Payroll gaji merupakan salah satu kegiatan yang sudah tidak asing atau familiar. Secara singkat payroll merupakan sistem yang digunakan untuk melakukan administrasi penggajian atau hitung gaji karyawan disebuah perusahaan.
Seperti yang diketahui untuk setiap bulannya, pihak HR perusahaan akan melakukan perhitungan gaji karyawan sesuai dengan gaji pokok, tunjangan, transport, uang makan dan masih banyak lainnya. Pada perusahaan yang mempunyai karyawan sampai dengan ribuan, untuk melakukan perhitungan gaji karyawan secara manual tentu saja akan menghabiskan banyak waktu.
Maka dari itu, dengan adanya bantuan alat aplikasi pembayaran perhitungan gaji karyawan bisa dilakukan secara mudah dan praktis. Sedangkan, untuk anda yang penasaran dengan penjelasan mengenai contoh payroll gaji bisa langsung simak lebih lengkapnya di bawah ini.
Pengertian Payroll Gaji
Secara pengertian payroll gaji merupakan sistem penggajian yang digunakan oleh perusahaan untuk membayar upah karyawan di periode tertentu. Upah yang diberikan oleh perusahaan bisa jangka waktu mingguan atau bulanan.
Sistem pada payroll adalah perhitungan gaji yang lebih modern dan menggantikan sistem upah harian. Sehingga, dengan hal tersebut dapat mempermudah pihak HRD perusahaan di saat akan mengelola gaji karyawan. Dengan perhitungan upah yang dilakukan dengan sistem payroll ini bisa dibayarkan dalam satu kali proses saja setiap bulannya.
Pastinya anda bisa membayangkan, ketika HR perusahaan melakukan perhitungan gaji setiap hari. Tentu saja, waktu yang dibutuhkan juga lebih banyak untuk mengurus gaji semua karyawan saja.
Apalagi untuk perusahaan yang mempunyai jumlah karyawannya banyak. Untuk masalah perhitungan payroll yang dilakukan secara manual ini akan lebih menyulitkan.
Pada saat anda melakukan perhitungan upah dengan menggunakan contoh payroll gaji akan mendapatkan beberapa rincian yang penting. Untuk beberapa rincian tersebut adalah komponen gaji, gaji pokok, uang makan, tunjangan, potongan PPh dan juga iuran BPJS.
Semua komponen perhitungan yang dikenakan oleh karyawan pada sebuah perusahaan ini, akan dituliskan secara detail pada slip gaji bulanan. Karyawan perusahaan juga bisa melakukan pengecekan untuk antisipasi terjadinya salah perhitungan.
Baca Juga: Cara Menghitung Kenaikan Gaji Berkala Bagi Karyawan Perusahaan dan Pegawai Negeri Sipil
Manfaat Contoh Sistem Payroll Gaji
Semua sistem yang ada di perkembangan teknologi seperti sekarang ini, akan memberikan beberapa manfaat kepada para penggunanya. Sama hal nya ketika perusahaan menggunakan contoh payroll gaji, ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan. Untuk beberapa manfaat ketika menggunakan sistem perhitungan payroll gaji adalah:
1. Mengetahui Laporan secara Lengkap pada Gaji Karyawan
Ketika perusahaan menggunakan aplikasi payroll gaji ketika melakukan perhitungan upah karyawan, hal tersebut akan mempermudah untuk mengetahui setiap komponen hitungan perbulannya. Seperti yang diketahui setiap perusahaan yang ada saat ini mempunyai beberapa komponen perhitungan penting, ketika akan memberikan upah kepada karyawan.
Biasanya perusahaan mempunyai beberapa komponen yang ada di perusahaan adalah potongan pajak, iuran biaya BPJS, dan masih banyak lainnya. Sehingga untuk jumlah akhir gaji yang diterima pada setiap bulannya ini sudah hasil bersih dan sesuai dengan hitungan.
2. Dapat Menghemat Waktu Divisi HR
Setiap perusahaan pasti mempunyai salah satu bagian yang berfungsi untuk melakukan perhitungan gaji para karyawannya. Satu bagian yang mengurus gaji karyawan adalah HR.
Dengan adanya contoh payroll gaji yang sudah menggunakan sistem kali ini sangat menghemat waktu untuk perusahaan di saat melakukan perhitungan upah karyawan. Contoh mudahnya adalah sistem payroll yang ada di sebuah perusahaan ini biasanya sudah langsung terintegrasi dengan aplikasi absensi karyawan di kantor.
3. Dapat Mempermudah Pembuatan Formulir Pajak Karyawan
Dengan adanya contoh payroll gaji yang menggunakan sistem ini, akan mempermudah perusahaan untuk membuat formulir pajak atau bukti potong pajak pada karyawan. Perusahaan dapat mengelola berbagai bukti potong pajak menggunakan e-bupot unifikasi. Sehingga dengan adanya kemudahan tersebut, perusahaan akan lebih efisien dan menghemat waktu mengurus pajaknya.
Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan dengan Sistem Manual pada Excel
Pada saat melakukan perhitungan gaji karyawan atau melakukan proses payroll, akan lebih mudah ketika menggunakan aplikasi dari Mekari. Sedangkan, untuk anda yang ingin mencoba sistem dari Mekari, bisa langsung saja mencobanya secara gratis.
Ketika anda ingin menerapkan perhitungan contoh payroll gaji dengan menggunakan sistem manual pada Excel harus mempersiapkan rumus-rumusnya terlebih dahulu. Rumus yang digunakan di saat akan melakukan perhitungan gaji karyawan di dalam sebuah perusahaan adalah VLOKKUP.
Selain itu, untuk melakukan perhitungan gaji di sebuah Excel juga bisa menggunakan form template. Form template yang biasanya digunakan adalah slip gaji yang berbentuk Excel.
Selanjutnya anda bisa langsung saja mempersiapkan data karyawan yang memang benar-benar dibutuhkan untuk melakukan perhitungan gaji dan take home pay. Untuk beberapa data yang dibutuhkan adalah:
- Penjelasan secara rinci mengenai perhitungan gaji pokok.
- Penjelasan secara rinci mengenai tunjangan tetap dan juga tunjangan tidak tetap.
- Memberikan penjelasan mengenai potongan gaji apa saja yang sudah diberlakukan oleh perusahaan.
Contohnya potongan BPJS kesehatan, BPJs ketenagakerjaan dan masih banyak lainnya.
Setelah semua data sudah didapatkan secara rinci dan jelas, maka pihak HR perusahaan bisa memulai melakukan perhitungan gaji karyawan. Bahkan di saat melakukan perhitungan dengan Excel sudah selesai, HR perusahaan bisa melakukan download slip gaji yang masih berbentuk Excel tersebut.
Contoh Payroll Gaji Pada Karyawan Tetap
Melakukan perhitungan payroll untuk gaji karyawan ini harus dilakukan oleh perusahaan di setiap bulannya. Selain itu, di dalam proses perhitungan pihak perusahaan juga langsung mengurangi dengan potongan pajak PPh 22.
Tentu saja, anda sudah mengerti bahwa untuk perhitungan gaji yang dilakukan oleh perusahaan ini tidak mudah. Hal tersebut bisa terjadi, karena perusahaan akan melakukan perhitungan gaji selama kurun waktu satu bulan terlebih dahulu. Setelah itu, perusahaan bisa mengambil penghasilan yang tidak terkena pajak sama sekali.
Untuk penghasilan yang kena pajak, akan langsung dikurangi dengan pajak PPh 21. Setelah itu, perusahaan bisa mengerti berapa besar gaji yang harus dibayarkan oleh setiap karyawannya.
Ada dua contoh payroll gaji pada pada karyawan yang akan dijelaskan di bawah ini. Untuk dua contoh yang akan diberikan adalah gaji karyawan tetap secara bulanan dan juga gaji karyawan tetap secara prorata.
1. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap (PKWTT) dalam Hitungan Bulanan
Edi adalah salah satu karyawan dari salah satu perusahaan Sukses Maju. Beliau sudah menikah dan mempunyai satu tanggungan satu anak. Sedangkan, di dalam satu bulan Edi bisa mendapatkan upah yang diterima sebesar Rp10.000.000,00. Maka dari itu, untuk perhitungan gaji payroll pada setiap bulannya Edi adalah:
| Gaji Sebulan | Rp10.000.000,00 | |
|---|---|---|
| Pengurangan pada biaya jabatan | 5% x Rp10.000.000,00 | ( – ) Rp500.000,00 |
| Gaji netto pada kurun waktu satu bulan | Rp9.500.000,00 | |
| Gaji netto pada kurun waktu satu tahun | 12 x Rp9.500.000,00 | Rp114.000.000,00 |
| Penghasilan yang tidak terkena pajak (PTKP) | ( – ) Rp63.000.000,00 | |
| Penghasilan yang terkena pajak (PKP) | Rp51.000.000,000 | |
| PPh 21 secara terutang | 5% x Rp51.000.000,00 | Rp2.550.000,00 |
| PPh 21 pada setiap bulan | Rp2.550.000,00 / 12 | Rp212.500,00 |
| Gaji yang harus dibayarkan oleh perusahan | Rp10.000.000,00 – Rp.212.500 | Rp9.787.000,00 |
Untuk penghasilan tidak kena pajak (PTKP) pada contoh payroll gaji perhitungan pada karyawan ini sudah ditetapkan oleh pemerintah. Sedangkan untuk perusahaan yang masih bingung, bisa langsung saja mengakses halaman pada Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
2. Contoh Perhitungan Gaji Pada Karyawan yang Tidak Tetap (PKWTT) dengan Prorata
Ketika perusahaan menerapkan contoh payroll gaji dengan dengan prorata, biasanya karyawan belum mempunyai saldo cuti. Sehingga, karyawan bisa melakukan atau mengambil kesempatan untuk unpaid leave.
Unpaid leave merupakan salah satu tindakan karyawan yang mengambil cuti dengan ketentuan dan syarat. Untuk maksud dari ketentuan dan syarat tersebut adalah perusahaan tidak mempunyai kewajiban untuk membayar cuti yang sudah diambil karyawan tersebut.
Dodi adalah salah satu karyawan di perusahaan Kerja Bakti. Pada saat Dodi belum menikah untuk upah bulanan yang diterima dari perusahaan Kerja Bakti adalah Rp8.000.000,00. Ketika Dodi sudah menerima unpaid leave selama tiga hari, maka untuk perhitungan yang harus dilakukan adalah:
Gaji = (Hari Kerja : Total Hari Kerja Sebulan) x Gaji Setahun
Pada contoh payroll gaji diatas adalah, misalnya Dodi hanya bekerja selama 22 hari di dalam kurun waktu 25 hari atau satu bulan. Untuk perhitungan gaji yang diterapkan pada Dodi adalah:
(22/25) x Rp8.000.000,00 = Rp7.040.000,00
Dengan hasil yang sudah diperhitungkan di atas, maka perusahaan bisa melangsungkan perhitungan payroll gaji bersih Dodi. Untuk perbedaannya adalah di penghasilan yang tidak terkena pajak (PTKP) saja.
Selama Dodi menjadi karyawan, belum menikah dan tidak memiliki tanggungan, maka untuk penghasilan tidak kena pajak (PTKP) adalah Rp54.000.000,00. Untuk perusahaan yang tidak ingin melakukan perhitungan secara manual, maka bisa dengan bantuan software payroll dari Mekari Talenta.
Contoh Payroll Gaji pada Karyawan yang Tidak Tetap
Peraturan Dirjen Pajak telah menerangkan bahwa untuk karyawan tidak tetap adalah karyawan yang akan mendapatkan penghasilan ketika karyawan tersebut bekerja berdasarkan jumlah hari kerja, unit hasil kerja dan masih banyak lainnya. Sehingga, untuk karyawan yang tidak tetap ini tetap saja bisa mendapatkan gaji secara bulanan dan juga harian.
Di bawah ini ada contoh payroll gaji pada karyawan yang tidak tetap dan harus diketahui oleh perusahaan. Untuk contoh payroll gaji pada karyawan ini bisa dilakukan perhitungan dengan bulanan maupun harian.
1. Contoh Melakukan Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) secara Bulanan
Perhitungan gaji karyawan tidak tetap (PKWT) secara bulanan ini mempunyai perbedaan dengan perhitungan gaji karyawan tetap. Untuk perbedaan yang sangat menonjol adalah dibagian potongan biaya jabatan.
Contohnya, Rini menjadi salah satu karyawan yang tidak tetap di perusahaan Sukses Mandiri. Pada saat Rini belum menikah, untuk upah bulanan yang bisa diterima adalah Rp6.000.000,00. Maka dari itu, untuk hitungan gaji bersih yang diterima oleh Rini adalah:
| Upah dalam kurun waktu satu tahun | Rp6.000.000,00 x 12 | Rp72.000.000,00 |
|---|---|---|
| Penghasilan yang tidak terkena pajak (PTKP) | ( – ) Rp54.000.000,00 | |
| Penghasilan yang terkena pajak (PKP) | Rp18.000.000,00 | |
| PPh 21 pada kurun waktu satu tahun | 5% x Rp18.000.000,00 | Rp900.000,00 |
| PPh 21 pada kurun waktu satu bulan | Rp900.000,00 / 12 | Rp75.000,00 |
| Gaji yang harus dibayarkan oleh pihak perusahaan | Rp6.000.000,00 – Rp74.000,00 | Rp5.925.000,00 |
Masih ada satu hal lagi yang harus diketahui oleh kalangan karyawan yaitu untuk gaji di bawah Rp4.500.000,00 tidak akan dikenakan pajak. Sehingga, untuk perhitungan contoh payroll gaji karyawan tidak tetap secara bulanan akan sedikit berbeda dengan perhitungan karyawan tetap.
2. Contoh Melakukan Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) secara Harian
Untuk para karyawan pastinya sudah tidak asing lagi ketika perusahaan memberlakukan upah secara harian. Tentu saja, ada alasan tertentu yang tidak perlu diketahui oleh para karyawan.
Sampai dengan saat ini ada beberapa perusahaan yang memberlakukan pembayaran upah karyawannya secara harian. Pada kasus kali ini, pihak pemerintah juga sudah mengeluarkan kebijakan yang hasilnya berbeda.
Ketika melakukan perhitungan contoh payroll gaji secara harian, ada empat kondisi PPh yang harus diketahui terlebih dahulu. Untuk empat perhitungan PPh yang dimaksud adalah:
| Penghasilan sehari-hari | Penghasilan kumulatif pada satu bulan | PPh yang Terutang |
|---|---|---|
| < Rp.450.000,00 | < Rp4.500.000,00 | Tidak diberlakukan potongan PPh 21 |
| < Rp.450.000,00 | < Rp4.500.000,00 | 5% x ( Upah – Rp.450.000,00 ) |
| > Rp.450.000,00 < Rp.450.000,00 | > Rp4.500.000,00 | 5% x ( Upah – PTKP ? 360 ) |
| > Rp.450.000,00 < Rp.450.000,00 | > Rp10.200.000,00 | Tarif pada pasal 17 x PKP setahun |
Dengan adanya tabel diatas mengenai hitungan PPh pada contoh payroll gaji harian dan tidak tetap yang kurang dari Rp450.000,00 dan jika diakumulasikan setiap bulannya adalah Rp4.500.000,00. Jumlah penghasilan tersebut tidak akan terkena potongan pajak.
Ketika seorang karyawan yang mempunyai penghasilan lebih dari Rp450.000,00 di dalam kurun waktu satu hari, maka untuk akumulasinya kurang dari Rp4.500.000,00 setiap bulannya. Selain itu, beliau juga akan mendapatkan gaji dengan potongan pajak sebesar 5% sesuai dengan total upah yang dikurang yaitu Rp450.000,00.
Berbeda lagi dengan seorang karyawan yang mempunyai akumulasi penghasilan setiap bulannya lebih dari Rp4.500.000,00. Maka dari itu, untuk gaji yang akan dikurangi adalah 5% dari PKP. Untuk penghasilan karyawan secara kumulatif di setiap bulan mencapai dengan Rp10.200.000,00. Pengurangan pajak yang dilakukan dalam kurun waktu satu tahun adalah 17 kali.
3. Contoh Melakukan Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) Dengan Prorata
Terkadang ada perusahaan yang sedang mempunyai kebutuhan secara mendadak dan meminta karyawan untuk bekerja di pertengahan bulan. Biasanya, dalam menerapkan contoh payroll gaji pada kali ini sudah menggunakan metode pro rata atau hitungan secara proporsional.
Dalam perhitungan payroll gaji ini dibagi menjadi dua jenis. Pada jenis pertama adalah berdasarkan hari kerja. Sedangkan, untuk jenis kedua adalah berdasarkan jam kerja.
a. Sesuai dengan contoh payroll gaji secara prorata berdasarkan jumlah hari kerja
Untuk karyawan yang tidak bekerja dengan penuh, maka untuk gaji atau upah yang diberikan tidak bulat. Perusahaan juga harus melakukan pembayaran gaji sesuai dengan jumlah dari hari kerja karyawan tersebut. Metode yang dapat digunakan untuk menghitung gaji karyawan prorata berdasarkan hari kerja adalah:
Gaji = (Jumlah hari kerja “ jumlah hari kerja dalam kurun waktu satu bulan) x Gaji dalam kurun waktu satu bulan
b. Sesuai dengan contoh payroll gaji secara prorata berdasarkan jumlah jam kerja
Seperti yang diketahui, bahwa untuk melakukan perhitungan gaji karyawan bisa dilakukan berdasarkan jumlah jam kerja. Untuk dasar perhitungan yang bisa digunakan adalah:
Upah pada setiap jam = 1/173 x upah dalam kurun waktu satu bulan
Pada perhitungan kali ini akan lebih rumit dibandingkan dengan yang pertama. Apalagi untuk karyawan yang mempunyai jam kerja lebih banyak, untuk proses perhitungan lebih lama.
Saat ini tim hrd perusahaan dapat menggunakan hr dashboard dari Mekari Talenta untuk analisis data karyawan yang nantinya juga untuk keperluan sistem penggajian. Bahkan banyak juga fitur-fitur yang diberikan oleh software Mekari dan berfungsi untuk membantu perusahaan.
Nah itu dia penjelasan mengenai contoh payroll gaji yang bisa dijadikan sebagai bahan referensi para perusahaan. Besar harapan dengan penjelasan diatas bisa membantu kalangan perusahaan yang ingin menerapkan sistem payroll gaji.
