Absensi kehadiran menjadi laporan yang penting untuk sebuah instansi karena digunakan untuk penilaian kinerja dan keaktifan dari setiap anggota. Kini telah banyak cara membuat dan contoh absensi kehadiran yang memudahkan kita untuk mendata kehadiran seluruh anggota.
Apalagi saat ini juga ada contoh absensi kehadiran online melalui aplikasi yang lebih praktis lagi. Dengan begitu, kamu tidak lagi kerepotan jika harus mendata kehadiran seluruh anggota yang jumlahnya bisa mencapai puluhan bahkan ratusan.
Contoh Absensi Kehadiran
Semenjak duduk di bangku sekolah, kamu pasti sudah terbiasa dengan kegiatan absensi kehadiran setiap harinya. Biasanya seorang guru akan memanggil nama kita satu persatu dan memberikan tanda centang pada kolom buku absensi yang nantinya akan didata setiap minggu atau setiap bulan.
Akan tetapi, dengan kemajuan teknologi saat ini, absensi kehadiran kini bisa lebih praktis lagi. Beberapa contoh absensi kehadiran yang bisa kamu buat melalui Excel, Google Spreadsheet dan Google Form.
Jenis-jenis Laporan Daftar Absensi Kehadiran
Setiap instansi memiliki sistem laporan daftar absensi kehadiran yang bisa berbeda-beda. Dan ada dua jenis laporan absensi kehadiran yang biasa digunakan. Berikut ini adalah jenis-jenisnya:
1. Absensi Manual
Sistem laporan ini merupakan sistem laporan yang sering digunakan oleh banyak instansi dan organisasi. Biasanya mereka menggunakan sistem laporan absensi manual menggunakan format excel maupun absensi Google Form.
Setelah membuat laporan data absensi kehadiran dengan manual, laporan tersebut kemudian dicetak dan diberikan sebagai bukti laporan yang sah untuk mengevaluasi kinerja setiap anggota.
Meskipun terlihat lebih sederhana tapi sistem laporan absensi manual ini memiliki beberapa kekurangan yang salah satunya adalah seringnya terjadi kesalahan data.
2. Absensi Online
Sistem laporan ini memang masih belum banyak digunakan. Padahal ada banyak keuntungan dari sistem laporan absensi online. Salah satu contoh absensi kehadiran online adalah dengan menggunakan aplikasi khusus untuk absensi.
Mungkin karena aplikasi absensi online memang tidak populer maka banyak instansi atau organisasi yang masih belum percaya untuk menyerahkan laporan absensi secara online.
Namun, saat ini sudah ada aplikasi absensi online yang memberikan berbagai fitur lengkap dan aman, mulai dari absensi karyawan yang dapat diakses melalui smartphone, data tersimpan di dalam sistem cloud, hingga terintegrasi dengan sistem payroll.
Baca Juga: Kenali Prosedur Sistem Penggajian Karyawan Cepat dan EfisienKelebihan dan Kekurangan Absensi Manual dan Online
Dari beberapa contoh absensi kehadiran dan jenis-jenis laporan daftar absensi kehadiran di atas, kamu bisa memilihnya sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan.
Namun, tentu saja kedua cara tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing yang perlu dijadikan bahan pertimbangan. Berikut ini adalah kelebihan dan kekurangan absensi manual dan online:
1. Absensi Manual
Membuat daftar absensi secara manual memang masih digunakan oleh banyak instansi. Hal ini dikarenakan contoh absensi kehadiran dengan online masih belum populer digunakan di kalangan masyarakat. Bahkan instansi besar masih banyak yang menggunakan absensi manual.
Absensi manual sendiri juga memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Berikut ini adalah informasinya:
Kelebihan absensi manual:
- Penerapan dan penggunaan sangat sederhana dan mudah.
- Dapat mengurangi pengeluaran karena tidak harus berlangganan software tertentu.
- Tidak harus tersambung dengan internet.
Kekurangan absensi manual:
- Kurang efektif digunakan jika jumlah anggota cukup banyak.
- Sering terjadi kesalahan data.
- Jam kehadiran lebih mudah untuk dimanipulasi.
2. Absensi Online
Sedangkan untuk contoh absensi kehadiran dengan online, masih banyak instansi yang belum menggunakannya. Bisa jadi karena mereka masih belum siap untuk merubah sistem yang dulunya manual menjadi online.
Padahal absensi online seperti Mekari Talenta memiliki banyak kelebihan meskipun juga terdapat sedikit kekurangan. Berikut ini adalah informasinya:
Kelebihan absensi online:
- Lebih ramah lingkungan karena tidak membutuhkan banyak kertas untuk laporan data.
- Kemungkinan untuk memanipulasi data jam kehadiran lebih kecil.
- Lebih meringankan pekerjaan HRD karena ada banyak fitur yang lebih praktis.
Kekurangan absensi online:
- Adanya kemungkinan terjadi hambatan karena koneksi internet yang buruk.
- Seluruh anggota harus memiliki kualitas smartphone yang memadai dengan aplikasi online yang digunakan.
Cara Membuat Daftar Absensi Kehadiran Manual
Ada beberapa cara untuk membuat absensi kehadiran. Tentu saja kamu bisa menggunakan cara yang sesuai dengan yang diperlukan.
Apalagi jika absensi kehadiran yang dibuat digunakan untuk jangka waktu yang lama atau berulang. Kamu harus membuatnya agar bisa mendata seluruh anggota setiap harinya dengan mudah.
Seperti beberapa contoh absensi kehadiran yang telah disebutkan di atas, yang bisa kamu gunakan untuk mengabsen kehadiran seluruh anggota dengan praktis. Cara membuat nya juga sangat mudah. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
Cara Membuat Daftar Absensi Kehadiran dari Excel
Jika kamu ingin membuat daftar absensi kehadiran untuk harian dengan anggota yang cukup banyak, kamu bisa membuatnya dengan menggunakan format Excel. Dengan begitu, nantinya kamu tidak perlu untuk mendata satu persatu atau menulis secara manual.
Dengan format Excel kamu bisa tinggal print saja. Dalam membuat absensi kehadiran dengan format Excel, ada rumus Excel yang harus kamu pelajari.
Rumus ini berguna untuk membuat absensi kehadiran jadi lebih praktis dan mudah. Berikut ini adalah cara membuat daftar absensi dengan format Excel seperti contoh absensi kehadiran di atas.
1. Rumus Excel untuk Status Kedatangan dengan rumus IF
Jika kamu ingin membuat daftar dengan 2 kategori kedatangan, Seperti berikut ini:
- Jika hadir di jam kurang dari pukul 08.00 masuk kategori Bagus.
- Jika hadir di jam lebih dari pukul 08.00 masuk kategori Telat.
Tulis terlebih dahulu jam tepat waktu di kolom lainnya. Misalnya, jika kolom jam tepat waktumu di B3 maka rumus yang digunakan untuk membuat daftar ketiga kategori di atas adalah sebagai berikut:
=IF(kolom<$B$3;”BAGUS”;”TELAT”)
Tanda $ dalam contoh absensi kehadiran excel menggunakan rumus IF di atas berguna agar satu kolom yang berisi ketentuan jam masuk tidak berpindah tempat. Rumus ini juga bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan dari instansi yang bersangkutan.
2. Rumus Excel Untuk Menghitung Jumlah Kehadiran dengan rumus COUNTIF
Rumus ini berguna untuk menghitung jumlah kehadiran anggota yang pastinya dalam satu periode akan ada yang tidak bisa hadir dengan berbagai kondisi, seperti Libur, Sakit atau Izin. Kamu bisa menggunakan rumus COUNTIF untuk menghitungnya dengan mudah.
Berikut ini adalah rumus COUNTIF yang bisa kamu gunakan:
=COUNTIF(sel yang diinginkan;”keterangan absensi”)
Kemudian tekan Enter. Jumlah keterangan akan muncul seperti contoh absensi kehadiran berikut ini:
Cara Membuat Daftar Absensi Kehadiran dari Google Spreadsheet
Untuk membuat daftar absensi dari Google Spreadsheet seperti dengan contoh absensi kehadiran di atas cukup mudah. Tampilannya juga hampir sama dengan format Excel.
Hanya saja kamu harus terus tersambung dengan internet karena untuk membuka Google Spreadsheet hanya bisa dalam keadaan online.
Berikut ini adalah cara membuat absensi kehadiran dengan menggunakan Google Spreadsheet.
- Buka Google Drive kemudian pilih Menu Baru.
- Lalu pilih pada bagian Google Spreadsheet.
- Setelah itu, buat daftar absensi kehadiran yang kamu inginkan.
- Kamu bisa juga menambahkan fitur lain, seperti tanda centang pada bagian menu Sisipkan.
- Jika sudah, kamu bisa mengirimkannya kepada anggota untuk diisi dengan klik tanda Bagikan.
- Lalu pilih menu Ganti
- Pada bagian Siapa saja yang memiliki link pilih bagian Pemberi Komentar.
- Kemudian salin link tersebut dan sebarkan ke grup anggota.
Cara Membuat Daftar Absensi Kehadiran dari Google Form
Sedangkan untuk membuat daftar absensi dari Google Form seperti dengan contoh absensi kehadiran di atas, kamu juga harus dalam keadaan online atau tersambung dengan internet.
Berikut ini adalah cara membuat daftar absensi kehadiran dari Google Form:
- Buka Google Drive kemudian pilih menu Baru.
- Lalu pilih Google Formulir dan halaman Google Form akan muncul.
- Buat daftar absensi kehadiran sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Pada bagian Pertanyaan Tanpa Judul, kamu bisa menggantinya dengan jam yang kamu inginkan.
- Ganti dengan melalui tools yang ada di sebelah kanan atas pada halaman.
- Kamu juga bisa membuat tampilan berbentuk tabel dengan pilihan Kotak Centang di tools tersebut.
- Jika sudah membuat daftar absensi sesuai dengan yang kamu inginkan, pilih menu Pratinjau di bagian paling atas untuk menyalin link yang bisa langsung dikirim ke seluruh anggota.
Aplikasi Absensi Kehadiran Online
Ketiga cara dan contoh absensi kehadiran di atas bisa dibilang masih manual karena kamu harus membuat sendiri daftar absensi meskipun sedikit mudah dengan bantuan format rumus Excel, fitur toolbar di Google Formulir dan Spreadsheet.
Ternyata ada beberapa aplikasi untuk membuat daftar absensi dengan jauh lebih mudah, yaitu dengan menggunakan bantuan dari aplikasi kehadiran.
Manfaat Laporan Absensi Kehadiran
Apapun sistem dan contoh absensi kehadiran yang kamu gunakan, laporan data mengenai absensi kehadiran dalam instansi sangatlah penting.
Berikut ini adalah beberapa manfaat dari laporan absensi kehadiran yang sangat penting:
1. Dapat Digunakan untuk Evaluasi Kinerja Karyawan
Laporan absensi kehadiran sangat penting untuk digunakan sebagai evaluasi kinerja anggota atau karyawan. Hal ini dikarenakan dalam laporan data absensi kehadiran menunjukkan seberapa sering anggota atau karyawan tersebut mangkir dalam kegiatan atau pekerjaan.
Dengan begitu, kamu dapat menilai kinerja anggota atau karyawan dalam satu periode dengan laporan data absensi kehadiran. Anggota yang memiliki laporan absensi kehadiran yang baik bisa jadi mendapatkan promosi kenaikan jabatan.
Begitu juga dengan anggota yang memiliki laporan absensi kurang baik. Kamu bisa mempertimbangkan kembali langkah yang selanjutnya diambil untuk instansi dan anggota tersebut demi peningkatan kinerja instansi yang lebih baik lagi.
2. Untuk Memastikan Operasional Berjalan dengan Baik
Dengan adanya laporan absensi kehadiran, seperti contoh absensi kehadiran yang telah disebutkan di atas, kamu bisa memastikan operasional dapat berjalan dengan baik. Dengan adanya laporan absensi, kamu dapat mengetahui berapa jumlah anggota yang hadir di hari tertentu sehingga bisa mengevaluasi kegiatan operasional kedepannya.
3. Dapat dengan Akurat Membayar Upah
Laporan absensi kehadiran juga sangat berguna untuk menentukan upah yang didapat dari anggota atau karyawan dalam menjalankan operasional. Apabila dalam laporan ada anggota yang memberikan nilai yang baik, kamu bisa dengan tenang memberikan bonus karena sesuai dengan kinerjanya.
Sedangkan jika ada anggota atau karyawan yang tidak memiliki nilai laporan yang baik, anggota atau karyawan tersebut tidak berhak untuk mendapatkan upah yang penuh. Sistem absensi dan aplikasi penggajian ini sebaiknya menjadi satu sistem yang saling terintegrasi agar bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi.
4. Dapat Meningkatkan Produktivitas
Dengan adanya beberapa contoh absensi kehadiran secara manual maupun online, anggotanya dapat lebih meningkatkan produktivitas karena memiliki jam yang teratur. Selain itu, dengan adanya laporan absensi kehadiran juga dapat mendisiplinkan anggota atau karyawan dalam melakukan pekerjaan.
Cara Memilih Sistem Laporan Absensi Kehadiran yang Tepat
Seperti jenis dan contoh absensi kehadiran yang disebutkan di atas, ada banyak pilihan yang bisa diambil untuk membuat laporan absensi kehadiran pada instansi atau organisasi yang sedang kamu jalankan.
Karena banyakan pilihan yang tersedia, sebelum menentukan laporan absensi kehadiran cari tahu lebih dulu sistem apa yang akan cocok untuk instansi atau organisasi yang kamu jalankan. Berikut ini adalah cara memilih sistem laporan absensi kehadiran yang tepat:
1. Memiliki Efisien dalam Pengelolaan
Untuk memilih sistem laporan absensi kehadiran yang tepat, pastikan bahwa sistem tersebut dapat dikelola secara efisien sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga. Dengan begitu, kamu bisa menyelesaikan laporan absensi kehadiran tepat waktu dan tidak harus memerlukan tenaga yang lebih.
Cara ini sangat penting untuk dipertimbangkan apalagi jika anggota atau karyawan di dalamnya cukup banyak. Sistem laporan yang cocok untuk pertimbangan car aini adalah sistem laporan absensi online.
2. Dapat Menyimpan Data dengan Aman
Tentu saja setiap instansi menginginkan semua laporan data yang ada di dalamnya tersimpan dengan aman sehingga tidak bisa dimanipulasi oleh siapapun termasuk laporan absensi kehadiran.
Oleh karena itu, pastikan sistem laporan absensi kehadiran yang kamu pilih nantinya memiliki cara untuk menyimpan data dengan aman. Akan lebih baik lagi jika data tersebut tidak mudah terbakar, hilang atau terhapus nantinya jika terjadi hal-hal yang tidak terduga.
3. Memiliki Integrasi dengan Kegiatan Lainnya
Untuk lebih menghemat waktu dan tenaga, pastikan sistem laporan absensi kehadiran yang nantinya kamu pilih dapat diintegrasikan dengan kegiatan lainnya, seperti pembayaran upah anggota dan karyawan.
Dengan begitu, kamu bisa langsung mengetahui berapa jumlah upah yang harus dibayarkan nantinya melalui laporan absensi karyawan. Beberapa contoh absensi kehadiran menyediakan hal ini, seperti aplikasi attendance management dari Mekari Talenta.
Aplikasi attendance management ini memberikan pelayanan kepada perusahaan untuk mengelola karyawan agar lebih efisien. Terdapat beberapa fitur yang lengkap seperti penjadwalan shift, mobile check-in, laporan kehadiran yang real-time akan membantu tim HR dalam memberikan penilaian kinerja yang sesuai kepada karyawan.
4. Dapat dengan Mudah Disesuaikan dengan Kebutuhan
Akan lebih baik jika sistem laporan absensi kehadiran memiliki fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi atau anggota.
Dengan begitu, kamu bisa merubah sistem laporan dengan mudah jika suatu saat nanti terdapat perubahan dalam absensi kehadiran di instansi atau organisasi yang kamu jalankan.
Bagaimana informasi mengenai beberapa contoh absensi kehadiran dan lainnya di atas? Semoga dapat membantu kamu dalam mengelola instansi atau organisasi menjadi lebih mudah dan efisien ya.
