Sebagai karyawan, absensi merupakan salah satu rutinitas yang harus dilakukan sebelum mulai bekerja. Data kehadiran karyawan dapat dilakukan dengan cara membuat absen online di Google Form.
Di zaman digitalisasi seperti sekarang, tidak sedikit perusahaan yang mulai menggunakan absensi secara online untuk kemudahan karyawan dan perusahaan sendiri. Absensi online gratis saat ini dapat berupa Google Form.
Cara Membuat Absen di Google Form
Pada artikel sebelumnya, kami telah menjelaskan cara membuat google form. Kali ini, kami akan menjelaskan cara membuat absen di Google Form dengan mudah. Simak selengkapnya panduan ini sampai akhir ya.
Sebelum masuk ke cara membuat absen di Google form, kami akan mengulas tentang apa itu Google Form beserta kelebihannya. Berikut informasi selengkapnya.
Baca Juga: Perbedaan dan Contoh Absensi Kehadiran Online dan Manual
Apa itu Google Form?
Google Form adalah layanan untuk membuat survei atau kuesioner online yang disediakan oleh Google. Google Form digunakan secara luas karena cara membuat Google Form yang tergolong simpel dan mudah
Tidak hanya sampai disitu, google form juga dilengkapi dengan fitur-fitur customize lainnya yang memungkinkan Anda untuk membuat sebuah formulir sesuai kebutuhan. Bahkan, pada masa pandemi seperti ini, istilah google form kian melejit karena kerap kali dijadikan platfom penunjang bagi kebutuhan banyak orang. Salah satunya adalah untuk absensi online.
Fitur didalamnya memungkinkan Anda untuk membuat form absensi yang dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
1. Kelebihan Google Form untuk Absen Online
Absensi adalah suatu kegiatan atau rutinitas untuk membuktikan dirinya hadir atau tidak hadir dalam bekerja disuatu instansi. Absensi ini berkaitan dengan penerapan disiplin yang ditentukan oleh masing-masing perusahaan atau institusi.
Dari Google Form Anda dapat membuat absensi dengan cara yang cukup mudah. Berikut adalah kelebihan dari Google Form untuk absesensi online :
- Menghemat pengeluaran. Dengan menggunakan Google Form yang dibuat dan dibagikan secara online, Anda tidak perlu lagi mencetak absensi menggunakan kertas. Dengan demikian, Anda dapat menghemat penegeluaran berupa kertas dan tinta.
- Menghemat waktu dan tenaga. Google Form dapat dibagikan melalui email atau link kepada orang lain.
- Data tersimpan secara aman. Form absensi yang Anda buat akan disimpan di Google Drive milik Anda. Karena tersimpan di Google Drive, Anda tidak perlu takut data Anda hilang atau terhapus.
2. Kekurangan Google Form untuk Absen Online
Di samping kelebihan yang dimiliki, Google Form juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut ini beberapa kekurangan Google Form yang kerap dikeluhkan banyak orang:
- Mudah dimanipulasi karyawan. Karena bentuknya yang open source, google form sangat mudah diretas termasuk oleh karyawan itu sendiri untuk memanipulasi data absensinya
- Desain yang terbatas. Meski mempunyai opsi kustomisasi, Google Form hanya menyediakan pilihan yang terbatas. Salah satu contohnya adalah pilihan font yang sangat sedikit.
- Font Google Form. Anda dapat melihat bahwa hanya ada 4 pilihan font di Google Form, yaitu Basic, Decorative, Formal, dan Playful.
- Pilihan ekspor yang terbatas. Google Form hanya menyediakan beberapa opsi ekspor, yaitu ke Google Sheets dan pdf. Sampai saat ini, Google Form belum menyediakan fitur untuk mengubah Google Form menjadi file Word (.docx).
- Tidak ada notifikasi email. Secara default, Google Form tidak memberikan notifikasi ke email bila ada responden yang mengisi survei Anda. Anda perlu mengaktifkannya secara manual melalui tab Response, pilih tanda titik tiga (di atas menu Accepting responses) kemudian pilih Get email notifications for new responses.
- Tidak ada riwayat pengeditan. Google Form tidak memiliki riwayat pengeditan yang berarti Anda tidak bisa melihat perubahan apa saja yang sudah dibuat pada form. Hal ini cukup mengganggu terutama bila form tersebut dikelola dalam tim, di mana terdapat banyak orang yang dapat mengedit form tersebut.
Cara Membuat Absensi di Google Form dengan Multiple Choice
Bagi Anda yang akan membuat absensi siswa melalui Google Form, berikut adalah beberapa langkah membuatnya:
- Buka Google Form.
- Pilih tanda “+” atau “Blank” untuk membuat formulir baru.
- Anda bisa memberikan judul dan deskripsi pada formulir sesuai dengan kebutuhan. Klik pada bagian “Untitled form” kemudian isi judul yang ingin diberikan. Setelah itu, klik pada bagian “Form description” dan ketik deskripsi absensinya.
- Saat ingin membuat kolom untuk “Nama Siswa”, Anda bisa mengetiknya di baris “Untitled Question”. Anda guru bisa mengganti opsi jawaban menjadi bentuk jawaban singkat dan bisa mengaktifkan fitur wajib diisi oleh siswa. Bahkan, Anda guru juga dapat mengatur validasi dari jawaban.
- Untuk bisa membuat kolom baru, bisa dilakukan dengan mengklik tombol “+” pada sisi kanan.
- Setelah itu, isi judul dari kolom dan buat sesuai yang diinginkan. Untuk membuat nama hari pada jadwal, Anda bisa gunakan “Multiple Choice”, yang ada di sisi kanan.
- Untuk mengubah nama dari pilihan seperti tadi, tinggal klik dan ubah namanya. Misalnya, dalam contoh hari yang akan dibuat adalah Selasa dan Jumat. Jika ingin menambah jawaban, maka klik bagian “Add Option” saja.
- Jangan lupa isi kolom judul form pada pojok kiri atas dan kemudian jika sudah selesai maka klik tombol “Send” pada bagian atas pojok kanan untuk membuat link.
- Setelah itu akan muncul pilihan. Anda guru bisa membagikan form ini ke email siswa tertentu ataupun membagi link-nya. Karena form absen ini akan dibagikan ke semua murid di dalam kelas, maka klik icon share link.
- Anda bisa membuat link menjadi lebih pendek dengan centang bagian “Shorten URL”. Setelah itu klik tombol “Copy” dan membagikannya. Secara otomatis, link akan tersalin.
- Anda tidak perlu menyimpan form ini, karena akan tersimpan secara otomatis ke dalam Google Drive. Selesai, form absensi sudah berhasil dibuat.
Cara Membuat Absensi di Google Form dengan Versi Centang
Cara membuat absensi di Google Form yang satu ini berfungsi jika Anda ingin membuat absensi dengan pilihan keterangan seperti sakit, izin, atau tanpa keterangan.
Biasanya, bentuk form ini diisi oleh guru dari mata pelajaran tersebut, sehingga sekolah bisa mengumpulkan data tersebut secara praktis. Berikut adalah caranya:
- Sama saja dengan cara pertama tadi, bedanya pilihlah opsi “Checkbox Grid”.
- Isi baris dengan nama siswa dan kolom dengan keterangan pada absensi yang tersedia. Jangan lupa, aktifkan fitur agar setiap baris perlu diisi.
- Jika sudah selesai, maka klik tombol “Send” seperti tadi dan bagikan link.
Cara Export Data ke Spreadsheet
Setelah mengetahui bagaimana cara membuat absensi di Google Form, lalu apakah data bisa diunduh? Tentu saja bisa.
Anda dapat menyimpannya ke dalam bentuk spreadsheet untuk membuat laporan. Simak caranya berikut ini, ya!
- Klik tombol “Responses”.
- Setelah itu klik tombol icon Excel untuk meng-export data dalam bentuk spreadsheet.
- Klik tombol “Create”, maka secara otomatis bapak dan ibu guru akan dialihkan ke halaman Google Spreadsheet. Di dalamnya, terlihat data yang sudah terisi pada form yang tadi dibuat seperti gambar berikut.
Kelola Absen Secara Otomatis dengan Software HR
Pelacakan dan pengelolaan data absensi milik karyawan tentu bukan suatu hal yang mudah. Hal itulah yang akhirnya membuat perusahaan khususnya HR menjadi kewalahan dalam mengolah data absensi karyawan. Oleh karena itu, HR tentu membutuhkan software hrd untuk membantu kinerjanya.
Software HR dapat mengolah data absensi karyawan secara otomatis dan realtime. HR juga dapat melacak serta mengetahui apakah karyawan hadir atau tidak dengan fitur absensi online. Selain itu, software HR juga dapat mengelola jadwal cuti karyawan atau absensi secara struktural.
Kelebihan Sistem Absensi Online
1. Data yang sangat akurat
Dengan memanfaatkan berbagai macam teknologi untuk membangun sistem e-absensi, maka seluruh data yang tersimpan di dalamnya pun merupakan data faktual yang akurat.
Apalagi data ini telah terenkripsi dengan aman, sehingga datanya tidak dapat dimanipulasi. Karena hal itu, sistem e-absen ini juga dapat mengurangi baik terjadinya human error baik secara sengaja maupun tidak sengaja.
2. Hanya memerlukan sedikit tenaga kerja
Berkat sistemnya yang otomatis dan sudah terintegrasi, aplikasi absensi online tidak lagi memerlukan banyak tenaga kerja untuk mengurusi perihal absensi. Sehingga perusahaan dapat menghemat pengeluaran untuk memakai tenaga karyawan tambahan.
3. Terintegrasi dengan sistem lain
Sistem absensi telah terintegrasi dengan berbagai sistem lain seperti software payroll yang dapat membantu untuk mempermudah proses payroll gaji karyawan.
Mulai dari penggunaan aplikasi absensi online pada setiap perangkat karyawan, hingga sistem cloud yang dapat membantu menyimpan seluruh data absensi karyawan secara aman.
4. Lebih efisien dan hemat waktu
Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.
Tentu sistem absensi berbasis aplikasi online akan menjadi solusi yang tepat akan persoalan tersebut. Dengan aplikasi yang bisa diakses melalui telepon selular, para karyawan akan lebih menghemat waktu. Absen bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor.
Apakah hal ini rawan kecurangan? Anda bisa lebih tenang, karena biasanya aplikasi absensi sudah dilengkapi dengan fitur geo tagging. Sehingga jika karyawan melakukan absensi di rumah pun Anda bisa mengetahuinya.
Salah satu sistem absensi yang sudah memiliki fitur geo tagging atau GPS adalah Mekari. Bisa dibilang Mekari hadir tentu untuk memudahkan tugas dan kewajiban tim HR.
5. Efisiensi dari segi biaya
Ketika menggunakan sistem absensi manual, tentu Anda harus menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut, seperti mesin fingerprint.
Jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan pun, Anda pasti membutuhkan lebih dari satu mesin. Tentu menyediakan mesin tersebut tidaklah dengan biaya yang sedikit.
Jika perusahaan ingin melakukan efisiensi dari biaya tersebut, sistem absensi berbasis aplikasi online adalah jawabannya. Tak membutuhkan perangkat, hanya telepon selular yang sudah dimiliki masing-masing karyawan. Perusahaan pun tetap bisa memonitor data kehadiran karyawan secara real time.
6. Rekapitulasi yang lebih mudah
Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu, tentu dengan sistem absensi berbasis aplikasi online persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.
Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem. Pastinya lebih hemat waktu dan tenaga, bukan?
7. Membuat karyawan lebih produktif
Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur.
Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti karyawan tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.
Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon selularnya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan.
Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
Kekurangan Sistem Absensi Online
1. Bergantung pada device
Salah satu kekurangan sistem e-absen adalah karyawan perlu memiliki perangkat, baik smartphone atau laptop, untuk melakukan absensi online.
Meskipun sudah banyak orang yang menggunakan perangkat-perangkat tersebut, tapi tidak semua perangkat tersebut kompatibel untuk melakukan e absensi. Karena itu karyawan secara sukarela harus menyediakan perangkat yang sesuai untuk dapat melakukan absensi pekerjaannya sendiri.
2. Dapat terhambat oleh sinyal internet yang buruk
Koneksi internet juga menjadi salah satu halangan sistem e-absensi. Sistem ini harus menggunakan koneksi internet, bisa dari sambungan wifi ataupun data seluler perangkat karyawan.
Akan tetapi, apabila karyawan berada di tempat yang tidak menjangkau koneksi internet, memiliki koneksi yang buruk, ataupun tidak memiliki jaringan, maka mereka tidak dapat melakukan absensi.
Absensi online adalah terobosan baru dan sangat berguna dalam pencatatan kehadiran karyawan. Meskipun tidak terlepas dari kekurangan, sistem ini akan sangat membantu karyawan dan perusahaan karena kemudahannya.
Karyawan dapat melakukan absen di mana saja serta waktu kerja pun terhitung dengan akurat. Selain itu, perusahaan mampu memantau kehadiran karyawan dan dapat membuat laporan rekapitulasi absensi dengan mudah.
Sistem HRM dari Mekari dapat membantu perusahaan Anda untuk mengotomatiskan proses absensi serta pengelolaannya dengan cepat dan mudah.
Mulai dari lacak kehadiran dan pencatatan secara otomatis, sederhanakan proses cuti, pantau kinerja karyawan dengan KPI, hingga atur dokumen untuk rekrutmen dengan satu sistem yang terintegrasi.
