampingan Pasca Peluncuran

Terus pantau jalannya custom ERP dan tangani isu awal hingga aplikasi berjalan stabil.

Jika bekerja sama dengan pihak lain, pastikan mereka menyediakan customer support yang responsif agar setiap permasalahan dapat selesai dengan cepat.

Anda juga perlu melakukan improvement berkelanjutan dan mulai menyusun roadmap fitur lanjutan berdasarkan concern atau saran pengguna.

Rekomendasi Platform & Jasa Custom ERP Terbaik

Untuk perusahaan yang ingin mengembangkan custom ERP secara mudah tanpa biaya IT dan development yang tinggi, Mekari Officeless dapat menjadi solusi yang tepat.

Mekari Officeless menyediakan pengembangan custom ERP dalam dua bentuk, yaitu:

• Platform low-code/no-code: Anda dapat membuat custom software dengan sedikit atau bahkan tanpa coding sama sekali. Cukup drag-and-drop dan perusahaan Anda siap bertransformasi ke solusi digital sesuai kebutuhan. 
• Jasa pembuatan aplikasi custom: Tak hanya platform, tim Mekari Officeless juga menyediakan layanan secara end-to-end untuk membantu perusahaan mengembangkan custom ERP sesuai spesifikasi dan kebutuhan perusahaan Anda.

Tunggu apa lagi? Digitalisasikan setiap proses unik dalam bisnis Anda sesuai standar perusahaan & tanpa terbebani banyak kebutuhan IT bersama Mekari Officeless!