General Affair: Tugas, Jobdesk, dan Tanggung Jawab di Perusahaan

Di balik operasional kantor yang tertib, ada peran general affair yang jarang terlihat namun krusial. 

Staff general affair memastikan fasilitas siap pakai, pengadaan barang harian berjalan, hingga urusan perizinan dan keamanan tetap terkendali.

Tugas-tugas staff GA tersebut tampak rutin, tetapi dampaknya langsung pada efisiensi biaya dan produktivitas.

Simak artikel ini untuk tahu lebih lanjut mengenai apa itu general affair, fungsi general affair, tugas dan tanggung jawabnya dalam sebuah perusahaan.

Apa Itu General affair (GA)?

General affair (GA) adalah divisi atau bagian dalam perusahaan yang bertanggung jawab mengelola berbagai urusan administratif dan operasional kantor agar kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar. 

Posisi GA biasanya berada di bawah divisi umum, human resource department, atau pun operasional dan berperan sebagai supporting unit bagi seluruh departemen. Meskipun demikian, tugas staff GA sangat berbeda dengan HRD maupun staff purchasing.

Staff GA berfokus pada kelancaran operasional, dan fasilitas kerja seperti gedung, kendaraan, peralatan, kebutuhan kantor, sedangkan HRD berfokus pada pengelolaan karyawan atau people.

Secara umum, jobdesk general affair mencakup:

• Pengelolaan fasilitas dan sarana kerja kantor (gedung, ruang kerja, kendaraan operasional, dan peralatan penunjang).
• Penanganan kebutuhan administratif yang bersifat umum, seperti pengarsipan dokumen, surat-menyurat, hingga koordinasi keperluan kantor sehari-hari.
• Menjadi penghubung antara perusahaan dengan pihak eksternal terkait kebutuhan operasional (vendor, penyedia jasa, dan lain-lain).
• Mendukung kelancaran kegiatan perusahaan, baik yang bersifat rutin maupun insidental, sehingga lingkungan kerja tetap kondusif dan produktif.

Dengan kata lain, general affair adalah “tulang punggung operasional” yang memastikan seluruh kebutuhan dasar perusahaan terpenuhi sehingga setiap divisi dapat fokus pada fungsi utamanya masing-masing.

Fungsi General Affair Dalam Sebuah Perusahaan

Walaupun sekilas divisi ini kurang diminati, namun sebenarnya divisi ini memiliki fungsi yang amat berpengaruh di dalam kelancaran kegiatan usaha.

Adapun fungsi dari general affair adalah seperti yang akan dijelaskan di bawah ini:

1. Pemeliharaan dan Perawatan

Fungsi utama dari jabatan ini, adalah melakukan pemeliharaan dan perawatan setiap fasilitas maupun aset yang dimiliki perusahaan.

Jabatan ini akan menganalisa dan melakukan penilaian terhadap kondisi setiap fasilitas.

Bisa dibilang untuk setiap pengadaan barang atau fasilitas baru, harus melalui asesmen jabatan ini.

Hal ini berfungsi untuk mengetahui kelayakan barang lama, apakah masih bisa dipertahankan atau memang harus diadakan pembaharuan!

GA juga melakukan inspeksi terhadap kebersihan, kerapian, dan kondisi dari setiap fasilitas yang ada di dalam perusahaan.

Hal ini termasuk fasilitas kantor, kamar mandi, kepadatan gudang, kelistrikan dan semua aset perusahan baik aset bergerak maupun aset tetap.

Baca Juga: Kenali Pengertian dan Contoh Aset Tetap dalam Akuntansi

2. Memastikan Kegiatan Perusahaan Berjalan Lancar

Untuk memastikan kegiatan berjalan lancar, general affair diberikan wewenang untuk mengatur setiap divisi di bawahnya.

Mengatur disini berhubungan dengan penerapan SOP dan kebijakan terkait penggunaan fasilitas perusahaan.

Hal ini berfungsi untuk mengontrol resiko kerusakan fasilitas dan kelancaran kegiatan perusahaan.

Baca Juga: Contoh Bentuk SOP perusahaan dan Cara Membuatnya

3. Hubungan Dengan Pihak Luar

Fungsi selanjutnya dari jabatan ini adalah untuk menjaga hubungan baik dengan pihak luar.

Hal ini termasuk citra perusahaan, bagi setiap individu atau lingkungan yang bersinggungan dengan perusahaan.

Staff general affair adalah penjembatan antara perusahaan dengan supplier barang, jasa maupun vendor yang digunakan perusahaan.

Dalam hal ini berarti GA memiliki wewenang untuk mengadakan tender, khususnya dalam pengadaan fasilitas perusahaan.

4. Perizinan

Terkait dengan perizinan atas segala kegiatan kantor, akan dilakukan oleh divisi ini.

Dimana divisi ini akan mengurus segala perizinan yang dibutuhkan terkait kegiatan dari perusahaan.

Bisa dibilang divisi ini adalah humas yang bertugas membina hubungan baik terhadap masyarakat dan petugas yang berwenang dalam hal perizinan

Pihak eksternal ini seperti contohnya pemda, ormas, kepolisian, pers dan masih banyak lagi.

5. Kesiapan Laporan Berkala

Jabatan ini juga berfungsi untuk menyiapkan laporan berkala, terutama laporan dalam bidang anggaran maupun keperluan anggaran.

Laporan yang dimaksud disini adalah laporan yang harus terdiri dari aset dan beban biaya yang dikeluarkan kantor.

GA harus tahu kapan sebuah fasilitas untuk berhenti digunakan dan diadakan pengadaan fasilitas baru.

Laporan yang dibuat adalah laboran berkala yang dilakukan setiap periode yang telah ditentukan sebelumnya.

Tugas General affair Dalam Sebuah Perusahaan

Dari penjelasan diatas bisa diambil kesimpulan bahwa general affair memiliki tugas sebagai berikut.

1. Pengadaan Barang atau Fasilitas Perusahaan

GA bertugas terhadap pengadaan barang, mulai dari tahap pengajuan, pemilihan supplier, hingga pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan.

Selain itu untuk laporan pengajuan, pengadaan, hingga LPJ juga dilakukan oleh jabatan ini.

2. Inventaris Fasilitas dan Aset Perusahaan

Segala jenis pendataan inventaris fasilitas maupun aset perusahaan, adalah menjadi tugas GA selanjutnya.

Pendataan, seperti dengan menggunakan program inventaris barang, bertujuan untuk mengetahui jumlah, kondisi, dan kelayakan sebuah fasilitas atau aset untuk tetap dipertahankan.

3. Perawatan dan Pemeliharaan Fasilitas dan Aset Perusahaan

Tugas selanjutnya adalah melakukan pemeliharaan dan perawatan barang.

GA akan melakukan inspeksi rutin untuk mengecek setiap kelayakan dan kepatutan setiap divisi dalam menggunakan fasilitas perusahaan.

4. Membuat Laporan Anggaran dan LPJ

General affair juga diwajibkan membuat laporan anggaran berkala terkait seluruh inventaris barang.

Selain itu LPJ untuk setiap pembelian dan pengadaan barang harus dibuat secara terperinci.

5. Mengurus Segala Jenis Perizinan

Staff general affair adalah seseorang yang mengurus segala jenis perizinan yang dibutuhkan perusahaan.

Mulai dari legalitas perusahaan, pengadaan proyek, pembangunan, maupun perizinan lain terkait kegiatan perusahaan.

6. Membuat SOP

GA juga memiliki tugas untuk membuat sistem kerja dalam perawatan, pemeliharaan serta penggunaan fasilitas kantor.

SOP yang dimaksud berkaitan dengan ceklist, jadwal perawatan aset bergerak dan masih banyak lagi.

7. Berkomunikasi Dengan Pihak Luar

GA memiliki tugas untuk menjaga hubungan baik pada pihak luar.

Pihak luar disini termasuk supplier, vendor, pemerintahan daerah, ormas, kepolisian dan beberapa pihak lain yang bersinggungan dengan perusahaan.

8. Survey Kepuasan dan Kesejahteraan Pegawai

Jabatan ini juga memiliki tugas untuk mengadakan survey terkait tingkat kepuasan dan kesejahteraan pegawai.

Survey mencakup segala jenis fasilitas yang diberikan, kebersihan, ketersediaan kebutuhan kantor dan lain sebagainya. Serta keefektifan beberapa program benefit untuk meningkatkan kesejahteraan pegawa seperti adanya fasilitas earned wage access untuk cairkan gaji lebih awal.

Tanggung Jawab General affair Adalah

Dari tugas tugas diatas, general affair memiliki beberapa tanggung jawab yang harus terpenuhi.
Seperti beberapa contoh tanggung jawab GA di bawah ini:

1. Memastikan Kondisi Kerja yang Kondusif

GA sangat berperan dalam menjaga kondisi kerja tetap aman terkendali.

Segala jenis kebutuhan, pengadaan dan perawatan fasilitas harus dinilai secara objektif.

Dengan begitu jabatan ini bertanggung jawab untuk membuat suasana kerja yang baik, untuk menunjang keberhasilan kegiatan perusahaan.

2. Mengurus Legalitas Perusahaan

Dalam menjalankan sebuah perusahaan, perizinan adalah hal yang paling penting.

Maka dari itu GA harus memastikan segala perizinan dan legalitas perusahaan terdaftar secara resmi.

Hal ini untuk menghindari resiko hukum yang bisa terjadi dikemudian hari.

3. Bertanggung Jawab Dalam Proses Pengadaan Barang

Segala jenis proses pengadaan barang mulai dari pengajuan, pemilihan supplier, pembayaran barang hingga pembuatan LPJ dan laporan anggaran adalah tanggung jawab GA.

Pengadaan barang juga harus dinilai subjektif terhadap nilai kelayakan barang atau fasilitas lama.

4. Menjaga Hubungan Baik dengan Pihak Luar

Selain memastikan kondisi internal berjalan dengan baik, hubungan dengan pihak luar harus tetap terjaga.

Maka dari itu dalam membina hubungan sehat terhadap pihak luar adalah tanggung jawab dari general affair.

Sederhanakan Tugas General Affair dengan Software Terintegrasi

General Affair (GA) menangani banyak hal sekaligus, mulai dari permintaan fasilitas, pengadaan barang/jasa, vendor & kontrak, perjalanan dinas, hingga dokumentasi.

Agar operasional rapi dan bisa diaudit, dibutuhkan platform terpadu untuk mengajukan, menyetujui, mengeksekusi, dan melaporkan pekerjaan GA.

Mekari menawarkan ekosistem SaaS terintegrasi yang menyatukan workflow, kontrol biaya, dan arsip dokumen sehingga tugas GA berjalan tertib dari awal hingga akhir.

Dengan Mekari, perusahaan Anda dapat:

• Mengelola permintaan aset melalui enterprise asset management berbasis low-code/no-code dari Mekari Officeless, lengkap dengan form standar, penanggung jawab, tenggat, dan pelacakan progres.
• Melacak lokasi, kondisi, dan lifecycle aset secara terpadu dan real-time menggunakan barcode, RFID, atau GPS yang juga tersedia dalam EAM Mekari Officeless.
• Menjadwalkan, menugaskan, dan melacak pemeliharaan rutin dengan work order yang tertata melalui facility management software Mekari Officeless. 
• Merapikan proses pengadaan secara end-to-end melalui spend management software Mekari Expense, mulai dari pembuatan purchase order, purchase request, manajemen vendor, hingga pembuatan invoice dan pembayaran.
• Menangani perjalanan dinas & reimbursement yang juga melalui spend management software Mekari Expense, baik untuk transportasi, akomodasi, maupun biaya harian dengan bukti digital serta laporan penggunaan anggaran.
• Menarik dashboard & laporan GA (pengeluaran, SLA tiket, performa vendor, pemakaian aset) sebagai dasar keputusan dan evaluasi efisiensi.
• Merapikan manajemen dokumen legal melalui Mekari Sign, lengkap dengan integrasi tandatangan & meterai digital serta riwayat versi dan penyuntingan.

Bersama ekosistem software terintegrasi dari Mekari, kerja general affair jadi lebih cepat, transparan, dan terkontrol!