Modul ERP Beserta Fitur yang Harus Dimiliki Semua Perusahaan

ERP adalah singkatan dari “Enterprise Resource Planning” atau Perencanaan Sumber Daya Perusahaan. ERP merupakan software canggih yang terdiri dari berbagai modul yang menangani fungsi bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan persediaan, dan produksi.

Semua modul ini terintegrasi dalam satu sistem, memungkinkan semua tim dalam perusahaan untuk bekerja sama dan berbagi informasi dengan efisien.

Banyak perusahaan menawarkan modul ERP dengan fitur menarik dan manfaat khusus. Namun, fokuslah pada modul inti yang penting untuk sistem ERP bisnis Anda.

Baca lebih lanjut untuk memahami modul dasar ERP yang dibutuhkan, agar implementasi tidak rumit dan mahal.

51% bisnis percaya bahwa masalah integrasi menghalangi mereka untuk memanfaatkan data mereka dalam mencapai tujuan bisnis.

– A Global Survey of ERP Data Professionals and Executives (2022)

1. Finance & accounting

Ada banyak masalah yang mungkin akan dihadapi perusahaan tanpa modul ERP keuangan dan akuntansi, di antaranya:

Inefisiensi: Proses manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, seperti entri data duplikat.
Kurangnya transparansi: Sulit mendapatkan gambaran real-time tentang kesehatan keuangan perusahaan tanpa sistem terintegrasi, menghambat perencanaan strategis dan pengambilan keputusan.
Kepatuhan regulasi: Memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi dan regulasi sulit tanpa sistem otomatis, berisiko denda dan reputasi yang rusak.
Integritas data: Menjaga integritas data keuangan menjadi tantangan tanpa sistem terpusat, mengakibatkan laporan keuangan tidak akurat dan keputusan bisnis yang salah.

Masalah-masalah ini bisa diatasi dengan modul ERP Keuangan & Akuntansi yang kuat. Modul ini dapat mengintegrasikan semua data keuangan dan transaksi bisnis untuk meningkatkan akurasi dengan mengurangi proses manual dan memberikan visibilitas ke stakeholder terkait.

Berikut adalah fitur utamanya:

Laporan keuangan & bisnis: Buat laporan mendalam tentang berbagai aspek keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, dan arus kas. Dapatkan gambaran jelas tentang kesehatan dan kinerja keuangan perusahaan Anda.
Pemantauan kinerja bisnis real-time: Akses data keuangan terbaru kapan saja dan di mana saja. Ini memungkinkan penyesuaian proaktif dan perencanaan strategis berdasarkan informasi terkini.
Pencatatan terintegrasi: Modul akuntansi terintegrasi dengan modul ERP lainnya, secara otomatis menangkap transaksi keuangan dari penjualan, persediaan, dan departemen lainnya. Ini memastikan akurasi data dan mengurangi risiko kesalahan.
Manajemen faktur: Kirim dan terima faktur secara elektronik, menyederhanakan seluruh proses penagihan dan pembayaran. Tingkatkan efisiensi dan hemat waktu dengan alur kerja otomatis.
Pelacakan biaya & pengeluaran: Kontrol biaya operasional secara rinci. Modul ini melacak pengeluaran secara teliti, memungkinkan Anda mengidentifikasi area untuk optimasi dan pengurangan biaya.
Rekonsiliasi bank: Rekonsiliasi laporan bank dengan mudah. Sistem secara otomatis mencocokkan transaksi, menghemat waktu berharga Anda dan memastikan akurasi catatan keuangan.
Transaksi multicurrency: Memfasilitasi transaksi dalam berbagai mata uang, menangani konversi dengan mudah.

2. Supply chain management

Berikut adalah pain points perusahaan yang dapat diatasi dengan modul supply chain management:

Kompleksitas: SCM melibatkan banyak proses terkait seperti pengadaan, produksi, transportasi, pergudangan, dan distribusi yang memerlukan koordinasi lintas pihak dan sering kali melibatkan rantai pasokan global dengan perbedaan zona waktu, bahasa, dan regulasi.
Keterbatasan visibilitas: Kurangnya visibilitas real-time terhadap persediaan, pengiriman, dan permintaan menyebabkan inefisiensi dan sulitnya pengambilan keputusan yang tepat.
Manajemen risiko: Rantai pasokan rentan terhadap gangguan seperti bencana alam, peristiwa geopolitik, atau mogok kerja, sehingga membutuhkan strategi mitigasi risiko yang seimbang dengan efisiensi biaya.
Biaya dan pengambilan keputusan strategis: Menyeimbangkan biaya persediaan dengan biaya transportasi dan mengurangi lead time tanpa mengorbankan modal kerja perusahaan menjadi tantangan besar.
Hubungan dengan pemasok: Membangun hubungan yang baik dengan pemasok melalui negosiasi, pemantauan kinerja, dan kolaborasi efektif penting untuk memastikan keandalan pasokan, kualitas barang, dan praktik bisnis beretika.

Untuk menghadapi tantangan-tantangan tersebut, perusahaan memerlukan modul SCM, yang mampu mengelola data dan fisik material, keluar masuk barang, stok barang, dan pengelolaan permintaan barang. Fitur-fitur yang tersedia pada umumnya adalah:

Manajemen produk: Berfungsi sebagai pusat informasi untuk semua produk Anda dan perjalanannya melalui rantai pasokan.
Manajemen inventaris: Modul ini melacak tingkat stok produk Anda di berbagai lokasi, dari bahan mentah hingga barang jadi. Hindari kekosongan stok dan pastikan produk yang tepat tersedia di gudang yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan efisien.
Manajemen gudang: Mengelola operasi gudang, termasuk penyimpanan, pemilihan, pengepakan, dan pengiriman. Optimalkan tata letak gudang untuk pemilihan dan pergerakan barang yang lebih cepat.
Fulfillment: Untuk tim gudang, fulfillment membantu dalam melacak barang yang masuk dan memberikan informasi kepada tim penjualan tentang status pengambilan barang.
Manajemen produksi: Modul ini relevan bagi perusahaan yang memproduksi produknya sendiri. Modul ini melacak seluruh proses produksi, dari konsumsi bahan mentah hingga barang jadi.

3. Sales management

Beberapa tantangan yang dihadapi perusahaan, khususnya dalam analisis keuangan dan perencanaan penjualan, adalah sebagai berikut:

Akurasi data dan insight: Data yang tidak akurat atau tidak lengkap bisa membuat pengambilan keputusan yang buruk.
Efisiensi proses: Menganalisis keuangan secara manual (misalnya menggunakan spreadsheet) bisa memakan waktu lama.
Kolaborasi lintas fungsi: Kurangnya komunikasi antar departemen bisa menghalangi perencanaan keuangan yang menyeluruh.

Masalah-masalah tersebut dapat diatasi dengan mudah melalui modul Sales Management. Anda dapat melihat performa bisnis secara real time, menganalisis laba rugi, mengatur perencanaan dan evaluasi anggaran. Berikut adalah fitur utamanya:

Analisis laporan berbasis AI: AI mampu mengidentifikasi pola, tren, dan anomali dalam data Anda, memungkinkan Anda untuk memahami dengan lebih baik performa keuangan Anda dan mengambil keputusan yang tepat.
Laporan profitabilitas produk: Lacak margin keuntungan setiap produk Anda secara individual. Dengan informasi ini, Anda dapat mengidentifikasi produk yang paling menguntungkan dan yang perlu ditingkatkan.
Custom analytics: Visualisasikan data keuangan Anda dengan cara yang mudah dipahami dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Anda dapat membuat bagan, grafik, dan tabel yang informatif untuk mendapatkan gambaran yang jelas.
Monthly profit loss analysis: Analisis laba rugi Anda selama 3 bulan terakhir. Anda dapat mengidentifikasi area di mana Anda dapat meningkatkan profitabilitas dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk mencapai tujuan keuangan Anda.
Manajemen anggaran: Tetapkan anggaran untuk berbagai departemen atau proyek dan lacak penggunaan anggaran secara real time. Ini membantu Anda untuk mengontrol pengeluaran Anda, memastikan Anda tetap pada jalurnya untuk mencapai tujuan keuangan, dan menghindari pengeluaran berlebihan.
Custom report & tagging: Rancang laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda, menambahkan tag ke data Anda untuk memudahkan analisis, dan mendapatkan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat dan mudah.

4. Customer relationship management

Berikut adalah beberapa tantangan yang mungkin terjadi jika tidak menggunakan modul CRM:

Kurangnya personalisasi komunikasi: Tanpa CRM, sulit untuk menyampaikan pesan yang disesuaikan dengan preferensi dan riwayat pelanggan.
Sulit melacak interaksi pelanggan: Tanpa sistem yang terpusat, sulit untuk melacak riwayat panggilan, email, dan interaksi lainnya.
Kurangnya analisis data pelanggan: Tanpa alat analisis yang terintegrasi, sulit untuk memahami perilaku pelanggan dan tren.

Tantangan tersebut dapat diselesaikan melalui modul costumer relationship management. Dengan modul CRM, Anda dapat memantau perkembangan pesanan, mempercepat penanganan permintaan pelanggan, menyesuaikan laporan sesuai kebutuhan, serta mengelola kontak pelanggan.

Sales CRM: Fitur ini bantu tim sales mengelola pekerjaan administratif dengan mudah. Hemat waktu, lebih fokus, dan optimalkan performa penjualan.
Customer service: Kelola interaksi pelanggan, atasi keluhan dengan cepat, dan tingkatkan kepuasan pelanggan Anda.
Manajemen pipeline: Pantau setiap tahapan proses penjualan dan support. Visualisasikan perjalanan prospek, identifikasi hambatan, dan optimalkan strategi penjualan Anda untuk mencapai target lebih cepat.
Sales GPS tracking: Lacak dan memantau progress mereka secara real-time dan akurat. Tingkatkan akuntabilitas dan optimasi performa tim sales Anda dengan mudah.
Personalisasi laporan CRM: Personalisasi kebutuhan laporan dari data CRM. Dapatkan informasi berharga yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dan meningkatkan hasil penjualan.
Manajemen deal: Lacak semua deal Anda di satu tempat. Personalisasi penawaran, kirimkan email pada waktu yang tepat, dan tingkatkan konversi.
Manajemen kontak: Simpan semua informasi pelanggan Anda di satu tempat. Gunakan data pelanggan Anda untuk mempersonalisasi interaksi.

5. Human Resources (HR)

Modul Human Resources (HR) merupakan salah satu komponen penting dalam sistem ERP yang membantu organisasi mengelola data dan proses terkait karyawan dengan lebih efisien dan efektif. Tanpa modul HR, perusahaan mungkin akan mengalami:

Sulit mengelola data karyawan: Data karyawan yang tersebar di berbagai tempat dan format yang berbeda dapat memicu redundansi dan kesalahan. Hal ini dapat membuat sulit untuk melacak informasi penting seperti gaji, riwayat pekerjaan, dan manfaat karyawan.
Proses HR yang tidak efisien: Tanpa modul ERP HR, banyak proses HR yang masih dilakukan secara manual, seperti penggajian, manajemen cuti, dan onboarding karyawan. Hal ini dapat memakan waktu dan rawan kesalahan.
Kurangnya analisis data: Sulit untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang data HR organisasi. Hal ini dapat membuat sulit untuk membuat keputusan strategis yang didasarkan pada data.
Kesulitan dalam menarik dan mempertahankan talenta: Modul ERP HR dapat membantu organisasi meningkatkan pengalaman karyawan dengan menyediakan akses mudah ke informasi HR, seperti gaji, manfaat, dan cuti.

Banyak manfaat yang dapat dirasakan perusahaan yang menggunakan modul HR. Mulai dari mengefisiensikan kinerja HR untuk mengelola karyawan: payroll otomatis, mengelola absen dan cuti karyawan, performance appraisal, database karyawan, dan banyak lainnya.

Employee self-service: Berikan akses mudah bagi karyawan untuk mengelola absensi, mengajukan cuti, reimburse, dan mengakses slip gaji dan formulir pajak 1721 A1 secara mandiri.
Otomatisasi tugas administratif: Otomatisasi perhitungan gaji, tunjangan, dan pemotongan pajak yang selalu berubah, sehingga tim HR dapat fokus pada tugas yang lebih strategis.
Performance review: Lakukan review kinerja secara terstruktur dan terukur, sehingga terhindar dari miskomunikasi dan ekspektasi yang tidak tersampaikan. Manfaatkan data kinerja untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan rancang program pengembangan karyawan yang tepat.
Kelola data karyawan secara terpusat: Simpan semua data karyawan, mulai dari onboarding hingga offboarding, secara terpusat dan aman. Dapatkan akses mudah dan akurat terhadap data karyawan kapanpun dan dimanapun.

Kesimpulan

Di era digital yang kompetitif, perusahaan dituntut untuk beradaptasi dan berinovasi demi meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional. Modul ERP hadir sebagai jawaban untuk membantu perusahaan mencapai tujuan tersebut.

Mekari menawarkan solusi SaaS terintegrasi yang mengoptimalkan berbagai proses bisnis, yang terdiri dari berbagai modul:

Mekari Jurnal: Solusi akuntansi online untuk mengelola keuangan perusahaan dengan mudah dan akurat.
Mekari Qontak: Solusi CRM Omnichannel untuk meningkatkan penjualan, layanan pelanggan, dan retensi pelanggan.
Mekari Talenta: Solusi HR & Manajemen SDM untuk mengelola data karyawan, proses payroll, dan pengembangan SDM.

Hubungi tim kami sekarang untuk informasi lebih lanjut.