Komunikasi bisnis yang efektif adalah kunci dari operasi bisnis yang sukses. Dilansir dari Zippia, tim dengan komunikasi efektif mengalami peningkatan produktivitas hingga 25%.
Namun, komunikasi bisnis sering menghadapi banyak hambatan. Hal ini kemudian mengganggu aliran informasi dan menyebabkan kesalahpahaman.
Penting untuk mengetahui cara mengatasi hambatan komunikasi bisnis berdasarkan jenisnya. Dengan begitu, Anda dapat berkomunikasi secara lebih efektif dan mencapai kesuksesan.
Jenis-jenis hambatan komunikasi bisnis
Ada beberapa hambatan komunikasi dalam bisnis yang bisa membuat pesan Anda tidak tersampaikan dengan baik.
1. Bahasa dan budaya
Kesalahpahaman bisa terjadi karena perbedaan bahasa, aksen, dan kebiasaan yang berbeda-beda. Misalnya, ketika Anda berbicara dengan mitra bisnis dari luar negeri, mungkin ada istilah yang Anda anggap biasa namun ternyata dianggap kasar di budaya mereka.
Baca Juga: 3 Alasan Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya2. Persepsi dan penafsiran yang berbeda
Setiap orang punya pengalaman, kepercayaan, dan cara pemahaman sendiri. Ini bisa membuat pesan yang sama diartikan berbeda oleh pengirim dan penerima. Misalnya, Anda memberikan instruksi pada tim, tapi ternyata mereka mengerjakannya dengan cara yang berbeda dari yang Anda bayangkan.
3. Kurang empati dan sabar
Empati diperlukan dalam komunikasi, karena Anda perlu memahami perasaan lawan bicara. Jika kurang empati, Anda mungkin sulit mengerti sudut pandang rekan bisnis Anda. Begitu juga dengan kesabaran. Komunikasi yang terburu-buru bisa menimbulkan kesalahpahaman.
Sebanyak 38% pemimpin bisnis telah menyadari dampak finansial dari komunikasi yang buruk. (Project.co, 2024)
4. Komunikasi kurang jelas dan terburu-buru
Perlu diingat bahwa komunikasi yang efektif itu harus jelas dan disampaikan dengan tenang. Jika pesan Anda disampaikan dengan terburu-buru atau tidak rinci, lawan bicara Anda mungkin tidak mengerti maksud Anda sebenarnya.
5. Gangguan atau interupsi
Suara bising, dering telepon tiba-tiba, atau sambil mengerjakan pekerjaan lain. Gangguan ini tentunya dapat memecah konsentrasi Anda ketika berkomunikasi. Akibatnya, pesan yang disampaikan tidak diterima dengan baik.
6. Media komunikasi yang tidak tepat
Memilih media komunikasi yang tepat itu penting. Misalnya, untuk menyampaikan intruksi yang rumit dan komprehensif, mungkin lebih baik disampaikan melalui online meeting, dibandingkan SMS.
Dengan memahami berbagai hambatan ini, Anda bisa mengembangkan strategi untuk mengatasinya dan membangun komunikasi bisnis yang lebih efektif.
Strategi mengatasi hambatan komunikasi bisnis
Setelah mengetahui jenis-jenis hambatannya, kini Anda perlu tahu tips komunikasi bisnis yang efektif untuk mengatasi hambatan tersebut.
1. Bicara jelas dan to the point
Hindari istilah rumit dan gunakan bahasa yang mudah dipahami. Sampaikan pesan secara singkat dan padat, fokus pada poin-poin penting agar tidak menimbulkan kebingungan.
Anda juga perlu menyesuaikan gaya bahasa dengan lawan bicara. Gunakan gaya bahasa formal dengan atasan atau klien, dan Anda bisa menggunakan gaya bahasa yang lebih santai untuk berkomunikasi dengan rekan kerja.
2. Perhatikan komunikasi nonverbal
Perhatikan juga gerak-gerik tubuh, nada bicara, dan ekspresi wajah lawan bicara Anda. Informasi penting seringkali justru tersimpan di komunikasi nonverbal ini.
Penting juga untuk menjaga kontak mata dengan lawan bicara, menunjukkan bahwa Anda memperhatikan ucapannya. Gunakan bahasa tubuh yang sopan, misalnya dengan menghindari menyilangkan tangan karena dapat diartikan sebagai ekspresi tidak tertarik.
3. Atur alur komunikasi
Buatlah alur komunikasi yang jelas dalam perusahaan. Pertama-tama, tentukan saluran / media komunikasi apa saja yang digunakan. Kemudian, tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi tertentu, dan kepada siapa informasi tersebut harus disampaikan.
Pastikan semua anggota tim mengetahui alur komunikasi yang telah ditetapkan dan mengikutinya dengan baik.
4. Bangun hubungan positif
Jalinlah hubungan yang baik dengan rekan kerja, atasan, dan klien. Suasana yang terbuka dan jujur akan membuat komunikasi menjadi lebih lancar.
Selalu tunjukkan rasa hormat, empati, dan sikap bersedia menerima masukan. Untuk mempererat hubungan, bisa juga adakan kegiatan bersama untuk membangun rasa kebersamaan dan kekompakan tim.
5. Pilih alat komunikasi yang tepat
Pilihlah media komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan, disesuaikan dengan setiap jenis informasi. Misalnya, gunakan email untuk komunikasi formal, pesan singkat untuk update cepat, atau video call untuk interaksi yang lebih personal.
Dengan menerapkan strategi ini, Anda dapat mengatasi berbagai hambatan dan membangun komunikasi bisnis yang lebih efektif.
Tips meningkatkan komunikasi bisnis yang efektif
Membangun komunikasi bisnis yang efektif itu bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan usaha untuk terus belajar dan berkembang. Nah, berikut beberapa kiat jitu untuk meningkatkan komunikasi bisnis Anda:
1. Lakukan riset sebelum berkomunikasi
Anda perlu memahami konteks dan audiens Anda. Dengan memahami situasi dan latar belakang lawan bicara, Anda bisa menyesuaikan gaya bahasa dan pesan yang disampaikan.
Selain itu, Anda juga perlu tahu tujuan komunikasi. Apakah Anda ingin memberikan instruksi, menyampaikan informasi penting, bernegosiasi, atau sekedar membangun hubungan baik? Dengan tujuan yang jelas, Anda bisa merancang pesan yang tepat sasaran dan efektif.
2. Dengarkan dengan penuh perhatian
Mendengarkan dengan saksama sama pentingnya dengan berbicara. Ketika lawan bicara menyampaikan informasi, alihkan fokus penuh pada mereka. Tunjukkan ketertarikan Anda dengan menjaga kontak mata, mengangguk, dan mengajukan pertanyaan klarifikasi. Dengan mendengarkan secara aktif, Anda bisa memahami maksud pembicara dengan lebih baik dan menghindari kesalahpahaman.
3. Berkomunikasi dengan sopan dan profesional
Pastikan pesan yang Anda sampaikan mudah dipahami oleh lawan bicara Anda. Hindari penggunaan istilah teknis yang rumit — gunakan bahasa yang sederhana dan lugas.
Yang terpenting, jaga nada bicara Anda tetap tenang, sopan, dan profesional. Walaupun sedang berada pada situasi yang kurang kondusif, tetap hindari nada bicara yang tinggi, kasar, atau terkesan tidak peduli.
4. Berikan feedback yang membangun
Feedback atau masukan sangat penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi. Namun, pastikan masukan yang Anda berikan bersifat konstruktif — fokus pada perilaku atau hasil kerja, bukan personal individu.
Sampaikan feedback dengan jelas dan berikan contoh konkret beserta data atau bukti untuk mendukung argumen Anda. Perlu diingat bahwa Anda juga harus terbuka untuk menerima masukan dari orang lain.
5. Hindari kesalahpahaman
Agar bebas dari kesalahpahaman, hindari komunikasi yang berbelit-belit. Gunakan kalimat yang lugas dan jangan gunakan bahasa kiasan dengan arti ganda.
Setelah menyampaikan pesan, beri kesempatan pada lawan bicara Anda untuk bertanya dan menjelaskan kembali pemahaman mereka terhadap pesan tersebut. Sehingga, Anda bisa memastikan apakah pesan Anda sudah tersampaikan dengan baik.
Kesimpulan
Komunikasi yang baik menciptakan lingkungan kerja yang produktif, mendorong kolaborasi, dan memajukan kesuksesan organisasi. Komunikasi bukan hanya tentang berbicara atau menulis; ini tentang memastikan bahwa pesan yang dimaksud dapat diterima dan dipahami.
Karena itu, segera atasi setiap hambatan yang ditemui saat berkomunikasi, dan tingkatkan kemampuan komunikasi bisnis di perusahaan Anda. Salah satu langkah konkretnya adalah dengan menggunakan solusi SaaS terintegrasi dari Mekari.
Mekari menyediakan solusi cloud-based SaaS yang mempermudah Anda melakukan komunikasi bisnis. Dengan platform online, Anda dapat berkolaborasi dengan tim kapan saja dan dimana saja. Hubungi kami sekarang untuk informasi selengkapnya.
