Cara hitung gaji prorata karyawan baru di pertengahan bulan atau untuk pegawai yang akan resign perlu dilakukan dengan baik. Dengan begitu perhitungan pendapatan bisa dilakukan secara tepat. Perhitungan prorata umumnya berkaitan dengan masa onboarding karyawan baru.
Ketika sudah aktif bekerja, masa kerja karyawan akan tetap dihitung untuk menentukan gaji prorata yang sesuai. Dengan begitu meskipun belum genap satu bulan, karyawan baru bisa tetap mendapatkan gaji prorata.
Apa Itu Onboarding Karyawan Baru?
Sebelum bergabung dengan sebuah perusahaan dan membuat kontrak kerja, terdapat beberapa proses yang bisa dikatakan cukup panjang. Proses tersebut dimulai dari kegiatan tim SDM untuk menemukan talenta terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kegiatan recruitment dimulai dari proses screening CV, tes, dan wawancara. Selain proses mencari kandidat terbaik yang cocok dengan kebutuhan perusahaan, ada juga proses negosiasi gaji dengan tim payroll hingga onboarding karyawan.
Proses onboarding karyawan dilakukan perusahaan selama masa percobaan. Proses ini bertujuan untuk mengintegrasikan karyawan baru dengan lingkungan kerja dan budaya perusahaan melalui aktivitas yang telah disusun secara formal dan informatif.
Terkadang proses mulai bekerja berada dipertengahan bulan. Meskipun masuk pada pertengahan bulan, karyawan baru akan tetap mendapatkan gaji. Untuk itu cara hitung gaji prorata perlu dipahami dengan baik agar mengetahui jumlah gaji yang didapatkan.
Baca Juga: Kenali Prosedur Sistem Penggajian Karyawan Cepat dan Efisien
Pengertian Prorata Gaji
Proses onboarding wajar jika dilakukan pada pertengahan bulan. Hal tersebut terjadi karena perusahaan membutuhkan karyawan secepatnya karena kebutuhan mendadak, misalnya membuka cabang baru, ada karyawan resign, dan lainnya.
Kondisi inilah yang akhirnya membuat karyawan baru banyak yang mulai bekerja di pertengahan bulan. Meskipun memulai pada pertengahan dan belum genap satu bulan, karyawan baru akan tetap mendapatkan gaji dengan perhitungan yang berbeda.
Perhitungan inilah yang disebut dengan prorata. Cara hitung gaji prorata harus dilakukan dengan baik sesuai dengan aturan yang berlaku. Dalam bahasa Italia, prorata artinya adalah proporsional. Sehingga secara sederhananya didefinisikan sebagai gaji yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan secara proporsional berdasarkan perbandingan waktu kerja yang dilakukan.
Perhitungan gaji ini bukan hanya berlaku untuk para karyawan baru yang masuk di pertengahan bulan saja, namun juga untuk karyawan yang resign pada pertengahan bulan. Ini artinya, gaji yang didapatkan jumlahkan lebih sedikit dibandingkan dengan gaji yang tertera pada kontrak kerja.
Hal tersebut terjadi karena periode waktu kerjanya juga lebih pendek daripada perhitungan seharusnya. Cara hitung gaji prorata dilakukan berdasarkan faktor yang mempengaruhi. Adapun beberapa alasan mengapa perusahaan menggunakan perhitungan gaji prorata adalah sebagai berikut.
- Perusahaan tidak memberlakukan cuti berbayar.
- Karyawan baru memulai pekerjaan di tengah Minggu atau pada tengah bulan.
- Karyawan mengambil jumlah cuti lebih banyak dibandingkan dengan jatah yang diberikan dalam kebijakan cuti berbayar.
- Karyawan berhenti bekerja pada periode pertengahan bulan.
Tujuan Perhitungan Gaji Prorata
Cara hitung gaji prorata bukan hanya berlaku untuk menghitung gaji karyawan baru dan juga yang resign. Namun perhitungan tersebut juga bisa digunakan untuk menghitung tunjangan seperti Tunjangan Hari Raya (THR).
Hal tersebut perlu dilakukan untuk karyawan yang masa kerjanya belum genap satu tahun ketiga pembagian THR dilakukan.
Meskipun belum bekerja selama satu tahun, namun karyawan akan tetap mendapatkan THR dengan perhitungan prorata yang berlaku. Berikut rumusnya.
Prorate THR = jumlah bulan bekerja / 12 x gaji sebulan
Contohnya, ketika seorang karyawan dengan gaji bulanan sebesar Rp. 4.416.186 mulai bekerja pada tanggal 13 September, maka akan mendapatkan THR lebaran 2022 sebesar berikut ini.
Prorate THR = 8/12 x Rp. 4.416.186 = Rp. 2.958.844
Komponen Penentu Nilai Gaji Pokok Karyawan
Menurut undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, besarnya gaji pokok minimal 75% dari total gaji karyawan yang terdiri dari gaji bersih dan tunjangan tetap. Nilai gaji pokok, umumnya diatur sesuai dengan jabatan mulai dari yang terendah hingga tertinggi.
Besarnya gaji bulanan inilah yang nantinya diterapkan dalam cara hitung gaji prorata untuk bisa mengetahui jumlah nilai gaji yang didapatkan pada kondisi tertentu. Terdapat beberapa hal penting yang perlu diperhatikan saat menghitung gaji karyawan. Berikut informasinya.
1. Kesesuaian Skala Gaji
Hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah menerapkan skala gaji yang sudah diberlakukan oleh perusahaan. Hal tersebut dapat menunjukkan kemampuan sebuah perusahaan untuk membayar gaji karyawannya.
Pihak perusahaan bisa menawarkan gaji sesuai dengan pasaran, lebih rendah, atau lebih tinggi. Total gaji umumnya dilengkapi dengan tunjangan, bonus, dan komisi. Nantinya semua variabel tersebut akan dimasukkan dalam perhitungan gaji karyawan.
2. Nilai Pekerjaan Di Pasaran
Setiap perusahaan menawarkan gaji yang berbeda untuk posisi yang sama. Namun terdapat angka rata-rata yang menjadi dasar jumlah gaji posisi tertentu. Selain itu, faktor lain seperti geografis terkait lokasi kerja juga bisa menjadi pertimbangan nilai suatu posisi pekerjaan.
Dalam menghitung gaji karyawan, hal ini merupakan komponen penting untuk menentukan nilai gaji pokok. Nilai gaji di setiap daerah mungkin saja berbeda, tergantung dari aturan dan UMR daerah masing-masing. Untuk itu, sangat penting mencari nilai gaji suatu profesi di pasaran.
3. Kontribusi Profesi Untuk Perusahaan
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam menghitung gaji karyawan adalah mengukur seberapa besarnya kontribusi profesi tersebut untuk sebuah perusahaan.
Apabila profesi tersebut dapat memberikan dampak besar bagi perusahaan, maka nilai gaji yang ditawarkan untuk posisi tersebut juga bisa semakin tinggi.
Selain itu, pihak perusahaan bisa mempertimbangkan kecakapan karyawan dalam menjalankan tugas untuk memberikan nilai gaji yang berbeda.
Apabila karyawan mempunyai kinerja di atas rata-rata dan mampu memberikan dampak positif bagi bisnis yang dijalankan, maka pihak perusahaan bisa mempertimbangkan untuk kenaikan gajinya.
Tata Cara Hitung Gaji Prorata dan Contohnya
Memahami cara hitung gaji prorata perlu dipahami dengan baik agar dapat menghitung jumlah gaji yang didapatkan secara tepat. Umumnya, gaji yang tertulis pada perjanjian kerja adalah gaji bulanan.
Namun ketika masuk di pertengahan bulan, gaji akan tetap dibayarkan tetapi sesuai dengan perhitungan prorata.
Selain menghitung otomatis dengan menggunakan aplikasi gaji karyawan, secara umum terdapat tiga cara menghitung gaji karyawan yang biasanya digunakan oleh perusahaan. Berikut informasinya.
1. Cara Hitung Gaji Prorata Per Jam
Menghitung gaji per jam yang merupakan upah satuan waktu paling kecil juga bisa dijadikan sebagai dasar perhitungan upah lembur.
Berdasarkan aturan yang berlaku, cara hitung gaji prorata per jam yaitu dengan membagi jumlah gaji sebulan dengan angka 173.
Jumlah gaji yang dimaksud terdiri dari tunjangan tetap dan gaji pokok. Simak rumusnya sebagai berikut.
Gaji per jam = 1/173 x Gaji Sebulan
Keterangan: angka 173 diambil dari rata-rata jam kerja karyawan yang dihitung setiap satu bulan.
Contoh:
Amira mulai bekerja di perusahaan Maman Jaya pada tanggal 15 April 2020. Gaji karyawan yang sudah disepakati oleh Ani dan Perusahaan dalam perjanjian kerja adalah sebesar Rp. 4.200.000.
Jika menerapkan cara hitung gaji prorata dengan metode upah per jam, maka perlu dihitung terlebih dahulu jumlah jam kerja yang Amira lakukan.
Terhitung dari tanggal 15-30 April 2020 adalah sebanyak 14 hari kerja. Sehari bekerja selama 8 jam, sehingga perhitungannya sebagai berikut.
Upah per jam = (1/173) x Rp 4.200.000 = Rp. 24.277
Upah bulan April 2020 = (14 hari kerja x 8 jam) x Rp. 24.277 = 112 x 24.277 = Rp. 2.719.024
2. Cara Hitung Gaji Prorata Berdasarkan Jumlah Hari Kerja
Selain berdasarkan upah jam kerja, cara hitung gaji prorata juga bisa dilakukan berdasarkan jumlah hari kerja.
Rumus untuk menghitungnya cukup sederhana, simak informasi berikut ini.
(Jumlah hari kerja yang sudah dijalani/jumlah hari kerja sebulan) x gaji sebulan
Contoh:
Tika mulai bergabung dengan perusahaan dan bekerja pada tanggal 15 April 2020. Gaji per bulan yang telah disepakati dengan perusahaan adalah Rp. 4.500.000.
Jika perhitungan gaji prorata berdasarkan jumlah hari kerja, dari tanggal 15-30 April 3020 artinya Tika sudah masuk sebanyak 14 hari kerja.
Untuk itu, perhitungan gajinya menjadi sebagai berikut.
(14/25) x Rp. 4.500.000 = Rp. 2.520.000
3. Cara Hitung Gaji Prorata Karyawan Baru dan Resign
Cara hitung gaji prorata juga biasanya diterapkan perusahaan untuk karyawan dengan kondisi tertentu.
Misalnya karyawan baru yang belum bekerja satu bulan penuh maupun karyawan yang resign pada pertengahan bulan.
Untuk rumus perhitungannya sebagai berikut.
Gaji prorata = upah per jam x jumlah jam kerja dalam satu hari x jumlah hari
Simak contohnya di bawah ini agar bisa memahaminya dengan jelas.
Danang mulai bekerja di sebuah perusahaan sebagai staff marketing pada 20 Mei 2019 karena menggantikan Santi yang mengundurkan diri tanggal 19 Mei 2019 dan mempunyai gaji Rp.6.500.000.
Sedangkan untuk besar gaji yang disepakati oleh Danang dan perusahaan sebesar Rp. 6.000.000, sudah termasuk tunjangan.
Perusahaan tempat Danang bekerja menerapkan sistem 5 hari kerja. Untung mengetahui perhitungan gaji Danang dan Santi silahkan menyimak uraian berikut ini.
Gaji Danang (karyawan baru)
20-31 Mei 2019, dengan sistem 5 hari kerja artinya Danang sudah bekerja selama 10 hari (8 jam per hari) sehingga perhitungannya menjadi.
Upah per jam: (1/173) x Rp. 6.000.000 = Rp. 34.682
Upah Danang bulan Mei 2019 = Rp. 34.682 x 8 jam x 10 hari = Rp. 2.774.560.
Gaji Santi (karyawan resign)
Santi bekerja dari tanggal 1-19 Mei 2019. Sehingga menurut sistem kerja 5 hari, Santi sudah bekerja 13 hari dengan 8 jam kerja sehari. Sehingga perhitungan gajinya sebagai berikut.
Upah per jam = (1/173) x Rp. 6.500.000 = Rp. 37.572
Upah Santi bulan Mei 2019 = Rp. 37.572 x 8 jam x 13 hari = Rp. 3.907.488.
Kesulitan melakukan perhitungan gaji? Automasi perhitungan anda menggunakan Mekari Talenta dan Mekari Flex untuk kelola benefit karyawan.
Metode Gaji Prorata Harian Berdasarkan Federal Amerika
Cara hitung gaji prorata dengan metode gaji harian menurut hukum federal Amerika dilakukan berdasarkan beberapa faktor di bawah ini.
1. Tentukan Gaji Tahunan Sebelum Pajak
Ini merupakan nilai yang akan digunakan untuk menghitung gaji prorata sesuai dengan kondisi tertentu. Tidak perlu khawatir, karena pajak nantinya akan langsung dipotong pada bagian akhir.
2. Bagi Upah Tahunan Dengan Jumlah Minggu Kerja
Ini adalah jumlah penghasilan yang didapatkan oleh karyawan selama 1 minggu. Gunakan gaji tahunan sebelum dipotong pajak dan lainnya. Bagi karyawan yang bekerja penuh 1 tahu, artinya memiliki total minggu kerja sebanyak 52.
Misalnya gaji tahunan karyawan adalah Rp. 92.000.000 dalam setahun, artinya Rp. 92.000.000 / 52 = Rp. 1.769.230
3. Membagi Gaji Mingguan dengan Hari Kerja
Cara ini bisa digunakan untuk menghitung gaji harian yang dihasilkan karyawan dengan interval seminggu. Untuk kasus perhitungan di atas, gaji mingguan sebesar Rp. 1.769.230.
Dalam seminggu terdapat 5 hari kerja, artinya gaji hariannya adalah Rp. 1.769.230 / 5 = Rp. 353.846
4. Mengalikan Hasilnya dengan Jumlah Hari Kerja
Perhitungan jumlah upah yang didapatkan bisa dikalikan dengan jumlah hari kerja yang dilakukan dalam periode tertentu.
Misalnya, karyawan masuk kerja dalam 3 hari selama perhitungan proporsional. Artinya yang bersangkutan akan mendapatkan gaji sebesar. Rp. 353.846 x 3 = Rp. 1.061. 538
5. Potong Gaji Dengan Pajak
Pembayaran gaji proporsional dilakukan dengan perhitungan normal, sehingga tetap dikenakan pajak. Karyawan perlu mengurangi penghasilan dengan pajak sesuai dengan perhitungan gaji biasanya.
Apabila karyawan memiliki fasilitas lain seperti dana pensiun dan lainnya, maka potongan tersebut harus disertakan.
6. Pemberian Kompensasi Jatah Cuti yang Tidak Terpakai
Apabila karyawan resign dengan jumlah sisa cuti yang masih ada, maka perusahaan biasanya membayar sisa hari cuti tersebut. Jumlah yang dibayarkan sesuai dengan banyaknya hari cuti yang tersisa dikalikan dengan upah harian.
Pengaturan dan pengelolaan pembayaran sisa cuti karyawan yang akan resign bisa dilakukan dengan mudah melalui aplikasi cuti online yang telah terintegrasi dengan pembayaran gaji karyawan.
Aturan Pemotongan Gaji Prorata Karena Absen
Terdapat beberapa perusahaan yang menerapkan aturan pemotongan gaji karena absen. Sehingga ketika tidak masuk kerja, perusahaan memiliki hak untuk memotong gaji. Karyawan pun memiliki beberapa kondisi untuk tidak bekerja.
Contohnya ketika sakit, menikah, haid, dan lain sebagainya. Namun perusahaan tidak diperbolehkan sembarangan saja memotong gaji karyawan karena terdapat aturannya tersendiri. Cara hitung gaji prorata untuk pemotongan tidak masuk kerja harus sesuai dengan aturan yang berlaku.
Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 93 Ayat 1, perusahaan memiliki hak untuk tidak membayar gaji karyawan apabila yang bersangkutan tidak masuk kerja karena beberapa kondisi tertentu. Namun ketentuan tersebut tidak berlaku, dan pengusaha wajib membayar gaji apabila terjadi kondisi berikut ini.
- Jatuh sakit sehingga tidak bisa bekerja.
- Sedangkan menjalankan kewajiban terhadap negara.
- Sedangkan menjalankan prosesi ibadah yang diperintahkan oleh agama.
- Perempuan yang mengalami sakit pada hari pertama dan kedua masa haid sehingga yang bersangkutan tidak dapat melakukan pekerjaan.
- Tidak bekerja karena akan khitan, melahirkan, menikah, membaptis, menikahkan, dan keguguran.
- Keluarga inti seperti suami, anak, orang tua, mertua, istri, menantu, atau anggota keluarga lain yang satu rumah meninggal dunia.
- Menjalani hak istirahat.
- Sedang menempuh pendidikan yang lebih lanjut atas perintah perusahaan.
- Melaksanakan tugas serikat pekerja atas persetujuan dari perusahaan.
Jika salah satu dari kondisi yang telah disebutkan terjadi, maka perusahaan tidak bisa sembarangan memotong gaji karyawan. Kecuali, karyawan absen tanpa ada keterangan yang jelas maka perusahaan memiliki hal untuk memotong gajinya.
Cara Hitung Gaji Prorata Karena Absen
Cara hitung gaji prorata bisa dilakukan dengan menggunakan metode yang digunakan untuk menghitung gaji. Misalnya gaji per jam, jumlah hari kerja, dan lain sebagainya. Namun sebagian besar perusahaan umumnya menggunakan perhitungan prorata untuk menerapkan pemotongan gaji.
Perusahaan memiliki hak memotong gaji jika karyawan absen tanpa alasan yang jelas. Cara hitung gaji prorata karena absen perlu dilakukan dengan baik dan perhitungan hanya dilakukan sesuai dengan jumlah hari kerja yang karyawan penuhi.
Simak rumus perhitungannya berikut ini.
Gaji = (jumlah harian kerja aktual/jumlah hari kalender) x gaji sebulan
Keterangan:
- Jumlah hari kerja aktual = total hari masuk kerja seorang karyawan dalam waktu sebulan.
- Jumlah hari kalender = total hari masuk kerja suatu perusahaan dalam interval sebulan.
- Gaji sebulan = besar upah yang diterima karyawan dalam sebulan.
Untuk lebih jelas terkait cara hitung gaji prorata untuk karyawan absen, simak contoh kasusnya di bawah ini.
Anita merupakan sebuah karyawan di perusahaan Maju Mandiri dengan gaji bulanan sebesar Rp. 7.000.000.
Pada bulan Agustus 2021, Anita terpaksa harus absen kerja selama 4 hari. Sementara pada bulan tersebut terdapat 22 hari kerja yang harus dipenuhi. Sehingga gaji Anita akan dipotong karena absen yang dilakukan.
Berikut perhitungan gaji yang didapatkan Anita.
Jumlah hari kerja aktual = 22-4= 18 hari.
Jumlah hari kalender = 22 hari.
Upah per bulan = Rp. 8.000.000
Gaji = (18/22) x Rp. 8.000.000 = Rp. 6.545.454
Sehingga bisa disimpulkan bahwa Anita akan menerima gaji sebesar Rp. 6.545.454 pada bulan Agustus 2021.
Cara hitung gaji prorata banyak digunakan oleh perusahaan karena metode tersebut dianggap adil bagi pekerja dan juga perusahaan.
Dengan memahami cara perhitungannya dengan baik, karyawan tidak perlu lagi bingung menghitung gaji yang bisa didapatkannya dalam kondisi tertentu.
